Transaktionsanhänge

Der Tab Transaktionsanhänge in Flowtly ist der zentrale Bereich zum Speichern und Verwalten von Dateien im Zusammenhang mit Finanztransaktionen. Diese Funktion gewährleistet die korrekte Verknüpfung aller Zahlungsbelege, Rechnungen und unterstützenden Dokumente, was Transparenz und Compliance im Finanzmanagement sicherstellt. Darüber hinaus ermöglicht diese Funktionalität Benutzern, Dokumente und Dateien transaktionsunabhängig zu verwalten.

Dieser Tab bietet eine strukturierte Übersicht über alle hochgeladenen Anhänge im Zusammenhang mit Transaktionen. Die Hauptfunktionen umfassen:

Anzeigen aller Transaktionsanhänge an einem Ort.
Identifizieren und Verwalten von nicht verknüpften (ausstehenden) Anhängen.
Manuelles Hochladen neuer Anhänge.
Bearbeiten und Löschen bestehender Anhänge.

Alle Anhänge werden chronologisch nach Datum sortiert. Unter jedem Datum werden alle Transaktionen angezeigt, die an diesem Tag erfasst wurden. Jeder Anhang wird mit den folgenden Details angezeigt:

Dateiname – Name des hochgeladenen Anhangs (z. B. Rechnung, Beleg). Dies ist der Dateiname, den Sie beim Hochladen verwendet haben; siehe Dokumentnummer und Dateiname weiter unten.
Gegenpartei – Die mit der Transaktion verbundene Gegenpartei, sichtbar unter dem Dateinamen.
Betrag – Der Transaktionsbetrag als Referenz.
Zugehöriger Monat/Empfangsdatum – Zeigt den Finanzmonat an, in dem die Transaktion verarbeitet oder erfasst wurde.
Anhang – Die dem Eintrag zugeordnete Datei.
Option Anzeigen – Ermöglicht die Vorschau der angehängten Datei.
Optionen Bearbeiten & Löschen – Ermöglicht die Änderung oder Entfernung von Anhängen.

Dokumente ohne Tag finden

Der Filter Tags über der Liste beschränkt sie auf die Dokumente, die noch keinen Tag haben, etwa importierte Lieferantenrechnungen, die niemand kodiert hat. Wählen Sie Ohne Tag, um nur diese zu sehen, und Alle, um wieder jedes Dokument zu sehen. Solange der Filter aktiv ist, erscheint er als Chip, den Sie entfernen können, und Alle löschen entfernt ihn zusammen mit den anderen Filtern. Eine Suche, die bei aktivem Filter eingegeben wird, durchsucht nur die Dokumente ohne Tag. Der Filter Tags erscheint nur, wenn Ihre Organisation mindestens einen Tag hat oder solange Ohne Tag bereits ausgewählt ist, damit Sie die Auswahl weiterhin aufheben können.

Ein Link, der die Liste auf bestimmte Tags eingeschränkt öffnet, funktioniert getrennt von diesem Filter. In Kombination mit Ohne Tag bleibt die Liste leer, wobei beide Chips angezeigt werden; entfernen Sie einen der beiden Chips, um wieder Dokumente zu sehen.

Welche Dateien in der Vorschau geöffnet werden

Das Ansehen einer Datei öffnet sie an Ort und Stelle, wenn ihr Format als feste Seite oder als Bild dargestellt wird — ein PDF oder ein Bild in einem gängigen Fotoformat wie JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC/HEIF oder TIFF. Das umfasst die Rechnungen, Belege und fotografierten Dokumente, aus denen hier fast alles Gespeicherte besteht.

Jedes andere Format wird heruntergeladen statt angezeigt und in der Anwendung auf Ihrem Computer geöffnet, die es verarbeitet. Dazu gehören Dateitypen, die neben Inhalt auch Anweisungen enthalten können — darunter Vektorgrafiken und Webseiten —, die nie innerhalb von Flowtly dargestellt werden, egal wer sie hochgeladen hat. Die Datei selbst bleibt unberührt und vollständig: Nur der Ort, an dem sie sich öffnet, ist ein anderer.

Die Vorschau einer aus KSeF empfangenen Rechnung zeigt oben das KSeF-Dokument und darunter jedes Begleitdokument mit einer Datei, etwa einem Scan, in der Reihenfolge der Liste Dokumente. Jedes Begleitdokument ist mit seiner Notiz beschriftet. Ein Begleitdokument, das einzeln aus dem Abschnitt Dokumente geöffnet wird, erscheint weiterhin allein, und Zurück zur Rechnung führt zur kombinierten Ansicht zurück. Eine Rechnung, die Sie selbst hochgeladen haben, wird als einzelne Datei angezeigt.

Dokumente mit Handlungsbedarf

Ein Dokument in der Liste kann ein oder mehrere kurze Labels tragen, die nennen, was daran noch zu tun ist, sodass die Liste selbst zeigt, wo Lücken sind, statt dass Sie jedes Dokument öffnen müssen, um das herauszufinden. Die Labels betreffen etwa einen fehlenden Nettobetrag, einen fehlenden zugehörigen Monat, einen fehlenden Geschäftspartner oder eine fehlende Steuernummer sowie ein Dokument, das noch keinem Projekt zugeordnet ist.

Eines davon betrifft, wie ein Kostenbetrag auf Projekte verteilt wurde:

Unvollständige Aufteilung — keine Ausschlüsse markiert erscheint bei einem Kostendokument, dessen Projektaufteilung nicht dem Nettobetrag des Dokuments entspricht und bei dem nichts in der Aufteilung die Differenz erklärt — ein Teil der Rechnung wird also niemandem belastet. Weisen Sie entweder den fehlenden Betrag den Projekten zu, die ihn tragen sollen, oder streichen Sie die Projekte, die nichts davon tragen sollen. Ein gestrichenes Projekt ist selbst eine Erklärung, daher wird eine auf diese Weise zu knapp gelassene Aufteilung nicht markiert. Beide Aktionen beschreibt Kosten nach Attribut auf Projekte aufteilen.

