Projektansicht

Um ein bestimmtes Projekt oder eine Phase zu prüfen und zu verwalten, navigieren Sie zu dessen Profilseite. In der Projektliste können Sie die Schaltfläche „Zur Projektansicht“ verwenden, um auf die Projektseite zuzugreifen, die die Registerkarten „Übersicht“, „Mitarbeiter“, „Phasen“ und „Rentabilität“ enthält. Alternativ können Sie eine Projekt- oder Phasenseite auch direkt über die Projektliste öffnen, indem Sie auf deren Namen klicken.

Übersicht-Registerkarte

Die Registerkarte „Übersicht“ bietet eine zentrale Zusammenfassung der wichtigsten Informationen, der Struktur sowie den administrativen Steuerungsmöglichkeiten eines Projekts. Sie ist auf Transparenz und eine effiziente Verwaltung durch berechtigte Benutzer ausgelegt.

Budgetbereich Ist das Budgetmodul für Ihr Unternehmen aktiviert, können Sie hier die Budgetzuweisungen für das Projekt verwalten. Dieser Bereich listet alle dem Projekt zugewiesenen Budgets auf.

Einem Projekt können mehrere Budgets zugewiesen werden. Budgets können hier nicht direkt bearbeitet werden, aber es gibt folgende Optionen:

• Ein Klick auf eine Budgetkachel leitet Sie zur Detailseite des jeweiligen Budgets weiter.
• Die Schaltfläche „Zum Budget gehen“ führt Sie zur Budgetliste.

Eine Budgetzuweisung kann durch Klicken auf das ❌ auf der Budgetkachel entfernt werden. Um ein Projekt oder eine Phase mit einem Budget zu verbinden, klicken Sie oben rechts im Budgetbereich auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ und wählen Sie das gewünschte Budget aus der Liste der vorhandenen Budgets. Nach dem Speichern wird das Budget in diesem Bereich angezeigt.

Hinweis: Projekte und Phasen können mit unterschiedlichen Budgets verbunden sein. Möchten Sie, dass jede Projektphase mit demselben Budget wie das übergeordnete Projekt verbunden ist, müssen Sie dies manuell für jede einzelne Projektphase einstellen.

Notizenbereich Pro Projekt kann eine zentrale Notiz hinzugefügt werden. Klicken Sie auf „Notiz hinzufügen“, um eine Notiz erstmalig einzugeben. Um eine vorhandene Notiz zu bearbeiten, klicken Sie einfach in das Notizfeld, nehmen die gewünschten Änderungen vor und speichern diese mit der Eingabetaste. Ist noch keine Notiz vorhanden, wird eine leere Ansicht mit der Meldung „Keine Notizen für das Projekt.“ angezeigt.

Mitarbeiter-Registerkarte

Auf der Registerkarte „Mitarbeiter“ können Sie alle dem Projekt zugewiesenen Mitarbeiter verwalten. Um einen Mitarbeiter hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitarbeiter hinzufügen“: Ein Formular zur Auswahl und Zuweisung eines Mitarbeiters wird geöffnet.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus: Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
3. Rolle zuweisen: Legen Sie die Rolle des Mitarbeiters im Projekt fest.
4. Speichern: Der Mitarbeiter wird in der Liste angezeigt.

Hinweis: Jede spezifische Rolle kann einem Mitarbeiter pro Projekt nur einmal zugewiesen werden. Ein Mitarbeiter kann jedoch mehrere unterschiedliche Rollen im selben Projekt innehaben (z. B. kann ein Mitarbeiter gleichzeitig Finanzmanager und technischer Leiter sein). Ist eine Rolle bereits einem Mitarbeiter zugewiesen, wird sie nicht mehr in der Liste der verfügbaren Rollen zur erneuten Zuweisung angezeigt.

Nach dem Speichern wird der Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste angezeigt. Sie können eine zuvor zugewiesene Rolle ändern, indem Sie auf die Schaltfläche „Mitarbeiter bearbeiten“ klicken, oder einen Mitarbeiter aus dem Projekt entfernen, indem Sie auf die Papierkorb-Schaltfläche klicken und die Auswahl bestätigen.

