KI-Tools verbinden (Claude, ChatGPT)

Sie können einen KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT mit Ihrer Flowtly-Organisation verbinden und ihm in natürlicher Sprache Fragen zu Ihren Daten stellen. Anstatt Flowtly zu öffnen und zum richtigen Bildschirm zu navigieren, können Sie Ihren Assistenten Dinge fragen wie „Wie hoch ist die Gesamtsumme unserer überfälligen Rechnungen in diesem Monat?" oder „Zeige die Transaktionen dieses Quartals für unser Hauptbankkonto" und erhalten eine Antwort direkt aus Ihren aktuellen Flowtly-Daten.

Die Verbindung kann Ihre Daten lesen und eine ausgewählte Reihe von Aktionen ausführen. Sie kann zum Beispiel Lieferanten, Kunden, Verträge, Bankkonten, Kostengruppen und Ausgangsrechnungen anlegen oder aktualisieren und die Rechnungen, die Sie erhalten, korrigieren oder löschen; Arbeitszeit erfassen und Aufgaben anlegen oder aktualisieren; den Satz festlegen, zu dem ein Projekt abrechnet; Abwesenheiten erfassen, genehmigen oder stornieren; Ressourcen buchen; Tags und Tag-Kategorien anlegen, eine geleerte Tag-Gruppe löschen und die Standard-Rechnungs-Tags eines Geschäftspartners festlegen; einen Vertriebs-Prospect oder Deal abschließen; das Logo oder Banner Ihrer Organisation hochladen; und eine Kollegin oder einen Kollegen onboarden — hinzufügen, zur Anmeldung einladen und den Zugriff festlegen. Das sind Beispiele, nicht die vollständige Liste, und mit der Zeit kommen Aktionen hinzu: Ob etwas möglich ist, fragen Sie Ihren Assistenten, der jede Aktion sieht, die Ihre Verbindung anbietet. Sie tut nie mehr, als Ihre eigenen Flowtly-Berechtigungen ohnehin erlauben, und jede Aktion ist ein bestimmtes, benanntes Werkzeug — nie eine freie „Mach alles"-Fähigkeit. Sie basiert auf dem Model Context Protocol (MCP), dem offenen Standard, mit dem KI-Tools sich mit externen Datenquellen verbinden.

Was Sie benötigen

Ein Flowtly-Konto mit Zugriff auf mindestens eine Organisation.
Ein KI-Tool, das benutzerdefinierte MCP-Konnektoren unterstützt (zum Beispiel Claude, ChatGPT oder Gemini Enterprise in einem Tarif, der das Hinzufügen von Konnektoren erlaubt).
Die Adresse des Flowtly-Konnektors: https://mcp.flowtly.eu

So stellen Sie die Verbindung her

Sie richten dies einmal ein, und es dauert etwa eine Minute.

In Claude:

Öffnen Sie Einstellungen → Konnektoren (in einem Tarif, der benutzerdefinierte Konnektoren erlaubt).
Klicken Sie auf Benutzerdefinierten Konnektor hinzufügen.
Fügen Sie die Flowtly-Adresse https://mcp.flowtly.eu ein und bestätigen Sie.
Klicken Sie neben dem neuen Flowtly-Konnektor auf Verbinden. Ein Flowtly-Anmeldefenster öffnet sich.

In ChatGPT:

Öffnen Sie die Einstellungen für Konnektoren/Integrationen und wählen Sie Konnektor hinzufügen (einen MCP-Server).
Fügen Sie https://mcp.flowtly.eu als Serveradresse ein und fahren Sie fort.
Wählen Sie bei der Aufforderung das Anmelden / Autorisieren.

In Claude Code (Befehlszeile):

Führen Sie aus: claude mcp add --transport http flowtly https://mcp.flowtly.eu/mcp
Wählen Sie in Claude Code Authenticate (Authentifizieren) für den neuen Flowtly-Server; ein Browserfenster öffnet sich.

