So werden Ihre Daten geschützt
Diese Seite beschreibt die Schutzmaßnahmen für die Daten, die Ihre Organisation in Flowtly speichert: wo sie gespeichert sind, wie eine Organisation von der anderen getrennt wird, wie die Daten verschlüsselt und gesichert werden und wo Sie die Dokumente zu personenbezogenen Daten nach der DSGVO finden. Sie beschreibt nur Maßnahmen, die tatsächlich umgesetzt sind.
Wo Ihre Daten gespeichert sind
Flowtly läuft auf Google Cloud. Die Anwendungsserver, die Datenbank, die von Ihnen hochgeladenen Dateien und der Kurzzeit-Cache befinden sich alle in einer Google-Cloud-Region in Belgien, innerhalb der Europäischen Union.
Wenn Flowtly den Text eines hochgeladenen Dokuments liest, etwa einer Rechnung oder eines Belegs, übernimmt das der KI-Dienst von Google in derselben Region.
Jede Organisation ist getrennt
Jede Organisation in Flowtly hat für ihre Arbeitsdaten eine eigene Datenbank: ihre Personen, Projekte, Kunden, Finanzen und Dokumente. Was organisationsübergreifend funktionieren muss, etwa Benutzerkonten, Organisationsmitgliedschaften und Anmeldeprotokolle, liegt in einer separaten gemeinsamen Datenbank.
Jede Anfrage an Flowtly nennt die Organisation, in der sie ausgeführt wird. Bevor in Ihrem Namen etwas gelesen wird, prüft Flowtly, ob Sie Mitglied dieser Organisation sind. Ist das nicht der Fall, wird die Anfrage abgelehnt. Eine Anfrage, die keine Organisation nennt, erreicht überhaupt keine Arbeitsdaten einer Organisation: Flowtly weigert sich, die Datenbank einer Organisation zu öffnen, die ihm nicht genannt wurde, anstatt auf eine Standarddatenbank zurückzufallen.
In-App-Benachrichtigungen folgen derselben Trennung. Eine Benachrichtigung für eine Person kann nur von dieser Person gelesen werden, eine für eine Organisation nur von Personen, die in dieser Organisation angemeldet sind. Hinweise zu Flowtly selbst werden allen angezeigt.
Verschlüsselung
Bei der Übertragung. Flowtly wird ausschließlich über HTTPS bereitgestellt. Eine Anfrage, die über unverschlüsseltes HTTP eingeht, wird auf HTTPS umgeleitet, bevor etwas ausgetauscht wird. Auch hinter Flowtly ist die Verbindung zwischen der Anwendung und ihrer Datenbank verschlüsselt, und die Datenbank akzeptiert sie nur von einem Client, der ein vertrauenswürdiges Zertifikat vorlegt.
Im Ruhezustand. Die Datenbank, ihre Backups und Ihre hochgeladenen Dateien werden in Google Cloud gespeichert, das gespeicherte Daten standardmäßig verschlüsselt.
Die Schlüssel und Passwörter, die die eigenen Dienste von Flowtly verwenden, liegen in einem verwalteten Secret-Speicher und nicht im Code der Anwendung.
Von Ihnen hochgeladene Dateien
Hochgeladene Dateien werden in privatem Speicher abgelegt. Der öffentliche Zugriff ist auf Speicherebene gesperrt, sodass eine Datei weder durch einen Link noch durch eine Freigabeeinstellung öffentlich erreichbar gemacht werden kann, weder versehentlich noch anderweitig.
Der Speicher bewahrt frühere Versionen einer Datei auf. Wird eine Datei ersetzt oder gelöscht, wird die zuvor vorhandene Version nicht sofort zerstört.
Backups
Die Datenbank wird jeden Tag automatisch gesichert, und die 30 neuesten Backups werden aufbewahrt. Zusätzlich zu den täglichen Backups wird jede Änderung fortlaufend aufgezeichnet. Dadurch kann die Datenbank auf einen gewählten jüngeren Zeitpunkt zurückgesetzt werden, nicht nur auf den Moment, in dem ein Backup erstellt wurde.
Die Datenbank ist außerdem gegen Löschung geschützt: Sie kann nicht versehentlich mit einem einzigen Befehl entfernt werden, ohne dass dieser Schutz zuvor bewusst deaktiviert wurde.
