Projekt-KPIs

Ein Projekt-KPI ist eine einem einzelnen Projekt zugeordnete Kennzahl, die zeigt, wie das Projekt in Bezug auf einen bestimmten Aspekt läuft. Jeder KPI gehört zu genau einem Projekt. Bei KPIs, die aus Finanzdaten berechnet werden, fließen die Werte der Unterprojekte des Projekts mit ein.

Zwei Arten von KPI

Manuell eingetragen. Du erfasst datierte Messwerte, zum Beispiel einen monatlichen Kundenzufriedenheitswert. Der aktuelle Wert des KPI ist der Messwert mit dem neuesten Datum, unabhängig davon, in welcher Reihenfolge die Messwerte erfasst wurden.

Aus den Projektfinanzen berechnet. Der Wert wird aus den eigenen Zahlen des Projekts berechnet, sodass ihn niemand manuell eingeben muss. Eine der folgenden Optionen:

Kennzahl	Was sie zeigt
Personalkosten	Die Kosten der am Projekt gearbeiteten Zeit
Abrechenbarer Wert	Der Wert der abrechenbaren Arbeit im Projekt
Direkte Ausgaben	Kosten, die direkt dem Projekt zugebucht wurden
Bruttomarge	Was das Projekt nach seinen Kosten verdient
Bruttomarge in Prozent	Die Bruttomarge als Prozentsatz

Ein berechneter KPI wird bei jedem Aufruf neu berechnet, sodass er stets den aktuellen Stand des Projekts widerspiegelt. Er deckt einen Zeitraum ab, der, sofern nicht anders eingestellt, vom Startdatum des Projekts bis heute läuft.

Zielwerte

Ein KPI kann einen optionalen Zielwert zusammen mit einer Richtung tragen:

• Höher ist besser: Der KPI liegt im Plan, wenn sein Wert den Zielwert erreicht oder übersteigt.
• Niedriger ist besser: Der KPI liegt im Plan, wenn sein Wert auf dem Zielwert oder darunter bleibt.

Andernfalls liegt der KPI außerhalb des Plans. Ein KPI ohne Zielwert wird ohne den Status „im Plan“ / „außerhalb des Plans“ angezeigt.

Wer was tun kann

Drei Berechtigungen steuern Projekt-KPIs. Du weist sie Personen über Berechtigungsgruppen zu.

Berechtigung	Was sie erlaubt
KPI-Manager	Projekt-KPIs und ihre Zielwerte definieren, ändern und löschen.
KPI-Mitwirkender	Werte für manuell eingetragene Projekt-KPIs erfassen.
KPI-Betrachter	Projekt-KPIs einsehen und mit ihren Zielwerten vergleichen.

Jede Berechtigung schließt die darunterliegende ein: Ein KPI-Manager kann auch Werte erfassen, und ein KPI-Mitwirkender kann auch KPIs einsehen.

• Account-Manager erhalten KPI-Manager automatisch.
• In einer neu erstellten Organisation enthält die Standard-Berechtigungsgruppe des Unternehmensinhabers KPI-Manager.

Zwei weitere Regeln gelten für alle, unabhängig von ihrer KPI-Berechtigung:

• Du siehst KPIs nur bei Projekten, die du sehen kannst.
• Geldwerte erfordern Zugriff auf die Rentabilität. Der Wert eines in Geld gemessenen KPI (Personalkosten, abrechenbarer Wert, direkte Ausgaben, Bruttomarge) wird nur Personen angezeigt, die die Projektrentabilität einsehen dürfen. Andere sehen den KPI weiterhin, aber ohne seinen Wert.

Anwendungsbeispiele

• Ein Delivery Lead verfolgt die Bruttomarge in Prozent bei einem Festpreisprojekt mit einem Zielwert von 30 % und der Richtung „Höher ist besser“, um Kostenüberschreitungen frühzeitig zu erkennen.
• Ein Projektmanager erfasst monatlich manuell einen Kundenzufriedenheitswert, und Teammitglieder mit der Berechtigung KPI-Mitwirkender fügen die Messwerte hinzu.
• Ein Finanzteam hat KPI-Manager, um Zielwerte festzulegen, während Projektmitarbeiter KPI-Betrachter haben und die KPIs der Projekte verfolgen, an denen sie arbeiten.