Ein weiteres betrifft, wie ein Dokument bezahlt wurde:

Unvollständige Zahlung — verknüpfte Zahlungen decken den Betrag nicht erscheint bei einem Kostendokument, dessen verknüpfte Zahlungen zusammen weniger als den Betrag ergeben. Ist die Lücke echt, verknüpfen Sie die fehlende Zahlung. Ist die Differenz erwartet — etwa durch den Wechselkurs oder die Gebühren einer Bank —, legen Sie eine Toleranz fest oder akzeptieren Sie die Differenz, wie unten unter Wenn die Zahlungen von der Rechnung abweichen beschrieben.
Überzahlung — verknüpfte Zahlungen übersteigen den Betrag um mehr als die Toleranz ist das Gegenstück dazu: Die verknüpften Zahlungen ergeben zusammen mehr als den Betrag des Dokuments, und zwar um mehr, als die Toleranz erlaubt. Prüfen Sie, dass keine Zahlung doppelt oder mit dem falschen Dokument verknüpft wurde; ist die Differenz erwartet, akzeptieren Sie sie auf dieselbe Weise.

Ein drittes betrifft, ob die Beträge des Dokuments miteinander übereinstimmen:

Beträge widersprüchlich — Netto, Brutto und Rechnungspositionen passen nicht zusammen erscheint bei einem Kostendokument, dessen Beträge einander widersprechen: ein Nettobetrag, der größer ist als der Bruttobetrag, oder Rechnungspositionen, die zusammen den Bruttobetrag ergeben, wo sie den Nettobetrag ergeben sollten. Meist stammt das aus einem Import oder einem gescannten Dokument und nicht aus der Eingabe. Prüfen Sie Netto und Brutto am Dokument selbst, und wurden die Positionen als Bruttobeträge erfasst, rechnen Sie sie in Nettobeträge um. Solange die Beträge nicht übereinstimmen, gilt das Dokument nicht als vollständig.

Noch eines betrifft das Taggen:

Tag erforderlich erscheint in der Liste der Eingangsrechnungen, in der Desktop-Liste und auf der mobilen Karte, bei einem Dokument ohne Tag, weder am Dokument selbst noch an einer seiner Positionen. Ein Dokument mit einem Tag am Dokument oder an einer seiner Positionen trägt es nicht. Das Label erscheint nur, wenn Ihre Organisation mindestens einen Tag hat. Um nur die Dokumente zu sehen, die es tragen, wählen Sie Ohne Tag im Filter Tags.

Ein Label ist ein Hinweis und keine Sperre. Das Dokument bleibt in der Liste, behält seine Datei und seine Verknüpfungen und kann in beliebiger Reihenfolge bearbeitet werden.

Anhänge hinzufügen und verwalten

Um einen neuen Anhang hochzuladen:

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche „Anhang hinzufügen".
Geben Sie den Namen ein.
Wählen Sie die zugehörige Gegenpartei aus Ihrem Verzeichnis der Gegenparteien aus.
Geben Sie den Betrag des Anhangs ein.
Wählen Sie die Währung aus.
Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus und laden Sie sie hoch. Dieselbe Rechnungsdatei kann nicht zweimal hochgeladen werden: Ein zweiter Upload wird abgelehnt, und das Upload-Fenster nennt den Grund.
Geben Sie das Datum des Anhangseingangs ein.
Geben Sie den zugehörigen Monat des Anhangs ein.
Klicken Sie auf „Speichern", um den Vorgang abzuschließen.

Viele Rechnungen auf einmal hinzufügen

Rechnungen hinzufügen in der Kopfzeile der Liste der Eingangsrechnungen öffnet eine Seite, um einen Stapel Rechnungsdateien hochzuladen und für jede eine Antwort zu erhalten. Dateien, die auf die eigene Ablagezone der Liste gezogen oder dort ausgewählt werden, öffnen dieselbe Seite mit bereits hinzugefügten Dateien. Es wird nichts hochgeladen, bis Sie die Schaltfläche zum Hochladen drücken, zum Beispiel Hochladen und prüfen (12).

Bis zu 100 Dateien passen in einen Stapel. Eine Datei, die kein Rechnungsdateityp ist (PDF, JPG, PNG oder GIF), dieselbe Datei ein zweites Mal im Stapel oder eine Datei über der hundertsten wird nicht hochgeladen, und ihre Zeile nennt den Grund. Die übrigen werden weiterverarbeitet.
Jede Datei wird hochgeladen, gelesen und mit Ihren Eingangsrechnungen abgeglichen und kommt mit einem von diesen Ergebnissen zurück:
- Bereits vorhanden: Genau diese Datei ist bereits einer Eingangsrechnung angehängt. Nichts wird hinzugefügt, und die Zeile verlinkt die vorhandene Rechnung.
- Hinzugefügt: Keine Eingangsrechnung hat dieselbe Nummer und denselben Lieferanten, die Datei ist also eine neue Eingangsrechnung.
- Prüfen: Eine Eingangsrechnung mit derselben Nummer und derselben Steuernummer des Lieferanten existiert bereits, oder Flowtly konnte die Nummer oder die Steuernummer des Lieferanten nicht lesen. Die Datei wurde hinzugefügt. Die Zeile verlinkt die vorhandene Rechnung und sagt, ob die Bruttobeträge übereinstimmen. Wählen Sie Beide behalten (oder Behalten bei einer Datei, die nicht gelesen werden konnte), um sie zu behalten, oder Verwerfen, um die neue Kopie zu löschen. Das Verwerfen lässt sich nicht rückgängig machen.
Das Lesen einer Datei dauert nach dem Speichern einen Moment, daher steht in ihrer Zeile Hinzugefügt, Datei wird gelesen…, bis die Antwort eintrifft. Lässt sich eine Datei nicht prüfen, sagt ihre Zeile das und verlinkt sie: Die Datei befindet sich in der Liste.
Die Zeilen sind unter Prüfen, Hinzugefügt, Bereits vorhanden, Wird gelesen und Nicht hochgeladen gruppiert, mit einer laufenden Zusammenfassung der Anzahlen. Fertig kehrt zur Liste zurück.

