Wer hat eine Ressource
Zwei Listen beantworten die Frage, wer was hat. Der Tab Assets enthält das Inventar aller Ressourcen Ihrer Organisation und nennt jeweils den aktuellen Inhaber. Der Tab Reservierungen listet die Ihnen zugeordneten Reservierungen mit dem jeweils abgedeckten Zeitraum auf.
Die Inhaber-Spalte lesen
Jede Zeile im Tab Assets zeigt die Person oder das Projekt, die die Ressource aktuell innehat, neben einem farbigen Initialen-Kreis, der für denselben Inhaber in allen Zeilen dieselbe Farbe behält. Der Name wird unabhängig vom Ursprung der Zuweisung angezeigt — ob eine Buchung von der Person selbst vorgenommen oder eine Zuweisung von einem Manager in ihrem Namen durchgeführt wurde.
Eine Ressource, die niemand innehat, wird als Frei angezeigt.
Nicht buchbare Ressourcen
Eine Ressource kann für Buchungen gesperrt werden, sodass sie in den Buchungsansichten nicht erscheint und Mitarbeiter sie nicht buchen können. Diese Ressourcen sind als Nicht reservierbar gekennzeichnet. Wo diese Kennzeichnung erscheint, hängt davon ab, ob jemand die Ressource innehat:
- Eine freie Ressource zeigt Nicht reservierbar alleine an.
- Eine belegte Ressource zeigt zunächst den Namen des Inhabers, darunter als sekundären Text Nicht reservierbar.
Für Buchungen gesperrt zu sein ist nicht dasselbe wie nicht zugewiesen zu sein. Langfristig ausgegebene Geräte — ein Laptop für einen Mitarbeiter, ein Fahrzeug für einen Standort — werden oft bewusst aus den Buchungsansichten herausgehalten, obwohl sie noch jemandem gehören. Der Tab Assets nennt diese Person in jedem Fall, sodass das Inventar als Übersicht darüber lesbar bleibt, wer was hat.
Wenn ein großer Teil Ihrer belegten Ressourcen als Nicht reservierbar gekennzeichnet ist, lohnt es sich zu prüfen, ob dies beabsichtigt ist oder ein Überbleibsel der Art und Weise ist, wie sie importiert wurden.
Die Sperre für Buchungen ist nicht immer dauerhaft. Wenn ein Projekt abgeschlossen wird und seine Reservierungen freigegeben werden, wird ein Parkplatz oder eine Büroeinheit, deren Buchung noch lief, von selbst wieder buchbar. Andere Ressourcen bleiben für Buchungen gesperrt, bis jemand sie wieder freigibt.
Seriennummern
Wenn eine Organisation mehrere Einheiten desselben Modells besitzt, sagt der Ressourcenname allein nicht aus, welche physische Einheit eine Reservierung betrifft. Das macht die Seriennummer — sie wird als Beschriftung unter dem Ressourcennamen mit der Bezeichnung Seriennummer angezeigt. Sie erscheint in den Desktop-Zeilen und den mobilen Karten der Reservierungen-Liste sowie in den Buchungsdetails.
Seriennummern sind eine organisationsweite Option und sind standardmäßig ausgeblendet. Ein Benutzer mit der Rolle Objekt-Manager schaltet sie unter Einstellungen → Erweitert → Asset-Einstellungen ein; siehe Asset-Einstellungen. Die Option gilt für alle Reservierungsansichten auf einmal, sodass Seriennummern entweder überall oder nirgends angezeigt werden.
Reservierungen ohne Enddatum
Manche Ressourcen werden ohne Enddatum zugewiesen — ein dauerhafter Schreibtisch oder ein Laptop, der so lange ausgegeben wird, wie jemand ihn braucht. Die Spalte Reservierung bis zeigt in diesen Fällen das Unendlichkeitssymbol statt eines Datums, da kein Enddatum vorhanden ist.
Eine offene Reservierung läuft nicht ab. Sie bleibt in der Reservierungen-Liste, und die Ressource nennt ihren Inhaber weiterhin im Tab Assets, solange die Zuweisung besteht, unabhängig davon, wie lange sie schon besteht. Die Ressource wird freigegeben, wenn die Reservierung storniert, die Ressource neu zugewiesen oder der Reservierung ein Enddatum gegeben wird.
Auch eine dauerhafte Zuweisung kann ein Enddatum erhalten — zum Beispiel, wenn ein Projekt abgeschlossen wird und seine Reservierungen freigegeben werden. Ab dann ist sie nicht mehr offen: Reservierung bis zeigt dieses Datum statt des Unendlichkeitssymbols, und sobald das Datum verstrichen ist, verlässt die Reservierung den Filter Aktiv, erscheint unter Abgelaufen und kann nicht mehr storniert werden.