In jedem anderen MCP-Tool (einschließlich Gemini Enterprise):

Suchen Sie die Stelle, an der Ihr Tool einen benutzerdefinierten MCP-Server oder benutzerdefinierten Konnektor hinzufügt. In Gemini Enterprise ist das die Google-Workspace-Admin-Konsole.
Geben Sie die Adresse https://mcp.flowtly.eu an. Für die meisten Tools ist das die einzige benötigte Angabe — Flowtly registriert Ihr Tool automatisch, es gibt also nichts bei uns anzufordern und keinen Schlüssel zu beschaffen.
Verlangt Ihr Tool mehr als eine Adresse, handelt es sich um eine Standard-OAuth-Einrichtung, und dies sind die Werte:
- Registrierung: https://mcp.flowtly.eu/oauth/register
- Autorisierung: https://mcp.flowtly.eu/oauth/authorize
- Token: https://mcp.flowtly.eu/oauth/token
- PKCE-Methode: S256 (erforderlich)
- Client-Secret: keines — Flowtly-Konnektoren sind öffentliche Clients
Fahren Sie mit dem Anmeldeschritt unten fort.

Zeigt Ihr Tool Ihnen eine Client-ID, kopieren Sie sie in einem Stück. Sie ist eine einzige lange Zeile ohne Leerzeichen, und manche Admin-Formulare brechen sie beim Einfügen um, wodurch die Verbindung fehlschlägt. Schlägt eine Verbindung direkt nach dem Einfügen fehl, löschen Sie den Wert und fügen Sie ihn erneut ein, statt anzunehmen, die Einrichtung sei falsch.

Danach gilt für alle Tools dasselbe:

Melden Sie sich bei Flowtly an im geöffneten Fenster — mit Ihrer üblichen E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort, genau wie in der Web-App. Wenn Sie bereits angemeldet sind, wird dieser Schritt übersprungen.
Es erscheint ein Zustimmungsfenster, das angibt, dass der Assistent auf Ihre Flowtly-Daten zugreifen möchte, und das genau zeigt, was angefordert wird. Wählen Sie die Organisation, die Sie verbinden möchten, und klicken Sie dann auf Genehmigen (oder Ablehnen, um abzubrechen).
Sie kehren zu Ihrem KI-Tool zurück. Der Flowtly-Konnektor ist nun aktiv, und Sie können Fragen zu dieser Organisation stellen.

Jede Verbindung arbeitet jeweils in einer Organisation, zunächst in der, die Sie ausgewählt haben. Wenn Sie mit mehreren Organisationen arbeiten, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können den Assistenten bitten, die Verbindung zu einer anderen Organisation zu wechseln, in der Sie Mitglied sind; eine zweite Anmeldung ist nicht nötig, und Ihre eigenen Berechtigungen in dieser Organisation gelten. Oder Sie wiederholen die Schritte und wählen jedes Mal eine andere Organisation: Die Verbindungen bestehen nebeneinander, und eine Aktion in der einen blockiert oder meldet nie eine andere ab. In jedem Fall nennt jede Aktion die Organisation, für die sie gedacht ist, und wird abgelehnt, wenn dies nicht die Organisation ist, in der die Verbindung gerade arbeitet. Auch eine Frage kann ihre Organisation nennen und wird dann auf dieselbe Weise abgelehnt, sodass eine Antwort nie aus einer Organisation stammt, zu der die Verbindung inzwischen gewechselt ist. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie den Assistenten, in welcher Organisation er arbeitet.

Wie das in der Praxis aussieht

Nach dem Verbinden chatten Sie einfach ganz normal. Sie tippen zum Beispiel:

Wie viel haben wir diesen Monat noch an Rechnungen offen?

Der Assistent erkennt, dass dies eine Flowtly-Frage ist, liest die Rechnungsdaten Ihrer verbundenen Organisation und antwortet mit der Zahl — zum Beispiel „Sie haben diesen Monat 4 unbezahlte Rechnungen über insgesamt 18.200 zł" — aus Ihren aktuellen Daten. Sie haben Flowtly nicht geöffnet, keinen Bericht ausgeführt und nichts exportiert; Sie haben eine Frage gestellt und eine Antwort erhalten. Sie können in derselben Unterhaltung weitere Fragen stellen („welche davon sind überfällig?").

