Genehmigungsworkflow für Rechnungen — Rechnungen

Flowtly ermöglicht es Ihnen, eingehende Lieferantenrechnungen vor der Zahlung durch einen Genehmigungsschritt zu leiten. Wenn der Workflow aktiviert ist, warten Rechnungen in einer Warteschlange, bis eine berechtigte Person sie genehmigt oder ablehnt. Sie können die Genehmigung auch überspringen und direkt zur Registerkarte Unbezahlt wechseln, um Rechnungen auszuwählen und eine SEPA-Überweisungsdatei für Ihre Bank zu exportieren.

Genehmigungsworkflow aktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Rechnungsgenehmiger.
Aktivieren Sie den Schalter Rechnungsgenehmigungsworkflow.
Konfigurieren Sie, wer Rechnungen genehmigen darf. Falls noch keine Genehmiger eingerichtet sind, werden Sie auf der Seite für ausstehende Genehmigungen aufgefordert, diese hinzuzufügen. Genehmiger werden direkt auf dieser Seite über einen Dialog zugewiesen und erhalten dabei die Rolle „Rechnungsmanager".

Hinweis: Die Registerkarte Unbezahlt ist immer sichtbar, unabhängig davon, ob der Genehmigungsworkflow aktiviert ist oder nicht.

Wer genehmigen darf

Das Genehmigen oder Ablehnen einer Rechnung setzt eine Rechnungsberechtigung voraus — Rechnungen ansehen oder Rechnungen verwalten. Sie zählt unabhängig davon, ob sie direkt oder über eine Berechtigungsgruppe erteilt wurde, der die Person angehört.

Flowtly wählt die Genehmiger einer Rechnung in dieser Reihenfolge und hält beim ersten Schritt an, der jemanden ergibt:

Der Eigentümer eines Tags auf der Rechnung. Trägt die Rechnung Tags — zum Beispiel eine Kostenkategorie — und hat einer dieser Tags einen Eigentümer, geht die Rechnung an diesen Eigentümer. Siehe Weiterleitung nach Kostenkategorie weiter unten.
Der Eigentümer der verknüpften Kostenposition. Ist die Rechnung mit einer Kostenposition verknüpft, die einen Eigentümer hat, und besitzt diese Person eine Rechnungsberechtigung, geht die Rechnung an sie.
Alle mit einer Rechnungsberechtigung. Dieser Schritt greift, wenn keiner der vorherigen Schritte jemanden ergeben hat.

Ein Kosteneigentümer ohne Rechnungsberechtigung wird also weder um eine Genehmigung gebeten noch benachrichtigt. Die Rechnung bleibt dabei nicht liegen: Sie geht an die Personen mit einer Rechnungsberechtigung. Dasselbe gilt für einen Tag-Eigentümer — ein Eigentümer ohne Rechnungsberechtigung wird übersprungen, und der nächste Schritt greift.

Hinweis: Eine Rechnungsberechtigung ist alles, was ein Genehmiger braucht. Die Person, auf deren Entscheidung eine Rechnung wartet, kann sie über die Genehmigungsliste öffnen, ihre Datei und die angehängten Dokumente ansehen, sie genehmigen oder ablehnen, sie einem Projekt zuweisen und ihren Vertrag wählen, ohne eine Berechtigung für Verträge, Dokumente oder andere Finanzbereiche. In der Vertragsauswahl sieht sie nur den Namen jedes Vertrags, nicht dessen Beträge oder Bedingungen. Wer keine Rechnungsberechtigung besitzt, wird nie um eine Genehmigung gebeten und kann über eine Rechnung nicht entscheiden, auch wenn er als Genehmiger geführt wird.

Weiterleitung nach Kostenkategorie

Teams, die jede Lieferantenrechnung einer Kategorie zuordnen — Bau, Planung, Recht —, möchten meist, dass die erste Genehmigung an die Person geht, die für diese Kategorie verantwortlich ist, und nicht an die Person, der der Lieferant zugeordnet ist.

Dazu geben Sie jedem Tag einen Eigentümer:

Legen Sie eine Tag-Gruppe für Ihre Kategorien an, mit einem Tag pro Kategorie.
Tragen Sie bei jedem Tag im Feld Verantwortlich seinen Eigentümer ein — die Person, die Rechnungen dieser Kategorie genehmigen soll.
Versehen Sie jede eingehende Rechnung beim Kontieren mit dem Tag ihrer Kategorie.

Von da an geht eine Rechnung mit dem Tag Recht an den Eigentümer des Tags Recht und eine mit dem Tag Bau an den Eigentümer von Bau.

