Wer hat eine Ressource

Zwei Listen beantworten die Frage, wer was hat. Der Tab Assets enthält das Inventar aller Ressourcen Ihrer Organisation und nennt jeweils den aktuellen Inhaber. Der Tab Reservierungen listet die Ihnen zugeordneten Reservierungen mit dem jeweils abgedeckten Zeitraum auf.

Die Inhaber-Spalte lesen

Jede Zeile im Tab Assets zeigt die Person oder das Projekt, die die Ressource aktuell innehat, neben einem farbigen Initialen-Kreis, der für denselben Inhaber in allen Zeilen dieselbe Farbe behält. Der Name wird unabhängig vom Ursprung der Zuweisung angezeigt — ob eine Buchung von der Person selbst vorgenommen oder eine Zuweisung von einem Manager in ihrem Namen durchgeführt wurde.

Eine Ressource, die niemand innehat, wird als Frei angezeigt.

Nicht buchbare Ressourcen

Eine Ressource kann für Buchungen gesperrt werden, sodass sie in den Buchungsansichten nicht erscheint und Mitarbeiter sie nicht buchen können. Diese Ressourcen sind als Nicht reservierbar gekennzeichnet. Wo diese Kennzeichnung erscheint, hängt davon ab, ob jemand die Ressource innehat:

• Eine freie Ressource zeigt Nicht reservierbar alleine an.
• Eine belegte Ressource zeigt zunächst den Namen des Inhabers, darunter als sekundären Text Nicht reservierbar.

Für Buchungen gesperrt zu sein ist nicht dasselbe wie nicht zugewiesen zu sein. Langfristig ausgegebene Geräte — ein Laptop für einen Mitarbeiter, ein Fahrzeug für einen Standort — werden oft bewusst aus den Buchungsansichten herausgehalten, obwohl sie noch jemandem gehören. Der Tab Assets nennt diese Person in jedem Fall, sodass das Inventar als Übersicht darüber lesbar bleibt, wer was hat.

Wenn ein großer Teil Ihrer belegten Ressourcen als Nicht reservierbar gekennzeichnet ist, lohnt es sich zu prüfen, ob dies beabsichtigt ist oder ein Überbleibsel der Art und Weise ist, wie sie importiert wurden.

Seriennummern

Wenn eine Organisation mehrere Einheiten desselben Modells besitzt, sagt der Ressourcenname allein nicht aus, welche physische Einheit eine Reservierung betrifft. Das macht die Seriennummer — sie wird als Beschriftung unter dem Ressourcennamen mit der Bezeichnung Seriennummer angezeigt. Sie erscheint in den Desktop-Zeilen und den mobilen Karten der Reservierungen-Liste sowie in den Buchungsdetails.

Seriennummern sind eine organisationsweite Option und sind standardmäßig ausgeblendet. Ein Benutzer mit der Rolle Objekt-Manager schaltet sie unter Einstellungen → Erweitert → Asset-Einstellungen ein; siehe Asset-Einstellungen. Die Option gilt für alle Reservierungsansichten auf einmal, sodass Seriennummern entweder überall oder nirgends angezeigt werden.

Reservierungen ohne Enddatum

Manche Ressourcen werden ohne Enddatum zugewiesen — ein dauerhafter Schreibtisch oder ein Laptop, der so lange ausgegeben wird, wie jemand ihn braucht. Die Spalte Reservierung bis zeigt in diesen Fällen das Unendlichkeitssymbol statt eines Datums, da kein Enddatum vorhanden ist.

Eine offene Reservierung läuft nicht ab. Sie bleibt in der Reservierungen-Liste, und die Ressource nennt ihren Inhaber weiterhin im Tab Assets, solange die Zuweisung besteht, unabhängig davon, wie lange sie schon besteht. Die Ressource wird erst freigegeben, wenn die Reservierung storniert oder die Ressource neu zugewiesen wird.

Anwendungsbeispiele

• Gerät zurückverfolgen: Im Tab Assets nachsehen, wer einen bestimmten Laptop hat, bevor ein Ersatz beschafft wird.
• Langfristige Geräte prüfen: Ressourcen überprüfen, die belegt, aber für Buchungen gesperrt sind, und bestätigen, dass jede der richtigen Person zugeordnet ist.
• Identische Einheiten unterscheiden: Die Seriennummer unter dem Ressourcennamen lesen, um zu bestätigen, welche von mehreren identischen Dockingstationen für Sie reserviert ist.
• Dauerhafte Zuweisung bestätigen: Das Unendlichkeitssymbol in der Spalte Reservierung bis zeigt, dass der Schreibtisch nicht aus der Liste verschwindet.