Marge je Phase
Marge je Phase ist ein Unter-Tab des Bereichs Finanzen eines Projekts. Er zeigt eine Zeile pro Phase des Projekts — was die Phase fakturiert hat, was sie gekostet hat und die Marge dazwischen — und eine letzte Zeile für das Projekt als Ganzes.
Er beantwortet eine Frage: Welche Abschnitte dieses Auftrags verdienen Geld, und welche nicht.
Eine Phase ist ein Teilprojekt
Es gibt kein eigenes Phasen-Objekt. Eine Phase eines Projekts ist ein Teilprojekt davon, also gilt alles, was für ein Projekt gilt, auch für eine Phase: eigener Typ, eigene Daten, eigenes Team, eigene Zahlen. Um eine Phase zu erhalten, erstellen Sie ein Teilprojekt des Kundenprojekts — auf der Registerkarte Phasen des Projekts oder indem Sie einem bestehenden Projekt ein übergeordnetes Projekt zuweisen. Projektansicht beschreibt beide Wege und was sie für den Zugriff des Teams bedeuten.
Nur die erste Ebene ist eine Phase. Die Zeilen dieser Tabelle sind die direkten Teilprojekte des Projekts. Ein Teilprojekt eines Teilprojekts ist keine zweite Phase und erhält keine eigene Zeile — seine Zahlen gehen in die Phase darüber ein, denn jede Zeile umfasst ihre Phase und alles darunter. Eine Phase weiter zu untergliedern ist also eine Art, Arbeit zu ordnen, und keine Art, hier Zeilen hinzuzufügen.
Eine gelöschte Phase wird nicht berücksichtigt. Eine archivierte Phase behält ihre Zeile, gekennzeichnet mit Archiviert: Das Archivieren nimmt ein Projekt außer Betrieb, und was es verdient hat, bleibt Teil der Geschichte des Auftrags.
Wann eine Phase abschließt, und was ein Abschluss nicht bewirkt
Eine Phase schließt zu ihrem eigenen Enddatum ab. Sie läuft diesen ganzen Tag und liest ab dem Folgetag neben ihrem Namen Abgeschlossen; bis dahin liest sie Aktiv, und die Zeile nennt mit Endet am das Datum. Eine Phase ohne Enddatum zeigt Kein Enddatum und bleibt aktiv.
Der Abschluss einer Phase friert ihre Zahlen nicht ein. Ein Kostenposten mit einem Datum nach dem Abschluss erhöht die Kosten dieser Phase weiterhin und senkt ihre Marge weiterhin. Das ist beabsichtigt: Ein Abschluss markiert, wann die Arbeit enden sollte, und nicht, wann die Bücher geschlossen werden — eine Lieferantenrechnung, die sechs Wochen später eintrifft, ist ein Kostenposten der Phase, in der er entstanden ist, und nicht derjenigen, die gerade offen ist.
Damit ein später Kostenposten nie überrascht, nennt die Zeile der Phase auch, wie viel ihrer Kosten nach dem Abschluss datiert ist — zum Beispiel 4.200,00 nach Abschluss. Lesen Sie das als Anmerkung, nicht als weitere Spalte: Dieser Betrag steckt bereits in den Personal- und direkten Kosten daneben, und ihn dazuzurechnen würde ihn doppelt zählen. Ein großer Betrag dort ist es wert, nachgefasst zu werden, denn meist bedeutet er entweder einen auf die falsche Phase gebuchten Kostenposten oder ein zu früh gesetztes Abschlussdatum.