Was Sie fragen können

Nach dem Verbinden kann Ihr Assistent die Teile Ihrer Organisation lesen, die Sie bereits in Flowtly sehen, darunter:

Transaktionen — Salden, jüngste Bewegungen, Ausgaben bei einem bestimmten Geschäftspartner über einen Zeitraum.
Rechnungen — offene Beträge, was bezahlt oder eingegangen ist, Summen nach Status.
Verträge und ihre Zahlungspläne.
Geschäftspartner, Lieferanten, Bankkonten, Kostengruppen und zugehörige Stammdaten.
Budgets — die GuV nach Tags bis hinunter zu jeder Zeile hinter einer Zahl. Zu jeder Zeile kann der Assistent die Banktransaktion nennen, die dahintersteht, sofern es eine gibt, und sagen, warum sie im Budget zählt: dem Budget direkt zugeordnet oder über ihren Geschäftspartner, ihr Projekt oder einen ihrer Tags einbezogen. Lässt sich der Grund nicht bestimmen, zum Beispiel bei Personalkostenzeilen, sagt er das, statt zu raten.
Ressourcenplanung — der Plan im Vergleich zu den tatsächlich erfassten Stunden, pro Person und Woche; wer in einem Zeitraum auf der Bank sitzt; was für die Zukunft gebucht ist; und die offenen Personalanfragen samt dem, was zu früheren bereits entschieden wurde. Soweit Ihr Zugriff es erlaubt, können auch die Erlös-, Kosten- und Margenzahlen hinter dem Plan abgerufen werden. Fragen zur Ressourcenplanung benötigen das Modul Ressourcenplanung in Ihrem Abonnement.
Arbeitszeitpläne — die Arbeitszeitmodelle, die Ihre Organisation definiert, welche davon an einem bestimmten Datum gelten und wer jedem zugewiesen ist.
Personalwesen — offene Einstellungsanfragen und die dafür vorgeschlagenen Kandidaten.

Fragen zu einem Zeitraum benötigen ein Start- und ein Enddatum — geben Sie an, welchen Zeitraum Sie meinen, z. B. „zwischen dem 1. April und dem 30. Juni" oder „für Juli". Der Assistent liest diese Informationen; Buchungen, Zeitpläne und Einstellungsanfragen selbst werden weiterhin in Flowtly vorgenommen und geändert.

Nützliche Fragen zum Ausprobieren:

„Wie viel haben wir letztes Quartal bei [Geschäftspartner] ausgegeben?"
„Liste unsere überfälligen Rechnungen auf."
„Wie hoch ist der Saldo unseres Hauptkontos und welche sind die letzten fünf Transaktionen?"
„Wer sitzt im September auf der Bank?”
„Haben zwischen dem 1. Juli und dem 30. September die Planstunden gehalten — Soll- versus Ist-Stunden pro Person?”
„Welche Personalanfragen sind noch offen, und wurde für etwas davon früher schon angefragt und abgelehnt?”

Der Assistent gibt ausschließlich Zahlen zurück, die in Flowtly existieren, und jede Antwort basiert auf Ihren echten, aktuellen Daten für die verbundene Organisation.

Gespeicherte Dokumente und Bilder lesen

Ein verbundener Assistent kann die in Flowtly gespeicherten Dateien lesen, nicht nur die Datensätze drumherum, und zwar mit demselben Zugriff, den Sie zum Herunterladen haben.

PDFs. Er liest den Text eines gespeicherten PDFs Seite für Seite, zum Beispiel um eine Rechnungsnummer, den Käufer, eine Steuernummer oder die Beträge herauszusuchen. Das funktioniert bei PDFs, die Text enthalten. Ein gescanntes PDF hat keinen Text, den man lesen könnte, und der Assistent sagt das, statt nichts zurückzugeben; Flowtly führt darauf keine Texterkennung aus. Ein langes Dokument wird bis zu einer Grenze gelesen, und der Assistent erfährt, wenn der Text gekürzt wurde. Es wird immer nur ein PDF gelesen; wird gerade ein anderes gelesen, wird der Assistent gebeten, es einen Moment später erneut zu versuchen.
Bilder. Er kann ein gespeichertes PNG-, JPEG- oder WebP-Bild bis 3 MB ansehen. Jeder andere Dateityp und jedes größere Bild wird abgelehnt.

Aus einem Dokument gelesener Text gilt als Inhalt des Dokuments, niemals als Anweisung an den Assistenten. Das Lesen einer Datei ändert nichts in Flowtly.

