Onboarding-Leitfaden

Dieser Leitfaden führt eine neue Organisation in der Reihenfolge durch die Einrichtung von Flowtly, die sich am besten bewährt: Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Jeder Schritt verweist auf den Artikel, der ihn ausführlich behandelt. Die zweite Hälfte versammelt die Fragen, die in den ersten Wochen am häufigsten auftauchen, bei Administratoren ebenso wie bei den Personen, die sie einladen, zum Beispiel einem externen Buchhalter.

Während einer Testphase zeigt eine Checkliste Einrichtung in der unteren rechten Ecke des Arbeitsbereichs die ersten drei Aufgaben: Kunden hinzufügen, Projekt erstellen und Teammitglied einladen. Die folgenden Schritte behandeln diese Aufgaben und das, was sie umgibt.

Schritt 1: Organisationseinstellungen

Beginnen Sie unter Einstellungen → Administration → Organisation. Legen Sie die Standardwährung des Unternehmens, die Sprache der Oberfläche und die rechtliche Sprache, die Datums- und Betragsformate, die Arbeitstage und das Firmenlogo fest. Diese gelten für alle in der Organisation, klären Sie sie also, bevor jemand anderes Daten eingibt. Siehe Organisationseinstellungen.

Öffnen Sie dann Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Rechnungseinstellungen und tragen Sie die Rechnungsdaten ein, die Ihre Kunden auf Rechnungen sehen: Firmenname, Adresse und Steuernummer. Das Rechnungsnamenformat legt fest, wie Rechnungen nummeriert werden, und die Zahlungsfrist in Tagen bestimmt die Standard-Zahlungsfrist. Siehe Rechnungseinstellungen.

Wenn Ihre Organisation möchte, dass alle Mitglieder einen zweiten Anmeldefaktor verwenden, aktivieren Sie jetzt Mehrfaktor‑Authentifizierung erforderlich unter Einstellungen → Administration → Sicherheit, bevor Sie jemanden einladen. Niemand wird dadurch ausgesperrt: Wer noch keine Authentifizierungs-App eingerichtet hat, wird bei der Anmeldung durch die Einrichtung geführt. Siehe Sicherheitseinstellungen.

Schritt 2: Benutzer und Berechtigungsgruppen

Entscheiden Sie, wer was sehen und tun darf, bevor Sie Personen einladen. Legen Sie Berechtigungsgruppen unter Einstellungen → Personen → Berechtigungsgruppen an, eine pro Rolle in Ihrem Unternehmen, etwa „Projektleiter“ oder „Buchhalter“. Eine Änderung an einer Gruppe gilt sofort für alle ihre Mitglieder, was sich leichter korrekt halten lässt als Berechtigungen pro Person. Siehe Berechtigungsgruppen und Berechtigungen.

Fügen Sie dann Ihre Leute unter Personen → Teammitglieder mit Teammitglied hinzufügen hinzu und geben Sie jedem mit Einladen in der Liste Zugang zur Anmeldung. Die Einladung geht an die Firmen-E-Mail-Adresse im Profil. Siehe Team einladen und Mitarbeiter anlegen.

Personen, die etwas genehmigen, brauchen ihre Rolle, bevor die erste Anfrage eintrifft. Urlaubsgenehmiger werden unter Einstellungen → Personen → Urlaubsgenehmiger festgelegt, Rechnungsgenehmiger unter Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Rechnungsgenehmiger. Siehe Rechnungsgenehmiger.

Schritt 3: Kunden und Projekte

Fügen Sie Ihre Kunden unter Gegenparteien mit Geschäftspartner hinzufügen hinzu und wählen Sie dabei die Rolle Kunde. Legen Sie Land und Währung jedes Kunden sorgfältig fest: Sätze und Rechnungen für die Projekte dieses Kunden verwenden die Währung des Kunden. Siehe Kunden.

Legen Sie dann Projekte unter Projekte mit Projekt hinzufügen an, wählen Sie die Projektart, verknüpfen Sie den Kunden und fügen Sie mit Teammitglied zuweisen die Personen hinzu, die daran arbeiten werden. Siehe Projekte hinzufügen und bearbeiten.

