Flowtly Assistant

Flowtly Assistant ist ein Chat, in dem Sie in einfacher Sprache nach den Flowtly-Daten Ihrer Organisation fragen und ihn bitten, Dinge für Sie zu erledigen, etwa Arbeitszeit zu erfassen oder einen Vertrag anzulegen. Er läuft in einem eigenen Fenster unter assistant.flowtly.eu, angemeldet mit Ihrem gewöhnlichen Flowtly-Konto, und arbeitet nur mit der Organisation, bei der Sie sich angemeldet haben.

Er ist keine getrennte Kopie Ihrer Daten. Jede Antwort wird aus Ihrem aktuellen Workspace gelesen, und jede Änderung, die er vornimmt, geschieht in Ihrem Workspace, unter Ihrem eigenen Namen und mit Ihren eigenen Berechtigungen.

Öffnen

• Aus dem Workspace: Ein Organisationsadministrator findet im Kontomenü Flowtly Assistant öffnen. Der Assistent öffnet sich in einem neuen Browser-Tab, bereits bei derselben Organisation angemeldet. Öffnet sich nichts, hat Ihr Browser das Fenster blockiert: Erlauben Sie Pop-ups für Flowtly und versuchen Sie es erneut.
• Direkt: Rufen Sie assistant.flowtly.eu auf und melden Sie sich mit Ihrer Flowtly-E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an oder mit Google. Die Mehrfaktor-Authentifizierung funktioniert wie im Workspace.

Fragen stellen

Tippen Sie in das Feld unten und drücken Sie Senden. Fragen Sie so, wie Sie eine Kollegin oder einen Kollegen fragen würden, zum Beispiel Welche Rechnungen sind überfällig? oder Wie viel Urlaub hat Anna noch?

Wenn ein Chat sich öffnet, beginnt der Assistent mit einer kurzen Zusammenfassung Ihres Workspace. Sie können das unter Begrüßung im Einstellungsmenü abschalten.

Die Auswahl Agent über dem Chat bestimmt, wer antwortet. Automatisch wählt für Sie. Die anderen Optionen sind Spezialisten für einen Bereich, etwa Buchhaltung, Finanzen, Personalwesen, Projekte, Recruiting oder die Einrichtung einer Organisation. Sie sehen nur die Spezialisten, die Ihre Flowtly-Rollen erlauben, und ein Administrator sieht alle.

Ihn bitten, etwas zu erledigen

Der Assistent kann auch Änderungen vornehmen: Ihre Arbeitszeit erfassen, einen Vertrag anlegen, eine Eingangsrechnung genehmigen oder ablehnen, einen Kandidaten hinzufügen und, für einen Administrator, eine Organisation einrichten und Personen einladen. Was er darf, ist durch Ihre Flowtly-Berechtigungen begrenzt. Er kann nichts tun, was Sie im Workspace nicht selbst tun könnten.

Nichts wird geschrieben, bevor Sie bestätigen. Vor einer Änderung zeigt der Assistent, was er tun will, mit den Details, die er verstanden hat, und wartet. Klicken Sie auf Bestätigen, um fortzufahren, oder auf Abbrechen, um es zu verwerfen; auch die Eingabe von ja oder nein funktioniert. Schwer rückgängig zu machende Aktionen, etwa das Löschen eines Datensatzes, verlangen eine zweite Bestätigung. Sobald die Änderung vorgenommen ist, sagt die Antwort es.

Manche Spezialisten beantworten nur Fragen und ändern nie Daten. Der CFO-Berater ist einer davon.

Chats bleiben erhalten

Ihre Chats werden gespeichert und im Seitenbereich unter Heute, Gestern und Früher aufgelistet, sodass Sie später zu einem zurückkehren können. Ein Chat wird nach dem Beginn seiner ersten Nachricht benannt, und Sie können ihn umbenennen oder löschen. Neuer Chat startet einen frischen.

Ein langer Chat wird ungenauer. Wird einer lang, schlägt der Assistent vor, einen neuen Chat zu beginnen.

Einstellungen

Das Einstellungsmenü enthält die Sprache (Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch oder Polnisch), das helle oder dunkle Design, die Textgröße und den Demo- / Datenschutzmodus, der die Workspace-Zusammenfassung und Problemmeldungen abschaltet, zum Beispiel während Sie Ihren Bildschirm teilen. Problem melden sendet einen Screenshot und eine Beschreibung an den Flowtly-Support.

Beispielhafte Anwendungsfälle

• Fragen, welche Rechnungen diesen Monat noch unbezahlt sind, ohne die Rechnungsliste zu öffnen.
• Die gestrigen Stunden auf einem Projekt erfassen, indem Sie sie in einem Satz beschreiben, und dann bestätigen.
• Einen neuen Lieferantenvertrag anhand von Name, Betrag und Datum anlegen und die Details vor dem Bestätigen prüfen.
• Als Administrator in einem Gespräch eine neue Organisation einrichten und die ersten Kolleginnen und Kollegen einladen.
• Fragen, wie viele Urlaubstage ein Teammitglied noch hat.