Stundensätze

Stundensätze sind ein wesentlicher Bestandteil der zeitbasierten Rechnungsstellung in Flowtly. Jeder Mitarbeiter kann einen festgelegten Stundensatz für verschiedene Projekte haben, wobei diese individuell angepasst oder verlängert werden können. Dies ermöglicht es dem System, Rechnungen basierend auf erfassten Stunden und dem Gültigkeitszeitraum für jeden Stundensatz präzise zu berechnen und zu erstellen. Ein Mitarbeiter kann mehrere Stundensätze für dasselbe Projekt haben, aber die Gültigkeitszeiträume dieser Stundensätze dürfen sich nicht überschneiden. Neue Stundensätze können nur für aktive Projekte hinzugefügt werden, denen ein Kunde zugewiesen ist. Stundensätze sind an Projekte gekoppelt, denen ein Kunde zugewiesen ist, um sicherzustellen, dass alle projektbezogenen Kosten in den Finanzberichten korrekt ausgewiesen werden.

Wichtige Punkte zu Stundensätzen in Flowtly

Stundensätze definieren den Verrechnungssatz pro Stunde für die Leistung eines Mitarbeiters in einem bestimmten Projekt.
Diese Stundensätze sind essenziell für die Erstellung von Rechnungen basierend auf den von Mitarbeitern erfassten Stunden.
Ein Stundensatz kann für jedes Projekt festgelegt werden, dem ein Mitarbeiter zugewiesen ist (vorausgesetzt, diesem Projekt ist ein Kunde zugeordnet).
Die Währung des Stundensatzes richtet sich nach der Währung, die für den mit dem Projekt verknüpften Kunden hinterlegt ist.
Stundensätze können hinzugefügt, verlängert oder bearbeitet werden, um eine präzise Nachverfolgung zu gewährleisten.

Stundensätze verwalten

Es gibt drei Hauptaktionen, die Sie in Flowtly mit Stundensätzen durchführen können:

Neuen Stundensatz hinzufügen

Wenn ein Mitarbeiter zum ersten Mal einem Projekt hinzugefügt wird und noch kein Stundensatz zugewiesen ist, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Stundensatz hinzufügen".
Wählen Sie das Projekt aus (es werden nur Projekte angezeigt, denen ein Kunde zugewiesen ist).
Geben Sie die Position des Mitarbeiters an (diese Position wird auf den Rechnungen aufgeführt).
Geben Sie den Stundensatz ein (dieser wird in der Währung des Kunden festgelegt).
Wählen Sie das Startdatum aus (standardmäßig wird das aktuelle Datum vorausgefüllt).
Wählen Sie ein Enddatum aus (optional).
Klicken Sie auf „Stundensatz hinzufügen", um zu speichern.

Bestehenden Stundensatz bearbeiten

Wenn ein Stundensatz aktualisiert werden muss (z. B. wegen einer Positionsänderung oder einer Verlängerung des Enddatums):

Suchen Sie den Stundensatz unter dem Projekt, das Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Bleistiftsymbol) neben dem Stundensatz.
Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.
Klicken Sie auf „Speichern", um die Änderungen zu bestätigen.

Manager haben auch die Möglichkeit, bereits bestehende Stundensätze zu entfernen, indem sie für jeden Stundensatz auf die Schaltfläche „Papierkorb" klicken.

Hinweis: Änderungen an bestehenden Stundensätzen wirken sich ab dem aktualisierten Datum auf die Rechnungsberechnung aus.

Stundensatz eines Mitarbeiters verlängern

Die Funktion „Verlängern" wird verwendet, wenn sich der Stundensatz eines Mitarbeiters zu einem späteren Zeitpunkt ändert. Anstatt einen bestehenden Stundensatz zu überschreiben, ermöglicht die Funktion 'Verlängern' die lückenlose Nachverfolgung historischer Änderungen an den Stundensätzen.

Klicken Sie auf „Verlängern" neben dem relevanten Projekt.
Rolle und Stundensatz sind zur besseren Übersicht mit den aktuellen Werten vorausgefüllt.
Passen Sie den Stundensatz auf den neuen Wert an.
Das Startdatum ist mit dem morgigen Datum vorausgefüllt, kann aber bei Bedarf bearbeitet werden.
Geben Sie das Enddatum an, falls zutreffend.
Klicken Sie auf „Stundensatz verlängern", um die Änderung zu übernehmen.

Hinweis: Das Verlängern von Stundensätzen stellt sicher, dass Manager volle Transparenz über die Anpassungen der Stundensätze im Laufe der Zeit haben. Die Änderungshistorie der Stundensätze ist in der Übersicht 'Stundensatzentwicklung' einsehbar.