Schritt 4: Sätze

Geben Sie bei Arbeit nach Zeit und Material jeder Person für jedes Projekt, das sie abrechnet, einen Stundensatz. Öffnen Sie das Profil der Person, gehen Sie zur Registerkarte Sätze und wählen Sie Satz hinzufügen. Ein Satz kann nur für ein aktives Projekt mit einem Kunden hinzugefügt werden, und seine Währung ist die Währung des Kunden. Wenn sich ein Satz ändert, verlängern Sie ihn ab einem Datum, statt ihn zu bearbeiten, damit frühere Stunden den Preis behalten, zu dem sie gearbeitet wurden. Siehe Stundensätze.

Standardpreise, die an Attribute wie die Seniorität gebunden sind, werden unter Einstellungen → Erweitert → Attributregeln festgelegt. Siehe Abrechnungssätze.

Schritt 5: Zeiterfassung

Die Mitarbeiter erfassen ihre Stunden unter Arbeitszeit, auf den Projekten, denen sie zugeordnet sind. Unter Einstellungen → Personen → Stundenzettel können Sie für jeden Eintrag eine Mindestlänge der Beschreibung verlangen, damit die Einträge auf Rechnungen aussagekräftig bleiben. Die Zeiterfassung kann für Personen abgeschaltet werden, die keine Stunden erfassen. Siehe Zeiterfassung, Stundenzettel und Zeiterfassungseinstellungen.

Am Ende eines Monats können die Stunden eines Projekts freigegeben werden, bevor sie abgerechnet werden. Siehe Monatliche Projektfreigabe.

Schritt 6: Rechnungsstellung

Jede Rechnung braucht ein Bankkonto und einen Kunden, fügen Sie also vor der ersten Rechnung Ihr Firmenbankkonto unter Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Banken hinzu. Erstellen Sie dann Rechnungen unter Rechnungen, von Hand oder aus den unter Arbeitszeit erfassten Stunden. Siehe Rechnungsliste und Erstellung.

Legen Sie für Lieferantenrechnungen fest, wer sie genehmigt. Schalten Sie unter Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Rechnungsgenehmiger den Rechnungsgenehmigungsworkflow ein und verwenden Sie Rolle zuweisen für jede Person, die genehmigen soll. Rechnungen können auch an den Inhaber eines Tags in einer Ihrer Rechnungs-Tag-Gruppen geleitet werden, etwa einer Kostenart. Siehe Genehmigungsworkflow für Rechnungen.

Schritt 7: Integrationen

Verbinden Sie die Systeme, die Sie bereits nutzen, zuletzt, wenn die Daten, die sie mit Flowtly austauschen, einen Platz haben: Bankkonten, KSeF-E-Rechnungen, Exporte für Ihre Buchhaltungssoftware und Google Calendar. Siehe Integrationen, Bankintegration, E-Rechnung und Buchhaltungsexporte.

Häufige Stolperstellen

Anmeldung mit einer anderen Adresse als der eingeladenen

Eine Einladung gehört zu genau der E-Mail-Adresse, an die sie gesendet wurde. Wenn Sie bereits ein Flowtly-Konto unter einer anderen Adresse haben, zum Beispiel einem privaten Postfach, erscheint die Organisation, die Ihre Arbeitsadresse eingeladen hat, bei der Anmeldung mit der privaten nicht. Melden Sie sich mit der Adresse an, die in der Einladung steht. Soll Ihr Konto bei einer anderen Adresse bleiben, bitten Sie den Administrator, stattdessen diese Adresse einzuladen.

Administratoren: Fragen Sie vor der Einladung einer externen Person wie eines Buchhalters, mit welcher Adresse sie sich bei Flowtly anmeldet.

Eine Einladung annehmen, wenn Sie bereits ein Konto haben

Eine Einladung an eine Adresse, die bereits ein Flowtly-Konto hat, erstellt kein zweites Konto. Melden Sie sich an, öffnen Sie das Kontomenü, wählen Sie Organisation wechseln und dann Alle Organisationen anzeigen. Auf der Seite Organisation auswählen wartet die Einladung unter Ausstehende Einladungen. Wählen Sie Annehmen, und die Organisation erscheint in Ihrer Liste. Siehe Arbeiten mit mehreren Organisationen.

Ein Genehmiger, der seine Einladung nicht angenommen hat

Wer die Rolle des Urlaubs- oder Rechnungsgenehmigers hat, aber seine Einladung nie angenommen hat, kann nichts genehmigen. Flowtly warnt davor in den Genehmiger-Einstellungen und auf der Rechnung. Stellen Sie sicher, dass sich jeder Genehmiger mindestens einmal angemeldet hat, bevor Sie sich auf ihn verlassen.