Kollegen einrichten

Jemandem Zugang zu geben besteht aus drei Schritten — ein verbundener Assistent kann alle davon durchführen, ohne dass du Flowtly öffnen musst:

Person anlegen. Der Assistent erstellt den Mitarbeiterdatensatz.
Zur Anmeldung einladen. Der Assistent sendet eine Einladung an die von dir angegebene E-Mail-Adresse, und Flowtly schickt der Person eine Einladungs-E-Mail — in der für deine Organisation konfigurierten Benutzeroberflächen-Sprache. Die Einladung bleibt ausstehend, bis die Person sie öffnet und ihre eigene Anmeldung einrichtet; der Assistent kann kein Passwort festlegen und sich nicht in ihrem Namen anmelden.
Zugriffsrechte festlegen. Der Assistent weist die Berechtigungsgruppen zu. Gruppen und Personen müssen über ihre Flowtly-ID angegeben werden; ein Gruppenname oder ein anderer Wert, der keine ID ist, wird abgelehnt, und es wird nichts geändert.

Die Einladung und die Berechtigungsgruppen sind voneinander unabhängig — der Zugang kann vor oder nach dem Versand der Einladung gewährt werden. Die beiden sind kein Ersatz füreinander: Jemand, der Berechtigungsgruppen hat, aber nie eingeladen wurde, kann sich nach wie vor nicht anmelden, und jemand, der eingeladen wurde, aber keine Berechtigungsgruppen hat, kann sich anmelden, sieht aber kaum etwas.

Formuliere die Anfrage in natürlicher Sprache, zum Beispiel: „Lege Anna Kowalska als Mitarbeiterin an, lade sie unter anna.kowalska@example.com ein und gib ihr dieselben Berechtigungsgruppen wie dem Rest des Lieferteams." Das Einladen erfordert dieselbe Berechtigung wie das Verwalten von Personen in Flowtly. Wenn eine Person bereits eine Anmeldung hat, ändert die Aufforderung zum Einladen nichts — der Assistent teilt mit, dass bereits eine Anmeldung besteht, anstatt eine zweite E-Mail zu senden.

Für dieselben Schritte direkt in Flowtly, siehe die Seiten Invite your team, Creating a New Employee und Permission groups.

Einen Prospect oder Deal abschließen

Ein verbundener Assistent kann Vertriebsvorgänge nicht nur erfassen, sondern auch abschließen. Er kann einen Prospect schließen, den Sie nicht gewonnen haben, einen Deal als gewonnen oder verloren schließen und beide anschließend wieder öffnen.

Beim Schließen als verloren wird ein Grund benötigt, der aus der festen Liste Ihrer Organisation ausgewählt wird — kein Freitext. Das ist es, was verlorene Vorgänge am Quartalsende zählbar macht. Optional kann eine Notiz hinzugefügt werden. Formulieren Sie die Anfrage in natürlicher Sprache, zum Beispiel „Schließe den Acme-Prospect als verloren — sie haben sich für einen Mitbewerber entschieden", und der Assistent ordnet Ihre Aussage einem Eintrag in der Liste zu. Ein Grund, der nicht auf der Liste steht, wird abgelehnt und nicht in der angegebenen Form gespeichert.

Zwei Dinge sollten Sie vorher wissen:

Abschließen ist ein eigener Schritt, kein Bearbeiten. Ein Prospect oder Deal wird durch eine dedizierte Abschluss-Aktion geschlossen — nicht durch das Bearbeiten eines Statusfelds im Datensatz — daher bitten Sie darum, ihn zu schließen, nicht darum, seinen Status zu ändern.
Verloren ist nicht dasselbe wie Nicht kontaktieren. „Nicht kontaktieren" ist eine Unterdrückungsanfrage und sperrt jegliches weitere Erfassen beim Unternehmen. Als verloren schließen erfasst lediglich, dass diese konkrete Chance nicht zustande gekommen ist, und lässt Sie frei, das Unternehmen später erneut anzusprechen.

Das Wiederöffnen verhält sich für Prospects und Deals unterschiedlich — das sollten Sie vorher wissen. Ein wieder geöffneter Prospect wird genau an dem Trichter-Schritt fortgesetzt, den er hatte. Ein wieder geöffneter Deal kehrt zur ersten Stufe der Pipeline zurück — nicht zur Stufe, auf der er beim Abschließen war — und Sie verschieben ihn selbst weiter.

Den Abrechnungssatz eines Projekts festlegen

Ein verbundener Assistent kann den Satz festlegen, zu dem ein Projekt abrechnet, statt nur den Betrag einer einzelnen Buchung zu überschreiben. Eine überschriebene Buchung behält den festen Betrag, den sie erhalten hat, und folgt dem Satz des Projekts nicht mehr, sodass spätere Satzänderungen an ihr vorbeigehen.