Das Hochladen erfordert die Berechtigung, Eingangsrechnungen hinzuzufügen. Ohne sie wird Rechnungen hinzufügen nicht angezeigt, und die Seite lädt nichts hoch.

Eine Barauslage ohne Dokument hinzufügen

Manche Ausgaben kommen nie mit einer Rechnung zum Hochladen — ein Guide, ein Taxi, eine vor Ort bar bezahlte Mahlzeit. Barauslage hinzufügen erfasst eine solche Ausgabe als bewusste, ausdrückliche Entscheidung und nicht als einen Upload, der leer zurückkam:

Klicken Sie auf „Barauslage hinzufügen" neben „Anhang hinzufügen".
Geben Sie einen kurzen Namen für die Ausgabe ein (z. B. „Taxi zum Flughafen").
Wählen Sie den zugehörigen Geschäftspartner aus.
Geben Sie Betrag, Währung, Eingangsdatum und zugehörigen Monat ein.
Legen Sie optional ein Fälligkeitsdatum fest und fügen Sie eine Notiz hinzu.
Klicken Sie auf „Barauslage hinzufügen", um sie zu speichern.

Der dadurch erstellte Datensatz verhält sich von da an wie jeder andere Transaktionsanhang — Sie können ihn kategorisieren, einem Projekt zuweisen und genauso taggen wie eine hochgeladene Rechnung. Er ist als „erwartet kein Dokument" markiert, taucht also nie als Problem eines fehlenden Dokuments auf, erscheint nie in der Zahlungs-/Überweisungsvorbereitungsliste (für ihn trifft nie eine Zahlung ein, da das Bargeld bereits den Besitzer gewechselt hat) und wird nie als überfällig angezeigt. In der Anhangsliste trägt er die Kennzeichnung „Barauslage — kein Dokument", sodass er als bewusste Barausgabe und nicht als unvollständiger Upload erscheint.

Eine aus Ihrer Buchhaltung importierte Kostenzeile wird ebenfalls ohne Dokument erfasst, ist aber keine Barauslage: In der Liste der Eingangsrechnungen trägt sie stattdessen das Kennzeichen „Hauptbuchimport", in der Desktop-Liste und auf der mobilen Karte. Sie hat keine Datei, sodass es nichts zum Ansehen oder Herunterladen gibt.

Ausstehende Anhänge verwalten

Ausstehende Anhänge sind Dateien, die in Flowtly hochgeladen wurden, aber noch keiner Transaktion zugewiesen sind. Dazu können gehören:

Rechnungen, die hochgeladen wurden, bevor die zugehörige Transaktion erfasst wurde.
Dokumente, die manuell hinzugefügt wurden, aber mit der passenden Transaktion verknüpft werden müssen.
Dateien, die vor ihrer Zuweisung überprüft werden müssen.

Um die finanzielle Genauigkeit zu gewährleisten, sollten diese Anhänge ihren jeweiligen Transaktionen zugeordnet werden.

Einen Tag beim Taggen eines Dokuments erstellen

Wenn Sie ein Kostendokument taggen und der benötigte Tag noch nicht existiert, geben Sie seinen Namen in der Tag-Auswahl ein. Administratoren wird für jede Tag-Gruppe „<name>“ in <group> erstellen angeboten; die Auswahl legt den Tag in dieser Gruppe an und weist ihn dem Dokument in einem Schritt zu. Passt Ihre Suche zu Tags in einigen Gruppen, werden nur diese Gruppen mit ihren Erstellen-Einträgen aufgelistet; ein Name, der nirgends gefunden wird, kann in jeder Gruppe erstellt werden. Andere Rollen wählen aus den bereits vorhandenen Tags.

Die Suche gleicht den Namen eines Tags, sein Kurzlabel und seine Beschreibung ab und ignoriert Groß- und Kleinschreibung sowie Akzente, sodass die Eingabe von Oplaty einen Tag namens Opłaty eksploatacyjne findet.

Ein vorgeschlagenes Einkaufsjournal ist erst gespeichert, wenn Sie es speichern

Kodiert Ihre Organisation Kostenrechnungen mit Tagging-Kategorien und bietet ein Feld mit einem einzelnen Wert den Einkaufsjournal-Wert ZAKUP an, zeigt eine eingehende Rechnung, in der in diesem Feld nichts ausgewählt ist, ZAKUP darin als Vorschlag an. Unter dem Feld folgt auf den Hinweis Vorschlag, noch nicht gespeichert die Schaltfläche <Feldname> speichern.

Ein Vorschlag wird nicht an der Rechnung gespeichert und daher auch nicht exportiert. Er wird nur gespeichert, wenn Sie <Feldname> speichern wählen oder selbst einen Wert im Feld auswählen; das Speichern eines anderen Feldes lässt ihn ungespeichert. Das Leeren des Feldes entfernt den Vorschlag und speichert nichts, sodass der Vorschlag erneut angeboten wird, wenn Sie zu einer anderen Rechnung wechseln und zurückkehren oder die Seite neu laden. Ein Feld, dessen Wert gespeichert wurde, zeigt ihn als Wert und nicht als Vorschlag, und wird dieser Wert später entfernt, wird der Vorschlag erneut angeboten.

Solange er nicht gespeichert ist, zählt ein Vorschlag als leeres Feld:

Ein Pflichtfeld, das nur einen Vorschlag enthält, wird wie jedes leere Pflichtfeld rot, sobald die Rechnung teilweise kodiert ist: sobald eines ihrer Felder einen gespeicherten Wert hat. Bei einer Rechnung, die noch niemand kodiert hat, ist kein Feld markiert.
Nachdem Sie eine Änderung im Abschnitt Kategorisierung gespeichert haben, zeigt seine Speicheranzeige nicht Gespeichert, solange ein Pflichtfeld nur einen Vorschlag enthält. Sie zeigt Noch zu speichern: gefolgt von den Namen dieser Felder. Ihre Änderung wurde gespeichert; die Anzeige erinnert daran, was noch offen ist, und ist kein Fehler.

