Projekt-KPIs

Flowtly Redaktionsteam3 min

Ein Projekt-KPI ist eine einem einzelnen Projekt zugeordnete Kennzahl, die zeigt, wie das Projekt in Bezug auf einen bestimmten Aspekt läuft. Jeder KPI gehört zu genau einem Projekt. Bei KPIs, die aus Finanzdaten berechnet werden, fließen die Werte der Unterprojekte des Projekts mit ein.

Zwei Arten von KPI

Manuell eingetragen. Du erfasst datierte Messwerte, zum Beispiel einen monatlichen Kundenzufriedenheitswert. Der aktuelle Wert des KPI ist der Messwert mit dem neuesten Datum, unabhängig davon, in welcher Reihenfolge die Messwerte erfasst wurden.

Aus den Projektfinanzen berechnet. Der Wert wird aus den eigenen Zahlen des Projekts berechnet, sodass ihn niemand manuell eingeben muss. Eine der folgenden Optionen:

Kennzahl Was sie zeigt
Personalkosten Die Kosten der am Projekt gearbeiteten Zeit
Abrechenbarer Wert Der Wert der abrechenbaren Arbeit im Projekt
Direkte Ausgaben Kosten, die direkt dem Projekt zugebucht wurden
Bruttomarge Was das Projekt nach seinen Kosten verdient
Bruttomarge in Prozent Die Bruttomarge als Prozentsatz

Ein berechneter KPI wird bei jedem Aufruf neu berechnet, sodass er stets den aktuellen Stand des Projekts widerspiegelt. Er deckt einen Zeitraum ab, der, sofern nicht anders eingestellt, vom Startdatum des Projekts bis heute läuft.

Zielwerte

Ein KPI kann einen optionalen Zielwert zusammen mit einer Richtung tragen:

  • Höher ist besser: Der KPI liegt im Plan, wenn sein Wert den Zielwert erreicht oder übersteigt.
  • Niedriger ist besser: Der KPI liegt im Plan, wenn sein Wert auf dem Zielwert oder darunter bleibt.

Andernfalls liegt der KPI außerhalb des Plans. Ein KPI ohne Zielwert wird ohne den Status „im Plan“ / „außerhalb des Plans“ angezeigt.

Wer was tun kann

Drei Berechtigungen steuern Projekt-KPIs. Du weist sie Personen über Berechtigungsgruppen zu.

Berechtigung Was sie erlaubt
KPI-Manager Projekt-KPIs und ihre Zielwerte definieren, ändern und löschen.
KPI-Mitwirkender Werte für manuell eingetragene Projekt-KPIs erfassen.
KPI-Betrachter Projekt-KPIs einsehen und mit ihren Zielwerten vergleichen.

Jede Berechtigung schließt die darunterliegende ein: Ein KPI-Manager kann auch Werte erfassen, und ein KPI-Mitwirkender kann auch KPIs einsehen.

  • Account-Manager erhalten KPI-Manager automatisch.
  • In einer neu erstellten Organisation enthält die Standard-Berechtigungsgruppe des Unternehmensinhabers KPI-Manager.

Zwei weitere Regeln gelten für alle, unabhängig von ihrer KPI-Berechtigung:

  • Du siehst KPIs nur bei Projekten, die du sehen kannst.
  • Geldwerte erfordern Zugriff auf die Rentabilität. Der Wert eines in Geld gemessenen KPI (Personalkosten, abrechenbarer Wert, direkte Ausgaben, Bruttomarge) wird nur Personen angezeigt, die die Projektrentabilität einsehen dürfen. Andere sehen den KPI weiterhin, aber ohne seinen Wert.

Anwendungsbeispiele

  • Ein Delivery Lead verfolgt die Bruttomarge in Prozent bei einem Festpreisprojekt mit einem Zielwert von 30 % und der Richtung „Höher ist besser“, um Kostenüberschreitungen frühzeitig zu erkennen.
  • Ein Projektmanager erfasst monatlich manuell einen Kundenzufriedenheitswert, und Teammitglieder mit der Berechtigung KPI-Mitwirkender fügen die Messwerte hinzu.
  • Ein Finanzteam hat KPI-Manager, um Zielwerte festzulegen, während Projektmitarbeiter KPI-Betrachter haben und die KPIs der Projekte verfolgen, an denen sie arbeiten.

Beziehungskarte

Verweist aufAbgeleitet ausTeil vonPlan vs. Ist
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
budget deckt ab project. counterparty standardmäßig project. invoice abgerechnet aus project. project hat den Typ project-type. project identified by project-reference. project besetzt mit person. project-rate bewertet person. project-rate gilt für project. time-entry erfasst auf project. task gehört zu project. project-folder gruppiert project. project verknüpft mit budget. project-template erstellt project. project measured by project-kpi. project-phase ist ein Teilprojekt von project. project benötigt role. booking Plan gegen Ist time-entry.deckt abstandardmäßigabgerechnet aushat den Typidentified bybesetzt mitbewertetgilt fürerfasst aufgehört zugruppiertverknüpft miterstelltmeasured byist ein Teilprojekt vonbenötigtPlan gegen IstBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.RechnungPProjektart — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.ProjektartPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonMMitarbeitersatz — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.MitarbeitersatzZZeiteintrag — What actually happened — work time logged against a project.ZeiteintragAAufgabe — A unit of work inside a project.AufgabePProjektordner — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.ProjektordnerPProjektvorlage — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.ProjektvorlagePProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIPPhase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.PhaseRRolle — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RolleBBuchung — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Buchung

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