Ein Satz ist entweder ein fester Betrag oder ein Satz pro Einheit, etwa pro m², und gilt immer ab einem Datum. Eine Satzänderung wird als neuer Satz ab dem Datum erfasst, an dem sie beginnt, nicht durch Bearbeiten des alten, sodass der frühere Satz für den Zeitraum davor weiter gilt. Fragen Sie in normaler Sprache, zum Beispiel „Rechne das Projekt Riverside ab dem 1. November mit 4,20 EUR pro m² ab".

Eine Anweisung kann mehrere Zeilen ändern. Ein Satz, der für das Projekt als Ganzes festgelegt wird, ohne ein bestimmtes Objekt zu nennen, wird auf jede passende Regel im Projekt übertragen. Danach sehen Sie denselben Satz an mehreren Stellen; das ist so beabsichtigt und kein Fehler, den es zu korrigieren gilt. Ein Satz, der für ein genanntes Objekt festgelegt wird, ändert nur dieses Objekt.

Den Satz eines Projekts festzulegen erfordert die Berechtigung, Projekte zu verwalten. Eine neue Art von Satz hinzuzufügen, etwa einen ersten Satz pro m², erfordert zusätzlich die Berechtigung, Attribute zu verwalten.

Eine Aufteilungsregel für Kosten prüfen und korrigieren

Die Kaskadenfüllung auf einer Lieferantenrechnung folgt einer Aufteilungsregel: einer benannten Paarung aus dem Asset-Attribut, das den Anteil jedes Gebäudes festlegt, und dem Projektattribut, das diesen Anteil auf die Mieter des Gebäudes verteilt, optional mit den Attributen, die die Fläche einer Einheit und die Gemeinschaftsfläche enthalten. Ein verbundener Assistent kann die Aufteilungsregeln Ihrer Organisation auflisten und die Attribute, die jede von ihnen verwendet, mit Namen anzeigen, und er kann eine Regel korrigieren, deren Attribute falsch sind oder fehlen.

Fragen Sie in einfachen Worten, zum Beispiel „Welche Attribute verwendet die Regel Ochrona × Powierzchnia?" oder „Ändere das Mieterattribut der Aufteilungsregel für Sicherheit auf Powierzchnia". Der Assistent ändert jeweils eine Regel. Er kann keine Aufteilungsregel anlegen und auch keine löschen.

Das Lesen der Aufteilungsregeln erfordert die Berechtigung, Transaktionen zu verwalten, Projekte zu verwalten oder die Berechtigung Buchhaltung (Ansicht). Das Ändern einer Regel erfordert die Berechtigung, die Benutzer der Organisation zu verwalten. Wie eine Regel eine Rechnung aufteilt, steht unter Kosten nach Attribut auf Projekte aufteilen.

Optima-Kürzel aus der Liste Ihres Buchhaltungsbüros importieren

Wenn Ihr Buchhaltungsbüro mit Comarch Optima arbeitet, kann ein verbundener Assistent die Optima-Kürzel Ihrer Geschäftspartner anhand der Geschäftspartnerliste ausfüllen, die das Büro Ihnen schickt. Er erledigt dieselbe Aufgabe wie der Dialog Optima-Kürzel importieren in der Geschäftspartnerliste, in zwei getrennten Schritten.

Zuerst die Datei prüfen. Geben Sie dem Assistenten die Geschäftspartnerliste als .xlsx-, .ods- oder .csv-Datei. Das ältere .xls-Format wird abgelehnt: Speichern Sie die Liste in einem der drei unterstützten Formate und versuchen Sie es erneut. Der Assistent ordnet jede Zeile anhand der NIP (Steuernummer) einem Geschäftspartner zu und zeigt Ihnen, was gesetzt würde. Dieser Schritt ändert nichts in Flowtly.
Bestätigen und anwenden. Sobald Sie die Zuordnungen geprüft und dem Assistenten gesagt haben, welche er übernehmen soll, speichert er diese Kürzel bei den Geschäftspartnern.

Beim Speichern der Kürzel gelten zwei Schutzmechanismen:

Ein von Ihnen selbst eingegebenes Kürzel wird nie überschrieben. Es werden nur Geschäftspartner ohne von Hand eingegebenes Kürzel befüllt.
Ein Kürzel, das bereits ein anderer Geschäftspartner trägt, wird übersprungen. Die Zeile wird ausgelassen, statt ein Duplikat zu erzeugen.