Eine Notiz zu einem Dokument hinzufügen

Der Abschnitt Notiz im Bereich eines Dokuments speichert sich selbst, wie die übrigen Felder im Bereich: Geben Sie die Notiz ein und klicken Sie außerhalb des Feldes. Es gibt keine Schaltfläche Speichern. Ein Häkchen bestätigt, dass die Notiz gespeichert wurde. Kann sie nicht gespeichert werden, bleibt Ihr Text im Feld, daneben steht der Grund, und die Schaltfläche zum Wiederholen daneben speichert denselben Text erneut. Wenn Sie das Feld leeren, wird die Notiz entfernt.

Kosten auf einen Abrechnungszeitraum verteilen

Ein Dokument kann einen optionalen Abrechnungszeitraum haben, für Kosten, die mehr als einen Monat betreffen, etwa ein Jahresabonnement. Dafür hat der Bereich eines Dokuments einen eigenen Abschnitt Zugehöriger Zeitraum, direkt unter Details. Öffnen Sie den Abschnitt und setzen Sie Zeitraum von und Zeitraum bis: Jedes Datum wird gespeichert, sobald Sie es auswählen. Solange ein Zeitraum gesetzt ist, verteilen die Budgetansichten die Kosten gleichmäßig auf jeden seiner Monate, und der Abschnitt zeigt die Daten auch im zugeklappten Zustand. Ein Beginn nach dem Ende wird nicht gespeichert, und der Grund erscheint unter den Feldern. Eine Banktransaktion hat keinen Abrechnungszeitraum, daher hat ihr Bereich keinen solchen Abschnitt.

Geschäftspartner und zugehöriger Monat

Der Abschnitt Details im Bereich eines Dokuments enthält die Felder Gegenparteien und Zugehöriger Monat. Der Bereich einer Banktransaktion zeigt dasselbe Paar. Bei einem Dokument sind beide Felder optional, sodass ein Dokument im Bereich bleiben kann, ohne dass sie ausgefüllt sind, solange es noch geprüft wird. Geschäftspartner verwalten unter den beiden Feldern öffnet den ausgewählten Geschäftspartner, damit Sie seinen Namen, seine Rollen und Standardwerte bearbeiten können; die Schaltfläche ist nicht verfügbar, solange kein Geschäftspartner ausgewählt ist. Wenn Sie Geschäftspartner verwalten dürfen, öffnet der Name des Geschäftspartners oben im Bereich denselben Editor. Um einen Geschäftspartner hinzuzufügen, den es noch nicht gibt, geben Sie seinen Namen im Feld für den Geschäftspartner ein und wählen Sie Geschäftspartner hinzufügen (siehe Geschäftspartner).

Eine Eingangsrechnung ist ein Einkauf, daher braucht ihr Geschäftspartner die Lieferantenrolle. Hat der Geschäftspartner keinen Lieferantendatensatz, nennt ein Hinweis unter den beiden Feldern ihn und fordert Sie auf, diesem Geschäftspartner die Lieferantenrolle hinzuzufügen. Solange Sie das nicht tun, findet die Lieferantensuche ihn nicht.

Einen eingefrorenen Budgetmonat korrigieren

Korrigiert Monat erscheint im Abschnitt Details im Bereich eines Kostenbelegs, sobald Ihre Organisation in den Budgeteinstellungen einen Budgetmonat eingefroren hat. Ein Beleg, der bereits einen Monat nennt, zeigt das Feld weiterhin. Es ist für eine verspätete Ausgabe gedacht, die zu einem Monat gehört, der bereits an Ihren Steuerberater gegangen ist:

Setzen Sie Zugehöriger Monat auf einen offenen Monat. Eine Korrektur wird immer in einem offenen Monat gebucht.
Wählen Sie in Korrigiert Monat den eingefrorenen Monat, zu dem die Ausgabe gehört. Das Feld bietet nur eingefrorene Monate an und speichert, sobald Sie wählen.

Eine Korrektur, die in einem eingefrorenen Monat gebucht wird, oder eine, die einen nicht eingefrorenen Monat nennt, wird abgelehnt, und die Meldung nennt, welcher der beiden Fälle vorliegt. Wird Korrigiert Monat geleert, ist der Beleg wieder eine gewöhnliche Ausgabe.

Was das Akzeptieren eines Lieferantenvorschlags bewirkt

Wenn Flowtly für eine Eingangsrechnung einen Lieferanten vorschlägt, nennt die Vorschlagskarte vor dem Akzeptieren, was das Akzeptieren bewirkt. Der Satz wird aus Ihrer Liste der Geschäftspartner abgeleitet und lautet einer der folgenden:

Das Akzeptieren verknüpft diese Rechnung mit einem bereits vorhandenen Lieferanten. Der Datensatz des Lieferanten selbst wird nicht verändert.
Das Akzeptieren gibt einem Geschäftspartner, der bereits Kunde ist, die Lieferantenrolle und verknüpft die Rechnung mit ihm. Für dieselbe Partei wird kein zweiter Geschäftspartner angelegt.
Das Akzeptieren legt einen neuen Lieferanten an unter dem Namen auf dem Dokument und verknüpft die Rechnung mit ihm.
Das Akzeptieren schlägt fehl, aus einem von drei Gründen, die die Karte nennt:
- ein vorhandener Geschäftspartner hat bereits diesen Namen oder diese Steuer-ID. Verwenden Sie Vorschlag bearbeiten, um stattdessen diesen Geschäftspartner zu verknüpfen, oder führen Sie zuerst das Duplikat zusammen;
- dem passenden Kunden kann die Lieferantenrolle nicht automatisch gegeben werden, weil seine Lieferantendaten an einen anderen, verborgenen Geschäftspartner-Datensatz gebunden sind. Wenden Sie sich an den Flowtly-Support, um das zu lösen, oder wählen Sie mit Vorschlag bearbeiten einen anderen Lieferanten;
- die Rechnung trägt die Steuer-ID eines anderen Unternehmens, nicht die des Kunden, den die Karte nennt. Wählen Sie mit Vorschlag bearbeiten den Lieferanten mit der Steuer-ID der Rechnung aus oder legen Sie ihn an.