Woraus die Marge besteht
Die Tabelle hat sechs Spalten.
| Spalte | Was sie bedeutet |
|---|---|
| Phase | Die Phase, ihr Status, ihr Abschlussdatum und ihre Kosten nach Abschluss, falls vorhanden. |
| Fakturiert | Was die Phase fakturiert hat. |
| Personalkosten | Was die auf die Phase gebuchte Zeit gekostet hat. |
| Direkte Kosten | Die zugeordneten Kosten der Phase. |
| Marge | Fakturiert minus Personalkosten minus direkte Kosten. |
| Marge % | Die Marge als Anteil des fakturierten Betrags. |
Das Detail zu jeder davon:
- Fakturiert ist, was abgerechnet wurde, nicht was bezahlt wurde. Jede Position einer Ausgangsrechnung, die auf die Phase gebucht ist, zählt, sobald die Rechnung existiert, unabhängig davon, ob der Kunde sie bezahlt hat. Entwürfe und gelöschte Rechnungen bleiben außen vor. Eine Rechnung zählt in dem Zeitraum, in den ihr Verkaufsdatum fällt. Eine Position, die kein Projekt nennt, wird dem Projekt des Vertrags zugeordnet, auf dessen Grundlage die Rechnung gestellt wurde, und eine auf mehrere Projekte verteilte Position bringt nur den Anteil ein, der dieser Phase zugewiesen ist. Beträge sind netto, umgerechnet zum eigenen Kurs der Rechnung.
- Personalkosten sind erfasste Zeit zu Kosten, nicht zum Satz, den Sie abrechnen. Es sind die Kosten der Stunden, die Teammitglieder auf die Phase gebucht haben, jeweils zu ihrem eigenen Kostensatz — dieselben Zahlen, die Teamkosten im Zeitverlauf und die Geld-KPIs des Projekts berichten. Stunden, die niemand erfasst hat, kosten hier nichts, wie viel Arbeit auch geleistet wurde.
- Direkte Kosten sind die zugeordneten Kosten der Phase — die Lieferantenrechnungen und Zahlungen, die auf sie gebucht sind. Ein Kostenposten zählt einmal: Ist eine Bankzahlung bereits durch ein zugeordnetes Dokument abgedeckt, zählt das Dokument, und die Zahlung wird nicht dazugerechnet. Auf einer Phase eingegangenes Geld ist kein Kostenposten; der Erlös ist die Rechnung.
- Marge ist eine Subtraktion, kein Verhältnis. Eine positive Marge wird mit einem Plus angezeigt.
- Marge % ist leer, wenn nichts fakturiert wurde. Die Zelle zeigt einen Gedankenstrich und den Grund — nichts fakturiert — statt 0 %. Eine Marge über nichts ist kein Prozentsatz, und ihn zu drucken läse sich wie eine Phase, die ausgeglichen abgeschlossen hat, obwohl sie Geld ausgegeben und nichts abgerechnet hat.
Der Zeitraum entscheidet, was Sie sehen
Über der Tabelle steht ein Datumsbereich, und jede Zahl folgt ihm. Der Tab öffnet sich auf dem ganzen Leben des Projekts — von seinem Startdatum bis heute — damit Sie zuerst den Auftrag vollständig sehen. Ein Projekt ohne Startdatum öffnet sich stattdessen auf dem laufenden Monat.
Verengen Sie den Bereich, und die Zeilen verengen sich mit. Eine Phase, die im Frühjahr endete, zeigt in einem Zeitraum, der nicht bis zu ihr zurückreicht, eine Zeile aus Nullen; das ist der Zeitraum, nicht die Phase. Erweitern Sie den Bereich bis zum Projektstart, um sie wiederzusehen. Der Bereich steht in der Adresse der Seite, sodass ein bestimmter Zeitraum verlinkt oder als Favorit gespeichert werden kann.
Gesamtes Projekt ist nicht die Summe der Phasen
Die letzte Zeile, Gesamtes Projekt, ist das Projekt vollständig: alle Phasen plus alles, was auf das übergeordnete Projekt selbst gebucht wurde.
Rechnungen, die auf das Projekt und nicht auf eine seiner Phasen gestellt wurden, Zeit, die direkt auf das Projekt gebucht wurde, und ihm zugewiesene Kosten gehören dem Projekt und keiner Phase. Sie stehen in dieser Zeile und in keiner der Zeilen darüber. Die Summe ist daher meist größer als die Phasen zusammen und soll sich nicht mit ihnen abstimmen lassen. Ist die Differenz größer als erwartet, sagt sie Ihnen, wie viel des Auftrags auf Projektebene gebucht ist — was oft ein Grund ist, diese Arbeit auf eine Phase zu verlegen.
