Transaktionsanhänge

Der Tab Transaktionsanhänge in Flowtly ist der zentrale Bereich zum Speichern und Verwalten von Dateien im Zusammenhang mit Finanztransaktionen. Diese Funktion gewährleistet die korrekte Verknüpfung aller Zahlungsbelege, Rechnungen und unterstützenden Dokumente, was Transparenz und Compliance im Finanzmanagement sicherstellt. Darüber hinaus ermöglicht diese Funktionalität Benutzern, Dokumente und Dateien transaktionsunabhängig zu verwalten.

Dieser Tab bietet eine strukturierte Übersicht über alle hochgeladenen Anhänge im Zusammenhang mit Transaktionen. Die Hauptfunktionen umfassen:

• Anzeigen aller Transaktionsanhänge an einem Ort.
• Identifizieren und Verwalten von nicht verknüpften (ausstehenden) Anhängen.
• Manuelles Hochladen neuer Anhänge.
• Bearbeiten und Löschen bestehender Anhänge.

Alle Anhänge werden chronologisch nach Datum sortiert. Unter jedem Datum werden alle Transaktionen angezeigt, die an diesem Tag erfasst wurden. Jeder Anhang wird mit den folgenden Details angezeigt:

• Dateiname – Name des hochgeladenen Anhangs (z. B. Rechnung, Beleg). Dies ist der Dateiname, den Sie beim Hochladen verwendet haben; siehe Dokumentnummer und Dateiname weiter unten.
• Auftragnehmername – Der Name des mit der Transaktion verbundenen Auftragnehmers, sichtbar unter dem Dateinamen.
• Betrag – Der Transaktionsbetrag als Referenz.
• Zugehöriger Monat/Empfangsdatum – Zeigt den Finanzmonat an, in dem die Transaktion verarbeitet oder erfasst wurde.
• Anhang – Die dem Eintrag zugeordnete Datei.
• Option Anzeigen – Ermöglicht die Vorschau der angehängten Datei.
• Optionen Bearbeiten & Löschen – Ermöglicht die Änderung oder Entfernung von Anhängen.

Anhänge hinzufügen und verwalten

Um einen neuen Anhang hochzuladen:

• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche „Anhang hinzufügen".
• Geben Sie den Namen ein.
• Wählen Sie den zugehörigen Auftragnehmer aus der Liste der bereits erstellten Auftragnehmer aus.
• Geben Sie den Betrag des Anhangs ein.
• Wählen Sie die Währung aus.
• Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus und laden Sie sie hoch.
• Geben Sie das Datum des Anhangseingangs ein.
• Geben Sie den zugehörigen Monat des Anhangs ein.
• Klicken Sie auf „Speichern", um den Vorgang abzuschließen.

Ausstehende Anhänge verwalten

Ausstehende Anhänge sind Dateien, die in Flowtly hochgeladen wurden, aber noch keiner Transaktion zugewiesen sind. Dazu können gehören:

• Rechnungen, die hochgeladen wurden, bevor die zugehörige Transaktion erfasst wurde.
• Dokumente, die manuell hinzugefügt wurden, aber mit der passenden Transaktion verknüpft werden müssen.
• Dateien, die vor ihrer Zuweisung überprüft werden müssen.

Um die finanzielle Genauigkeit zu gewährleisten, sollten diese Anhänge ihren jeweiligen Transaktionen zugeordnet werden.

Dokumentnummer und Dateiname

Ein hochgeladenes Kostendokument trägt zwei separate Bezeichner — es lohnt sich zu wissen, welcher gerade angezeigt wird.

• Der Dateiname ist der Name der hochgeladenen Datei oder der Name, den Sie beim manuellen Hinzufügen des Anhangs eingegeben haben. Dieser Name wird in der Anhangsliste angezeigt — eine Datei, die Sie als Figma_Invoice.pdf gespeichert haben, erscheint dort unter diesem Namen.
• Die Dokumentnummer ist die Rechnungs- oder Belegnummer, die auf dem Dokument selbst aufgedruckt ist. Sie wird automatisch aus dem Dokument ausgelesen, wenn dies möglich ist, und getrennt vom Dateinamen gespeichert.

Da beide Bezeichner getrennt gehalten werden, bleibt ein für Sie aussagekräftiger Dateiname — Lieferant, Leistung, Zeitraum — auch nach dem Hochladen erhalten, während die Dokumentnummer überall verfügbar bleibt, wo die Nummer und nicht die Bezeichnung benötigt wird.

Überall, wo die Nummer maßgeblich ist, wird sie auch verwendet. Buchhalterische Exporte und die Felder der Einkaufsdokumente verwenden die Dokumentnummer; Kostenzeilen in Budget- und GuV-Berichten werden ebenfalls damit beschriftet. Konnte keine Dokumentnummer ausgelesen werden, greifen diese Stellen auf den Dateinamen zurück — keine Zeile bleibt ohne Bezeichnung.

Die Suche umfasst beide Bezeichner. Die Eingabe eines Teils einer Rechnungsnummer findet das Dokument, selbst wenn der Dateiname damit nichts zu tun hat, und die Eingabe eines Teils des Dateinamens findet es ebenfalls.

Tags, die automatisch einem Kostendokument zugeordnet werden, werden mit beiden Bezeichnern verglichen — ein aussagekräftiger Dateiname kann daher einen Tag einbringen, den die Dokumentnummer allein nicht ergeben hätte.

Anhänge, die hinzugefügt wurden, bevor die Dokumentnummer ein eigenes Feld besaß, werden unter dieser Nummer und nicht unter einem Dateinamen aufgeführt und werden nicht nachträglich umbenannt. Eine lang geführte Liste kann daher beide Varianten enthalten. Durch Bearbeiten eines Anhangs lässt sich für jeden einzelnen Eintrag der gewünschte Name festlegen.

Anwendungsbeispiele

• Verknüpfung einer Lieferantenrechnung (PDF) direkt mit einer spezifischen Zahlungstransaktion für Audit- und Aufzeichnungszwecke.
• Hochladen eines Fotos eines physischen Belegs für eine Mitarbeiterausgabe, das später der entsprechenden Banktransaktion zugeordnet wird.
• Zentralisierung aller Vertragsvereinbarungen und Zahlungspläne, um einfachen Zugang und Compliance zu gewährleisten.
• Verwalten nicht verknüpfter Dokumente (z. B. frühzeitig erhaltene Rechnungen), bis die zugehörige Finanztransaktion im System erfasst ist.