Projektvorlagen

Wenn Sie immer wieder Projekte mit derselben Struktur durchführen — dieselben Phasen in derselben Reihenfolge, dieselbe Checkliste in jedem Schritt — ermöglicht eine Vorlage, diese Struktur einmal zu beschreiben und neue Projekte in wenigen Klicks zu erstellen, anstatt sie jedes Mal neu aufzubauen.

Eine Vorlage enthält ausschließlich die Struktur und das Timing, nichts weiter. Der Kunde, das Team und alle finanziellen Details gehören zum Projekt, das Sie daraus erstellen, nicht zur Vorlage selbst.

Wer kann Vorlagen verwenden

• Projektzuschauer und Projektmanager können die Vorlagenliste öffnen und Projekte aus einer Vorlage erstellen.
• Nur ein Projektmanager kann eine Vorlage selbst erstellen oder ändern.

Wenn Ihre Rolle „Projektzuschauer" ist, können Sie sehen, welche Vorlagen existieren, und Projekte daraus starten — das Öffnen einer Vorlage führt Sie jedoch in den Vorlageneditor, den ein Projektmanager innehat. Die Berechtigung ergibt sich aus Ihrer Rolle, die ein Administrator zuweist.

Projektvorlagen sind überall verfügbar, wo Projekte verfügbar sind: Eine Organisation, die die Projekteseite von Flowtly nicht verwendet, sieht sie nicht.

Die Vorlagenliste

Projektvorlagen befindet sich in der Seitenleiste neben Projekte, da eine Vorlage zur Organisation und nicht zu einem einzelnen Projekt gehört.

Die Liste zeigt für jede Vorlage den Namen, die Struktur und den Projekttyp. Die Strukturspalte ist der schnellste Weg, zwei Vorlagen zu unterscheiden — sie liest sich als „2 Phasen · 4 Listen", sodass eine halb fertige Kopie nicht wie das Original aussieht. Eine Vorlage ohne Phasen zeigt „Keine Phasen · 3 Listen", da eine einfache Checkliste eine völlig gültige Vorlage ist und eine Null so wirken würde, als fehle etwas.

Die Suche filtert die Liste nach Vorlagenname.

Was eine Vorlage beschreibt

Eine Vorlage ist ein kleiner Baum:

• Das Projekt — sein Name und sein Typ (Festpreis, Zeit und Material, Nicht fakturierbar oder Intern).
• Phasen — die Abschnitte, die die Arbeit der Reihe nach durchläuft. Jede Phase wird in Flowtly zu einem Unterprojekt, so wie Phasen bereits bei manuell erstellten Projekten funktionieren.
• Aufgabenlisten — benannte Aufgabengruppen, die dem Projekt oder einer beliebigen Phase zugeordnet sind. Aufgaben, die keiner benannten Liste zugeordnet sind, landen in der Standardliste des Projekts.
• Aufgaben — die einzelnen Arbeitselemente.

So funktionieren die Daten

Eine Vorlage speichert keine Kalenderdaten. Alles wird als Anzahl von Tagen relativ zum Startdatum gespeichert, das Sie beim Erstellen des Projekts wählen.

Zwei Zahlen beschreiben jede Phase und jede Aufgabe:

• Startversatz — wie viele Tage nach dem Projektstart das Element beginnt. Ein Versatz von 0 bedeutet, es beginnt am ersten Tag, zusammen mit dem Projekt.
• Dauer — wie viele Tage es dauert. Dauern sind inklusiv: Etwas, das an Tag 1 mit einer Dauer von 5 beginnt, läuft von Tag 1 bis Tag 5 und endet am Ende von Tag 5.

Eine Vorlage beschreibt also: „Kickoff dauert eine Woche, Build beginnt drei Wochen später und läuft zwei Monate", und die Wahl des 1. September als Startdatum überführt das in echte Daten. Dieselbe Vorlage im März ergibt Märzdaten.

Eine Vorlage erstellen

Neue Vorlage in der Vorlagenliste öffnet den Editor. Oben steht der eigene Name der Vorlage, links der Überblick und rechts die Eigenschaften des ausgewählten Elements.

Der Überblick ist der Baum selbst: das Projekt oben, dann seine Phasen, deren Aufgabenlisten und die darin enthaltenen Aufgaben. Wählen Sie eine Zeile aus, und der rechte Bereich bearbeitet diese Zeile — den Namen und Typ des Projekts, den Namen einer Phase, ihre Reihenfolge, den Startversatz und die Dauer, den Titel einer Aufgabe und ihre Daten. Wenn Sie einen Startversatz und eine Dauer festlegen, teilt Ihnen der Bereich mit, an welchem Tag das Element endet.