Schutz vor Flowtly
Jede Anfrage durchläuft eine Web Application Firewall, bevor sie Flowtly erreicht.
- Automatisierte Sondierungen werden abgewiesen. Die Scans, die das Internet nach anfälliger Software durchkämmen, erreichen Flowtly nie.
- Ungewöhnlicher Datenverkehr wird überwacht von einer adaptiven Abwehr gegen Denial-of-Service-Angriffe.
- Anfragen, die Daten ändern, werden pro Adresse begrenzt. Eine Adresse, die in einer Minute zu viele sendet, wird abgewiesen, und eine, die weitermacht, wird für eine Weile gesperrt.
Auch wiederholte fehlgeschlagene Anmeldungen werden gebremst: Nach zu vielen Versuchen pausiert Flowtly weitere Versuche für eine Weile, wie Anmelden beschreibt.
Flowtly speichert Ihr Passwort nie selbst, sondern nur einen Einweg-Hash davon. Zusätzlich zum Passwort kann eine Organisation für alle die Mehrfaktor-Authentifizierung verlangen oder ihre Mitglieder sich per Single Sign-on mit Google Workspace oder Microsoft anmelden lassen. Anmelden und Mehrfaktor-Authentifizierung behandeln beides.
Wer in Ihrer Organisation was sehen kann
Die oben genannten Schutzmaßnahmen halten andere Organisationen fern. Innerhalb Ihrer eigenen Organisation wird der Zugriff über Rollen gesteuert: Was jede Person sehen und ändern kann, richtet sich nach den Rollen, die ein Administrator ihr zuweist. Berechtigungen erklärt, wie Rollen funktionieren.
Wichtige Aktionen werden aufgezeichnet. Der Audit-Trail zeigt, wer was wann geändert hat, und jede Anmeldung wird mit dem Netzwerk aufgezeichnet, aus dem sie kam. Standardmäßig speichert Flowtly nur das Netzwerkpräfix der Adresse, nicht die vollständige Adresse. Ein Administrator kann das unter Einstellungen → Sicherheit ändern, wie Sicherheitseinstellungen beschreibt.
Personenbezogene Daten und die DSGVO
Ihre Organisation kann in Flowtly personenbezogene Daten speichern, etwa Angaben zu Mitarbeitenden, Bewerbern oder Kunden. Die Bedingungen, unter denen Flowtly diese Daten im Auftrag Ihrer Organisation verarbeitet, sind in Dokumenten festgelegt, die auf flowtly.eu vollständig veröffentlicht sind:
- der Auftragsverarbeitungsvertrag
- die dazugehörigen technischen und organisatorischen Maßnahmen
- die Datenschutzerklärung
Die Seite Sicherheit auf flowtly.eu fasst dieselben Dokumente für eine Beschaffungs- oder Sicherheitsprüfung zusammen.
Wie Sie ein Konto oder eine ganze Organisation löschen lassen, lesen Sie unter Konto und Daten löschen.
Beispiele für Anwendungsfälle
- Den Sicherheitsfragebogen eines Kunden beantworten: Nutzen Sie diese Seite für den Speicherort der Daten, die Trennung der Organisationen und die Funktionsweise der Backups, und fügen Sie für die vertraglichen Bedingungen den veröffentlichten Auftragsverarbeitungsvertrag und die technischen und organisatorischen Maßnahmen bei.
- Datenresidenz für eine DSGVO-Prüfung klären: Die Datenbank von Flowtly und die von Ihnen hochgeladenen Dateien werden in einer Google-Cloud-Region in Belgien innerhalb der Europäischen Union gespeichert.
- Ein Team zu hochgeladenen Dokumenten beruhigen: Verträge, Gehaltsabrechnungen und Rechnungen, die in Flowtly hochgeladen werden, liegen in privatem Speicher, der nicht öffentlich gemacht werden kann.
- Erklären, was ein Backup umfasst: Die Datenbank wird täglich gesichert, wobei die letzten 30 Backups aufbewahrt werden, und kann zusätzlich auf einen gewählten jüngeren Zeitpunkt zurückgesetzt werden.
- Die Anmeldung für die ganze Organisation verschärfen: Verlangen Sie Mehrfaktor-Authentifizierung oder Single Sign-on, damit ein durchgesickertes Passwort allein nicht ausreicht, um hineinzukommen.