Projekte hinzufügen und bearbeiten

Als Manager haben Sie die Möglichkeit, Ihrer Organisation neue Projekte hinzuzufügen. Zum Hinzufügen eines Projekts ist die Berechtigung Administrator oder Projektmanager erforderlich. Personen, die Projekte nur ansehen oder leiten können, sehen weder die Schaltfläche „Projekt hinzufügen“ noch die Aufforderung, auf einer leeren Projektliste ein Projekt zu erstellen. Damit Ihr Projekt korrekt erfasst und zur Verwaltung bereit ist, folgen Sie bitte diesen Schritten:

1. Navigieren Sie im Hauptmenü zum Menüpunkt „Projekte“

Dies führt Sie zur Projektliste, wo Sie bestehende Projekte verwalten oder neue hinzufügen können.

2. Klicken Sie auf „Projekt hinzufügen“

Klicken Sie auf der Projektseite auf die Schaltfläche „Projekt hinzufügen“ oben rechts. Dadurch öffnet sich ein Formular, in das Sie die Details Ihres neuen Projekts eingeben können.

3. Füllen Sie das Formular aus

Im daraufhin angezeigten Formular sind folgende Informationen anzugeben:

• Name: Geben Sie den Namen des Projekts ein. Dies sollte ein aussagekräftiger Titel sein, der das Projekt eindeutig identifiziert.
• Referenz (Optional): Ein Schlüssel, der dieses Projekt in den Systemen benennt, mit denen Sie außerhalb von Flowtly arbeiten. Flowtly schlägt beim Eintippen des Namens einen vor; überschreiben Sie ihn, um Ihren eigenen zu verwenden, oder leeren Sie das Feld, wenn dieses Projekt keine Referenz braucht. Die Referenz muss innerhalb Ihrer Organisation eindeutig sein. Siehe Projektreferenz.
• Typ: Wählen Sie den Projekttyp aus den verfügbaren Optionen. Die verfügbaren Typen sind: Festpreis (Projekte mit festen Kosten), Intern (Projekte, die innerhalb der Organisation durchgeführt werden), Nicht abrechenbar (Projekte, die keine Einnahmen generieren) und Zeit und Material (Projekte, bei denen die Kosten auf der aufgewendeten Zeit und den verwendeten Materialien basieren).
• Datum von (Optional): Gibt das Startdatum des Projekts an.
• Datum bis (Optional): Gibt das Enddatum des Projekts an.
• Kunde (Optional): Der Kunde, für den das Projekt durchgeführt wird. Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus oder wählen Sie „Kunden hinzufügen“ am Ende der Liste, um einen neuen anzulegen, ohne das Formular zu verlassen; der neue Kunde wird dann automatisch eingetragen. Lassen Sie das Feld bei einem internen Projekt leer. Das Feld sehen Personen, die mit Kunden arbeiten dürfen (Clients Manager oder Debt Collections Manager); „Kunden hinzufügen“ sieht nur ein Clients Manager. Sie können den Kunden auch später unter Basisinformationen festlegen oder ändern.

Hinweis: Wenn keine Daten festgelegt sind, bleibt der Projektstatus aktiv, bis er manuell geändert wird. Wird ein Enddatum („Datum bis“) festgelegt, bleibt das Projekt bis einschließlich dieses Datums aktiv und wechselt am Folgetag automatisch in den Status „Inaktiv“. Ab dem Tag nach seinem Enddatum wird es auf der Projektliste unter dem Reiter „Inaktiv“ angezeigt. Ein weiterer möglicher Status ist „Teilweise aktiv“, der sich aus dem Status der einzelnen Projektphasen ergibt.

4. Projekt speichern

Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern, um das Projekt dem System hinzuzufügen.

Wenn Sie diesen Schritten folgen, stellen Sie sicher, dass Ihr neues Projekt erfolgreich hinzugefügt und in unserem System zur Verwaltung bereit ist. Sie können nun die Projektdetails einsehen und bearbeiten, dem Projekt zugewiesene Mitarbeiter verwalten und den Fortschritt durch die verschiedenen Phasen verfolgen.

