KSeF
AllgemeinKrajowy System e-Faktur, Polens nationales E-Rechnungssystem, über das Umsatzsteuerrechnungen als strukturiertes XML ausgestellt und empfangen werden und nach der Annahme eine KSeF-Nummer erhalten. Für große Steuerpflichtige ist es seit dem 1. Februar 2026 verpflichtend, für die meisten übrigen Umsatzsteuerpflichtigen seit dem 1. April 2026; finanzielle Sanktionen gelten ab 2027.
Warum das wichtig ist
Seit 2026 müssen die meisten polnischen Umsatzsteuerpflichtigen ihre inländischen B2B-Rechnungen über KSeF ausstellen; ein per E-Mail verschicktes PDF allein erfüllt diese Pflicht nicht mehr. Jedes System, das Rechnungen ausstellt oder bucht, muss strukturiertes XML senden, die zurückgemeldete KSeF-Nummer speichern und Eingangsrechnungen aus KSeF statt aus dem Postfach abholen – Fakturierung, Freigabe und Buchhaltung ändern sich also gleichzeitig.
Rechenbeispiel
Eine Warschauer Agentur stellt einem Kunden die Betreuung im März in Rechnung. Ihre Software sendet die Rechnung als XML an KSeF; KSeF prüft sie und vergibt eine KSeF-Nummer, und das Buchhaltungssystem des Kunden lädt die Rechnung aus KSeF herunter. Die Agentur kann weiterhin eine PDF-Kopie mailen, umsatzsteuerlich maßgeblich ist aber die in KSeF gespeicherte Rechnung.
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