Kosten nach Attribut auf Projekte aufteilen

Eine Lieferantenrechnung muss oft auf viele Projekte verteilt werden — ein Sicherheitsvertrag für alle Gebäude eines Standorts, eine Reinigungsrechnung für alle Mieter eines Gebäudes. Diese Anteile von Hand einzutragen ist mühsam und gerät aus dem Takt, sobald ein Mieter ein- oder auszieht.

Flowtly kann die Anteile für Sie aus Attributen berechnen: numerischen Eigenschaften, die Sie einmal an Ihren Assets und Projekten erfassen. Die Rechnung wird dann im Verhältnis dieser Zahlen aufgeteilt, und die Beträge ergeben immer die Rechnungssumme.

Die zwei Treiber

Eine Aufteilung wird von Attributwerten bestimmt, nicht von etwas, das auf der Rechnung gespeichert ist. Es gibt zwei Ebenen.

Ein Attribut an Assets — erfasst an Gebäuden, Grundstücken oder anderen Immobilien. Es bestimmt, wie viel der Kosten jedes Asset trägt.
Ein Attribut an Projekten — erfasst an den Projekten, die Sie abrechnen (in der Regel ein Projekt pro Mieter). Es bestimmt, wie der Anteil des Assets auf die Projekte verteilt wird, die darauf liegen.

Ein Attribut gehört zur einen oder zur anderen Ebene. Derselbe Attributname kann zweimal existieren, einmal für Assets und einmal für Projekte; prüfen Sie daher, welches Sie bearbeiten, bevor Sie einen Wert eintragen. Siehe Zwei Attribute mit demselben Namen weiter unten.

Wo die Einstellungen liegen

Die Attributdefinitionen finden Sie unter Attribute. Jede Definition hat einen Namen, einen Typ (verwenden Sie Zahl) und eine Einheit, die neben dem Wert angezeigt wird — m2 für Flächen, % für Prozentwerte.

Der Wert an einem Asset steht am Asset selbst, auf dem Tab Attribute eines Gebäudes oder Grundstücks unter Assets.

Der Wert an einem Projekt steht am Projekt, auf seinem eigenen Tab Attribute unter Projekte.

Einen Wert zu erfassen ist die gesamte Konfiguration — es gibt keinen separaten Zuordnungsbildschirm. Ein Asset oder Projekt ohne Wert für das Attribut nimmt an dieser Aufteilung einfach nicht teil.

Eine Aufteilung auf eine Rechnung anwenden

Öffnen Sie die Lieferantenrechnung und klappen Sie Kategorisierung auf. Über der Liste der Positionen finden Sie die Schaltflächen, die die Aufteilung für Sie ausfüllen:

Nach <Attribut> füllen — eine flache Aufteilung auf Projekte im Verhältnis zu einem Projektattribut.
Nach Kaskade aus <Asset-Attribut> × <Projektattribut> füllen — die unten beschriebene zweistufige Aufteilung.
Nach Zählerverbrauch füllen — eine Aufteilung auf Basis von Zählerständen statt Attributen.
Alle löschen — leert die Aufteilung, damit Sie von vorn beginnen können.

Diese Schaltflächen wirken auf die Aufteilung der gesamten Rechnung. Eine Rechnungszeile mit eigener Projektaufteilung behält sie: Die Füllungen nach Attribut und Kaskade verteilen nur den Nettobetrag, den die Rechnungszeilen übrig lassen, und Alle löschen lässt die Projektzeilen der Rechnungszeilen unberührt. Siehe Eine Rechnungszeile auf Projekte aufteilen in Transaktionsanhänge.

Ein Klick auf eine Schaltfläche schlägt eine Reihe von Positionen mit Beträgen vor. Gespeichert wird erst, wenn Sie die Rechnung speichern; Sie können also eine andere Schaltfläche drücken oder löschen und neu beginnen, ohne Folgen.

So funktioniert die zweistufige Kaskade

Die Kaskade beantwortet die Frage „welches Gebäude, und dann welcher Mieter dieses Gebäudes".

Der Anteil des Assets ist sein Attributwert geteilt durch die Summe dieses Attributs über alle Assets, die es tragen.
Der Anteil des Mieters innerhalb dieses Assets ist der Attributwert des Projekts geteilt durch die Summe desselben Attributs über die Projekte, die auf diesem Asset gebucht sind.
Das Endgewicht ist der Anteil des Assets multipliziert mit dem Anteil des Mieters, und der Nettobetrag der Rechnung wird nach diesen Gewichten aufgeteilt.