Eine Karte, deren Akzeptieren fehlschlägt, wird als Warnung angezeigt. Ohne sie sähe die Karte aus wie eine, die akzeptiert werden kann, und die Ablehnung erschiene erst, nachdem Sie auf Akzeptieren geklickt haben.

Der Satz wird bei jedem Öffnen des Dokuments neu abgeleitet, nicht erst bei der Erstellung des Vorschlags. Ein Dokument, das im Posteingang wartete, während jemand den Lieferanten von Hand angelegt hat, sagt daher, dass das Akzeptieren es mit einem vorhandenen Lieferanten verknüpft, und nicht, dass es einen neuen anlegt. Sobald der Vorschlag akzeptiert wurde, nennt die Karte stattdessen, was sie tatsächlich getan hat.

Auf der Karte ist die Adresse des Lieferanten mit Aus dem Dokument gelesen, nicht verifiziert gekennzeichnet: Es ist die Adresse, wie sie aus der Datei gelesen wurde, nicht mit einem Register abgeglichen.

Tags, die dem Lieferanten folgen

Wenn Sie bei einem hochgeladenen Dokument, ob einzeln oder im Stapel eingegangen, den Lieferanten festlegen, setzt das sofort die Standard-Rechnungstags dieses Lieferanten und die Tags seiner letzten Rechnung auf das Dokument, genau wie bei einer aus KSeF oder ANAF importierten Rechnung. Wenn Ihre Organisation das automatische Hinzufügen ausgeschaltet hat, bleiben sie Vorschläge, die Sie annehmen können.

Nur ein Lieferantenwechsel zählt. Das Akzeptieren eines anderen Lieferanten oder das Nennen eines Lieferanten auf dem Dokument fügt die Tags hinzu. Den gleichen Lieferanten erneut zu akzeptieren oder ein anderes Feld zu bearbeiten, fügt nichts hinzu.
Tags werden nur hinzugefügt. Tags, Projekte und Aufteilungen, die bereits auf dem Dokument sind, bleiben bestehen, und die Tags werden auch dann hinzugefügt, wenn Sie den Lieferanten selbst auf einem bereits kodierten Dokument wählen.
Das Standardprojekt wird so nicht eingetragen. Es bleibt eine Vorschlagskarte, die Sie akzeptieren können.
Die eigenen Durchläufe von Flowtly lassen kodierte Dokumente in Ruhe. Gelangt ein Lieferant ohne Ihre Wahl auf ein Dokument, etwa nachdem der auf einem anderen Dokument vorgeschlagene Lieferant angelegt wurde, werden Tags nur hinzugefügt, wenn das Dokument keine Projektaufteilung, kein Projekt in einer Zeile und noch keinen Tag hat.
Ein beantworteter Vorschlag bleibt beantwortet. Ein Tag, dessen Vorschlag akzeptiert oder abgelehnt wurde, wird nicht erneut angeboten.

Einen Vorschlag ablehnen

Ablehnen auf einer Vorschlagskarte lehnt ihn mit einem Klick ab, ohne dass ein Grund anzugeben ist.

Die Ausnahme ist ein Vorschlag, der aus dem Standardprojekt des Lieferanten stammt. Das Ablehnen öffnet einen kurzen Dialog mit einem optionalen Grund und dem Feld Dieses Projekt für diesen Lieferanten nicht mehr vorschlagen. Wird das Feld angekreuzt, wird dieses Projekt außerdem als Standard des Lieferanten entfernt, sodass es auf den nächsten Rechnungen des Lieferanten nicht mehr vorgeschlagen wird. Der Standard wird nur entfernt, wenn er noch das Projekt ist, das der Vorschlag genannt hat. Der Dialog erscheint nur für jemanden, der den Lieferanten bearbeiten darf, und wenn die Rechnung einen Geschäftspartner hat; andernfalls wird auch dieser Vorschlag mit einem Klick abgelehnt.

Mit einem Dokument verknüpfte Zahlungen und Vertrag

Im Abschnitt Verknüpfte Transaktionen wird jede mit dem Dokument verknüpfte Zahlung mit Beschreibung, Datum und Betrag aufgeführt, gefolgt von Öffnen und Verknüpfung aufheben. Das Aufheben der Verknüpfung einer Zahlung wirkt sofort, ohne Bestätigung.

Der Abschnitt Kategorisierung hält jedes Projekt einer Aufteilung in einer Zeile, mit Gewichtung und Betrag in eigenen Spalten. Ein langer Projektname wird dort gekürzt; fahren Sie darüber, um ihn vollständig zu lesen.

Neben + Projekt verknüpft + Vertrag einen Vertrag. Es öffnet eine nach dem Geschäftspartner des Dokuments gefilterte Auswahl, mit Alle Geschäftspartner durchsuchen, um weiterzusuchen. Ohne Geschäftspartner ist es nicht verfügbar, und sein Tooltip sagt „Legen Sie einen Vertragspartner fest, um einen Vertrag zu verknüpfen.“ Ein Dokument hat einen Vertrag, daher ist + Vertrag ausgeblendet, solange einer verknüpft ist. Der verknüpfte Vertrag erscheint in der Tabelle als Chip, der den Vertrag öffnet, mit einer X-Schaltfläche daneben, die die Verknüpfung aufhebt. Um den Vertrag zu ändern, heben Sie die Verknüpfung auf und wählen einen anderen. Hat ein Dokument einen Vertrag, zeigt ihn zusätzlich ein eigener Abschnitt Vertrag, nur mit Öffnen. Solange dieser Abschnitt eingeklappt ist, nennt seine Zeile den Vertrag.