Eine Authentifizierungs-App einrichten

Wenn Ihre Organisation die Mehrfaktor-Authentifizierung verlangt, fordert der Anmeldebildschirm Sie beim ersten Mal auf, eine Authentifizierungs-App einzurichten:

1. Installieren Sie auf Ihrem Telefon eine Authentifizierungs-App, etwa Google Authenticator oder Microsoft Authenticator.
2. Scannen Sie den QR-Code auf dem Bildschirm mit der App oder geben Sie das Geheimnis von Hand in die App ein.
3. Geben Sie den 6‑stelligen Code ein, den die App anzeigt.
4. Haken Sie Dieses Gerät vertrauen an, wenn Sie in diesem Browser 30 Tage lang nicht erneut gefragt werden möchten.
5. Wählen Sie Bestätigen und aktivieren und speichern Sie dann Ihre Wiederherstellungscodes.

Senden Sie den QR-Code, das Geheimnis oder einen Wiederherstellungscode niemals an jemanden, auch nicht an den Flowtly-Support. Wer sie hat, kann Ihre Anmeldecodes erzeugen. Wenn Sie einen Screenshot dieses Bildschirms teilen, decken Sie sie zuerst ab. Siehe Multi-Faktor-Authentifizierung.

Bricht die Anmeldung mit einem Fehler ab, bevor der Einrichtungsbildschirm erscheint, wenden Sie sich wie unten beschrieben an den Support.

Anmeldung mit Google oder Passwort

Die Wahl von Mit Google anmelden und die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort führen zum selben Konto, solange die Adresse dieselbe ist. Die Anmeldung mit Google funktioniert nur für eine Adresse, die bereits ein Flowtly-Konto hat oder eingeladen wurde. Wenn Sie nie ein Passwort festgelegt haben, verwenden Sie Passwort vergessen? auf dem Anmeldebildschirm, um eines festzulegen. Siehe Anmelden.

Ein Passwort zurücksetzen

Wählen Sie auf dem Anmeldebildschirm Passwort vergessen? und geben Sie die Adresse ein, die Ihr Konto verwendet. Flowtly sendet Ihnen per E-Mail einen zeitlich begrenzten Link zum Festlegen eines neuen Passworts. Wenn Ihre Organisation Single Sign-on erzwingt, können Passwörter in Flowtly nicht zurückgesetzt werden; melden Sie sich über den Anbieter Ihres Unternehmens an.

Was Sie dem Support senden, wenn Sie sich nicht anmelden können

Senden Sie eine Nachricht mit:

• Der E-Mail-Adresse, mit der Sie sich anmelden.
• Wie Sie sich anmelden: Passwort, Google oder das Single Sign-on Ihres Unternehmens.
• Der genauen Uhrzeit des Versuchs mit Ihrer Zeitzone.
• Einem Screenshot des gesamten Browserfensters mit sichtbarer Adressleiste.

Fügen Sie weder Ihr Passwort noch einen QR-Code, ein Authentifizierungs-Geheimnis oder einen Wiederherstellungscode bei.

KSeF einrichten

Das KSeF-Token, das Sie in die E-Rechnungs-Einstellungen einfügen, braucht sowohl die Berechtigung InvoiceRead als auch InvoiceWrite. Ein Token ohne sie wird mit einer Meldung abgelehnt, die nennt, was fehlt; erzeugen Sie in KSeF ein neues und fügen Sie es erneut ein.

Daten an Ihren Buchhalter übergeben

Bevor Sie sich auf einen regelmäßigen Export in Ihre Buchhaltungssoftware verlassen, exportieren Sie einen Monat und bitten Sie Ihren Buchhalter, ihn testweise zu importieren. Probleme mit Kategorien, Registern oder Geschäftspartnern zeigen sich dort, bevor sie Ihre Bücher erreichen.

Anwendungsbeispiele

• Ein kleines Dienstleistungsunternehmen richtet seinen Arbeitsbereich an einem Nachmittag ein, von den Organisationseinstellungen bis zur ersten Rechnung.
• Ein Administrator bereitet Berechtigungsgruppen und Genehmiger vor, bevor er das ganze Team einlädt, damit sich niemand an einer leeren oder falschen Ansicht anmeldet.
• Ein externer Buchhalter tritt einer Organisation mit einem bestehenden Flowtly-Konto bei und richtet die Authentifizierungs-App ein, die die Organisation verlangt.