Beide Schritte erfordern die Berechtigung, Transaktionen in Ihrer Organisation zu verwalten. Fragen Sie in einfachen Worten, zum Beispiel „Hier ist die Geschäftspartnerliste unseres Steuerberaters - prüfe, welche unserer Geschäftspartner dazu passen, und ändere noch nichts", und danach „Wende die Zuordnungen an, außer den letzten beiden".

Kürzel sind wichtig, weil der Comarch-Optima-Export ein Dokument auslässt, dessen Geschäftspartner keines hat; siehe Buchhaltungsexporte.

Tag-Gruppen und die Standard-Tags eines Geschäftspartners

Ein verbundener Assistent kann eine Rechnungs-Tag-Gruppe löschen, sobald sie keine Tags mehr enthält. Eine Gruppe, die noch Tags enthält, wird abgelehnt; entfernen Sie also zuerst ihre Tags. Zum Löschen einer Gruppe ist die Berechtigung zum Verwalten von Tags nötig.

Er kann außerdem die Standard-Rechnungs-Tags eines Geschäftspartners festlegen, also die Tags, die den eingehenden Rechnungen dieses Geschäftspartners hinzugefügt werden, oder sie leeren. Das sind nicht die Tags am Geschäftspartner selbst, sagen Sie also, welche Sie meinen, zum Beispiel „Versehen Sie jede eingehende Rechnung von Acme standardmäßig mit dem Tag Bürokosten". Das Festlegen ändert nichts sonst am Geschäftspartner.

Eine Verkaufsrechnung nummerieren

Wenn der Assistent eine Verkaufsrechnung erstellt, vergibt Flowtly ihr die nächste Nummer ihrer Reihe für das Verkaufsdatum. Fordern Sie eine bestimmte Nummer nur an, wenn die Rechnung eine solche tragen muss.

Eine Korrekturrechnung erstellen

Ein verbundener Assistent kann eine Korrektur zu einer Verkaufsrechnung erstellen. Eine Korrektur ist immer mit der Rechnung verknüpft, die sie korrigiert; diese Verknüpfung bewirkt, dass die ursprünglichen Positionen im Dokument unter vor der Korrektur und die korrigierten Positionen unter nach der Korrektur stehen und dass die ursprünglichen Positionen als Zustand vor der Korrektur an KSeF gehen.

Beachten Sie, wie die korrigierten Positionen gelesen werden:

Sie beschreiben die gesamte Rechnung nach der Korrektur, nicht nur die Positionen, die sich ändern. Eine Position der ursprünglichen Rechnung, die in der Korrektur fehlt, gilt als entfernt.
Ein negativer Gesamtbetrag macht sie zur Gutschrift; ihre Positionen sind dann die Differenzen und nicht die vollständige korrigierte Rechnung.
Verweist eine korrigierte Position auf eine Position der ursprünglichen Rechnung, ändert das keinen Betrag. Die Abschnitte vor und nach der Korrektur sind immer die vollständigen Positionen der ursprünglichen Rechnung und der Korrektur.

Korrekturart. KSeF reicht jede Korrektur mit einer von drei Arten ein, und der Assistent kann sie beim Erstellen oder Bearbeiten der Korrektur oder beim Senden festlegen:

1 - die Korrektur wird im Abrechnungszeitraum der korrigierten Rechnung berücksichtigt;
2 - sie wird in dem Zeitraum berücksichtigt, in dem die Korrektur ausgestellt wird;
3 - ein anderer Zeitraum.

Jeder andere Wert wird abgelehnt. Beim Senden gilt die auf der Korrektur gespeicherte Art, sofern beim Senden keine andere angegeben wird; ist keine festgelegt, wird sie als Art 1 eingereicht. Fragen Sie in einfachen Worten, zum Beispiel „Erstelle eine Korrektur zu FV/10/2026, die die Beratungsposition auf 8 Stunden senkt, eingereicht als Art 2“.