Wenn ein Projekt keine Mitglieder hat

Mitgliedschaft ist das, was ein Projekt für die arbeitenden Personen sichtbar macht — ein Projekt ohne Besetzung ist daher nicht nur unbesetzt, sondern für alle unsichtbar, außer für Personen, deren Berechtigungen alle Projekte abdecken. Die Team-Kachel in der Projektkopfzeile weist direkt darauf hin: Sie zeigt Keine Teammitglieder — nur Manager können dieses Projekt sehen und enthält eine Aktion Mitglieder hinzufügen, über die die Mitarbeiter-Schublade mit bereits geöffnetem Formular aufgerufen wird. Meldung und Behebung sind ein und derselbe Klick — Sie müssen die Schublade nicht erst suchen.

Eine Phase oder ein Teilprojekt, das sein Team vom übergeordneten Projekt übernimmt, gilt nicht als unbesetzt. Die Team-Kachel zeigt weiterhin die eigene Mitgliederanzahl — diese wird niemals durch geliehene Personen erhöht —, erklärt aber, dass das Team vom übergeordneten Projekt geerbt wird, und bietet keine Aktion „Mitglieder hinzufügen" an. Eine auf Ebene des übergeordneten Projekts besetzte Phase ist kein Problem und wird auch nicht als solches dargestellt.

Wenn Flowtly die gesamte Kette der übergeordneten Projekte nicht einsehen kann, gibt es keinerlei Hinweis in irgendeiner Richtung: keine Warnung, keine Erläuterung zur Vererbung und keine Aktion. Ein Projekt, das auf einer höheren Ebene vollständig besetzt sein könnte, wird niemals als unsichtbar gemeldet, nur weil eine Besetzungsliste nicht überprüft werden konnte.

Wenn jemand noch nicht hinzugefügt werden kann

Eine Person kann nur dann zu einem Projekt hinzugefügt werden, wenn eine Vereinbarung sie zum heutigen Datum abdeckt. Jemand, dessen Vereinbarung abgelaufen ist oder der noch nie eine hatte, erscheint weiterhin in der Auswahl — abgeblendet, namentlich zusammen mit allen anderen aufgeführt, mit dem Grund, weshalb er nicht ausgewählt werden kann.

Sie werden absichtlich angezeigt und nicht weggelassen. Ein Name, der schlicht nicht auf der Liste erscheint, gibt Ihnen keinen Ansatzpunkt: Sie können nicht erkennen, ob die Person fehlt, weil ein behebbarer Zustand vorliegt oder weil sie gar nicht zur Organisation gehört. Die Zeile gibt Aufschluss darüber:

• Keine Vereinbarung deckt heute ab. Letzte endete am — die Vereinbarung ist ausgelaufen, und die Zeile bietet die Option Vereinbarung erneuern an.
• Keine Vereinbarung deckt heute ab. Noch nie eine hinterlegt — die Zeile bietet die Option Vereinbarung erstellen an.
• Keine Vereinbarung deckt heute ab — die einfache Form, wenn Ihre Berechtigungen keinen Einblick in die Vereinbarungshistorie dieser Person erlauben. Der Grund ist real, aber die Details dahinter liegen nicht in Ihrem Zuständigkeitsbereich.

Die Behebung kostet Sie nicht die Aufgabe, die Sie erledigen wollten. Wenn Sie das Angebot annehmen, öffnet sich der Vereinbarungsbildschirm mit seinen eigenen Pflichtfeldern — Position, Datum, Satz — und einem Banner mit dem Namen des Projekts, dem Sie gerade jemanden hinzufügen wollten. Durch Speichern der Vereinbarung gelangen Sie zurück zum Projekt, wobei die Mitarbeiter-Schublade und das Formular „Mitarbeiter hinzufügen" wieder geöffnet sind und die Person bereits ausgewählt und vorgemerkt ist. Durch Abbrechen kehren Sie auf dieselbe Weise zurück, ohne etwas erstellt zu haben. Die zuvor durchgeführte Suche müssen Sie in keinem Fall wiederholen.

Zum Erstellen einer Vereinbarung ist die Rolle „Vereinbarungsmanager" erforderlich. Ohne sie ist die Zeile als eingeschränkt gekennzeichnet und erklärt, dass ein Administrator die Vereinbarung erstellen muss — alle anderen auf der Liste können in der Zwischenzeit weiterhin hinzugefügt werden.

