Projektaufgaben

Der Reiter Aufgaben auf der Seite eines Projekts führt die Aufgabenlisten und einzelnen Aufgaben des Projekts. Damit lässt sich die Projektarbeit in nachvollziehbare Einzelteile zerlegen, jedes mit eigenem Status, eigener Priorität und eigener Wiederholung.

Aufgabenlisten

Aufgaben lassen sich zu Aufgabenlisten gruppieren, um die Arbeit innerhalb eines Projekts zu ordnen. Jede Liste hat einen Namen und gehört zu genau einem Projekt.

Status

Jede Aufgabe hat einen Status. Status sind gemeinsam genutzte, sortierte Einträge mit Namen und Farbe, die in der Workflow-Ansicht bearbeitet werden.

Neben Name und Farbe trägt ein Status zwei Markierungen, die seine Bedeutung festlegen:

Diesen Status als in Bearbeitung markieren — das Erreichen dieses Status bedeutet, dass die Arbeit begonnen hat. Typischerweise ist das In Bearbeitung.
Diesen Status als abgeschlossen markieren — das Erreichen dieses Status bedeutet, dass die Arbeit beendet ist. Typischerweise ist das Erledigt.

Ein Status kann auch als Standard festgelegt werden, also als der Status, den eine neu erstellte Aufgabe erhält.

Beide Markierungen sind voneinander unabhängig. Ein Status kann beide, eine oder keine tragen, und mehr als ein Status kann dieselbe Markierung tragen — ein Projekt mit In Bearbeitung und In Überprüfung kann beide als in Bearbeitung markieren, und eines mit Erledigt und Abgebrochen kann beide als abgeschlossen markieren. Nichts zwingt ein Projekt, sie überhaupt zu verwenden.

Es lohnt sich, sie zu setzen, da Flowtly genau diese liest, um nach dem Erfassen von Zeit eine Statusänderung vorzuschlagen. Ein Projekt, dessen Status keine der Markierungen trägt, funktioniert normal — es bekommt schlicht diesen Vorschlag nie.

Eine Aufgabe nach dem Erfassen von Zeit weiterverschieben

Das Erfassen von Zeit bei einer Aufgabe ist ein guter Moment, um zu bemerken, dass ihr Status nicht mehr der Realität entspricht. Nachdem der Zeiteintrag gespeichert wurde, bietet Flowtly an, die Aufgabe weiterzuschieben:

Eine Aufgabe, die noch nicht begonnen wurde, erhält den Status, der signalisiert, dass Arbeit im Gange ist — In Bearbeitung verschieben.
Eine Aufgabe, die bereits in Bearbeitung ist, erhält den abschließenden Status — Als Erledigt markieren. Das Abschließen einer Arbeit und das Erfassen der Stunden dafür ist eine einzige Bewegung — das Schließen bedeutet nicht, die Zeiterfassung zu verlassen und die Aufgabe zu suchen.

Es ist ein Angebot, keine Regel. Es erscheint als kurze Meldung, die von selbst verblasst, und nur das Auswählen der Aktion ändert etwas. Es zu ignorieren kostet nichts und muss nicht manuell abgebrochen werden — was wichtig ist, da das Erfassen von Zeit eine der häufigsten Aktionen hier ist und acht erfasste Stunden oft bedeuten, dass die Arbeit halb fertig ist und nicht abgeschlossen.

Der angebotene Status ergibt sich aus der Bedeutung, die den Projektstatus zugewiesen wurde — in Bearbeitung oder abgeschlossen —, nicht aus der Reihenfolge, in der Spalten zufällig auf einem Board angeordnet sind. Das Verschieben von Spalten ändert daher nichts daran, was angeboten wird. Ein Projekt, das noch keinen Status als in Bearbeitung markiert hat, erhält kein In Bearbeitung verschieben-Angebot, weil es keinen Status gibt, zu dem verschoben werden kann; eine einzige Markierung genügt.

Wenn ein Projekt mehr als einen Status einer bestimmten Art hat, nimmt das Angebot den ersten:

Unter Status, die bedeuten, dass Arbeit im Gange ist, den frühesten — damit eine Aufgabe als gerade gestartet gilt und nicht weiter übersprungen wird.
Unter abschließenden Status den frühesten — die normale Abschlussspalte des Boards. Hat ein Projekt sowohl Erledigt als auch Abgebrochen, ist Abbruch die Ausnahme und wird nie angeboten, nachdem jemand Arbeit erfasst hat.

Es wird überhaupt nichts angeboten, wenn es nichts Sinnvolles zu bieten gibt: eine Aufgabe ohne Status, eine bereits geschlossene Aufgabe oder ein Projekt, dessen Status den angebotenen Zustand nicht unterscheiden. In diesen Fällen speichert das Erfassen von Zeit einfach den Eintrag, ohne eine Meldung.

Priorität

Jede Aufgabe hat eine Priorität: Niedrig, Normal, Hoch oder Dringend. Normal ist die Voreinstellung.

Zugewiesene Personen und Abonnenten

Einer Aufgabe können mehrere Personen zugewiesen werden; sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald die Zuweisung erfolgt. Mitarbeitende können eine Aufgabe außerdem abonnieren, um Aktualisierungen zu erhalten, ohne zugewiesen zu sein — etwa wenn sie einen Kommentar hinterlassen.

Kommentare

Zugewiesene Personen und Abonnenten können eine Aufgabe über Kommentare besprechen. Jeder Kommentar hält Autor und Zeitstempel fest. Kommt ein neuer Kommentar hinzu, werden die Abonnenten der Aufgabe per E-Mail benachrichtigt.

Wiederholung

Aufgaben können sich täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholen. Eine Wiederholungsregel legt Häufigkeit, Intervall, ein optionales Enddatum und eine Höchstzahl an Vorkommen fest; jedes erzeugte Vorkommen ist eine normale Aufgabe, die auf die erzeugende Regel zurückverweist.

Benachrichtigungen bei Statusänderung

Ändert sich der Status einer Aufgabe, werden die zugewiesenen Personen per E-Mail benachrichtigt.

Ansichten

Der Reiter Aufgaben bietet Liste, Board, Kalender und Workflow als Ansichten derselben Aufgaben, damit Sie mit dem Layout arbeiten können, das zur jeweiligen Arbeit passt.

Anwendungsbeispiele

Den Status In Bearbeitung eines Projekts als in Bearbeitung markieren, damit das Erfassen von Zeit bei einer noch nicht gestarteten Aufgabe anbietet, sie dorthin zu verschieben.
Die Morgenstunden gegen eine Aufgabe erfassen und sie in einem Zug starten, ohne das Board zu öffnen.
Ein Stück Arbeit abschließen, die dafür benötigte Zeit erfassen und die Aufgabe über denselben Hinweis schließen.
Den Hinweis bei einer Aufgabe ignorieren, die nur halb erledigt ist — die Stunden werden erfasst und der Status bleibt unverändert.