Rechnungs-Tag-Gruppen

"Einstellungen" → "Finanzen & Geschäft" → "Rechnungs-Tag-Gruppen" ist der Ort, an dem Sie die Kategorien festlegen, aus denen Personen wählen, wenn sie eine Rechnung oder eine Rechnungszeile kodieren: Kostenarten, Kostenstellen, Verkaufsregister. Eine Tag-Gruppe ist eine Kategorie. Die Tags darin sind die Werte, aus denen man wählt.

Wer es ändern kann

Nur ein Administrator kann diesen Bildschirm öffnen und hier etwas ändern.

Die Bedienelemente auf diesem Bildschirm

Oben auf der Seite

"Exportieren": lädt jede Rechnungs-Tag-Gruppe und ihre Tags als Tabellendatei mit dem Namen tags.csv zur Massenbearbeitung herunter.

"Importieren": liest eine .csv- oder .xlsx-Datei und zeigt, was sie ändern würde, bevor etwas gespeichert wird (siehe „Bearbeiten in einer Tabelle“ unten).

"Tag-Gruppe hinzufügen": öffnet ein Formular für eine neue Gruppe.

"Rechnungs-Tagging aktivieren": der organisationsweite Schalter für das Tagging von Rechnungen. Er ist standardmäßig ein und wird gespeichert, sobald Sie ihn umlegen, mit einer Meldung "Erfolg". Solange er aus ist, schlägt Flowtly bei Eingangsrechnungen keine Tags mehr vor, lehnt es ab, Standard-Rechnungs-Tags bei einem Geschäftspartner zu setzen, und akzeptiert kein Budget, das nach Tags arbeitet.

Die Liste der Gruppen

Jede Gruppe ist eine Karte mit ihrem Namen und, falls vorhanden, ihrem "Code". Eine Gruppe ohne Tags zeigt "Noch keine Tags."

"Gruppen anordnen": wird angezeigt, wenn es mehr als eine Gruppe gibt. Es schaltet die Liste in eine Drag-and-drop-Liste der Gruppen um. Ziehen Sie eine Gruppe, um die Reihenfolge festzulegen, in der sie auf diesem Bildschirm, in jeder Tag-Auswahl und im Bericht pro Gruppe im Budget erscheint. Klicken Sie auf "Fertig", um zu den Karten zurückzukehren.

"Tag hinzufügen" (am Fuß jeder Karte): öffnet das Tag-Formular für diese Gruppe. Ein neuer Tag kommt ans Ende der Gruppe.

Innerhalb einer Karte ziehen Sie einen Tag an seinem Griff, um die Tags zu ordnen. Die Reihenfolge ist die Reihenfolge, die jede Tag-Auswahl zeigt.

Jede Tag-Zeile zeigt ihre Bezeichnung sowie, soweit festgelegt, "Exportname" (angezeigt, wenn sich der Name von der Bezeichnung unterscheidet), "Sachkonto", die Beschreibung und "Verantwortlich". Eine Zeile mit einem Verantwortlichen, der Rechnungen nicht genehmigen kann, zeigt außerdem einen Hinweis, wohin Rechnungen mit diesem Tag stattdessen gehen.

Die Bearbeiten-Schaltfläche auf einer Karte öffnet das Gruppenformular. Das Zeilenmenü ("Weitere Aktionen") bei einem Tag enthält "Tag bearbeiten" und "Tag löschen".

Das Gruppenformular (Tag-Gruppe hinzufügen, Tag-Gruppe bearbeiten)

"Name": der Name der Gruppe. Das Formular lässt sich ohne ihn nicht speichern. Gespeichert wird mit "Hinzufügen" bei einer neuen Gruppe oder "Speichern" beim Bearbeiten.

"Auch für Geschäftspartner": bei einer neuen Gruppe standardmäßig aus. Wenn ein, werden die Tags der Gruppe bei einem Geschäftspartner verfügbar, wo sie in Budgets für die Tags der Kosten dieses Geschäftspartners einstehen. Eine Gruppe, die für jede Relation gilt, Geschäftspartner eingeschlossen, zeigt diesen Schalter ein und gesperrt.

Das Tag-Formular (Tag zu einer Gruppe hinzufügen, Tag bearbeiten)

"Name": der lange Name, verwendet in Exporten und Druckansichten. Bis zu 255 Zeichen.

"Bezeichnung": der kurze Text, der in der Tag-Auswahl und auf Chips angezeigt wird. Er wird beim Tippen aus dem Namen befüllt, als Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche, bis Sie ihn selbst bearbeiten. Er darf höchstens 32 Zeichen haben, ein langer Name braucht also eine eigene Bezeichnung.

"Beschreibung": was der Tag abdeckt, in eigenen Worten, angezeigt für Personen, die den Tag auswählen. Bis zu 255 Zeichen.