Eine Rechnungszeile auf Projekte aufteilen

Eine Projektaufteilung kann für die gesamte Rechnung oder für eine einzelne Rechnungszeile festgelegt werden. Die eigene Aufteilung einer Zeile ist für den Fall gedacht, dass eine Zeile Leistungen für mehr als ein Projekt abdeckt, etwa eine Ausbauzeile, die sich zwei Mieter teilen.

Um eine Zeile nach einer Kaskadenregel aufzuteilen, nutzen Sie die Kaskadenfüllung an der Zeile selbst, dieselbe, die auch die gesamte Rechnung anbietet. Sie teilt den Nettobetrag der Zeile sofort nach Fläche auf die Mieter der Regel auf; findet eine Regel nur einen Mieter, erhält die Zeile das Projekt dieses Mieters, und findet sie keinen, ändert sich nichts. Die Füllung ist bei einer Zeile ohne Betrag nicht verfügbar.

Verwenden Sie in der Zeile + Projekt, um ein Projekt hinzuzufügen. Das erste Projekt übernimmt die ganze Zeile. Jedes weitere Projekt beginnt mit dem, was vom Nettobetrag der Zeile übrig ist, und der Betrag jedes Projekts kann bearbeitet werden. Die Beträge müssen sich zum Nettobetrag der Zeile addieren, und die Zeile weist darauf hin, wenn sie es nicht tun. Bei zwei Projekten, die sich zur Zeile addieren, verschiebt die Änderung eines Betrags die Differenz auf den anderen, sodass die Zeile weiterhin aufgeht. Das Entfernen der Zeile eines Projekts nimmt es aus der Aufteilung der Rechnungszeile heraus. Wenn die Aufteilung zuvor die Zeile ergab, wird der Nettobetrag der Zeile im Verhältnis zu ihren aktuellen Beträgen auf die verbleibenden Zeilen verteilt, sodass die Aufteilung weiterhin aufgeht; eine Aufteilung, die nicht aufging, behält ihre Beträge wie eingegeben.

Der Nettobetrag einer Zeile ist der Betrag auf der Zeile oder, wenn die Zeile keinen Betrag hat, Menge mal Einzelpreis. Die Ausnahme ist ein Dokument, dessen Zeilen sich zum Bruttobetrag statt zum Nettobetrag addieren, was vorkommt, wenn Zeilen als Bruttobeträge erfasst wurden. Dort wird der Nettobetrag des Dokuments im Verhältnis zu den Beträgen der Zeilen auf diese verteilt, sodass sich die Nettobeträge der Zeilen genau zum Nettobetrag des Dokuments addieren.

Die Aufteilung einer Zeile wird überall auf der Rechnung gleich angezeigt. Die Aufteilung der gesamten Rechnung listet die Projekte der Zeile schreibgeschützt auf, gekennzeichnet mit In Zeile #n festgelegt, dort bearbeiten, und zählt sie weiterhin in ihre Summe. Eine Zeile ohne eigenes Projekt zeigt, wie die Aufteilung der gesamten Rechnung sie verteilen würde.

Eine Zeile mit eigenem Projekt behält ihren gesamten Nettobetrag auf Zeilenebene. Das gilt für eine Zeile, die einem Projekt zugeordnet ist, und für eine Zeile, die auf mehrere Projekte aufgeteilt ist, auch wenn eine ihrer Zeilen gestrichen ist oder ihre Beträge hinter dem Nettobetrag der Zeile zurückbleiben. Die Aufteilung der gesamten Rechnung verteilt das Geld dieser Zeile nie ein zweites Mal auf andere Projekte: Sie deckt nur ab, was die Rechnungszeilen übrig lassen.

Die Steuerelemente der gesamten Rechnung ersetzen nur die Zeilen der gesamten Rechnung und lassen die eigene Aufteilung einer Rechnungszeile unberührt:

die Schaltflächen, die nach einem Attribut oder einer Kaskade füllen, und Auf die übrigen verteilen verteilen nur den Nettobetrag, den die Rechnungszeilen noch nicht tragen. Tragen die Rechnungszeilen ihn ganz, meldet eine Füllung, dass die Rechnungszeilen bereits den gesamten Nettobetrag tragen und auf der Rechnung deshalb nichts mehr aufzuteilen ist. Auf die übrigen verteilen wird nur angeboten, wenn es einen Betrag ändern würde;
Nach Zählerverbrauch füllen berechnet seine Beträge aus den Zählerständen, wie auf jeder Rechnung;
Alle löschen entfernt nur die Projektzeilen der gesamten Rechnung und bittet Sie zu bestätigen, dass die Rechnungszeilen ihre eigenen behalten.

Die Summe der Aufteilung der gesamten Rechnung zählt eine Zeile, die einem Projekt zugeordnet ist, mit ihrem vollen Nettobetrag, sodass eine Aufteilung, die aufgeht, diese Zeile nicht als fehlend zeigt. Eine Lücke innerhalb der eigenen Aufteilung einer Zeile, durch eine gestrichene Zeile oder Beträge, die hinter der Zeile zurückbleiben, bleibt in der Summe sichtbar: Dieses Geld wird bewusst niemandem belastet.

Die Kopfzeile des Abschnitts Kategorisierung zählt die Rechnungszeilen, die ein Projekt haben, entweder ein eigenes oder eines aus der Aufteilung der gesamten Rechnung, oder einen eigenen Tag, zum Beispiel 2/5 Zeilen mit Projekt oder Zeilen-Tag. Auf der gesamten Rechnung gesetzte Tags zählen dabei nicht mit.

Die Aufteilung der Kosten einer Rechnung auf Mitarbeiter ist ein Unterabschnitt am Ende von Kategorisierung, wie bei einer Transaktion.

Wie Sie die Aufteilung der gesamten Rechnung aus Attributen oder Zählerständen füllen, steht unter Kosten nach Attribut auf Projekte aufteilen. Zu einer Stromrechnung, die an Mieter mit Zwischenzählern weiterberechnet wird, siehe Stromrechnung auf Mieter aufteilen.