Zwei Details, die man kennen sollte, weil sie Ergebnisse erklären, die sonst falsch aussehen:

Welche Mieter teilnehmen, richtet sich nach dem Eingangsdatum der Rechnung. Es werden nur Projekte einbezogen, deren Asset-Buchung an diesem Tag aktiv ist. Ein Mieter, der ausgezogen ist, bevor die Rechnung eintraf, ist nicht in der Aufteilung, und einer, der erst danach eingezogen ist, ebenfalls nicht.
Beträge werden so gerundet, dass die Aufteilung exakt ist. Die letzten Grosze gehen an die größten Bruchteile, sodass die Positionen immer den Nettobetrag der Rechnung ergeben und nicht um einen Grosz darunter liegen.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Ein Standort erfasst Ochrona an seinen Gebäuden als Prozentwert:

Gebäude	Ochrona
Budynek A	23,98 %
Budynek B	23,42 %
Budynek C	34,60 %
Taneczna 18A	5 %
Taneczna 18C	13 %

Diese fünf Werte ergeben zusammen 100, sodass der Anteil jedes Gebäudes einfach seinem eigenen Prozentwert entspricht. Eine Sicherheitsrechnung, die durch die Kaskade läuft, weist Budynek C 34,60 % der Kosten zu, die dann im Verhältnis ihrer Powierzchnia in m² auf die Mieter von Budynek C verteilt werden.

Die Werte müssen sich nicht zu 100 addieren. Ergäben sie 200, würde jedes Gebäude weiterhin seinen eigenen Wert geteilt durch 200 übernehmen — die Summe beeinflusst nur die Lesbarkeit, nicht die Korrektheit.

Prüfen, ob eine Aufteilung stimmt

Prüfen Sie nach einem Klick auf eine Kaskaden- oder Füll-Schaltfläche vor dem Speichern drei Dinge.

Die aufgeführten Projekte sind die erwarteten. Ein fehlender Mieter bedeutet fast immer entweder, dass dem Projekt ein Attributwert fehlt, oder dass am Eingangsdatum der Rechnung keine Buchung aktiv war.
Die Prozentwerte entsprechen den Anteilen, die Sie kennen. Jede Position zeigt ihr Gewicht als Prozentwert neben dem Betrag.
Die Summe stimmt mit der Rechnung überein. Das Kategorisierungs-Panel zeigt die Summe der Projektzuordnung; sie sollte 100 % und den Nettobetrag der Rechnung ergeben.

Ein Mieter kann auch in einem Gebäude gebucht sein und trotzdem nichts tragen, weil für die Einheiten, auf denen er gebucht ist, keine Fläche erfasst ist. Das Arbeitspanel des Gebäudes für ein Kaskadenattribut, Wie <Attribut> auf die Mieter aufgeteilt wird, zeigt dies. Unter dem Namen des Mieters führt es Gebuchte Einheiten ohne Fläche mit den Namen dieser Einheiten auf, auch wenn nur bei einem Teil der Einheiten des Mieters die Fläche fehlt. Ein Mieter, der gar keine Fläche hat, zeigt statt eines effektiven Prozentwerts einen Strich; fahren Sie mit der Maus darüber, um den Grund zu lesen. Erfassen Sie die Fläche an diesen Einheiten, damit der Mieter seinen Anteil erhält.

Nach dem Speichern erscheinen dieselben Werte bei jedem Projekt unter Projektfinanzen › Verbundene Kosten, wo jede Zeile sowohl den vollen Rechnungsbetrag als auch den dem Projekt zugewiesenen Anteil zeigt — der schnellste Weg zu bestätigen, dass ein Projekt mit dem belastet wurde, was Sie beabsichtigt haben.

Einen Kunden aus einer Aufteilung herausnehmen

Nicht jedes Projekt, das eine Füllung vorschlägt, soll einen Teil der Kosten tragen. Ein Mieter, dessen Leistung über einen separaten Vertrag abgerechnet wird, eine Einheit, die der Lieferant nie bedient hat, ein Projekt, das nur einbezogen wird, weil es zufällig einen Wert für das Attribut hat — all dies muss unter Umständen von Hand aus der Aufteilung genommen werden.

Verwenden Sie das Entfernen-Steuerelement in der Zeile dieses Projekts. Die Zeile wird aus der Aufteilung gestrichen, nicht gelöscht: Das Projekt bleibt mit dem Betrag null aufgeführt und ist als ausgeschlossen markiert. Dieser Eintrag ist der Punkt. Er sagt der Aufteilung, dass das Projekt bewusst herausgenommen wurde, und ein erneuter Klick auf eine Füll- oder Kaskaden-Schaltfläche lässt jedes gestrichene Projekt weg, statt es erneut vorzuschlagen.

