Rechnungs-PDFs für einen Zeitraum exportieren

Flowtly Redaktionsteam3 min

Zum Ende eines Monats oder Quartals bittet Ihr Buchhalter meist um dasselbe: alle Rechnungen, die Sie in diesem Zeitraum ausgestellt haben, als PDFs. Flowtly kann das als einzelnes ZIP-Archiv für Sie zusammenstellen, sodass Sie Rechnungen nicht einzeln öffnen und herunterladen müssen.

Zwei Wege zu Ihren Rechnungs-PDFs

Rechnungen von Hand auswählen. Wählen Sie unter Buchhaltung → Rechnungen (Buchhaltung) die gewünschten Rechnungen aus und klicken Sie auf Ausgewählte PDFs herunterladen. Flowtly liefert ein ZIP mit einem PDF pro ausgewählter Rechnung. Das ist das richtige Werkzeug, wenn Sie eine bestimmte Handvoll Dokumente möchten.

Ihren KI-Assistenten nach einem ganzen Zeitraum fragen. Wenn Sie Flowtly über den Flowtly-Konnektor mit einem KI-Assistenten (etwa Claude oder ChatGPT) verbunden haben, können Sie einfach fragen:

„Gib mir alle unsere Rechnungen für Juni.“

Der Assistent bereitet den Export vor und gibt Ihnen einen Download-Link zurück. Das ist der einfachere Weg, wenn Sie einen ganzen Monat möchten, und es ist der einzige Weg, einen Zeitraum zu exportieren, ohne jede Rechnung selbst auszuwählen.

Was in den Export kommt

Nur Rechnungen, die Sie tatsächlich ausgestellt haben. Eine Rechnung gilt als ausgestellt, sobald sie an den Kunden gesendet oder per KSeF-E-Rechnung akzeptiert wurde. Entwürfe und nicht gesendete Rechnungen sind nie enthalten: Es sind keine Dokumente, die Sie in die Welt gegeben haben, und Ihr Buchhalter sollte sie nicht erhalten.
Korrekturrechnungen sind enthalten. Eine Korrektur ist ein eigenes rechtliches Dokument und gehört zu dem Zeitraum, in dem sie ausgestellt wurde.
Der Zeitraum richtet sich nach dem Verkaufsdatum, nicht nach dem Ausstellungsdatum. Es ist dasselbe Datum, das die anderen Buchhaltungsexporte von Flowtly verwenden, sodass der PDF-Export eines Monats und der CSV-Export eines Monats immer dieselbe Menge an Rechnungen beschreiben.

Wie lange es dauert, und der Download-Link

Flowtly rendert jede Rechnung als PDF, daher dauert ein großer Zeitraum etwas: denken Sie bei einem normalen Monat an ein paar Minuten statt an eine sofortige Antwort. Die Arbeit läuft im Hintergrund: Ihr Assistent teilt Ihnen mit, dass er den Export in die Warteschlange gestellt hat, und meldet sich dann, wenn das Archiv bereit ist.

Der Download-Link ist eine Stunde lang gültig. Danach funktioniert er nicht mehr, und Sie müssen den Export erneut anfordern. Das ist Absicht: Der Link funktioniert ohne Anmeldung, daher kann jeder, der ihn besitzt, das Archiv öffnen. Behandeln Sie ihn wie die Rechnungen selbst: Leiten Sie ihn nicht an Personen weiter, die Ihre Abrechnung nicht sehen sollen.

Grenzen

Ein einzelner Export umfasst bis zu 200 Rechnungen. Enthält Ihr Zeitraum mehr, nennt Flowtly Ihnen die genaue Zahl und bittet Sie, den Bereich einzugrenzen: Meist hilft es, einen Monat nach dem anderen zu exportieren.

Enthält ein Zeitraum keine ausgestellten Rechnungen, erhalten Sie eine klare Meldung dazu statt eines leeren Archivs. Wenn Sie Rechnungen erwartet haben, ist der häufigste Grund, dass sie noch Entwürfe sind.