Projekt bearbeiten

Auf dem Tab „Übersicht“ der Projektseite sind die Projektinformationen nun in verschiedene Abschnitte gruppiert, von denen jeder über eine eigene Bearbeitungsoption verfügt. Dieser modulare Ansatz ermöglicht es Ihnen, spezifische Segmente unabhängig zu verwalten, ohne das gesamte Projekt bearbeiten zu müssen.

1. Basisinformationen Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ oben rechts im Abschnitt „Basisinformationen“, um folgende Felder zu ändern:

• Name: Bearbeiten Sie den Namen des Projekts.
• Referenz: Der Schlüssel des Projekts für Systeme außerhalb von Flowtly. Er wird beim Umbenennen des Projekts nicht erneut aus dem Namen abgeleitet, eine Umbenennung kann also keine Integration umlenken; ändern Sie ihn hier, wenn Sie ihn ändern möchten. Siehe Projektreferenz.
• Übergeordnetes Projekt: Geben Sie bei Bedarf ein übergeordnetes Projekt an.

Hinweis: Nach der Verknüpfung wird das Projekt in der Projektliste unter seinem zugewiesenen übergeordneten Projekt verschachtelt angezeigt.

• Typ (erforderlich): Wählen Sie zwischen Festpreis, Intern, Nicht abrechenbar oder Zeit und Material.
• Datum von: Wählen Sie das Startdatum des Projekts aus.
• Datum bis: Wählen Sie das Enddatum des Projekts aus.
• Kunde: Wählen Sie gegebenenfalls den zugehörigen Kunden aus. Jede Änderung speichert sich selbst: ein Textfeld, wenn Sie es verlassen, eine Auswahl, sobald Sie sie treffen. Datum von und Datum bis werden zusammen als ein Zeitraum gespeichert. Ein kleiner Status neben dem Feld zeigt, wann die Änderung gespeichert ist, und wird eine Änderung abgelehnt, nennt das Feld den Grund, und Flowtly fragt nach, bevor Sie den Dialog schließen und die Änderung verlieren. Die letzte Änderung lässt sich einige Sekunden lang rückgängig machen, und eine ohne Verbindung vorgenommene Änderung wartet und speichert sich selbst, sobald die Verbindung zurückkehrt; siehe Formulare, die laufend speichern.

Flächen- und Parkplatzwerte Nutzt Ihre Organisation die Immobilienverwaltung, zeigt der Abschnitt Basisinformationen zusätzlich drei Werte, die Flowtly aus den Buchungen des Projekts berechnet, sodass niemand sie eintippen muss:

• Vermietete Fläche: die Gesamtfläche der Einheiten, die das Projekt gebucht hat.
• Anteil an Gemeinschaftsflächen: der Anteil des Projekts, in m², an der Gemeinschaftsfläche jedes Gebäudes, in dem es gebucht ist. Sind das Projekt und seine Phasen nur in einem Gebäude gebucht, folgt auf den Anteil sein Prozentsatz an der Gemeinschaftsfläche dieses Gebäudes, das Verhältnis, nach dem die Gemeinschaftsfläche abgerechnet wird. Siehe Gemeinschaftsfläche eines Gebäudes.
• Parkplätze: die Anzahl der verschiedenen Parkplätze, die das Projekt gebucht hat. Ein Platz, den sich zwei Buchungen teilen, zählt einmal. Eine Ressource gilt als Parkplatz, wenn ihre Kategorie das Parkplatz-Symbol trägt; der Name der Kategorie spielt keine Rolle.