Wie die verknüpfte Zahlung kategorisiert ist

Hat die mit einem Dokument verknüpfte Zahlung eine eigene Projektaufteilung oder eigene Tags, zeigt der Abschnitt Transaktionszuordnung sie an. Jedes Projekt hat eine Zeile mit seinem Anteil und seinem Betrag in der Währung der Zahlung, danach folgen die Tags der Zahlung. Der Abschnitt ist schreibgeschützt. Transaktion öffnen führt zur Zahlung und erscheint nur für Benutzer, die Banktransaktionen öffnen dürfen. Solange der Abschnitt eingeklappt ist, nennt seine Zeile die Anzahl der Projekte in der Aufteilung der Zahlung, zum Beispiel 2 Projekte, sobald die Zahlung geladen ist.

Ein Dokument aus seinem Panel löschen

Löschen befindet sich im Menü Weitere Optionen, der Schaltfläche mit den drei Punkten oben im Panel eines Dokuments, neben seinem Titel. Sie bestätigen, bevor das Dokument gelöscht wird.

Dokumentnummer und Dateiname

Ein hochgeladenes Kostendokument trägt zwei separate Bezeichner — es lohnt sich zu wissen, welcher gerade angezeigt wird.

Der Dateiname ist der Name der hochgeladenen Datei oder der Name, den Sie beim manuellen Hinzufügen des Anhangs eingegeben haben. Dieser Name wird in der Anhangsliste angezeigt — eine Datei, die Sie als Figma_Invoice.pdf gespeichert haben, erscheint dort unter diesem Namen.
Die Dokumentnummer ist die Rechnungs- oder Belegnummer, die auf dem Dokument selbst aufgedruckt ist. Sie wird automatisch aus dem Dokument ausgelesen, wenn dies möglich ist, und getrennt vom Dateinamen gespeichert.

Da beide Bezeichner getrennt gehalten werden, bleibt ein für Sie aussagekräftiger Dateiname — Lieferant, Leistung, Zeitraum — auch nach dem Hochladen erhalten, während die Dokumentnummer überall verfügbar bleibt, wo die Nummer und nicht die Bezeichnung benötigt wird.

Überall, wo die Nummer maßgeblich ist, wird sie auch verwendet. Buchhalterische Exporte und die Felder der Einkaufsdokumente verwenden die Dokumentnummer; Kostenzeilen in Budget- und GuV-Berichten werden ebenfalls damit beschriftet. Konnte keine Dokumentnummer ausgelesen werden, greifen diese Stellen auf den Dateinamen zurück — keine Zeile bleibt ohne Bezeichnung.

Die Suche umfasst beide Bezeichner. Die Eingabe eines Teils einer Rechnungsnummer findet das Dokument, selbst wenn der Dateiname damit nichts zu tun hat, und die Eingabe eines Teils des Dateinamens findet es ebenfalls.

Tags, die automatisch einem Kostendokument zugeordnet werden, werden mit beiden Bezeichnern verglichen — ein aussagekräftiger Dateiname kann daher einen Tag einbringen, den die Dokumentnummer allein nicht ergeben hätte.

Anhänge, die hinzugefügt wurden, bevor die Dokumentnummer ein eigenes Feld besaß, werden unter dieser Nummer und nicht unter einem Dateinamen aufgeführt und werden nicht nachträglich umbenannt. Eine lang geführte Liste kann daher beide Varianten enthalten. Durch Bearbeiten eines Anhangs lässt sich für jeden einzelnen Eintrag der gewünschte Name festlegen.

Ein Dokument nur mit Bruttobetrag

Manche Dokumente kommen mit einem Bruttobetrag und ohne Nettobetrag an, zum Beispiel ein Beleg, auf dem nur die Summe gedruckt ist. Der Abschnitt Details zeigt dann unter den Beträgen für Netto, MwSt. und Brutto ein Feld MwSt.-Satz mit dem Hinweis Unvollständig. Wählen Sie einen MwSt.-Satz, um Netto und VAT zu berechnen. Angeboten werden die Sätze des Landes Ihrer Organisation, einschließlich steuerbefreit (zw.). Die Auswahl eines Satzes wird sofort gespeichert: Flowtly berechnet Netto und MwSt. aus dem Brutto, trägt das Netto ein, und das Feld verschwindet. Das Dokument gilt dann nicht mehr als ohne Nettobetrag.

Sie können das Netto auch selbst eintippen, wenn das Dokument es ausweist; das Feld MwSt.-Satz verschwindet, sobald ein Netto eingegeben ist. Summieren sich die Zeilen des Dokuments auf das Brutto statt auf das Netto, bittet Flowtly Sie anschließend, die Zeilen in Nettobeträge umzurechnen. Lässt sich der Satz nicht speichern, wird das Feld wieder leer und weist darauf hin.

Wenn die Zahlungen von der Rechnung abweichen

Eine Rechnung wird nicht immer exakt in der angegebenen Höhe bezahlt. Eine Lieferantenrechnung in Euro, die von einem Konto in Złoty bezahlt wird, wird zum Beispiel zum Kurs der Bank umgerechnet, und der Kurs der Bank sowie Gebühren können dazu führen, dass die verknüpften Zahlungen einige Prozent über oder unter der Rechnung liegen. Flowtly zeigt diese Differenz an, anstatt sie zu verbergen, und lässt Sie entscheiden, wann sie akzeptabel ist.

Bei einer Eingangsrechnung zeigt der Bereich Zugehörige Transaktionen im Panel drei Werte an, wann immer die verknüpften Zahlungen nicht mit der Rechnung übereinstimmen:

Rechnungsbetrag brutto – der Bruttobetrag der Rechnung.
Verknüpfte Zahlungen – die Summe der mit ihr verknüpften Zahlungen, in der Währung der Rechnung.
Differenz – die vorzeichenbehaftete Differenz zwischen den beiden, mit ihrem Prozentsatz bezogen auf die Rechnung.

Die Werte bleiben sichtbar, unabhängig davon, wie die Differenz gelöst wird. Eine Toleranz oder eine Akzeptanz entfernt die Warnung; sie ändert niemals einen Betrag.

