Kassensystem

Kassensystem (POS) ist Flowtlys Werkzeugkasten für ein Geschäft, das physische Waren über den Ladentisch verkauft. Es vereint einen Produktkatalog, ein Lagerbuch und eine Kasse — so können Sie auflisten, was Sie verkaufen, wissen, wie viel davon vorrätig ist, und einen Verkauf in Sekunden abrechnen, mit einer ordentlichen Rechnung für jeden Kunden, der eine möchte.

Das POS ist für jede Organisation standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie keine physischen Waren über den Ladentisch verkaufen, sehen Sie es nie. Wenn doch, schaltet ein Administrator es unter Einstellungen ein, und in der Navigation erscheint ein neuer Bereich Shop mit drei Bildschirmen: Katalog, Lager und Verkauf.

Zwei Rollen, mit Absicht

Das POS kennt zwei eigene Rollen, die unterschiedliche Dinge sehen:

• POS-Manager baut den Katalog auf und pflegt ihn, nimmt Waren entgegen und sieht den Einkaufspreis — was Sie dem Lieferanten gezahlt haben — und damit Ihre Marge bei jedem Produkt.
• POS-Kassierer verkauft. Ein Kassierer kann Verkäufe abrechnen, Waren entgegennehmen und den Bestand zählen, doch Einkaufspreis und Marge sind auf seinen Bildschirmen bewusst ausgeblendet. Wer an der Kasse sitzt, muss nicht wissen, was das Geschäft bezahlt hat, um seine Arbeit gut zu machen, und Flowtly zeigt es ihm nicht.

Diese Rollen weisen Sie genauso zu wie jede andere Rolle in Flowtly, über das Profil der Person.

Den Katalog aufbauen

Der Katalog ist Ihre Produktliste, in Kategorien gegliedert, damit die Kasse übersichtlich bleibt. Für jedes Produkt legen Sie einen Namen, eine optionale SKU, eine Kategorie, einen Lieferanten, eine Steuergruppe und — das wichtigste Feld — einen Verkaufspreis fest.

Der Verkaufspreis, den Sie eingeben, enthält die Steuer bereits. Es ist die Zahl auf dem Regaletikett, der Betrag, den der Kunde an der Kasse tatsächlich übergibt. Sie geben nie einen "Netto"-Preis und einen Steuersatz getrennt ein: Sie geben den Preis ein, den der Kunde sieht, und Flowtly errechnet den Nettobetrag und die dahinterstehende MwSt. automatisch anhand der Steuergruppe des Produkts. So bleibt jede Rechnung korrekt — sie ergibt immer genau den Preis, der dem Kunden genannt wurde, denn der Preis ist der Ausgangspunkt und nicht das Ergebnis einer Rechnung, die Sie selbst richtig durchführen müssten.

Als POS-Manager können Sie außerdem den Einkaufspreis erfassen — was das Produkt Sie gekostet hat. Flowtly nutzt ihn, um Ihre Marge anzuzeigen, doch er erscheint nie auf einer Rechnung, einem Beleg oder dem Bildschirm eines Kassierers.

Produkte können auch eine Garantie tragen (keine, eine Anzahl von Monaten oder lebenslang), die mit dem Verkauf mitgeführt wird, damit Sie und der Kunde beide wissen, was abgedeckt ist.

Lager: Nichts existiert, bevor es eintrifft

Der Bestand wird nicht in ein Produkt eingetippt — er entsteht erst, wenn Sie Waren entgegennehmen. Wenn eine Lieferung eintrifft, erfassen Sie, wie viel gekommen ist, und Flowtly bucht es ins Regal.

Von da an wird jede einzelne Änderung der vorhandenen Menge eines Produkts als Bewegung festgehalten: eine Lieferung, ein Verkauf, eine Inventurkorrektur, eine Rückgabe. Nichts ändert die Zahl stillschweigend. Dieser Bewegungsverlauf macht den Bestand vertrauenswürdig — wenn eine Zahl einmal falsch aussieht, können Sie immer genau zurückverfolgen, welche Lieferung, welcher Verkauf oder welche Zählung sie ergeben hat.