Phasen-Registerkarte

Eine Phase in Flowtly ist eine eigenständige Entität innerhalb eines übergeordneten Projekts. Sie funktioniert mit denselben Funktionen wie ein Projekt, behält aber ihre eigenen spezifischen Einstellungen bei, wie zum Beispiel:

• Eigenständige Budgets – Jede Phase kann ihre eigene Budgetzuweisung haben.
• Eigene Start- und Enddaten – Eine Phase kann einen anderen Zeitrahmen als ihr übergeordnetes Projekt haben.
• Separate Mitarbeiterzuweisungen – Mitarbeiter können entweder einer bestimmten Phase oder einem übergeordneten Projekt zugewiesen werden.

Phasen ermöglichen eine bessere Organisation komplexer Projekte, indem sie diese in überschaubare Abschnitte unterteilt und dabei alle zugehörigen Arbeiten unter einer Hauptprojektstruktur zusammenfasst.

So erstellen Sie eine Phase

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Phase innerhalb eines Projekts zu erstellen:

1. Eine Phase von der Projektseite aus erstellen

1. Navigieren Sie zur zugehörigen Projektseite.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Phasen.
3. Klicken Sie auf „Projektphase hinzufügen“.
4. Füllen Sie die folgenden Felder im Formular aus:
   • Name (Erforderlich)
   • Typ (Festpreis, Intern, Nicht abrechenbar, Zeit und Material)
   • Startdatum (Optional)
   • Enddatum (Optional)
5. Klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Speichern wird die Phase unter dem übergeordneten Projekt in der Projektliste aufgeführt.

2. Eine Phase von der Projektlisten-Seite aus erstellen

1. Klicken Sie auf der Projektlisten-Seite oben rechts auf „Projekt hinzufügen“.
2. Füllen Sie das Projekterstellungsformular wie üblich aus.
3. Navigieren Sie zum Bearbeitungsmodus des neu erstellten Projekts.
4. Wählen Sie ein übergeordnetes Projekt dafür aus.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Das Projekt wird nun zu einer Phase des ausgewählten übergeordneten Projekts.

Mitarbeiterzugriff & Zeiterfassung

Mitarbeiterzuweisungen und Zeiterfassung hängen davon ab, ob die Phase neu erstellt oder aus einem bestehenden Projekt konvertiert wurde.

1. Wenn eine neue Phase unter einem übergeordneten Projekt erstellt wird

• Alle Mitarbeiter, die dem übergeordneten Projekt zugewiesen sind, werden der Phase automatisch zugeordnet.
• Mitarbeiter können sowohl für das übergeordnete Projekt als auch für die Phase Zeiterfassung vornehmen.

2. Wenn ein separates Projekt zu einer Phase eines anderen Projekts wird

• Mitarbeiter, die dem übergeordneten Projekt zugewiesen sind, erhalten Zugriff auf die Phase.
• Mitarbeiter, die vor der Zuweisung nur der Phase zugewiesen waren, erhalten keinen Zugriff auf das übergeordnete Projekt.

3. Wenn ein Mitarbeiter nur einer Phase hinzugefügt wird

• Der Mitarbeiter kann Zeiterfassung nur für diese Phase vornehmen.
• Der Mitarbeiter wird nicht als dem übergeordneten Projekt zugeordnet angezeigt.

4. Wenn ein Mitarbeiter dem übergeordneten Projekt hinzugefügt wird

• Der Mitarbeiter erhält automatisch Zugriff auf das übergeordnete Projekt und alle zugehörigen Phasen.
• Sie können Zeiterfassung sowohl für das übergeordnete Projekt als auch für alle seine Phasen vornehmen.

Wichtige Erkenntnisse

✅ Phasen fungieren als eigenständige Einheiten, erben aber den Mitarbeiterzugriff vom übergeordneten Projekt. ✅ Muss ein Mitarbeiter projektübergreifend an allen Phasen arbeiten, weisen Sie ihn auf Ebene des übergeordneten Projekts zu. ✅ Soll ein Mitarbeiter nur an einer bestimmten Phase arbeiten, fügen Sie ihn direkt dieser Phase hinzu.

