Unternehmensrichtlinien

Unternehmensrichtlinien sind die internen Regeln, die eine Organisation schriftlich festhält und aktuell hält — Umgang mit Abwesenheiten, Ansprüche auf Zusatzleistungen, Ausgabenlimits, Nutzung von Geräten. Jeder Mitarbeiter kann sie lesen. Nur ein Administrator kann sie verfassen.

Jede Richtlinie ist eine Seite mit einer dauerhaften Kennung, und ihr Wortlaut wird als Reihe von Versionen geführt. Eine Version trägt das Datum, ab dem sie gilt, sodass die Seite die Frage beantworten kann, auf die es bei einer geänderten Regel ankommt: Was galt am 15. März? Früherer Wortlaut wird nie überschrieben und nie gelöscht — er bleibt unter seinem eigenen Datum lesbar, und genau das macht eine Richtlinie noch Monate später als Nachweis brauchbar.

Eine Richtlinie lesen

Die Richtlinienliste zeigt alle Richtlinien der Organisation. Beim Öffnen einer Richtlinie erscheint die heute gültige Version, mit ihrem Startdatum neben dem Titel.

Der Versionsverlauf neben der Seite listet jede Version auf und kennzeichnet sie:

• Gültig — der Wortlaut, der heute gilt. Es gibt genau eine.
• Archiviert — Wortlaut, der früher galt und inzwischen abgelöst wurde. Weiterhin lesbar.
• Geplant — Wortlaut, der verfasst wurde, dessen Startdatum aber noch nicht erreicht ist. Er gilt noch nicht, auch wenn ihn jeder öffnen und lesen kann.

Wer eine archivierte Version auswählt, sieht sie mit einem Hinweis, der klar sagt, dass dies nicht die heutige Regel ist. Wird das Feld Zum Stichtag auf einen Tag in der Vergangenheit gesetzt, zeigt es, was an diesem Tag galt.

Richtlinien verweisen aufeinander. Ein Link in einer Richtlinie führt immer zu der Version des Ziels, die gilt, wenn man ihm folgt, nie zu dem Wortlaut, der galt, als der Link geschrieben wurde.

Eine Richtlinie verfassen

Diese Aktionen erscheinen nur für Administratoren. Alle anderen sehen dieselben Seiten ohne sie.

Neue Richtlinie legt die Seite an. Sie verlangt einen Titel und eine Kennung. Die Kennung nutzen andere Richtlinien, um hierher zu verlinken, und sie lässt sich danach nicht mehr ändern — nichts erfasst, welche Richtlinien auf eine bestimmte Seite verlinken, daher würde eine Umbenennung diese Links unbemerkt zerstören.

Umbenennen ändert aus demselben Grund nur den Titel.

Version veröffentlichen fügt eine neue Version hinzu. Sie verlangt den Wortlaut und das Datum, ab dem er gilt:

• Heute — sie wird sofort zur gültigen Version, und die bisherige wird archiviert.
• Ein Datum in der Zukunft — sie wird als geplant gespeichert. Der aktuelle Wortlaut bleibt der als gültig angezeigte, bis dieses Datum erreicht ist, und der Editor weist darauf hin, wenn ein zukünftiges Datum gewählt wird. So wird eine vorab angekündigte Regeländerung vorbereitet, ohne dass sie zu früh in Kraft tritt.

Das Veröffentlichen fügt immer hinzu. Eine veröffentlichte Version lässt sich weder bearbeiten noch löschen, und das ist Absicht: Eine Version, die nachträglich geändert werden könnte, könnte nicht mehr beantworten, was im März galt, und eine löschbare würde es falsch beantworten. Eine Korrektur wird als neue Version veröffentlicht, genau wie ein Nachtrag auf Papier.

Ein Administrator kann eine ganze Richtlinie dennoch zurückziehen. Sie verschwindet dann aus der Liste und lässt sich nicht mehr öffnen.

Richtlinien senden keine Benachrichtigung, wenn eine Version veröffentlicht wird, holen keine Bestätigungen ein und werden nicht unterschrieben. Ein Startdatum ändert nur, welcher Wortlaut als gültig angezeigt wird. Elektronische Signaturen sind eine eigene Funktion in der Dokumentenverwaltung.

Beispiel-Anwendungsfälle

• Die Urlaubsrichtlinie veröffentlichen, damit jeder Mitarbeiter die aktuellen Regeln lesen kann, ohne nachzufragen.
• Die Frage einer Buchhalterin beantworten, welche Regel zu Zusatzleistungen an dem Tag galt, an dem eine Zahlung erfolgte.
• Die Ausgabenlimits des nächsten Quartals im Voraus vorbereiten, datiert auf den Ersten des Monats; bis dahin sehen die Mitarbeiter weiterhin die aktuellen Limits als die gültigen.
• Einen Fehler im aktuellen Wortlaut korrigieren, indem eine berichtigte Version veröffentlicht wird, ohne dass die Aufzeichnung des früher Gültigen angetastet wird.
• Die Geräterichtlinie aus der Onboarding-Richtlinie verlinken, damit ein neuer Mitarbeiter von einer Seite zur nächsten gelangt.