Ein Auftragnehmer, der fakturiert und Zeit erfasst, wird hier doppelt gezählt
Das ist die eine Zahl auf diesem Tab, die sorgfältig zu lesen ist.
Wenn dieselbe Person die Arbeit sowohl fakturiert als auch ihre Stunden auf die Phase erfasst, zählt dieser Tab beides: die Rechnung als direkten Kostenposten und die erfasste Zeit als Personalkosten. Die Arbeit wird einmal bezahlt und zweimal gezählt, also sind die Kosten der Phase zu hoch und ihre Marge liest sich niedriger, als sie tatsächlich ist.
Es betrifft die Phase, in der eine solche Person arbeitet, und über sie die Zeile Gesamtes Projekt. Eine Phase, die nur mit Angestellten besetzt ist oder nur mit Auftragnehmern, die keine Zeit erfassen, ist nicht betroffen.
Das ist eigentümlich für diesen Tab. Auf der Budget-Oberfläche wird derselbe Fall einmal gezählt — eine einer Person zugeordnete Rechnung bleibt in den Kosten eines Projekts außen vor, auf dem die erfasste Zeit dieser Person bereits bewertet ist, wie Budget-GuV und Prognose beschreibt. Die beiden Oberflächen unterscheiden sich tatsächlich, also ist nicht zu erwarten, dass eine Phasenmarge und eine Budgetzahl über dieselben Personen übereinstimmen.
Bis Sie es geprüft haben, behandeln Sie die Marge einer solchen Phase als Untergrenze und nicht als Zahl: Die echte Marge ist dieser Wert plus das, was die Person für Stunden fakturiert hat, die sie auch erfasst hat. Zugeordnete Kosten listet die Rechnungen hinter den direkten Kosten auf und Teamkosten im Zeitverlauf die erfassten Stunden hinter den Personalkosten; dort ist die Überlappung zu sehen.
Wer es sehen darf
Marge je Phase zeigt, was die Arbeit verdient, und benötigt daher die Berechtigung, die Projektrentabilität zu sehen — dieselbe, die der übrige Bereich Projektfinanzen benötigt. Wer sie nicht hat, erhält den Hinweis auf fehlenden Zugriff auf diese Zahlen und nicht eine leere Tabelle. Siehe Berechtigungen und Berechtigungsgruppen.
Ein Projekt ohne Phasen sagt das auf dem Tab und verweist für die Zahlen des Projekts selbst auf Teamkosten im Zeitverlauf.
Anwendungsbeispiele
- Ein Delivery Lead, der einen Bau in vier Phasen führt, prüft, welche davon den Auftrag trägt und welche die Marge frisst, bevor er den nächsten Abschnitt anbietet.
- Ein Controller sieht nach Abschluss bei einer Phase, die im letzten Quartal endete, öffnet Zugeordnete Kosten und findet eine Lieferantenrechnung, die auf die falsche Phase gebucht war.
- Ein Finanzverantwortlicher vergleicht die Zeile Gesamtes Projekt mit den Phasen und entdeckt, dass der größte Teil der Fakturierung auf Projektebene gestellt wurde, sodass die Phasenmargen nur einen Teil des Auftrags beschreiben.
- Ein Kundenbetreuer liest eine leere Marge % bei einer Phase und erkennt darin eine Phase, die ausgegeben und noch nicht abgerechnet hat, und keine, die ausgeglichen abgeschlossen hat.
- Ein Projektleiter, der eine mit einem zeiterfassenden Auftragnehmer besetzte Phase prüft, behandelt deren Marge als Untergrenze und vergleicht die Rechnungen des Auftragnehmers mit seinen erfassten Stunden, bevor er die Zahl weitergibt.