Die Werte summieren das Projekt und seine Phasen und zählen nur die heute aktiven Buchungen, sie ändern sich also, wenn eine Buchung beginnt, endet oder bearbeitet wird. Ein Gebäude, dessen Wert nicht bekannt ist, bleibt in der Summe unberücksichtigt, statt als null gezählt zu werden, und das Feld nennt jedes weggelassene Gebäude mit dem Grund, zum Beispiel ohne Daten: Gebäude B (eine gebuchte Einheit hat keine Fläche). Der Grund ist einer von eine gebuchte Einheit hat keine Fläche, das Gebäude hat keine Fläche oder Gemeinschaftsflächen nicht eingerichtet, woran Sie erkennen, ob die Fläche einer Einheit zu erfassen, die Gesamtfläche des Gebäudes einzutragen oder die Gemeinschaftsfläche des Gebäudes einzurichten ist. Ein Gebäude, das sowohl vom Projekt als auch von einer Phase gebucht ist, wird einmal genannt. Von Hand eingegebene Attributwerte werden weiterhin darunter unter Attribute (manuell eingegeben) angezeigt.

Notizen Der Abschnitt „Notizen“ ermöglicht es Ihnen, interne Kommentare und Informationen zum Projekt hinzuzufügen. Wenn noch keine Notizen hinzugefügt wurden, zeigt der Abschnitt eine Platzhalternachricht an: „Keine Notizen für dieses Projekt“. Um die erste Notiz hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts im Notizfeld auf „Notiz hinzufügen +“. Sobald eine Notiz erstellt wurde, wird sie im Abschnitt sichtbar und kann später bearbeitet werden. Dies ist nützlich, um Ad-hoc-Updates, Entscheidungen oder Erinnerungen direkt im Projektkontext zu verfolgen. Benutzer mit Administratorrolle können Notizen entfernen. Sie können den Projekt-Avatar von jedem Tab innerhalb der Projektansicht aktualisieren. Fahren Sie einfach mit der Maus über den Avatar (neben dem Projektnamen) und klicken Sie auf das erscheinende Bearbeitungssymbol. Dadurch öffnet sich der Dialog „Avatar ändern“, in dem Sie entweder eine neue Projektfarbe aus der Palette auswählen oder ein eigenes Logo/Bild von Ihrem Gerät hochladen können. Nach der Auswahl wird die aktualisierte Farbe oder das Bild auf den Avatar angewendet und konsistent auf der gesamten Plattform widergespiegelt.

Attribute Klicken Sie auf der Registerkarte Attribute auf die Schaltfläche Bearbeiten in einer Zeile, um den Wert dieses Attributs zu ändern. Der Wert speichert sich selbst, wenn Sie das Feld verlassen. Bei einem Attribut mit Zeitraum werden Datum von und Datum bis zusammen gespeichert; bei einem Attribut nur mit Enddatum wird das Datum gespeichert, sobald Sie es auswählen. Es gibt keine Schaltfläche Speichern. Zum Hinzufügen eines neuen Attributwerts verwenden Sie weiterhin die Schaltfläche Hinzufügen.

Ein Projekt bezieht seine Attribute aus einem Attributset. Solange ein Projekt kein Set hat, öffnet die Registerkarte Attribute zuerst Attribute zuweisen, wo Sie eines auswählen. Beim Auswählen eines Sets wird zunächst nachgefragt, unter Nennung des Sets, zum Beispiel „Büromieten zuweisen? Das lässt sich später nicht ändern.“ Zuweisen speichert das Set sofort und geht weiter zum Hinzufügen des ersten Werts; Abbrechen speichert nichts und lässt das Projekt ohne Set. Die Nachfrage gibt es, weil die Wahl endgültig ist: Sobald ein Projekt ein Attributset hat, kann es nicht auf ein anderes umgestellt werden. Hat Ihre Organisation genau ein Attributset, gibt es nichts auszuwählen, und Flowtly weist es von selbst zu, wenn sich der Dialog öffnet.

Teammitglieder hinzufügen

Öffnen Sie das Panel Mitglieder des Projekts und klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.