Drei Details, die Sie kennen sollten:

Ein Tag ohne Eigentümer ändert nichts. Die Genehmigung geht dann an den Kosteneigentümer und danach an alle mit einer Rechnungsberechtigung, genau wie bisher. Die Weiterleitung nach Kategorie gilt nur für die Tags, denen Sie bewusst einen Eigentümer gegeben haben, bestehende Einrichtungen bleiben also unverändert.
Eine Rechnung mit zwei Tags, die einen Eigentümer haben, geht an beide Eigentümer. Jeder von ihnen kann sie genehmigen. Flowtly wählt nicht einen für Sie aus, weil beide bewusst festgelegt wurden.
Ein Tag, dessen Eigentümer nicht genehmigen kann, zeigt das an. Fehlt dem Eigentümer eine Rechnungsberechtigung oder hat er seine Einladung noch nicht angenommen, zeigen die Einstellungen des Tags eine Warnung mit seinem Namen. Bis das behoben ist, gehen seine Rechnungen an alle mit einer Rechnungsberechtigung.

Die Genehmigungsregisterkarten

Sobald der Workflow aktiviert ist, werden auf dem Bildschirm für Lieferantenrechnungen fünf Registerkarten angezeigt:

Registerkarte	Inhalt
Ausstehend	Alle Rechnungen, die auf eine Entscheidung warten, unabhängig davon, wessen Entscheidung erwartet wird. Genehmiger können hier genehmigen oder ablehnen.
Warten auf mich	Der Teil von Ausstehend, der auf Ihre Entscheidung wartet.
Genehmigt	Genehmigte Rechnungen, die zur Zahlung bereit sind.
Abgelehnt	Abgelehnte Rechnungen. Sie können den Ablehnungsgrund einsehen und die Rechnung bei Bedarf erneut einreichen.
Unbezahlt	Alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden, unabhängig vom Genehmigungsstatus. Auch bei deaktiviertem Workflow sichtbar.

Warten auf mich

Ausstehend zeigt alles, was die Organisation gerade in Prüfung hat — für alle außer dem kleinsten Team sind das größtenteils die Aufgaben anderer Personen. Warten auf mich begrenzt das auf die Rechnungen, bei denen Sie die Person sind, die gebeten wird, eine Entscheidung zu treffen. Es ist dieselbe Liste mit denselben Aktionen, auf Sie gefiltert — genehmigt oder abgelehnt wird dort nichts anders.

Eine Rechnung erscheint nur auf dieser Registerkarte, solange sie noch auf eine Entscheidung wartet. Sobald Sie sie genehmigen oder ablehnen, verschwindet sie und geht wie jede andere in Genehmigt oder Abgelehnt über.

Wenn es für Sie nichts zu entscheiden gibt, zeigt die Registerkarte das an — Nichts wartet gerade auf Sie. Das ist eine engere Aussage als die, die Ausstehend macht, wenn sie leer ist: Die Organisation kann eine volle Warteschlange haben, während nichts davon Ihnen gehört.

Bei wem eine Rechnung liegt

Bevor Sie eine Rechnung einreichen, die einen Tag mit Eigentümer trägt, nennt ihr Genehmigungsbereich oberhalb von Zur Genehmigung einreichen, an wen sie gehen wird:

Geht an: listet die Tag-Eigentümer der Rechnung auf, die sie genehmigen können.
Eine Warnung nennt jeden Eigentümer, der das nicht kann: einen, der seine Einladung noch nicht angenommen hat, oder einen ohne die Rolle des Rechnungsgenehmigers.
Kann keiner der Eigentümer genehmigen, besagt ein Satz, dass die Rechnung an den Kosteneigentümer des Lieferanten geht, falls dieser genehmigen kann, und andernfalls an alle mit der Rolle des Rechnungsgenehmigers.
Erlaubt Ihre eigene Rolle nicht, Personen einzusehen, weist der Bereich darauf hin, dass die Empfänger nicht angezeigt werden können, statt nichts anzuzeigen.

Wenn Sie eine Rechnung zur Genehmigung einreichen, nennt die Bestätigung die Personen, an die sie gegangen ist. Ging sie an alle mit einer Rechnungsberechtigung statt an einen Tag- oder Kostenverantwortlichen, sehen Sie das sofort.

Solange die Rechnung in Prüfung ist, zeigt ihr Genehmigungsbereich Wartet auf: und die Personen, die noch entscheiden müssen. Genügt eine Unterschrift und jemand unterschreibt, werden die anderen nicht mehr gefragt: Sie verschwinden aus der Spalte Genehmiger, und die Rechnung gilt nur noch als genehmigt, nie als genehmigt und zugleich wartend.

Eine Rechnung genehmigen oder ablehnen

Navigieren Sie im Hauptmenü zu Rechnungen und öffnen Sie die Registerkarte Warten auf mich — oder Ausstehend, um die gesamte Warteschlange der Organisation zu sehen.
Klicken Sie auf eine Rechnung, um die Detailansicht zu öffnen, oder verwenden Sie die Aktionsschaltflächen direkt in der Liste.
Wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen.
- Bei einer Ablehnung können Sie eine Notiz mit dem Ablehnungsgrund hinzufügen.
Die Rechnung wechselt sofort zur Registerkarte Genehmigt oder Abgelehnt.

Hinweis: Eine Entscheidung setzt beides voraus: Die Person muss auf der Seite für ausstehende Genehmigungen als Genehmiger zugewiesen sein und eine Rechnungsberechtigung besitzen.