"Sachkonto": das Buchungskonto, auf das der Tag bucht, so wie Ihr Buchhalter es nennt. Der Optima-Export schreibt es anstelle des Tag-Namens; lassen Sie es leer, um den Namen zu exportieren. Bis zu 64 Zeichen.

"Sortierreihenfolge": eine Zahl, die die Tags ordnet. Sie erscheint nur dort, wo sich die Tags nicht per Ziehen ordnen lassen.

"Rechnungsrichtung": bei welchen Rechnungen der Tag gewählt werden kann. Die Optionen sind "Eingangs- und Ausgangsrechnungen" (der Standard), "Nur Eingangsrechnungen (Einkauf)" und "Nur Ausgangsrechnungen (Verkauf)". Ein Tag, der bereits an einer Rechnung hängt, bleibt dort. Das Feld wird für Gruppen angezeigt, die für Rechnungen gelten.

"Verantwortlich": die Person, die die erste Genehmigung für eine mit diesem Wert getaggte Rechnung erteilt. Gefragt wird nur jemand mit Rechnungsberechtigung; alle anderen werden übersprungen, und die Rechnung läuft weiter, als wäre kein Verantwortlicher festgelegt. Hat der Verantwortliche seine Einladung nicht angenommen oder fehlt ihm die Rolle Rechnungsgenehmiger, warnt Sie das Formular, und Rechnungen mit dem Tag gehen an alle, die diese Rolle haben. Der Verantwortliche wird nur von Gruppen verwendet, die auf ganze Rechnungen angewendet werden; bei anderen Gruppen sagt das Formular, dass der Verantwortliche nicht verwendet wird und geleert werden kann. Siehe Rechnungsgenehmiger und Genehmigungsworkflow für Rechnungen.

"Verknüpftes Projekt": ein Vorschlag, keine Regel. Wählen Sie den Tag bei einer Einkaufsrechnung, wird dieses Projekt eingetragen, und wählen Sie das Projekt, wird der Tag eingetragen. Beides bleibt bearbeitbar. Nennen zwei Tags dasselbe Projekt, trägt die Wahl dieses Projekts keinen von beiden ein. Wird für Gruppen angezeigt, die für Eingangsrechnungen gelten.

"Abbrechen" schließt das Formular ohne Speichern. "Hinzufügen" (neuer Tag) oder "Speichern" (bestehender Tag) speichert ihn. "Name" und "Bezeichnung" sind erforderlich; lehnt der Server den Tag ab, bleibt das Formular mit einer Fehlermeldung offen.

Einen Tag löschen

"Tag löschen" fragt "Diesen Tag löschen?" und entfernt ihn dann mit "Löschen". Es wird abgelehnt, solange der Tag noch an Rechnungen oder Anhängen hängt; entfernen Sie zuerst diese Verweise und versuchen Sie es erneut.

Tagging-Kategorien

"Tagging-Kategorien" ist eine Zeile am Fuß der Seite mit einer Schaltfläche "Konfigurieren". Sie öffnet den separaten Bildschirm, in dem Kategorien Tag-Gruppen zu einem beschrifteten Feld auf Eingangsrechnungen zusammenfassen. Kategorien sind optional: Ohne sie funktioniert das Tagging wie bisher.

Bearbeiten in einer Tabelle

"Exportieren" schreibt eine Zeile pro Tag, unter seiner Gruppe, mit den Spalten id, group, tag, label, order, description und direction. Eine Gruppe ohne Tags ist eine Zeile mit leerem Tag. Das Sachkonto und der Verantwortliche stehen nicht in der Datei.

"Importieren" gleicht Zeilen zuerst nach id und dann nach Gruppen- und Tag-Name ab, sodass eine aus einer Organisation exportierte Datei in eine andere importiert werden kann. Der Import-Dialog zeigt einen Probelauf: wie viele Gruppen und Tags neu, geändert oder unverändert sind, und die gefundenen Probleme mit der jeweiligen Zeile. Solange ein Problem besteht, kann nichts angewendet werden. "Änderungen übernehmen" speichert die Änderungen. Ein Import löscht nie: Ein Tag, der in der Datei fehlt, bleibt, wie er ist, und der Dialog sagt, wie viele solche Tags es gibt.

Anwendungsbeispiele

• Ein Administrator legt eine Gruppe Kostenstelle an und fügt einen Tag pro Abteilung hinzu, sodass jede Eingangsrechnung einer Abteilung zugeordnet werden kann.
• Ein Administrator setzt einen "Verantwortlich" beim Tag Marketing, damit Rechnungen mit diesem Tag zuerst an die Marketingleitung gehen.
• Ein Administrator exportiert die Tags, benennt und ordnet sie in einer Tabelle um und importiert die Datei, um die Änderungen in einem Schritt anzuwenden.
• Ein Administrator trägt bei jedem Tag ein "Sachkonto" ein, damit der Optima-Export des Buchhalters Buchungskonten statt Tag-Namen enthält.