Projektreferenz

Die Referenz eines Projekts ist ein kurzer Schlüssel, den Sie einem Projekt geben, damit Systeme außerhalb von Flowtly es benennen können. Innerhalb von Flowtly wird ein Projekt über seinen Namen identifiziert; die Systeme, mit denen Sie daneben arbeiten — die Buchhaltung eines Kunden, ein Reporting-Werkzeug, eine Tabelle, ein vereinbartes Schema für Ordnernamen — brauchen etwas, das ein Mensch tippen kann und das unverändert bleibt. Genau dafür ist die Referenz da.

Sie ist optional. Die meisten Projekte tragen nie eine, und ein Projekt ohne Referenz funktioniert in jeder Hinsicht wie eines mit Referenz.

Wie eine Referenz aussieht

Sie geben sie selbst ein, und Flowtly schreibt kein Format vor — die Form richtet sich also danach, was das System auf der anderen Seite erwartet. Sie darf bis zu 64 Zeichen lang sein. Teams, die mit Referenzen arbeiten, einigen sich üblicherweise auf eine Form und bleiben dabei, zum Beispiel LAT_LAC oder LAT_NET_PR5.

Zwei Regeln gelten, und sie sind es, die eine Referenz als Bezeichner verlässlich machen:

• Eine Referenz ist innerhalb Ihrer Organisation eindeutig. Groß- und Kleinschreibung wird beim Vergleich ignoriert, PROJ-1 und proj-1 gelten also als dieselbe Referenz, und nur ein Projekt kann sie tragen.
• Eine Referenz bleibt bei dem Projekt, dem sie gegeben wurde. Das Löschen eines Projekts gibt seine Referenz nicht frei, ein Schlüssel kann also später niemals ein zweites Projekt bezeichnen. Wenn Sie eine bereits vergebene Referenz eingeben, markiert Flowtly das Feld Referenz entsprechend — und das Projekt, das sie hält, kann ein gelöschtes sein, das in Ihren Listen nicht mehr erscheint.

Ein Projekt umzubenennen ändert seine Referenz nie. Das ist Absicht: Der Name ist für die Menschen, die ihn lesen, die Referenz ist für die Systeme, die darauf aufsetzen, und eine Umbenennung darf eine Integration nicht stillschweigend umlenken.

Eine Referenz vergeben

Beim Anlegen eines Projekts liegt das Feld Referenz im Formular zum Hinzufügen. Flowtly schlägt einen Wert vor, während Sie den Projektnamen eingeben — kleingeschrieben, Umlaute und Akzente auf ihre Grundform reduziert und jede Folge von Leer- oder Satzzeichen durch einen Unterstrich ersetzt. Es ist nur ein Vorschlag: Überschreiben Sie ihn, und er folgt dem Namen nicht mehr, oder leeren Sie das Feld, wenn dieses Projekt keine Referenz braucht.

Um die Referenz eines bestehenden Projekts hinzuzufügen oder zu ändern, öffnen Sie das Projekt, wechseln Sie auf den Reiter Übersicht und klicken Sie im Abschnitt Basisinformationen auf Bearbeiten. Für eine Änderung gilt dieselbe Eindeutigkeitsregel wie für ein neues Projekt, Flowtly weist Sie also darauf hin, wenn die eingegebene Referenz zu einem anderen Projekt gehört.

Projektphasen tragen eigene Referenzen, jede unabhängig von der des übergeordneten Projekts. Es wird nichts aus dem übergeordneten Projekt abgeleitet, eine Phase kann also den Schlüssel tragen, den ihr eigenes externes System erwartet.

Wo eine Referenz angezeigt wird

• Auf dem Reiter Übersicht des Projekts, im Abschnitt Basisinformationen, neben dem Projektnamen. Projekte ohne Referenz zeigen hier einen Gedankenstrich.
• In der Projektliste, als kleine Zeile in einer dicktengleichen Schrift direkt unter dem Projektnamen — dicktengleich, weil eine Referenz Zeichen für Zeichen gelesen und anderswo abgetippt wird, wo 0 und O unterscheidbar sein müssen. Die Liste zeigt diese Zeile, sobald mindestens ein Projekt Ihrer Organisation eine Referenz hat, und zeigt gar nichts, wenn keines eine hat. Es gibt nichts einzuschalten.
• Auf einem schmalen Bildschirm, wo die Projektliste zu einer Karte je Projekt wird, steht die Referenz auf der Karte unter dem Projektnamen.

Hinweis: Die Referenz wird angezeigt, aber nicht durchsucht. Das Suchfeld über der Projektliste findet Projekt- und Kundennamen, und die Liste wird nicht nach Referenz sortiert. Um ein Projekt anhand seiner Referenz zu finden, achten Sie auf die Zeile unter dem Namen.

Anwendungsbeispiele

• Flowtly an die Buchhaltung eines Kunden angleichen: Geben Sie dem Projekt den Code, den das Hauptbuch des Kunden bereits verwendet, damit exportierte Stunden und Rechnungen zusammenpassen, ohne dass jemand Projektnamen von Hand vergleicht.
• Eine Integration über eine Umbenennung hinweg stabil halten: Ein Projekt kann jederzeit der Klarheit halber umbenannt werden, weil das externe System auf der Referenz aufsetzt und nicht auf dem Namen.
• Auswertung je Phase: Geben Sie jeder Phase eines Auftrags eine eigene Referenz, damit ein außerhalb von Flowtly erstellter Bericht die Phasen auseinanderhalten kann.
• Eine Projektliste übergeben: Fügen Sie die Referenzen in die Spalte ein, die ein externes Werkzeug erwartet, statt von diesem Werkzeug zu verlangen, mit Namen zu arbeiten, die in jedem System anders lauten.