KSeF mit Flowtly Workspace verbinden

Sobald Sie KSeF verbunden haben, sendet Flowtly Workspace Ihre Ausgangsrechnungen an das polnische Nationale E-Rechnungssystem (Krajowy System e-Faktur) und ruft die Rechnungen ab, die andere Unternehmen an Sie ausstellen. Dieses Tutorial führt Sie in etwa zehn Minuten von der noch leeren Karte „E-Rechnung“ zu Ihrer ersten Rechnung mit KSeF-Nummer und UPO.

Warum KSeF jetzt wichtig ist

KSeF ist eine gesetzliche Pflicht in Polen. Dieses Tutorial richtet sich daher an Organisationen, die als polnische Steuerpflichtige Rechnungen ausstellen.

  • Der Empfang von Rechnungen über KSeF ist seit dem 1. Februar 2026 für alle Steuerpflichtigen verpflichtend.
  • Die Ausstellung von Rechnungen in KSeF wurde am 1. Februar 2026 für Steuerpflichtige verpflichtend, deren Umsatz 2024 über 200 Mio. PLN lag, und am 1. April 2026 für alle übrigen Steuerpflichtigen.

Für die kleinsten Rechnungssteller gelten einige Erleichterungen. Welche Regeln für Ihr Unternehmen gelten, erfahren Sie auf den KSeF-Seiten des polnischen Finanzministeriums oder bei Ihrer Steuerberatung.

Flowtly Workspace verbindet sich mit KSeF 2.0, und zwar immer mit der Produktivumgebung: Die App hat keinen Testmodus, jede gesendete Rechnung ist also eine echte Übermittlung.

Bevor Sie beginnen

  • In Flowtly Workspace: Administratorrechte, ein aktives Abonnement mit Rechnungsstellung und die vollständigen Rechnungsdaten Ihres Unternehmens: NIP, Rechnungsname, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land. Halten Sie auch Ihre REGON bereit.
  • In KSeF: eine Möglichkeit, sich als Ihr Unternehmen zu authentifizieren (qualifizierte Signatur, qualifiziertes Siegel oder Vertrauensprofil, Profil Zaufany), und das Recht, Berechtigungen für diese NIP zu verwalten. Wenn Ihr Steuerbüro KSeF für Sie betreut, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, es zu kontaktieren.

Schritt 1: Firmendaten vervollständigen

Öffnen Sie Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Rechnungseinstellungen und füllen Sie im Abschnitt Rechnungsdaten die NIP, Rechnungsname, Straße, die Postleitzahl, Stadt und Land aus. Erledigen Sie das zuerst: Solange eines dieser sechs Felder fehlt, bleibt der E-Rechnungs-Schalter in Schritt 5 gesperrt. Tragen Sie im selben Abschnitt Ihre REGON ein. Sie sperrt den Schalter nicht, wird aber für die Rechnungsprüfung in Schritt 6 benötigt.

Tipp: Das Feld E-Rechnungs-Token ist nicht ausgegraut, es erscheint einfach erst auf der Karte E-Rechnung, wenn Ihre NIP gespeichert ist. Wenn Sie es nicht sehen, gehen Sie zurück zum Abschnitt Rechnungsdaten.

Tipp: Sie können die NIP mit oder ohne das Präfix PL eingeben. Flowtly Workspace entfernt das Präfix, bevor etwas an KSeF gesendet wird.

Schritt 2: Token in der KSeF-Anwendung für Steuerpflichtige erzeugen

Melden Sie sich unter ap.ksef.mf.gov.pl im Kontext Ihres Unternehmens (seiner NIP) an, mit qualifizierter Signatur, qualifiziertem Siegel oder Vertrauensprofil. Wählen Sie im linken Menü Tokeny → Generuj token (Token → Token erzeugen). Geben Sie dem Token einen Namen, zum Beispiel „Flowtly Workspace“, und setzen Sie drei Berechtigungen: Rechnungen ausstellen, Rechnungen einsehen und Berechtigungen einsehen.

Tipp: Alle drei Berechtigungen sind erforderlich. Rechnungen ausstellen allein genügt nicht: Ohne Rechnungen einsehen und Berechtigungen einsehen funktioniert die Verbindung zu Flowtly Workspace nicht. Fehlt eine Berechtigung, erzeugen Sie einen neuen Token mit allen dreien.

Tipp: Erzeugen Sie einen eigenen Token nur für Flowtly Workspace, statt den Ihres Steuerbüros wiederzuverwenden. So können Sie ihn widerrufen, ohne jemand anderem den Zugang zu nehmen.

Tipp: KSeF zeigt den Token nur ein einziges Mal an. Kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn direkt in Flowtly Workspace ein. Speichern Sie ihn nicht in einem Dokument, einem Chat oder einem Screenshot: Mit dem Token kann jeder im Namen Ihres Unternehmens Rechnungen ausstellen. Ist er irgendwo gelandet, wo er nicht hingehört, widerrufen Sie ihn unter Tokeny → Lista tokenów (Token → Tokenliste) und erzeugen Sie einen neuen.