Eine Korrektur prüfen, bevor sie an KSeF geht

Das Senden einer Korrekturrechnung an KSeF lässt sich nicht rückgängig machen, deshalb kann ein verbundener Assistent die Korrektur vorher prüfen. Die Prüfung zeigt:

die Positionen genau so, wie KSeF sie erhalten würde: zuerst die ursprünglichen Positionen, als „vor der Korrektur“ gekennzeichnet, dann die korrigierten Positionen;
die Summen vor und nach der Korrektur und die Differenz dazwischen sowie ob die Korrektur den korrigierten Gesamtbetrag oder nur die Differenz angibt;
die Korrekturart, mit der sie eingereicht wird: die auf der Korrektur festgelegte Art oder Art 1, wenn keine festgelegt ist;
die KSeF-Nummer der zu korrigierenden Rechnung und den Grund der Korrektur;
alles, was den Versand verhindern würde, etwa eine nicht verbundene E-Rechnung für Ihre Organisation, eine fehlende KSeF-Nummer auf der ursprünglichen Rechnung oder ein fehlender Korrekturgrund, und ob die Korrektur versandbereit ist.

Die Prüfung sendet nichts an KSeF und ändert nichts in Flowtly. Manche Probleme zeigen sich erst, wenn ein früheres behoben ist, führen Sie die Prüfung daher nach jeder Behebung erneut aus. Fragen Sie in einfachen Worten, zum Beispiel „Prüfe die Korrektur FK/11/2026, bevor wir sie an KSeF senden“, und sobald sie bereit ist, „Sende sie ab“.

Für die Prüfung ist die Berechtigung zum Ansehen von Rechnungen oder die Berechtigung „Buchhaltung ansehen“ nötig. Zu Korrekturen am Bildschirm siehe E-Rechnung.

Sicherheit und Datenschutz

Liest Ihre Daten und kann eine ausgewählte Reihe von Schreibaktionen ausführen. Ein verbundener Assistent kann die Aktionen ausführen, die am Anfang dieses Artikels beschrieben sind — immer über benannte, bestimmte Aktionen und immer begrenzt auf das, was Ihr eigenes Konto darf.
Einige Aktionen reichen über Flowtly hinaus. Das Einladen einer Kollegin oder eines Kollegen sendet eine E-Mail, erreicht also einen Menschen und ändert nicht nur einen Datensatz. Sie steht nur Konten zur Verfügung, die Personen verwalten dürfen, geht an die von Ihnen angegebene Adresse und gewährt von sich aus nichts — die eingeladene Person hat weiterhin nur die Berechtigungsgruppen, die Sie ihr zuweisen. Andere Aktionen benachrichtigen Personen genauso wie in Flowtly, etwa das Erfassen oder Genehmigen einer Abwesenheit oder das Zuweisen einer Aufgabe; wenn Sie vergangene Abwesenheiten oder Aufgaben nachtragen, bitten Sie den Assistenten, die E-Mail wegzulassen. Das Einreichen einer E-Rechnung sendet sie an KSeF, das nationale E-Rechnungssystem Polens.
Löschen fragt zuerst nach. Jede Aktion wird Ihrem KI-Tool gegenüber entweder als lesend oder als datenändernd gekennzeichnet, und jede Aktion, die einen Datensatz löscht oder storniert, wird als unumkehrbar gekennzeichnet, sodass ein Tool, das diese Kennzeichnung beachtet, Sie um Bestätigung bittet, bevor es fortfährt. Ob und wie die Bestätigung erscheint, hängt von Ihrem KI-Tool ab; Flowtly lehnt dennoch jedes Löschen ab, das Ihr eigenes Konto nicht vornehmen darf.
Jeweils eine Organisation. Eine Verbindung arbeitet jeweils in einer Organisation: der, die Sie bei der Zugriffsfreigabe ausgewählt haben, bis Sie den Assistenten bitten, zu wechseln. Sie kann nur zu einer Organisation wechseln, in der Sie Mitglied sind, und erreicht nie eine Organisation, der Sie nicht angehören.
Es gelten Ihre eigenen Berechtigungen. Der Assistent sieht Daten über Ihr Konto und ist daher auf das beschränkt, was Sie in dieser Organisation sehen dürfen.
Sie behalten die Kontrolle. Der Zugriff wird von Ihnen für eine Organisation erteilt, und Sie können den Konnektor jederzeit in Ihrem KI-Tool trennen, um ihn zu widerrufen.