• Wählen Sie eine oder mehrere Personen. Klicken Sie auf eine Person, um sie auszuwählen, und erneut, um die Auswahl aufzuheben. Halten Sie Umschalt gedrückt und klicken Sie auf eine zweite Person, um alle dazwischen aufgeführten auszuwählen. Eine ausgewählte Person ist mit einem Häkchen hervorgehoben, und alle Ausgewählten stehen zusätzlich über der Liste, wo Sie sie einzeln entfernen können.
• Wählen Sie eine Rolle. Eine Rolle ist erforderlich und gilt für alle Ausgewählten. Angeboten werden nur Rollen, die keine von ihnen in diesem Projekt bereits hat. Ist keine Rolle für alle frei, entfernen Sie jemanden aus der Auswahl.
• Klicken Sie auf Teammitglied hinzufügen. Konnten einige Personen nicht hinzugefügt werden, bleibt der Dialog geöffnet, nur diese Personen bleiben ausgewählt, und eine Meldung nennt die Anzahl der hinzugefügten. So können Sie es erneut versuchen, ohne jemanden doppelt hinzuzufügen.

Personen ohne aktuellen Vertrag werden aufgeführt, können aber nicht ausgewählt werden. Ihre Zeile nennt den Grund und bietet an, den Vertrag anzulegen oder zu verlängern.

Projekt archivieren

Sie archivieren ein Projekt auf dem Tab Übersicht: Öffnen Sie das Projekt, klicken Sie im Projektkopf auf Archivieren und bestätigen Sie. Flowtly bringt Sie zurück zur Projektliste.

Wer ein Projekt archivieren kann

Zum Archivieren eines Projekts ist die Berechtigung Administrator oder Projektmanager erforderlich. Rollen, die Projektmanager einschließen, zum Beispiel Account-Manager, können Projekte ebenfalls archivieren. Projektleiter können es nicht, auch nicht bei Projekten, die sie leiten. Ohne eine dieser Berechtigungen wird die Schaltfläche Archivieren nicht angezeigt.

Was das Archivieren bewirkt

Ein archiviertes Projekt verschwindet aus der Suche, aus den Projektauswahlen und, solange keine seiner Phasen noch läuft, aus der Projektliste, sodass es der laufenden Arbeit nicht mehr im Weg steht. Beim Archivieren wird nichts gelöscht: Das Projekt behält seine Aufgaben, die erfasste Arbeitszeit, Kosten und Rechnungen. Budgets und Ressourcenbuchungen, die mit dem Projekt verknüpft sind, verhindern das Archivieren nicht.

Um ein archiviertes Projekt zu finden, wählen Sie auf der Projektliste im Filter Status den Wert Archiviert.

Das Archivieren gilt für das Projekt selbst, nicht für seine Phasen: Jede Phase behält ihren eigenen Status. Archivieren Sie auch eine Phase, wenn sie ebenfalls aus dem Weg sein soll.

Archivierung aufheben

Öffnen Sie das archivierte Projekt und klicken Sie auf dem Tab Übersicht auf Entarchivieren. Es gibt keine Bestätigung: Das Projekt erscheint sofort wieder in Ihren Listen.

Hinweis: Archivieren ist nicht dasselbe wie das Ende eines Projekts. Wenn ein Projekt nur nicht mehr als aktiv zählen soll, setzen Sie stattdessen sein Datum bis. Dann erscheint es auf der Projektliste unter dem Reiter „Inaktiv“.

Anwendungsbeispiele

• Onboarding eines neuen Kundenprojekts: Erstellen Sie ein neues Projekt, wählen Sie den Typ „Festpreis“ oder „Zeit und Material“, weisen Sie den relevanten Kunden zu und legen Sie die anfänglichen Start- und Enddaten fest.
• Starten einer internen Initiative: Richten Sie ein „Internes“ Projekt ein, um den Fortschritt bei der Entwicklung neuer Produkte, Prozessverbesserungen oder Team-Schulungsprogrammen zu verfolgen.
• Anpassen von Projektzeitplänen: Bearbeiten Sie ein bestehendes Projekt, um das Feld „Datum bis“ zu aktualisieren, wenn das Projekt verlängert oder vorzeitig abgeschlossen wurde.
• Dokumentieren von Projektentscheidungen oder -aktualisierungen: Fügen Sie eine neue Notiz zum Notizen-Abschnitt eines Projekts hinzu, um wichtige Entscheidungen, die während eines Kundentermins getroffen wurden, oder ein wichtiges internes Update festzuhalten.