Schritt 3: Token in Flowtly Workspace einfügen und speichern

Zurück in Flowtly Workspace finden Sie auf derselben Seite Rechnungseinstellungen die Karte E-Rechnung. Fügen Sie den Token in das Feld E-Rechnungs-Token ein und speichern Sie. Flowtly Workspace authentifiziert sich bei KSeF und speichert den Token verschlüsselt.

Tipp: Das ist nur einmal nötig. Eine KSeF-Sitzung läuft nach einiger Zeit ab, doch Flowtly Workspace erneuert sie mit dem gespeicherten Token, sodass Sie ihn nicht erneut einfügen müssen.

Schritt 4: Verbindungsstatus prüfen

Auf derselben Karte sollte E-Rechnungs-Authentifizierungsstatus CONNECTED anzeigen. Sehen Sie stattdessen einen Fehler, stammt die Meldung von KSeF.

Tipp: Die drei häufigsten Ursachen sind ein Token, der für eine andere NIP erzeugt wurde, ein Token ohne die Berechtigungen aus Schritt 2 und ein bereits widerrufener Token. Erzeugen Sie in jedem Fall einen neuen Token und wiederholen Sie Schritt 3.

Tipp: Wenn Sie in Schritt 3 nicht speichern konnten, prüfen Sie Ihr Abonnement: Die Rechnungsstellung muss aktiv sein.

Schritt 5: E-Rechnung einschalten

Erst jetzt können Sie den Schalter E-Rechnung aktivieren einschalten. Flowtly Workspace gibt den Schalter nur frei, wenn der Status CONNECTED lautet und die Firmendaten aus Schritt 1 vollständig sind.

Tipp: Reagiert der Schalter nicht, obwohl der Status CONNECTED lautet, gehen Sie zurück zu Schritt 1 und prüfen Sie alle sechs Felder. Am häufigsten fehlen Land oder Postleitzahl, und schon ein leeres Feld genügt, um ihn zu sperren.

Tipp: Auf derselben Karte finden Sie Kontaktdaten auf E-Rechnungen ausblenden. Ist die Option aktiv, werden die Telefonnummer des Verkäufers und die E-Mail-Adresse des Käufers in den E-Rechnungen weggelassen, die Flowtly Workspace erzeugt, sowohl im PDF als auch in KSeF. Die Kontaktdaten bleiben im Kundendatensatz erhalten.

Schritt 6: Verbindung mit einer Rechnung testen

Öffnen Sie eine beliebige ausgestellte Rechnung und wählen Sie Validieren und per E-Rechnung senden. Fehlt etwas, listet Flowtly Workspace genau auf, was vor dem Erzeugen der E-Rechnung noch zu ergänzen ist. Typische Lücken sind die NIP des Kunden oder die Art seiner Steuernummer, das Land des Kunden oder ein Ausstellungsdatum in der Zukunft, das KSeF ablehnt.

Tipp: Eine per E-Rechnung gesendete Rechnung kann nicht mehr bearbeitet werden, und Flowtly Workspace löscht sie auch nicht. Um sie zu ändern, stellen Sie eine Korrekturrechnung aus. Prüfen Sie die Angaben daher vor dem Senden.

Tipp: Bezieht sich die Prüfung auf Ihr Unternehmen statt auf den Kunden, wählen Sie Firmendaten bearbeiten, um zu den Rechnungseinstellungen zu gelangen. Meist fehlt die REGON oder ein Teil der Rechnungsadresse.

Schritt 7: UPO herunterladen

Wählen Sie in der Rechnung E-Rechnung UPO herunterladen. Die UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, die amtliche Empfangsbestätigung) ist Ihr Nachweis, dass KSeF die Rechnung angenommen hat. Auf der Rechnung erscheint außerdem die KSeF-Nummer, und sobald die Rechnung übermittelt ist, ist ihr PDF das Dokument, das in KSeF hinterlegt ist.

Tipp: Bewahren Sie die UPO zusammen mit Ihren Buchhaltungsunterlagen auf. Nicht die Rechnung selbst, sondern die UPO bestätigt das Datum, an dem KSeF das Dokument empfangen hat.

Was Sie jetzt haben

  • E-Rechnungs-Authentifizierungsstatus zeigt CONNECTED, und Ihre erste Rechnung hat eine KSeF-Nummer und eine UPO. Ab sofort senden Sie Ausgangsrechnungen direkt aus Flowtly Workspace an KSeF.
  • Auch die Gegenrichtung funktioniert: Rechnungen, die an Ihr Unternehmen ausgestellt werden, werden aus KSeF in den Bereich Lieferantenrechnungen abgerufen und können dort Ihren Freigabeprozess durchlaufen.
  • Die KSeF-Verbindung gilt für die gesamte Organisation. Sie richten sie also einmal ein, egal wie viele Projekte Sie führen. Abgerufene Rechnungen kommen ohne Projekt im Bereich Lieferantenrechnungen an; Sie ordnen später in der Kostenzuordnung der Rechnung ein Projekt zu, und eine Rechnung lässt sich auf mehrere Projekte aufteilen, bei Bedarf auch Position für Position.

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