Systemprotokolle & Audit-Trail

Flowtly führt ein Systemprotokoll und einen Audit-Trail, die wichtige Aktionen innerhalb der Projekte, Kunden, Mitarbeiter und Ressourcendaten Ihrer Organisation erfassen. Diese Aufzeichnungen helfen Administratoren und Managern nachzuvollziehen, wer eine Aktion durchgeführt hat, was geändert wurde und wann dies geschah, und unterstützen so die Nachvollziehbarkeit und Compliance im gesamten Workspace.

Was wird erfasst

Der Audit-Trail erfasst Aktivitäten wie Änderungen an Organisationseinstellungen, Aktualisierungen von Kunden- und Projektdatensätzen, Anpassungen an Mitarbeiter- und Ressourcendaten sowie weitere wichtige Aktionen, die von Nutzern innerhalb des Workspace durchgeführt werden. Jeder Eintrag enthält in der Regel den verantwortlichen Nutzer, die Art der durchgeführten Aktion sowie den Zeitpunkt des Ereignisses.

Abwesenheitseinträge nennen die Abwesenheitsart. Ein Eintrag zu freier Zeit sagt, um welche Art es sich handelte, in Klammern hinter dem Substantiv: Time off (Delegation) was created, Time off request (Remote work) was approved. Das gilt für erstellte, geänderte und entfernte Abwesenheiten sowie für genehmigte, ohne Benachrichtigungen genehmigte, selbst genehmigte und abgelehnte Anträge. Eine von Ihrer Organisation angelegte Art erscheint unter dem Namen, den Sie ihr gegeben haben. Ist die Art nicht bekannt, zum Beispiel weil sie nicht mehr existiert, lautet der Eintrag einfach Time off.

Den Audit-Trail einsehen

Berechtigte Nutzer können den Audit-Trail einsehen, um die Änderungshistorie innerhalb eines bestimmten Bereichs nachzuvollziehen, etwa einer Organisation, eines Projekts oder eines Kundendatensatzes. So können Teams bestätigen, dass Daten korrekt aktualisiert wurden, unerwartete Änderungen untersuchen und im Zeitverlauf eine lückenlose Aufzeichnung der Aktivitäten führen.

Der Bildschirm Audit-Protokolle

Der Audit-Trail ist der Bildschirm "Audit-Protokolle" unter "Einstellungen" → "Administration" → "Audit-Protokolle". Er listet einen Eintrag pro erfasster Aktion auf, neueste zuerst, 100 Einträge pro Seite, in diesen Spalten:

• "Aktion": was getan wurde und woran.
• "Benutzer": die Person, die es getan hat.
• "Zugehöriger Teammitglied": die Person, die der Datensatz betrifft, sofern es eine gibt.
• "Datum": wann es geschah.
• "Mehr anzeigen": öffnet die Details des Eintrags.

Ein Klick auf die Überschrift "Aktion", "Benutzer", "Zugehöriger Teammitglied" oder "Datum" sortiert das gesamte Protokoll nach dieser Spalte; ein erneuter Klick kehrt die Reihenfolge um.

Das Suchfeld findet Einträge anhand ihrer Aktion und der Namen von Benutzer und zugehörigem Teammitglied. Vier Filter grenzen die Liste weiter ein. Die ersten drei akzeptieren mehrere Werte gleichzeitig, und "Datum" nimmt einen Zeitraum:

• "Beziehungsname": die Art des Datensatzes, um den es im Eintrag geht, etwa eine Vereinbarung, ein Abwesenheitsantrag, eine Rechnung oder eine Organisationseinstellung.
• "Benutzer": Einträge der Personen, die Sie auswählen.
• "Zugehöriger Teammitglied": Einträge über die Personen, die Sie auswählen.
• "Datum": ein Datumsbereich, mit vorgefertigten Bereichen zur Auswahl.

Jeder verwendete Filter wird über der Liste angezeigt und kann einzeln oder alle auf einmal entfernt werden.

Vom Audit-Ereignis zu den gesendeten E-Mails

Manche Audit-Ereignisse haben auch Benachrichtigungen versendet, zum Beispiel eine Entscheidung über einen Abwesenheitsantrag. Trägt ein Ereignis diese Verknüpfung, bieten seine Details Zugehörige Benachrichtigungen anzeigen. Das öffnet den E-Mail-Verlauf, eingegrenzt auf die Benachrichtigungen zu genau diesem Datensatz, und eine Zeile über der Liste nennt den Datensatz. Gesamten E-Mail-Verlauf anzeigen hebt den Filter auf. Vorübergehend ausgesetzte Ergebnisse tragen keinen Verweis auf den Datensatz und erscheinen deshalb nicht in der eingegrenzten Liste.

Der E-Mail-Verlauf steht nur Organisationsadministratoren offen, daher wird der Link nur Personen angezeigt, die ihn öffnen können.

Zugriff und Berechtigungen

Der Zugriff auf Systemprotokolle und Audit-Trail-Informationen wird über Rollenberechtigungen gesteuert. Organisationsadministratoren und Manager mit entsprechendem Zugriff können die für ihre Organisation relevanten Audit-Datensätze einsehen, während einfache Nutzer in der Regel nur Einblick in ihre eigenen Aktivitäten oder die von ihnen verwalteten Datensätze haben.

Anwendungsbeispiele

• Ein Organisationsadministrator prüft den Audit-Trail, um festzustellen, welcher Nutzer die Rechnungsdaten eines Kunden aktualisiert hat.
• Ein Projektmanager überprüft die Protokollhistorie eines Projekts, um nachzuvollziehen, wann und von wem eine Statusänderung vorgenommen wurde.
• Ein Ressourcenmanager untersucht den Audit-Trail, nachdem ihm eine unerwartete Änderung an der Auslastung eines Teammitglieds aufgefallen ist.
• Ein Compliance-Prüfer untersucht Aktivitäten in Mitarbeiterdatensätzen, um sicherzustellen, dass die Datenverarbeitung den Organisationsrichtlinien entsprach.
• Eine für Rechnungen zuständige Person prüft, wer eine Rechnungsposition wann einem anderen Projekt zugeordnet hat, nachdem sich die Einnahmen eines Projekts unerwartet geändert haben.