Die korrekte Nutzung von Phasen ermöglicht eine bessere Strukturierung komplexer Projekte und gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Teams, während Abrechnung und Ressourcenmanagement effizient bleiben.

Rentabilität-Registerkarte

Die Registerkarte „Rentabilität“ bietet eine visuelle und tabellarische Übersicht über die Ressourcenauslastung und Kostenverteilung pro am Projekt beteiligtem Mitarbeiter. Dieser Bereich unterstützt Administratoren dabei, die von Teammitgliedern für das Projekt aufgewendete Zeit und die damit verbundenen Arbeitskosten in einem bestimmten Zeitraum nachzuvollziehen.

Hauptfunktionen

1. Auswahl der Metrikansicht Oben links ermöglicht ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Auf Diagramm anzeigen“ Benutzern den Wechsel zwischen zwei Anzeigemodi:
   • Mitarbeiterkosten: Zeigt den monetären Wert der von Mitarbeitern erfassten Arbeitszeit an (berechnet auf Basis interner Stundensätze).
   • Arbeitsstunden: Zeigt die insgesamt von jedem Mitarbeiter innerhalb des ausgewählten Zeitraums erfassten Stunden und Minuten an.
2. Datumsfilter Neben der Anzeigeauswahl befindet sich der Filter „Datum von/bis“. Er ermöglicht die Auswahl folgender Optionen:
   • Vordefinierten Zeiträumen wie „Letzte 6 Monate“.
   • Einem benutzerdefinierten Datumsbereich über den Kalender-Picker. Die angezeigten Daten passen sich dynamisch an den ausgewählten Zeitrahmen an.

Diagrammdarstellung Ein gestapeltes Balkendiagramm fasst die Daten monatlich und nach Mitarbeitern aufgeschlüsselt zusammen. Beim Bewegen des Mauszeigers über jedes Balkensegment wird ein Tooltip mit folgenden Informationen angezeigt:

• Name des Mitarbeiters
• Kosten oder erfasste Zeit, je nach aktueller Ansicht.

Tabellarische Aufschlüsselung Unterhalb des Diagramms befindet sich eine detaillierte Tabelle, die alle Projektteammitglieder mit ihren individuellen monatlichen Werten auflistet:

• In der Ansicht „Mitarbeiterkosten“: Die Kosten werden in der Kundenwährung angezeigt (z. B. zł 788,38).
• In der Ansicht „Arbeitsstunden“: Die erfasste Zeit wird in Stunden und Minuten angezeigt (z. B. 132h 30m).

Sind für einen bestimmten Mitarbeiter in einem Monat keine Daten verfügbar, wird ein Bindestrich „–“ angezeigt.

Überall dort, wo diese Unterregisterkarten tatsächliche Zahlen nach Monat aufschlüsseln, wird eine Ausgabe in dem Monat gezählt, auf den sich ihr Dokument bezieht, und nicht in dem Monat, in dem sie bezahlt wurde. Die vollständige Regel und ihre Auswirkungen auf monatliche Vergleiche sind unter Budget-GuV und Prognose beschrieben.

Anfangsbudget: Abgerechnet, Kosten und die Marge dazwischen

Jede Zeile des Anfangsbudgets enthält beide Seiten des Plans in einer Zeile: Abgerechnet — was Sie dafür in Rechnung stellen möchten — und Kosten — was es Sie kosten soll. Beide werden direkt bearbeitet und beim Verlassen des Felds gespeichert, genauso wie die anderen Zellen der Tabelle.

Zwischen ihnen befindet sich eine schreibgeschützte Marge-Spalte, die die Differenz anzeigt. Sie wird von Flowtly aus den beiden Beträgen der Zeile berechnet — nicht manuell eingegeben — und kann daher nicht im Widerspruch zu ihnen stehen.