Das Hinzufügen folgt Ihrer Auswahl, sodass ein neues Element dort landet, wo Sie gerade hinsehen:

• Phase fügt dem Projekt eine Phase hinzu.
• Liste in dieser Phase fügt der ausgewählten Phase eine Aufgabenliste hinzu. Wenn das Projekt ausgewählt ist, wird die Liste dem Projekt selbst hinzugefügt.
• Aufgabe in dieser Liste fügt der ausgewählten Liste eine Aufgabe hinzu.

Phasen können nach oben und unten verschoben werden, und jede Zeile kann entfernt werden. Nichts wird gespeichert, bis Sie Speichern wählen. Wenn etwas in der Struktur nicht zulässig ist — z. B. eine Dauer unter einem Tag — erscheint die Meldung am verursachenden Feld und nicht als einzige Warnung für die gesamte Vorlage.

Ein Projekt aus einer Vorlage erstellen

Vorlagen sind kein separater Weg, ein Projekt zu starten. Das Erstellen eines neuen Projekts öffnet einen Dialog mit zwei Reitern — Leer und Aus einer Vorlage — weil es dieselbe Absicht mit unterschiedlichem Ausgangsmaterial ist.

Auf dem Reiter Aus einer Vorlage geben Sie Flowtly drei Dinge:

• Welche Vorlage verwendet werden soll.
• Das Startdatum — jeder Versatz in der Vorlage wird von diesem Tag aus gezählt.
• Einen Namen für das neue Projekt. Lassen Sie das Feld leer, um den Namen der Vorlage zu verwenden.

Neben dem Formular zeigt eine Vorschau den Baum, den Sie gerade erstellen werden, mit echten Daten bei jeder Phase und Aufgabe sowie eine zusammenfassende Zeile: wie viele Projekte, Listen und Aufgaben es insgesamt sind. Ändern Sie das Startdatum, und die Vorschau aktualisiert die Daten, sodass Sie die Struktur vor der Bestätigung gegen den Kalender prüfen können. Das lohnt sich zu lesen, da es danach keinen Bestätigungsschritt gibt und kein einmaliges Rückgängigmachen.

Wenn Sie das Erstellen bestätigen, werden das Projekt, alle seine Phasen, deren Aufgabenlisten und Aufgaben in einem Schritt geschrieben, und Sie werden zum neuen Projekt weitergeleitet. Wenn zwischendurch etwas schiefläuft, wird nichts erstellt — Sie erhalten nie ein halbes Projekt zum Aufräumen.

Denken Sie daran, dass eine Phase ein Unterprojekt ist, sodass eine Vorlage mit drei Phasen vier Projekte erstellt: das benannte und seine drei Kinder. Die Zusammenfassung der Vorschau zählt sie auf diese Weise.

Was eine Vorlage nicht überträgt

Absichtlich enthält eine Vorlage niemals:

• Einen Kunden. Legen Sie ihn danach am neuen Projekt fest, wie bei jedem anderen Projekt.
• Teammitglieder oder Sätze. Fügen Sie Personen dem neuen Projekt wie gewohnt hinzu.
• Budgets, Rechnungen oder erfasste Zeit. Nichts Finanzielles wird kopiert, sodass die Verwendung einer Vorlage niemals Geld verschieben oder einen Bericht verändern kann.

Das macht eine Vorlage sicher für die Wiederverwendung bei verschiedenen Kunden: Es ist eine Struktur, keine Kopie eines früheren Projekts.

Eine Vorlage bearbeiten

Das Bearbeiten einer Vorlage ändert nur das, was als Nächstes passiert. Projekte, die Sie bereits daraus erstellt haben, sind gewöhnliche Projekte und werden nie verändert — sie passen sich nicht neu an, wenn die Vorlage geändert wird.

Das bedeutet auch, dass das Beheben eines Fehlers in einer Vorlage ihn nicht in den bereits daraus erstellten Projekten behebt. Diese korrigieren Sie einzeln.

Anwendungsbeispiele

• Ein wiederholbares Kundenprojekt. Ein Onboarding, das immer durch Discovery, Einrichtung, Migration und Übergabe läuft — einmal beschrieben, gestartet an welchem Datum auch immer der neue Kunde unterzeichnet.
• Ein interner Prozess mit festem Rhythmus. Ein vierteljährliches Audit oder ein Release-Zyklus, dessen Phasen immer denselben Abstand zueinander haben.
• Eine Standardcheckliste. Eine kurze Vorlage ohne Phasen, nur mit einer Aufgabenliste, damit zu Projektbeginn nichts vergessen wird.