An der Kasse verkaufen

Die Kasse ist auf Geschwindigkeit ausgelegt: ein Produkt antippen, um es in den Warenkorb zu legen, erneut antippen, um ein weiteres hinzuzufügen, Mengen anpassen und kassieren. Flowtly berechnet den Verkauf immer selbst aus dem aktuellen Katalogpreis, sodass das, was der Kassierer auf dem Bildschirm sieht, genau das ist, was der Kunde zahlt — ein falsch eingetippter Preis kann sich nicht auf eine Rechnung schleichen.

Bezahlt werden kann bar oder per Mobile Money (zum Beispiel MTN Mobile Money oder Orange Money). Sobald die Zahlung bestätigt ist, stellt Flowtly automatisch eine Rechnung aus und verringert den Bestand jedes verkauften Artikels — ein Verkauf, eine Bewegung pro Produkt, keine zusätzlichen Schritte.

Die meisten Verkäufe sind Laufkundschaft, und das ist in Ordnung: Zum Verkaufen brauchen Sie keinen Kundendatensatz. Verknüpfen Sie nur dann einen echten Kunden mit dem Verkauf, wenn der Käufer die Rechnung wirklich auf seinen Namen ausgestellt haben möchte — zum Beispiel, damit er bei einem Garantiefall einen Kaufnachweis hat. Diesen Kunden können Sie direkt auf dem Zahlungsbildschirm hinzufügen.

Das Regal zählen (Inventur)

Der physische Bestand weicht mit der Zeit vom System ab — ein Karton geht verloren, eine Lieferung wird falsch gezählt, ein Kunde geht mit zwei statt einem Stück davon. Eine Inventur behebt das: Sie gehen zum Produkt, geben die tatsächlich gezählte Menge ein, und Flowtly vergleicht sie mit dem Stand im Lagerbuch und erfasst die Differenz als Bewegung. Die Subtraktion müssen Sie nie selbst vornehmen — Sie sagen Flowtly einfach, was Sie im Regal sehen.

Einen Verkauf korrigieren

Fehler passieren — der falsche Artikel wurde abgerechnet, oder ein Kunde gibt etwas zurück. Stellen Sie eine Korrektur zur Rechnung aus, genauso wie bei jeder anderen Flowtly-Rechnung, und der Bestand kommt automatisch zurück ins Regal. Eine separate Lagerbewegung müssen Sie nicht zusätzlich erfassen; die Korrektur der Rechnung genügt.

Verkaufen, wenn der Bestand null zeigt

Flowtly lässt Sie einen Verkauf auch dann erfassen, wenn das System für dieses Produkt einen Bestand von null anzeigt. Das ist Absicht: Wenn der Bestand falsch ist, die Ware aber tatsächlich im Regal liegt, ist eine Kasse, die einen echten Verkauf verweigert, schlimmer als ein Bestand, der gelegentlich per Inventur korrigiert werden muss. Das Produkt zeigt an der Kasse lediglich einen dezenten Hinweis "nicht auf Lager, aber weiterhin verkäuflich" — der Verkauf wird nie blockiert.

Anwendungsbeispiele

• Das Geschäft für den Tag öffnen: Ein Kassierer meldet sich an der Kasse an und beginnt, Kunden abzurechnen — ohne Einrichtung über das hinaus, was der Manager im Katalog bereits konfiguriert hat.
• Eine neue Lieferung trifft ein: Der Manager nimmt die Ware entgegen und fügt die Menge in einem Schritt dem Bestand hinzu.
• Ein Kunde möchte später einen Garantiefall geltend machen: Der Kassierer ordnet dem Verkauf die Daten des Kunden zu, damit die Rechnung — sein Kaufnachweis — auf seinen Namen lautet.
• Zählung zum Tagesende: Ein Kassierer zählt, was tatsächlich im Regal liegt, und erfasst es als Inventur; Flowtly korrigiert jede Abweichung unauffällig.
• Ein Kunde gibt einen defekten Artikel zurück: Der Manager stellt eine Korrektur zur ursprünglichen Rechnung aus, und der Artikel ist automatisch wieder auf Lager.