Die Registerkarte Unbezahlt

Die Registerkarte Unbezahlt enthält alle Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen — genehmigte sowie solche, die den Workflow umgangen haben. Verwenden Sie sie als Ihre Zahlungswarteschlange.

Wichtige Funktionen:

Mehrfachauswahl — Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Rechnungen, die Sie bezahlen möchten.
Massenexport — Sobald Sie eine oder mehrere Rechnungen ausgewählt haben, wird die Schaltfläche SEPA-Datei exportieren aktiv.

Eine SEPA-Überweisungsdatei exportieren

Anstatt jede Überweisung manuell im Bankportal einzugeben, kann Flowtly eine standardisierte pain.001-XML-Datei (pain.001.001.03) erstellen, die Sie direkt in Ihre Bank hochladen.

Öffnen Sie die Registerkarte Unbezahlt.
Wählen Sie die zu zahlenden Rechnungen mithilfe der Kontrollkästchen aus.
Klicken Sie auf SEPA-Datei exportieren (oder eine ähnliche Bezeichnung in der Symbolleiste).
Flowtly erstellt eine pain.001-Datei und lädt sie auf Ihren Computer herunter.
Melden Sie sich im Online-Portal Ihrer Bank an und laden Sie die Datei über die Funktion für Sammelzahlungen oder SEPA-Überweisungsimport hoch.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass jede Lieferantenrechnung eine gültige IBAN und BIC auf dem Bankkonto des Lieferanten in Flowtly hinterlegt hat. Rechnungen ohne Bankdaten können nicht in den pain.001-Export aufgenommen werden.

Das Dateiformat für Ihre Bank wählen

Nicht jede Bank importiert dieselbe Datei. Flowtly erkennt die Bank am BIC (SWIFT-Code) des Kontos, das unter Zahlen von ausgewählt ist, und bietet die Formate an, die diese Bank importiert. Unter jeder Schaltfläche PLN exportieren oder EUR exportieren nennt eine Beschriftung die Importvorlage, die Sie im Portal Ihrer Bank wählen; das Informationssymbol neben den Schaltflächen, Welches Bank-Importformat?, listet dieselben Vorlagen auf. Importiert die Bank mehr als ein Format, wählen Sie es unter Dateiformat in dem Menü, das sich über den Pfeil neben der Exportschaltfläche öffnet.

Bank, von der Sie zahlen	Dateiformat	Importvorlage im Portal Ihrer Bank
BNP Paribas	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT für EUR, Przelew krajowy XML V2 für PLN
ING Bank Śląski	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT für EUR, Przelew krajowy XML für PLN
ING Bank Śląski	Multicash PLI (ING)	Multicash PLI (Elixir 0)
Bank Spółdzielczy w Kościanie (SGB24)	XML przelewy zwykłe (SGB24)	Przelewy zwykłe, Format XML
Jede andere Bank	SEPA / pain.001 XML	Keine Vorlage angegeben

SGB24 nimmt in diesem Format nur PLN an. Eine przelew zwykły (Inlandsüberweisung) enthält keine Währung, daher wird die SGB24-Datei nur für Zahlungen in PLN angeboten. Eine EUR-Zahlung von diesem Konto wird als pain.001 exportiert, das der SEPA-Import von SGB24 nicht annimmt; begleichen Sie EUR-Rechnungen von diesem Konto daher direkt in SGB24.
Jede andere Bank. Für EUR importieren Sie die pain.001-Datei mit der SEPA-Überweisungsvorlage Ihrer Bank. Für PLN verwenden Sie sie nur, wenn der Inlandsimport Ihrer Bank pain.001 liest: Manche Banken nutzen ein eigenes Format und lehnen die Datei ab. Eine andere Genossenschaftsbank auf SGB24 wird wie jede andere Bank behandelt.
Keine Beschriftung unter der Schaltfläche bedeutet, dass Flowtly die Importvorlage der Bank nicht kennt, meist weil das Konto unter Zahlen von keinen BIC hat. Hinterlegen Sie den BIC am Bankkonto, um die bankspezifischen Formate zu erhalten.

Anwendungsbeispiele

Ein Finanzleiter prüft jeden Morgen neue Lieferantenrechnungen in der Registerkarte Ausstehend, genehmigt gültige Rechnungen und lehnt Duplikate mit einer Notiz ab.
Ein Projektleiter, der nur Rechnungen für seine eigenen Kosten genehmigt, öffnet stattdessen die Registerkarte Warten auf mich und bearbeitet eine kürzere Liste, anstatt die gesamte Warteschlange der Organisation zu durchsuchen.
Am Ende der Woche öffnet eine Buchhalterin die Registerkarte Unbezahlt, wählt alle genehmigten Rechnungen aus, exportiert eine pain.001-Datei und lädt sie in das Bankportal des Unternehmens hoch — und bezahlt so Dutzende von Lieferanten in einem Schritt.
Ein kleines Team ohne aktivierten Genehmigungsworkflow nutzt die Registerkarte Unbezahlt ausschließlich als Zahlungswarteschlange und exportiert SEPA-Dateien ohne Genehmigungsschritt.