Häufig gestellte Fragen

Ist es sicher, dies einem KI-Tool zu geben? Ja. Die Verbindung arbeitet jeweils in einer Organisation und ist auf die Berechtigungen Ihres eigenen Kontos beschränkt, und sie verwendet dieselbe sichere Anmeldung wie die Flowtly-Web-App. Der Assistent kann Ihre Daten lesen und die ausgewählte Reihe von Aktionen ausführen, die am Anfang dieses Artikels beschrieben ist, aber nur das, was Sie selbst in dieser Organisation dürfen. Einige Aktionen reichen über Flowtly hinaus, etwa das Einladen einer Kollegin oder eines Kollegen, das Erfassen oder Genehmigen einer Abwesenheit oder das Zuweisen einer Aufgabe, die den betroffenen Personen eine E-Mail senden; siehe Sicherheit und Datenschutz oben.

Kann es meine anderen Organisationen sehen? Nur Organisationen, in denen Sie Mitglied sind. Eine Verbindung startet in der Organisation, die Sie bei der Anmeldung auswählen, und Sie können den Assistenten bitten, sie zu einer anderen Organisation zu wechseln, der Sie angehören, oder dafür eine separate Verbindung hinzufügen. Eine Organisation, in der Sie nicht Mitglied sind, ist nie erreichbar.

Wie trenne ich die Verbindung? Entfernen Sie den Flowtly-Konnektor aus Ihrem KI-Tool. Nach dem Entfernen kann er Ihre Flowtly-Daten nicht mehr lesen. Wenn Ihre Anmeldung abläuft oder nicht mehr gültig ist, wird der Konnektor abgewiesen, und Ihr KI-Tool fordert Sie auf, sich erneut anzumelden; es arbeitet nicht stillschweigend mit eingeschränktem Zugriff weiter. Ohne Anmeldung kann ein Tool nur die schreibgeschützten öffentlichen Tools erreichen.

Welche KI-Tools werden unterstützt? Jedes Tool, das benutzerdefinierte MCP-Konnektoren unterstützt — darunter Claude, ChatGPT und Gemini Enterprise in einem Tarif, der dies erlaubt. Es gibt keine separate Flowtly-App, die pro Tool zu installieren wäre, und keine Freigabe anzufordern: Richten Sie den Konnektor auf https://mcp.flowtly.eu und befolgen Sie die obigen Anmeldeschritte. Ein hier nicht genanntes Tool funktioniert genauso, sofern es den offenen Standard unterstützt.

Für Entwickler

Sie bauen eine Integration? Siehe die technische MCP-Referenz — die Tools (tools/list / tools/call) und JSON-RPC-Details des Connectors.

Beispiel-Anwendungsfälle

Überfällige Rechnungen auf Zuruf: Fragen Sie Ihren Assistenten nach den überfälligen Rechnungen dieses Monats und ihren Summen, ohne Flowtly zu öffnen.
Geplant gegenüber erfassten Stunden: Fragen Sie, wer in einem bestimmten Monat nicht verplant ist oder ob die Planung pro Person zu den erfassten Stunden gepasst hat.
Einarbeitung eines Kollegen: Lassen Sie den Assistenten in einer einzigen Anfrage einen Mitarbeiter anlegen, zur Anmeldung einladen und seine Berechtigungsgruppen zuweisen.
Verlorenen Interessenten abschließen: Bitten Sie den Assistenten, einen Interessenten als verloren zu schließen und den Grund aus der Liste Ihrer Organisation zu wählen.
Eine Aufteilungsregel korrigieren: Fragen Sie, welche Attribute eine Kostenaufteilungsregel verwendet, und korrigieren Sie das falsche.
Eine Korrektur erstellen: Bitten Sie den Assistenten, eine ausgestellte Rechnung zu korrigieren und die KSeF-Korrekturart zu wählen, mit der sie eingereicht wird.
Eine Korrektur vor der Einreichung prüfen: Lassen Sie sich vom Assistenten die Summen vor und nach der Korrektur einer Korrekturrechnung zeigen sowie alles, was sie ablehnen würde, bevor sie an KSeF gesendet wird.
Ein gespeichertes Rechnungs-PDF lesen: Fragen Sie den Assistenten nach Rechnungsnummer, Käufer und Beträgen auf einem bereits in Flowtly gespeicherten PDF.
Eine Budgetzahl erklären: Fragen Sie, warum ein bestimmter Zahlungseingang im Budget als Einnahme zählt und von welcher Banktransaktion er stammt.