Eine Toleranz festlegen

Standardmäßig wird eine Differenz von bis zu 3 % der Rechnung, nach oben oder unten, als übereinstimmend behandelt. Ein Administrator kann unter Einstellungen → Erweitert, im Abschnitt Eingangsrechnungen — Vollständigkeit, einen anderen Spielraum festlegen: Toleranz für Zahlungsdifferenzen nimmt einen Prozentsatz von 0 bis 20 an und wird gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen. Lassen Sie es leer, um die 3-%-Prüfung zu behalten.

Eine Differenz innerhalb der Toleranz wird als Innerhalb Ihrer Toleranz von N % angezeigt und nicht markiert. Eine Toleranz entfernt immer nur eine Warnung; sie fügt niemals eine hinzu.

Eine Differenz akzeptieren

Eine Differenz, die größer als die Toleranz ist, ob die Zahlungen nun zu niedrig ausfallen oder die Rechnung übersteigen, wird als Warnung angezeigt, daneben Differenz akzeptieren. Die Auswahl fragt Sie, die genaue Differenz zu bestätigen, die Sie akzeptieren, und einen Grund anzugeben, etwa die Wechselkosten der Bank. Der Grund ist erforderlich: Akzeptieren bleibt nicht verfügbar, bis Sie einen eingeben (bis zu 255 Zeichen). Nach der Annahme:

erfasst das Panel, wer die Differenz akzeptiert hat und wann;
wird das Label Unvollständige Zahlung oder Überzahlung aus dem Dokument in der Liste entfernt;
wird sonst nichts geschrieben — der Rechnungsbetrag, die Zahlungsbeträge, der Wechselkurs und das Zahlungsdatum bleiben unverändert.

Akzeptanz zurückziehen macht dies wieder rückgängig, und die Warnung kehrt zurück.

Eine Akzeptanz gilt für die Werte, für die sie erteilt wurde, nicht für das Dokument als Ganzes. Wird der Rechnungsbetrag später bearbeitet oder eine Zahlung verknüpft oder getrennt, ist die Differenz wieder offen: Das Panel zeigt an, dass die frühere Akzeptanz nicht mehr gilt, das Label kehrt zurück, falls die Zahlungen nicht ausreichen, und die neue Differenz kann erneut akzeptiert werden. Deckt die Toleranz die Differenz später ab, zeigt das Panel sie stattdessen als innerhalb der Toleranz an.

Akzeptieren und Zurückziehen stehen jedem zur Verfügung, der das Dokument bearbeiten kann. Differenz akzeptieren wird nur angeboten, solange eine Differenz außerhalb der Toleranz liegt und noch nicht akzeptiert wurde.

Solange eine solche Differenz offen ist, ist der Bereich Zugehörige Transaktionen rot markiert. Im Panel kennzeichnet Rot einen Bereich mit einem von Flowtly erkannten Problem, etwa nicht übereinstimmenden Beträgen, und Orange einen Bereich, der nur unvollständig ist, etwa eine Rechnung, an die noch keine Zahlung geknüpft ist.

Die Zahlung trägt dieselbe Warnung. Stimmen die Beträge einer Rechnung, die eine Zahlung begleicht, nicht überein, auch bei Zahlungen, die die Rechnung übersteigen, ist auch der Statuskreis der Zahlung rot: in der Transaktionsliste, auf ihrer mobilen Karte und in der Seitenleiste, und die Seitenleiste ergänzt die Zeile Verknüpfte Rechnung: Betrag weicht ab. Wenn Sie in der Seitenleiste mit der Maus über den Kreis fahren, werden die auf der verknüpften Rechnung gefundenen Betragsabweichungen aufgelistet. Eine Rechnung, die nur unvollständig ist, lässt die Farbe der Zahlung unverändert.

Die Seitenleiste der Zahlung zeigt die Differenz ebenfalls. In ihrem Abschnitt Anhänge erhält jede von der Zahlung beglichene Rechnung mit einer Differenz dasselbe Panel wie auf der Rechnung, mit denselben drei Werten und, wo es zutrifft, Differenz akzeptieren. Eine Differenz außerhalb der Toleranz markiert den Abschnitt rot. Begleicht eine Zahlung zwei oder mehr Rechnungen, trägt jedes Panel den Namen seiner Rechnung als Beschriftung, sodass Sie erkennen, zu welcher die Differenz gehört. Sie von der Zahlung aus zu akzeptieren, ist dieselbe Akzeptanz wie auf der Rechnung.

Anwendungsbeispiele

Auswahl von Ohne Tag unter Tags, um die importierten Lieferantenrechnungen abzuarbeiten, die noch einen Tag brauchen, bis die Liste leer ist.
Verknüpfung einer Lieferantenrechnung (PDF) direkt mit einer spezifischen Zahlungstransaktion für Audit- und Aufzeichnungszwecke.
Hochladen eines Fotos eines physischen Belegs für eine Mitarbeiterausgabe, das später der entsprechenden Banktransaktion zugeordnet wird.
Die Lieferantenrechnungen eines Monats auf einmal auf die Liste ziehen und Datei für Datei sehen, welche bereits in Flowtly waren.
Zentralisierung aller Vertragsvereinbarungen und Zahlungspläne, um einfachen Zugang und Compliance zu gewährleisten.
Verwalten nicht verknüpfter Dokumente (z. B. frühzeitig erhaltene Rechnungen), bis die zugehörige Finanztransaktion im System erfasst ist.
Akzeptieren der Differenz bei einer Fremdwährungsrechnung, die zum Wechselkurs der Bank bezahlt wurde, sodass sie nicht mehr als unterbezahlt markiert wird, während ihre Beträge genau wie in Rechnung gestellt und bezahlt bleiben — oder Festlegen einer Toleranz, sodass kleine Wechselkursdifferenzen nie markiert werden.
Die Kostenart einer Lieferantenrechnung kodieren und das vorgeschlagene Einkaufsjournal mit <Feldname> speichern speichern, damit es mit der Rechnung in den Buchhaltungsexport gelangt, statt ein Vorschlag zu bleiben.