E-Rechnungs-XML-Dateien für einen Monat herunterladen

Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen importiert, braucht meist die strukturierte XML-Datei jeder Rechnung und nicht das PDF. Die Schaltfläche e-Factura-XML herunterladen (Monat) in der Rechnungsliste sammelt das E-Rechnungs-XML aller Rechnungen, die in einem Monat ausgestellt wurden, auf Wunsch begrenzt auf eine Rechnungsserie, und speichert sie als ein einziges ZIP-Archiv.

Sie umfasst Rechnungen, die per E-Rechnung versendet wurden, ob bei ANAF (RO e-Factura) oder bei KSeF eingereicht. Jede Datei ist das XML, das für die E-Rechnungs-Einreichung der jeweiligen Rechnung gespeichert ist.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen eine Rolle, die die Rechnungsliste öffnet: Rechnungsbetrachter oder Rechnungsmanager. Ein Betrachter sieht diese Schaltfläche, obwohl die übrigen Aktionen der Liste Managern vorbehalten sind.
Die Schaltfläche erscheint, wenn in den Rechnungseinstellungen der Organisation E-Rechnung aktivieren eingeschaltet ist oder wenn die eigene Gesellschaft der Organisation ihre Rechnungen bei ANAF einreicht, also eine rumänische Gesellschaft, deren Anbieter unter Rumänische E-Rechnung ANAF ist. Andernfalls wird sie nicht angezeigt.
Die XML-Dateien von Rechnungen, die an KSeF gesendet wurden, lassen sich nur abrufen, solange die Organisation mit KSeF verbunden ist. Enthält der Monat solche Rechnungen und ist die E-Rechnung ausgeschaltet oder nicht verbunden, wird der Download mit einer Meldung abgelehnt, die sagt, was fehlt. Bei ANAF eingereichte Rechnungen brauchen die KSeF-Verbindung nicht.

Dateien herunterladen

Wählen Sie im Hauptmenü Rechnungen.
Klicken Sie oben in der Liste auf e-Factura-XML herunterladen (Monat).
Wählen Sie den Monat. Die Auswahl beginnt beim aktuellen Monat und reicht 24 Monate zurück.
Füllen Sie optional Serie (optional) aus, um nur die Rechnungen einer Serie zu erfassen (siehe unten).
Klicken Sie auf Herunterladen.

Ihr Browser speichert das Archiv als e-invoicing-xml-2026-10.zip, bei angegebener Serie als e-invoicing-xml-2026-10-FSPA.zip. Jedes XML wird beim Klicken abgerufen, daher dauert ein umfangreicher Monat einen Moment.

Welche Rechnungen enthalten sind

Maßgeblich ist der Verkaufsmonat. Eine Rechnung gehört zu dem Monat, in den ihr Verkaufsdatum fällt, dem gleichen Datum, das die Buchhaltungsexporte verwenden, nicht zu ihrem Ausstellungsdatum.
Nur ausgestellte Rechnungen. Entwürfe bleiben außen vor.
Eine Serie ist der Anfang der Rechnungsnummer. Die Nummer muss aus der Serie gefolgt von Ziffern bestehen, mit oder ohne Bindestrich: FSPA erfasst FSPA-0001 und FSPA0001, in Groß- oder Kleinschreibung. Eine Serie, die auf eine Ziffer endet, braucht den Bindestrich: FS1 erfasst FS1-0005, aber nicht FS10005. Eine Nummer in anderer Form, etwa FV/2026/11/1, gehört zu keiner Serie.

Was im Archiv enthalten ist

Eine XML-Datei pro Rechnung, benannt nach der Rechnungsnummer, zum Beispiel FSPA-0001.xml. Zeichen außer Buchstaben, Ziffern, Punkten, Bindestrichen und Unterstrichen werden zu Unterstrichen. Eine Rechnung ohne Nummer oder mit einer Nummer, die einen bereits im Archiv vorhandenen Dateinamen wiederholen würde, erhält stattdessen einen technischen Namen, der mit invoice- beginnt.
skipped.txt, wenn einige Rechnungen des Monats nicht aufgenommen werden konnten. Die Datei nennt jede einzelne mit dem Grund:
- not issued, filing gefolgt vom Status der Einreichung: Die Rechnung hat eine E-Rechnungs-Einreichung, wurde aber nicht ausgestellt, zum Beispiel weil die Einreichung noch aussteht;
- no e-invoicing document: Die Rechnung wurde nie per E-Rechnung gesendet, daher gibt es kein XML, das geliefert werden könnte;
- XML not available (fetch failed): Das XML konnte in diesem Moment nicht abgerufen werden, zum Beispiel bei einer ANAF-Einreichung, die noch nicht bereit ist. Wird der Monat später erneut heruntergeladen, wird sie aufgenommen, sobald sie verfügbar ist.

Eine in skipped.txt aufgeführte Rechnung hält die anderen nicht auf: Jedes XML, das abgerufen werden konnte, ist im Archiv.

Wenn der Download abgelehnt wird

Flowtly zeigt den Grund an und lässt den Dialog geöffnet, sodass Sie den Monat oder die Serie ändern und es erneut versuchen können.

Mehr als 150 Rechnungen. Ein Download liefert bis zu 150 Rechnungen, die ein XML haben. Darüber nennt die Meldung die Anzahl des Monats und bittet darum, nach Serie einzugrenzen. Laden Sie den Monat Serie für Serie herunter; ein einzelner Download kann 150 nicht überschreiten.
Nichts herunterzuladen. Hat keine Rechnung des Monats oder der Serie ein XML, entsteht kein Archiv. Die Meldung sagt das und listet die übersprungenen Rechnungen mit ihren Gründen auf. Haben die Rechnungen ein XML, aber keine davon konnte in diesem Moment abgerufen werden, listet die Meldung sie auf dieselbe Weise auf; versuchen Sie es später erneut.
E-Rechnung ausgeschaltet oder nicht verbunden. Rechnungen, die an KSeF gesendet wurden, brauchen eingeschaltetes E-Rechnung aktivieren und eine funktionierende KSeF-Verbindung; die Meldung nennt, was fehlt.

Beispiel-Anwendungsfälle

Monatsabschluss-Dateien für Ihre Buchhaltung: Wählen Sie den letzten Monat und senden Sie das Archiv an eine Buchhaltung, deren Software E-Rechnungs-XML importiert.
Ein Monat mit mehr als 150 Rechnungen: Laden Sie ihn Serie für Serie herunter, ein Archiv pro Serie.
Rechnungen finden, die nie bei der E-Rechnung ankamen: Lesen Sie skipped.txt, um zu sehen, welche Rechnungen des Monats kein XML haben und warum.
Vorbereitung ohne Schreibrechte: Jemand mit der Rolle Rechnungsbetrachter bereitet die Dateien des Monats vor, ohne Managerrechte zu benötigen.