Eine leere Marge ist keine Null. Die Marge ist nur aussagekräftig, wenn beide Seiten ausgefüllt sind. Eine Zeile, bei der nur eine Seite vorhanden ist, zeigt daher einen beschrifteten Strich an, der angibt, welche Seite vorhanden ist — nur Kosten oder nur abgerechnet — anstelle einer Zahl. Diese Unterscheidung ist wichtig: Eine reine Overhead-Zeile hat echte Kosten und wird nichts berechnet — das Anzeigen von 0,00 würde einen Verlust ausweisen, den das Projekt nicht gemacht hat. Eine Zeile, die als Pauschalhonorar berechnet wird, ohne separat erfasste Kosten, liest sich von der anderen Seite genauso.

Eine negative Marge ist ein anderer Zustand als eine leere, und wird entsprechend angezeigt: Eine Zeile, die tatsächlich mehr kostet als sie einbringt, wird als das Problem gekennzeichnet, das sie ist — und nicht dem gleichen Strich gleichgesetzt wie eine Zeile, bei der einfach eine Seite fehlt.

Eine neue, noch leere Zeile zeigt den Strich ohne Begründung daneben — es gibt noch nichts zu sagen darüber, welche Seite fehlt.

Plan vs. Ist-Wert, Monat für Monat

Plan vs. Ist-Wert listet die Monate des Projekts in Zeilen auf und vergleicht jeden einzelnen mit dem Plan: Umsatz, Kosten und Nettoergebnis mit den jeweiligen Abweichungen. Jede Zahl wird als Plan → Ist-Wert angezeigt, gefolgt von der Über- oder Unterschreitung des Ist-Werts gegenüber dem Plan.

Die Farbe der Abweichung zeigt an, ob das Ergebnis besser oder schlechter als geplant ist — nicht ob es gestiegen oder gesunken ist. Geringere Ausgaben als geplant und höhere Einnahmen als geplant werden beide als günstig angezeigt — Kosten 10% unter Plan und Einnahmen 10% über Plan werden gleich eingefärbt. Einnahmen 10% unter Plan hingegen nicht.

Ein Strich und eine Null bedeuten unterschiedliche Dinge. Ein Strich bedeutet, dass für diesen Monat kein Plan festgelegt wurde. Eine geplante Null wird als Zahl angezeigt, weil die Entscheidung, in einem Monat nichts auszugeben, ein Plan ist — und den Monat gar nicht zu planen, ist es nicht. Striche erscheinen daher auch in den Abweichungsspalten, da es nichts zu vergleichen gibt. Einen Strich als „Null" zu lesen würde den Plan unterschätzen; eine Null als „kein Plan" zu lesen würde ihn überschätzen.

Die Trendlinie wird erst gezogen, wenn mindestens zwei Monate mit Aktivität vorliegen. Ein einzelner Datenpunkt kann keine Richtung anzeigen — die Tabelle enthält daher die Zahlen und das Diagramm erklärt, warum es keine Linie zeigt.

Wie das Diagramm Plan gegen Ist darstellt

Das Diagramm über der Tabelle verwendet zwei verschiedene Darstellungen für die zwei Arten von Werten, in beide Richtungen — Einnahmen und Ausgaben:

• Geplante Beträge werden als gestrichelter Rahmen dargestellt, ohne Füllung.
• Tatsächliche Beträge werden als solider Balken dargestellt.

Diese Unterscheidung macht einen ungeplanten Monat auf einen Blick erkennbar. Ein Monat ohne Plan hat überhaupt keinen Rahmen, was unverwechselbar von einem Monat zu unterscheiden ist, der einen hat. Wären geplante Beträge stattdessen als blasse Füllung dargestellt, würden sich „nichts geplant" und „wenig geplant" nur in der Blässe des Balkens unterscheiden, was leicht zu verwechseln wäre — und genau diese Verwechslung ist es, die dieser Unterreiter sowohl im Diagramm als auch in den Strichen der Tabelle verhindern soll.

Ein Monat bleibt ohne geplanten Balken, anstatt einen Balken mit null Höhe zu erhalten, aus demselben Grund, aus dem ein Strich in der Tabelle unten keine Null ist.

