Aufgaben

Das Modul Aufgaben in Flowtly ermöglicht es Teams, Arbeitspakete projekt- und abteilungsübergreifend zu organisieren, zuzuweisen und nachzuverfolgen. Es dient als zentraler Arbeitsbereich, in dem einzelne Mitarbeitende und Führungskräfte ihre täglichen Aktivitäten verwalten können, damit nichts übersehen wird.

Aufgaben können in Aufgabenlisten organisiert, nach Projekten gruppiert und nach Status, Zuständigkeit, Priorität oder Fälligkeitsdatum gefiltert werden. Jede Aufgabe unterstützt detaillierte Beschreibungen, Kommentare und Aktivitätsprotokolle, sodass der gesamte relevante Kontext an einem Ort verfügbar bleibt. Teammitglieder können direkt innerhalb einer Aufgabe über Kommentarverläufe zusammenarbeiten. Aufgaben haben vier Prioritätsstufen: niedrig, normal, hoch und dringend.

Flowtly unterstützt wiederkehrende Aufgaben für regelmäßige Tätigkeiten wie Wochenberichte, monatliche Audits oder periodische Wartungsarbeiten. Die Wiederholungsregeln unterstützen tägliche, wöchentliche und monatliche Frequenzen mit konfigurierbaren Intervallen, Wochentag-/Monatstag-Auswahl und optionalen Enddaten. Neue Aufgabeninstanzen werden automatisch nach dem definierten Zeitplan erstellt.

Aufgabenstatus sind vollständig konfigurierbar, um den Workflow Ihres Teams abzubilden, und gelten für die gesamte Organisation: Alle Projekte verwenden dieselben Status. Aufgaben unterstützen auch Vorlagen – Sie können eine Aufgabe als Vorlage markieren, um ihre Struktur beim Erstellen ähnlicher Arbeitspakete wiederzuverwenden. Abonnenten (Beobachter) können Aufgaben folgen, um Aktualisierungen zu erhalten, ohne direkt zugewiesen zu sein.

Neben den einzelnen Status bietet der Statusfilter Offen, wodurch alle Aufgaben angezeigt werden, deren Status nicht abgeschlossen ist. Das Aufgaben-Widget im Dashboard öffnet die Liste auf diese Weise: Die Schaltflächen Alle anzeigen und Demnächst zeigen Ihre offenen Aufgaben im Fälligkeitszeitraum, den sie gezählt haben, sodass die Liste dieselben Aufgaben enthält wie die Zahl auf der Schaltfläche.

Arbeit, die auf Sie wartet

Oben auf der Seite Aufgaben, über den Filtern und den Ansichten, listet Flowtly Arbeit auf, die an anderer Stelle im Produkt auf Sie wartet. Diese Einträge sind keine Aufgaben: Niemand hat sie angelegt, sie lassen sich hier nicht bearbeiten, und sie gehören zu keiner Aufgabenliste. Ihre eigenen Aufgaben unterhalb dieses Abschnitts funktionieren genau wie zuvor.

Drei Arten von Einträgen können erscheinen, und jeder öffnet den Bildschirm, auf dem Sie ihn bearbeiten:

• Rechnung zur Freigabe öffnet die Rechnung in der Freigabeliste für Rechnungen. Siehe Genehmigungsworkflow für Rechnungen.
• Beleg mit Handlungsbedarf öffnet die eingehende Rechnung, bei der ein Problem zu klären ist.
• Transaktion mit Handlungsbedarf öffnet die Liste der Transaktionen mit Handlungsbedarf im Aktionscenter.

Die Einträge sind auf zwei Karten verteilt:

• Wartet auf Sie enthält Einträge, die persönlich an Sie gerichtet sind. Die Kopfzeile zeigt, wie viele es sind. Gibt es keine, besteht die Karte aus einer einzigen Zeile: Nichts wartet auf Sie.
• Handlungsbedarf in Ihrer Rolle enthält Einträge, die zu einer Rolle gehören, die Sie innehaben, und nicht namentlich zu Ihnen. Diese Karte erscheint nur, wenn sie etwas anzuzeigen hat, und sie listet einen Eintrag nur auf, wenn Sie den Bildschirm öffnen können, zu dem er führt.

Jede Karte zeigt bis zu drei Einträge je Art, mit dem Namen des Eintrags, seiner Art und, sofern bekannt, dem Datum, seit dem er wartet. Gibt es mehr, öffnet ein Link wie Alle Rechnungen anzeigen, die auf Sie warten, Alle Belege mit Handlungsbedarf anzeigen oder Alle Transaktionen mit Handlungsbedarf anzeigen die vollständige Liste. Ein an Sie gerichteter Eintrag bleibt in Wartet auf Sie, auch wenn Ihre Berechtigungen das Öffnen seines Bildschirms nicht erlauben; er wird dann ohne Link angezeigt.

Der Abschnitt wird bei jedem Öffnen von Aufgaben neu gelesen. Lässt er sich nicht laden, sagt er das und bietet Erneut versuchen an, und der Rest der Seite Aufgaben funktioniert weiter. Solange der Abschnitt lädt oder wenn er nicht geladen werden konnte, behauptet er nie, dass nichts auf Sie wartet.

Beispiel-Anwendungsfälle

• Aufgaben mit Fristen, Prioritätsstufen (niedrig/normal/hoch/dringend) und mehreren Zuständigen erstellen und zuweisen.
• Wiederkehrende Aufgaben mit wöchentlicher oder monatlicher Frequenz für regelmäßige betriebliche Aktivitäten einrichten.
• Aufgabenlisten nutzen, um ein großes Ergebnis in überschaubare Schritte aufzuteilen und den Fortschritt zu verfolgen.
• Aufgaben als Beobachter abonnieren, um informiert zu bleiben, ohne direkt zugewiesen zu sein.
• Aufgabenvorlagen für wiederholbare Prozesse wie Checklisten zur Kundeneinführung erstellen.
• Aufgaben öffnen und neben den eigenen Aufgaben die Rechnungen sehen, die auf Ihre Freigabe warten, sowie die Belege und Transaktionen mit Handlungsbedarf.