Monatliche Projektfreigabe

Flowtly Redaktionsteam4 min

Am Ende jedes Monats bestätigt der Account Manager eines Kundenprojekts die Stunden und Sätze, die für diesen Monat abgerechnet werden. Sobald er sie freigibt, sieht die Buchhaltung den Monat in der Projektliste als freigegeben und kann ihn in Rechnung stellen. Der freigegebene Bericht wird als Nachweis dessen aufbewahrt, was der Kunde zu sehen bekam.

Wer was macht

  • Der Account Manager des Projekts gibt frei. Das ist die Person im Projektteam mit der Position Account Manager. Die Rolle Account Manager in der Organisation allein genügt nicht: Sie geben nur die Projekte frei, in denen Sie Teammitglied in dieser Position sind. Eine Phase mit eigenem Account Manager gibt diese Person frei.
  • Die Buchhaltung verfolgt. Personen mit Zugriff auf Rechnungen sehen den Freigabestatus jedes Projekts und werden benachrichtigt, wenn ein Monat freigegeben oder wieder geöffnet wird. Sie geben nicht frei.
  • Ein Administrator öffnet wieder. Ein Administrator kann einen freigegebenen Monat wieder öffnen, damit er korrigiert werden kann. Ein Administrator kann nicht anstelle des Account Managers freigeben.

Nur Projekte mit einem Kunden haben eine Freigabe.

Die Spalte Freigabe

Die Projektliste hat eine Spalte Freigabe; auf dem Telefon hat jede Projektkarte stattdessen eine Zeile Freigabe. Sie zeigt für jedes Projekt den Status eines Monats:

  • Nicht begonnen: Niemand hat die Prüfung bisher gestartet.
  • In Prüfung: Der Account Manager hat die Prüfung gestartet und noch nicht freigegeben.
  • Freigegeben: freigegeben, mit dem Datum und dem Namen der Person, die freigegeben hat.
  • Wieder geöffnet: Ein Administrator hat einen freigegebenen Monat wieder geöffnet, und er muss erneut freigegeben werden.
  • Nicht zutreffend: Das Projekt hat keinen Kunden.

Die Auswahl Freigabemonat neben den Filtern bestimmt den Monat. Sie beginnt beim Vormonat, der üblicherweise abgeschlossen wird, und Ihre Wahl bleibt in der Seitenadresse erhalten, sodass ein geteilter Link denselben Monat öffnet. Nach Status filtern lässt sich die Spalte noch nicht.

Klicken Sie auf einen Status, um die Prüfung dieses Projekts und Monats zu öffnen. Die Spalte sehen Personen mit Zugriff auf Rechnungen, Administratoren und alle, die in mindestens einem Projekt Account Manager sind.

Einen Monat prüfen

  1. Klicken Sie auf den Status in der Spalte Freigabe oder öffnen Sie den Link in einer Benachrichtigung.
  2. Klicken Sie auf Prüfung starten. Flowtly erstellt einen Entwurf des Kundenberichts für dieses Projekt und diesen Monat.
  3. Prüfen Sie Stunden und Sätze. Sie können eine Zeile anpassen; jede Anpassung braucht eine Begründung.
  4. Prüfen Sie den Bereich Abwesenheiten in diesem Monat. Er listet die Abwesenheiten jedes Teammitglieds im Monat in Arbeitstagen und Stunden. Abwesenheiten werden zur Einordnung gezeigt und nie von den Stunden abgezogen. Reicht eine Abwesenheit in den Vor- oder Folgemonat, zählt nur der Teil innerhalb dieses Monats.
  5. Klicken Sie auf die Freigabe-Schaltfläche und bestätigen Sie.

Während Sie prüfen, sehen nur Sie den Entwurf. Andere sehen den Bericht, sobald er freigegeben ist.

Nach der Freigabe

  • Der Monat zeigt Freigegeben mit dem Datum und Ihrem Namen, und die Buchhaltung wird benachrichtigt.
  • Freigegebenen Bericht öffnen öffnet den Bericht genau so, wie er freigegeben wurde.
  • Um einen freigegebenen Monat zu ändern, wenden Sie sich an einen Administrator. Er klickt auf Wieder öffnen und bestätigt; der Monat zeigt Wieder geöffnet, und der Account Manager prüft ihn und gibt ihn erneut frei.

Eine Person in den Berichten eines Kunden ausblenden

Manche Kunden sollen den Namen einer bestimmten Person, die an ihren Projekten arbeitet, nicht sehen. Auf der Seite des Kunden enthält der Tab Übersicht den Abschnitt Auf Rechnungen und Berichten dieses Kunden ausgeblendete Personen. Wählen Sie eine Person und klicken Sie auf Ausblenden. Um den Namen wieder anzuzeigen, verwenden Sie die Entfernen-Schaltfläche daneben. Dafür ist die Rolle Kundenmanager nötig.

Ausgeblendet wird nur der Name. Stunden, Sätze und Summen der Person bleiben im Kundenbericht und auf der Rechnung: Der Bericht zeigt sie als ausgeblendete Person, und die Rechnungszeile lässt ihren Namen weg. Interne Berichte sind nicht betroffen. Die Regel gilt für alle Projekte dieses Kunden, und bereits freigegebene Monate behalten den Bericht so, wie er freigegeben wurde.

Benachrichtigungen

Freigabe-Benachrichtigungen gehören zur Kategorie Rechnungen in Ihren Benachrichtigungseinstellungen, wo Sie sie abschalten können. Eine Benachrichtigung öffnet die Prüfung des betreffenden Projekts und Monats.

Beziehungskarte

Plan vs. IstVerweist aufAbgeleitet ausTeil von
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
purchase-order-line geschätzt gegen time-entry. budget deckt ab project. counterparty standardmäßig project. invoice abgerechnet aus project. project hat den Typ project-type. project identified by project-reference. project besetzt mit person. project-rate bewertet person. project-rate gilt für project. time-entry erfasst auf project. task gehört zu project. project-folder gruppiert project. project verknüpft mit budget. project-template erstellt project. project measured by project-kpi. project-phase ist ein Teilprojekt von project. project benötigt role. booking Plan gegen Ist time-entry.geschätzt gegendeckt abstandardmäßigabgerechnet aushat den Typidentified bybesetzt mitbewertetgilt fürerfasst aufgehört zugruppiertverknüpft miterstelltmeasured byist ein Teilprojekt vonbenötigtPlan gegen IstBBestellposition — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.BestellpositionZZeiteintrag — What actually happened — work time logged against a project.ZeiteintragBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.RechnungPProjektart — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.ProjektartPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonMMitarbeitersatz — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.MitarbeitersatzAAufgabe — A unit of work inside a project.AufgabePProjektordner — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.ProjektordnerPProjektvorlage — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.ProjektvorlagePProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIPPhase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.PhaseRRolle — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RolleBBuchung — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Buchung