Aufrechnungserklärungen

Wenn ein Unternehmen an dieselbe Partei verkauft und von ihr kauft, können die beiden Forderungen gegeneinander verrechnet werden, statt in beide Richtungen zu zahlen. Mit Flowtly können Sie eine solche Aufrechnungserklärung erfassen: welche Ihrer Rechnungen und welche Kostenbelege der Gegenseite sie umfasst, in welcher Höhe, und wann die Erklärung bei der anderen Partei eingegangen ist.

Was sie bewirkt

Eine Aufrechnungserklärung erfasst zwei Listen, die genau ausgeglichen sind:

Unsere Rechnungen (was man uns schuldet): Ihre Verkaufsrechnungen an diese Partei, mit dem jeweils aufgerechneten Betrag.
Ihre Kostenbelege (was wir schulden): deren in Flowtly erfasste Belege, mit dem jeweils aufgerechneten Betrag.

Sobald Sie sie erklären, verringert sich der offene Betrag jeder Ihrer Rechnungen um den darauf aufgerechneten Betrag. Flowtly erzeugt keine Zahlung und keine Banktransaktion und gleicht nichts mit Ihrem Bankfeed ab.

Wo Sie eine Aufrechnung beginnen

Eine Aufrechnung beginnt in der Warteschlange der Zahlungserinnerungen, daher müssen Zahlungserinnerungen für Ihre Organisation eingeschaltet sein.

Gehen Sie zu Finanzen → Zahlungserinnerungen (/finance/payment-reminders) und dann entweder:

Von einer Erinnerung aus: Klicken Sie auf die Erinnerung, um sie zu öffnen, und klicken Sie unten im Bereich auf Aufrechnung erklären. Sie müssen vorher nichts markieren.
Von einer Auswahl aus: Markieren Sie die Erinnerung (oder Erinnerungen) zu einer Rechnung der Partei und klicken Sie in der Aktionsleiste auf Aufrechnung erklären. Die Schaltfläche ist dort deaktiviert, wenn Ihre Auswahl mehr als eine Rechnung umfasst oder wenn die Erinnerung nicht mit einer Rechnung verknüpft ist.

In beiden Fällen ist die Rechnung, von der Sie ausgegangen sind, auf dem nächsten Bildschirm bereits ausgewählt, und Sie können dort die anderen Rechnungen der Partei hinzufügen. Eine Erinnerung, die nicht mit einer Rechnung verknüpft ist, hat in ihrem Bereich keine Schaltfläche Aufrechnung erklären.

Hinweis: Nur Rechnungen, zu denen derzeit eine Erinnerung in der Warteschlange wartet, können ausgewählt werden. Eine unbezahlte Rechnung, die noch nicht überfällig ist, oder eine ohne Erinnerung in der Warteschlange kann auf diesem Bildschirm nicht aufgerechnet werden.

Die Erklärung ausfüllen

Geschäftspartner. Flowtly findet den Geschäftspartner, der mit dem Kunden der Rechnung verknüpft ist. Beide Listen sind auf diese eine Partei beschränkt. Ist der Kunde nicht mit einem Geschäftspartner verknüpft, können dessen Kostenbelege nicht aufgelistet werden; verknüpfen Sie den Kunden zuerst mit einem Geschäftspartner.
Unsere Rechnungen. Markieren Sie die einzubeziehenden Rechnungen. Jede ist mit ihrem offenen Betrag vorausgefüllt, den Sie für eine Teilaufrechnung verringern können.
Ihre Kostenbelege. Markieren Sie die einzubeziehenden Belege. Jeder ist mit seiner Belegsumme vorausgefüllt, die Sie ändern können. Eine Warnung erscheint, wenn Sie mehr eingeben, als ein Beleg wert ist.
Saldo. Die Summe der Forderungen und die Summe der Verbindlichkeiten müssen gleich sein. Aufrechnung erklären bleibt deaktiviert, bis sie übereinstimmen und jeder Betrag größer als null ist.
Bei der Gegenpartei eingegangen am. Das Datum, an dem die Erklärung bei der anderen Partei eingegangen ist. Es ist standardmäßig heute und darf nicht in der Zukunft liegen. Sie können außerdem eine Referenznummer und eine Notiz hinzufügen.

Klicken Sie auf Aufrechnung erklären. Die Erklärung wird sofort erfasst; es gibt keinen Entwurfsschritt.

Was sich danach ändert

Der offene Betrag jeder Rechnung verringert sich um den darauf aufgerechneten Betrag, in der Warteschlange der Zahlungserinnerungen und in späteren Erinnerungen.
Ist eine Rechnung nun vollständig beglichen, werden ihre wartenden Erinnerungen verworfen und wandern in den Verlauf, und für sie werden keine neuen Erinnerungen mehr vorbereitet.
Ist eine Rechnung nur teilweise beglichen, bleibt sie in der Warteschlange, und spätere Erinnerungen nennen den verringerten Betrag.
In der Rechnungsliste füllt sich der Kreis des Zahlungsstatus der Rechnung um den aufgerechneten Betrag, und sein Tooltip lautet Vollständig durch Aufrechnung ausgeglichen, nicht durch Zahlung, sobald nichts mehr offen ist - ein vollständiger Kreis ist dort also kein Zeichen dafür, dass Geld eingegangen ist.

Was Flowtly nicht tut

Es erstellt kein Erklärungsdokument und sendet nichts an die andere Partei. Sie übermitteln die Erklärung selbst; Flowtly erfasst, dass Sie es getan haben, und wann.
Es bittet die andere Partei nicht, die Aufrechnung zu bestätigen oder anzunehmen.
Es markiert die Rechnung nicht als bezahlt: Die Rechnung behält ihren Status, und die Aufrechnung erscheint weder im Rechnungs-PDF noch in KSeF. Der Zahlungsstatus-Kreis in der Liste ist die einzige Stelle, an der sich die Begleichung zeigt, und er sagt dort, welches von beidem geschehen ist.
Es ändert weder den Saldo noch den Status der Kostenbelege.
Es vergleicht keine Währungen. Stellen Sie sicher, dass die Beträge auf beiden Seiten in derselben Währung sind.
Es entscheidet nicht, ob eine Aufrechnung für Ihre Forderungen rechtlich zulässig ist. Das bleibt Ihre Entscheidung.

Hinweis: Eine erfasste Erklärung kann derzeit von diesem Bildschirm aus nicht bearbeitet, zurückgenommen oder korrigiert werden. Wurde eine Erklärung irrtümlich erfasst, wenden Sie sich an den Flowtly-Support.

Wer eine Aufrechnung erklären kann

Administratoren, Rechnungsmanager und Inkassomanager.