Wo die kumulierte Zahl zu finden ist

Jede Zeile dieser Tabelle entspricht einem Monat, und es gibt keine Summenzeile darunter. Die Frage, die dieser Unterreiter beantwortet, betrifft das Tempo — ob das Geld zum geplanten Zeitpunkt geflossen ist — daher wird die Tabelle entlang der Monatsachse gelesen und nicht summiert. Eine Zeile am unteren Rand der Tabelle zeigt an, wo die kumulierte Zahl zu finden ist, und verlinkt zur Budgetrealisierung.

Die beiden Unterreiter zeigen nicht zwei Ansichten derselben Zahl — deshalb wird die Summe hier nicht wiederholt. Plan vs. Ist-Wert vergleicht jeden Monat mit dem Betrag, den der Budgetplaner für diesen Monat festgelegt hat. Die Budgetrealisierung vergleicht das Projekt als Ganzes mit dem Anfangsbudget, das ein einzelner geplanter Betrag pro Tag ohne Monatszuweisung ist. Eine Summe in dieser Tabelle würde eine anderweitig berechnete Zahl wiederholen, auf Basis eines anderen Plans — und beide müssten nicht übereinstimmen.

Wenn das Projekt keinen Plan hat

Der Unterreiter wird angezeigt, sobald das Projekt ein Anfangsbudget hat, aber die Vergleichswerte stammen aus dem Budgetplaner. Das sind zwei verschiedene Dinge — ein Projekt kann diesen Unterreiter öffnen, ohne Vergleichswerte zu haben. In diesem Fall benennt eine Meldung, was fehlt, und verlinkt direkt zum Planer.

Die Meldung erscheint über der Tabelle, nicht an ihrer Stelle. Ein ungeplantes Projekt hat trotzdem reale Ausgaben, die oft die nützlichsten Informationen auf dem Bildschirm sind — die Ist-Werte bleiben sichtbar, und die Planseite zeigt Striche, bis ein Plan vorhanden ist.

Die monatliche Basis ist überall gleich

Die Monate in dieser Tabelle sind dieselben Monate, die überall in den Projektfinanzen verwendet werden: Eine Ausgabe zählt in dem Monat, auf den sich ihr Dokument bezieht, nicht in dem Monat, in dem sie bezahlt wurde. Die vollständige Regel finden Sie unter Budget-GuV und Prognose.

Das bedeutet auch, dass die Aufspaltung in ausstehend/erhalten keinen Betrag zwischen den Zeilen verschiebt. Ob eine Ausgabe beglichen wurde, ist eine andere Frage als der Monat, zu dem sie gehört — das Bezahlen einer alten Rechnung ändert daher nicht den Monat, in dem sie in dieser Tabelle erscheint.

Anwendungsbeispiele

• Ein Projektmanager muss vor einem Kundentermin schnell den Budgetstatus und die wichtigsten Notizen eines Projekts erfassen.

• Ein Betriebsleiter muss einem komplexen Projekt ein neues Teammitglied zuweisen und sicherstellen, dass dieses Zugang zu allen relevanten Phasen für die Zeiterfassung hat.

• Ein Finanzcontroller möchte die gesamten Arbeitskosten und Arbeitsstunden der Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt im letzten Quartal überprüfen, um die Rentabilität zu bewerten.

• Ein Business Analyst muss ein großes, langfristiges Projekt in verschiedene Phasen unterteilen, jede mit eigenem Budget und Zeitplan, um eine bessere Verwaltung und Berichterstattung zu ermöglichen.

• Ein Projektmanager plant ein Projekt Zeile für Zeile, gibt für jede Position den abzurechnenden Betrag und die Kosten ein und liest die Marge zwischen ihnen, bevor er sich auf einen Preis festlegt.

• Ein Projektmanager versucht, einem Projekt einen Kollegen hinzuzufügen, sieht sofort, dass keine Vereinbarung für ihn gilt, erstellt eine und landet mit der bereits ausgewählten Person wieder im Mitarbeiterformular.

• Ein Finanzcontroller durchsucht das Plan-vs.-Ist-Diagramm nach Monaten ohne geplanten Rahmen, um Arbeit zu finden, die ohne Budget durchgeführt wurde.

• Ein Projektmanager öffnet ein Projekt, das vor seiner Besetzung eingerichtet wurde, sieht in der Kopfzeile, dass derzeit niemand es sehen kann, und fügt das Team direkt über dieselbe Kachel hinzu.