Aus dem Streichen statt Löschen folgen zwei Dinge.

Die übrigen Zeilen behalten die Beträge, die sie schon haben. Das Streichen eines Kunden erhöht nie stillschweigend, was jemand anderes zahlt. Soll der gestrichene Anteil von den verbleibenden Projekten getragen werden, drücken Sie entweder erneut die Füll-Schaltfläche — sie verteilt die Kosten auf die weiterhin teilnehmenden Projekte — oder tippen Sie die gewünschten Beträge selbst in die Zeilen ein.
Alle löschen ist eine andere Aktion. Es leert die Aufteilung der gesamten Rechnung vollständig, einschließlich des Eintrags, welche Projekte gestrichen wurden, sodass die nächste Füllung wieder jedes infrage kommende Projekt vorschlägt. Wenn ein Projekt draußen bleiben soll, verwenden Sie das Steuerelement in seiner Zeile, nicht Alle löschen.

Wenn eine Aufteilung nicht den ganzen Betrag abdeckt

Eine gespeicherte Aufteilung, deren Positionen nicht den Nettobetrag des Dokuments ergeben, wird am Dokument in der Anhangsliste mit dem Label Unvollständige Aufteilung — keine Ausschlüsse markiert gekennzeichnet.

Die Markierung betrifft eine unerklärte Lücke. Ein aus der Aufteilung gestrichenes Projekt ist eine Erklärung, daher wird eine Aufteilung, die Sie auf diese Weise bewusst knapp gelassen haben, nicht markiert. Das Label erscheint dort, wo die Beträge schlicht hinter dem Nettobetrag zurückbleiben und nichts in der Aufteilung die Differenz erklärt — der Fall, in dem ein Teil einer Lieferantenrechnung stillschweigend bei niemandem gelandet ist.

Es gibt zwei Wege, das zu klären, und welcher richtig ist, hängt davon ab, wohin das Geld hätte gehen sollen.

Der fehlende Betrag gehört jemandem. Fügen Sie ihn den Projekten hinzu, die ihn tragen sollen, oder drücken Sie eine Füll-Schaltfläche, um den gesamten Nettobetrag neu zu verteilen.
Der fehlende Betrag gehört niemandem, den Sie belasten. Streichen Sie die Projekte, die nichts davon tragen sollen, wie oben beschrieben, damit die Lücke als gewollt erfasst ist, statt unerklärt zu bleiben.

Die Prüfung gilt für jede gespeicherte Aufteilung, sodass ein vor einiger Zeit abgelegtes Dokument das Label ebenso tragen kann wie eines, das heute erfasst wird. Das ist ein Anlass, sich die Aufteilung anzusehen, kein Zeichen dafür, dass sich am Dokument etwas geändert hat.

Häufige Probleme

Zwei Attribute mit demselben Namen. Nichts hindert zwei Definitionen daran, denselben Namen zu tragen — eine an Assets, eine an Projekte gebunden. Nur eine davon wird von Ihrer Aufteilung verwendet. Ignoriert eine Aufteilung Werte, von denen Sie sicher sind, dass Sie sie eingegeben haben, öffnen Sie Attribute und prüfen Sie, ob Sie die Definition der richtigen Ebene bearbeitet haben.

Ein Mieter, der mehrere Einheiten in einem Gebäude mietet. Ein Projekt, das auf mehr als einem Asset gebucht ist, wird einmal gezählt, unter einem einzigen Asset, und nicht einmal pro Einheit. Sein Anteil wird nicht mit der Anzahl der gemieteten Einheiten multipliziert.

Mieter ohne Wert für das Attribut. Hat keines der auf einem Asset gebuchten Projekte einen Wert, wird der Anteil dieses Assets gleichmäßig auf sie verteilt, statt wegzufallen. Eine gleichmäßige Aufteilung, wo Sie eine proportionale erwartet haben, ist ein Zeichen dafür, dass die Werte fehlen, nicht dass die Kosten verloren gegangen sind.

Leerstand. Nur Assets und Projekte mit einem Wert nehmen teil, sodass nicht vermietete Einheiten außerhalb der Berechnung liegen und die belegten die gesamten Kosten untereinander tragen. Soll der Leerstand seinen eigenen Anteil tragen, muss er wie jedes andere als Projekt mit einem Attributwert existieren.