Wenn die Liste nur ein Teil ist
Beide Tabs lesen die Buchungen Ihrer Organisation in einer Anfrage, und diese Anfrage wird nach 2000 Buchungen abgeschnitten. Wo sie abgeschnitten wurde, steht über der Liste eine Warnung — Es wird nur ein Teil der Liste angezeigt — gefolgt davon, wie viele Zeilen nicht gezeigt werden, oder, wo sich diese Zahl nicht feststellen lässt, davon, dass es mehr Zeilen gibt, als hier geladen werden können.
Die Warnung gibt es, weil eine abgeschnittene und eine vollständige Liste genau gleich aussehen. Sie erscheint im Tab Assets und im Tab Reservierungen, sowohl in der organisationsweiten Ansicht als auch bei Ihren eigenen Reservierungen. Solange sie zu sehen ist, behandeln Sie jede Zahl auf dem Bildschirm als unvollständig — auch, wer scheinbar nichts hält — und grenzen Sie die Ansicht über Suche, Kategorie, Status oder Datum ein, bis sie verschwindet.
Eine Organisation mit weniger als 2000 Buchungen sieht sie nie.
Ressourcen mit oder ohne Attributwert finden
Für eine Inventurprüfung, etwa welche Ressourcen eine ID-Nummer tragen und welche nicht, lässt sich der Tab Assets nach einem Attribut filtern. Wählen Sie das Attribut im Filter Attribut, aus allen Attributen, die die Typen Ihrer Ressourcen definieren, und wählen Sie dann Hat einen Wert oder Ist leer im Filter Wert. Hat einen Wert heißt mindestens ein nicht leerer Wert; Ist leer heißt kein Wert oder nur leere Werte. Jede Antwort zeigt, wie viele Ressourcen unter denen, die die anderen Filter behalten, übrig blieben.
Der Filter lässt sich mit den anderen Filtern kombinieren, gilt auch für die Zeitleiste und wird in der Seitenadresse gespeichert, sodass eine Liste der Ressourcen, denen noch eine ID fehlt, als Link geteilt werden kann. Filter zurücksetzen entfernt ihn zusammen mit den übrigen.
Viele Parkplätze bei Abwesenheit auf einmal freigeben
Ob ein Stellplatz freigegeben wird, solange die buchende Person abwesend ist, wird für jeden Stellplatz einzeln festgelegt (siehe Ressourcen erstellen oder bearbeiten). Um es für einen ganzen Parkplatz festzulegen, kann ein Ressourcenmanager im Tab Assets Stellplätze auswählen: Jeder Stellplatz hat ein Kontrollkästchen und zeigt, ob Bei Abwesenheit freigeben an oder aus ist. Wählen Sie die Stellplätze aus, oder wählen Sie alle auf einmal, und wählen Sie Einschalten oder Ausschalten. Einschalten gibt außerdem jeden Stellplatz für die bereits genehmigten Abwesenheiten seines Inhabers frei, die heute oder später enden, sofern die Abwesenheitsart Parkplätze freigibt; Ausschalten gibt nichts zurück, was bereits freigegeben wurde.
Die Stellplätze werden einzeln aktualisiert, mit einer Fortschrittszeile wie Stellplatz 3 von 5 wird gespeichert; lassen Sie die Seite offen, bis es fertig ist. Danach nennt eine Zusammenfassung, wie viele Stellplätze aktualisiert wurden. Aktualisierte Stellplätze verlassen die Auswahl. Ein abgelehnter Stellplatz bleibt ausgewählt, steht in seiner Gruppe zuerst und nennt den Grund, zum Beispiel dass Sie ihn nicht bearbeiten können; ein Stellplatz, der wegen der Verbindung oder des Servers fehlgeschlagen ist, bietet Erneut versuchen. Geändert werden nur die ausgewählten Stellplätze, die die Liste zeigt, sodass ein durch einen Filter ausgeblendeter Stellplatz nie unbemerkt geändert wird.
Anwendungsbeispiele
- Gerät zurückverfolgen: Im Tab Assets nachsehen, wer einen bestimmten Laptop hat, bevor ein Ersatz beschafft wird.
- Langfristige Geräte prüfen: Ressourcen überprüfen, die belegt, aber für Buchungen gesperrt sind, und bestätigen, dass jede der richtigen Person zugeordnet ist.
- Identische Einheiten unterscheiden: Die Seriennummer unter dem Ressourcennamen lesen, um zu bestätigen, welche von mehreren identischen Dockingstationen für Sie reserviert ist.
- Dauerhafte Zuweisung bestätigen: Das Unendlichkeitssymbol in der Spalte Reservierung bis zeigt, dass der Schreibtisch nicht aus der Liste verschwindet.