Wie Stundensätze die Rechnungsstellung beeinflussen (wenn das Rechnungsmodul aktiv ist)

Flowtly berechnet Rechnungsbeträge automatisch basierend auf erfassten Stunden und zugewiesenen Stundensätzen.

Mengen entsprechen der exakt erfassten Zeit

Die in Rechnung gestellte Menge entspricht der exakt für das Projekt erfassten Zeit – kein Auf- oder Abrunden auf die nächste Viertelstunde. 15 Stunden und 46 Minuten erfasster Arbeit werden als 15.77 Stunden abgerechnet. Mengen wie 7.43 sind daher auf einer aus Projektstunden generierten Rechnung normal und werden exakt wie angezeigt mit dem Stundensatz multipliziert.

Jeder erfasste Tag muss durch einen Stundensatz abgedeckt sein

Ein Stundensatz gilt nur innerhalb seines eigenen Datumsbereichs, ab dem Startdatum aufwärts. Für einen Tag, der vor diesem Datum liegt, bietet der Stundensatz keine Deckung – eine häufige Situation, wenn ein Stundensatz hinzugefügt oder rückwirkend angepasst wird, nachdem die Arbeit bereits erfasst wurde.

Wenn einem Mitarbeiter ein oder mehrere Stundensätze für ein Projekt zugewiesen sind, aber keiner davon einen erfassten Tag abdeckt, wird die Rechnung nicht erstellt. Verlängern Sie einen bestehenden Stundensatz oder fügen Sie einen neuen hinzu, sodass sein Datumsbereich bis zur erfassten Zeit zurückreicht, und erstellen Sie die Rechnung dann erneut. Die Ansicht Management der Zeiterfassung zeigt diese Lücken beim Überprüfen der erfassten Zeit an.

Ein Projekt, bei dem der Mitarbeiter überhaupt keinen Stundensatz hat, verhält sich anders: Die Stunden werden trotzdem auf der Rechnung aufgeführt, zum Preis von null. Die Position ist sichtbar und kann vor dem Versand der Rechnung bemerkt und hinterfragt werden.

Kein Tag darf durch zwei Stundensätze abgedeckt sein

Die Datumsbereiche der Stundensätze eines Mitarbeiters für ein Projekt dürfen sich nicht überschneiden. Wenn zwei von ihnen denselben erfassten Tag abdecken, hat diese Zeit zwei Preise und es gibt keine Möglichkeit, zwischen ihnen zu wählen – die Rechnung wird nicht erstellt. Der Konflikt wird mit der Person, dem Projekt, dem Datum sowie beiden kollidierenden Stundensätzen und ihren Werten gemeldet, sodass klar ist, welches Paar korrigiert werden muss.

Geben Sie dem früheren Stundensatz ein Enddatum, das vor dem Startdatum des späteren Stundensatzes liegt – die Aktion Verlängern erledigt dies – oder entfernen Sie denjenigen der beiden, der nicht zutrifft, und erstellen Sie die Rechnung dann erneut. Das Hinzufügen eines Stundensatzes, ohne den zu schließen, den er ersetzt, ist die übliche Ursache für eine Überschneidung.

Wenn einem Mitarbeiter ein Stundensatz zugewiesen ist und Zeiten für ein bestimmtes Projekt erfasst wurden, kann der Manager eine Rechnung direkt von der Seite „Arbeitszeitbericht" innerhalb des Bereichs „Projekte" erstellen. Für weitere Details besuchen Sie den Artikel Projektliste.

Anwendungsbeispiele

Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters für ein Kundenprojekt: Weisen Sie der Rolle des Mitarbeiters im Projekt einen spezifischen Stundensatz zu, um sicherzustellen, dass seine Arbeitszeit ab dem ersten Tag korrekt abgerechnet wird.
Mitarbeiterbeförderung oder Rollenwechsel: Aktualisieren Sie den Stundensatz eines Mitarbeiters, um seine neuen Verantwortlichkeiten oder seine gestiegene Erfahrung in einem laufenden Projekt widerzuspiegeln. Verwenden Sie dabei die Funktion „Stundensatz verlängern", um die historische Genauigkeit zu gewährleisten.
Verlängerung eines Projektvertrags: Verlängern Sie das Enddatum für einen bestehenden Stundensatz, wenn ein Projekt verlängert wird, um die Kontinuität der Abrechnung basierend auf den vereinbarten Stundensätzen zu gewährleisten.
Erstellung von Kundenrechnungen: Durch genau definierte und aktive Stundensätze werden abrechenbare Beträge für erbrachte Dienstleistungen, basierend auf den für Projekte erfassten Stunden, automatisch berechnet.