Tags für die Budgetierung wählen

Ein Budget kann nur die Fragen beantworten, für die seine Tags eingerichtet wurden. Dieser Artikel hilft Ihnen zu entscheiden, welche Tag-Gruppen und Tags Sie anlegen, bevor Sie mit der Budgetierung beginnen. Er bietet Optionen statt eines festen Aufbaus, damit Sie wählen können, was zur Arbeitsweise Ihrer Organisation passt. Sie brauchen dafür keine Finanzkenntnisse.

Was ein Tag für ein Budget leistet

Eine Tag-Gruppe beantwortet eine Frage. Die Ansicht P&L nach Tags eines Budgets schlüsselt seine Einnahmen und Ausgaben jeweils nach einer Tag-Gruppe auf: Sie wählen die Gruppe unter Tag-Gruppe, und jedes Tag dieser Gruppe wird zu einer Zeile. Eine Gruppe namens Kunden beantwortet die Frage „Von welchem Kunden kam dieses Geld oder an welchen ging es?“. Eine Gruppe namens Kostenart beantwortet die Frage „Welche Art von Ausgabe war das?“.

Daraus ergeben sich drei Regeln:

Ein Dokument zählt in jeder Gruppe, aus der es ein Tag trägt, in voller Höhe. Eine Rechnung mit dem Tag Kunde A in Kunden und Mediaeinkauf in Kostenart erscheint in beiden Aufschlüsselungen vollständig. Die Gruppen sind getrennte Ansichten derselben Gesamtsumme, Sie addieren sie also nie.
Innerhalb einer Gruppe wird ein Dokument auf seine Tags aufgeteilt. Eine Rechnung mit zwei Kunden-Tags wird auf beide verteilt und nie doppelt gezählt, sodass die Zeilen einer Gruppe immer die Gesamtsumme des Budgets ergeben.
Was kein Tag aus der Gruppe trägt, landet in der Zeile Ohne Tag. Eine große Zeile Ohne Tag ist das erste Anzeichen dafür, dass eine Gruppe nicht bei jedem Dokument verwendet wird.

Wenn Flowtly das Tag einer Ausgabe in einer Gruppe sucht, beginnt es an der spezifischsten Stelle und arbeitet sich nach außen vor: zuerst die Rechnungszeilen, dann die Rechnung als Ganzes, dann die Banktransaktion, mit der sie bezahlt wurde, und schließlich der Geschäftspartner. Sobald eine Zeile einer Rechnung ein Tag aus der Gruppe trägt, zählen nur noch die Zeilen: Eine Zeile ohne eines landet bei Ohne Tag, statt das Tag der Rechnung zu übernehmen. Wenn Sie also einen Lieferanten einmal taggen, kann das alle seine Rechnungen abdecken, und das Taggen einer Rechnung oder ihrer Zeilen überschreibt das. Einnahmen beginnen bei den Zeilen der Verkaufsrechnung, dann folgt die Rechnung als Ganzes. Eine unbezahlte Verkaufsrechnung ohne Tag aus der Gruppe zählt als Ohne Tag, unabhängig davon, was ihr Geschäftspartner trägt. Taggen Sie daher die Verkaufsrechnungen selbst.

Wie die Zahlen berechnet und gelesen werden, steht in Budget-GuV und Prognose.

Die drei Fragen, mit denen die meisten Organisationen beginnen

Die meisten Organisationen brauchen drei Tag-Gruppen: für wen die Arbeit ist, welche Arbeit es ist und welche Art von Geld es ist. Für jede gibt es mehr als einen sinnvollen Aufbau.

Kunden

Legen Sie eine Tag-Gruppe an, zum Beispiel Kunden, mit einem Tag pro Kunde. Entscheiden Sie dann, wie weit Sie gehen:

Option A: Umsatz pro Kunde. Taggen Sie nur die Verkaufsrechnungen. Die Aufschlüsselung zeigt, wie viel jeder Kunde einbringt. Das ist der einfachste Aufbau und ein guter Einstieg.
Option B: Marge pro Kunde. Taggen Sie zusätzlich die Kosten, die Sie für einen Kunden einkaufen, etwa Media oder eine Freelancerin, die nur für dieses Konto arbeitet. Die Aufschlüsselung zeigt dann Einnahmen und Kosten pro Kunde und damit die Marge, die jeder übrig lässt.

Zwei Einstellungen sparen Tipparbeit:

Schalten Sie bei der Gruppe Auch für Geschäftspartner ein, dann können Sie das Kunden-Tag am Geschäftspartner selbst setzen. Die GuV verwendet dieses Tag für die Kostendokumente des Geschäftspartners, die kein Tag aus der Gruppe tragen. Eine unbezahlte Verkaufsrechnung erreicht es nicht, geben Sie Verkaufsrechnungen daher ein eigenes Kunden-Tag.
Füllen Sie bei einem Lieferanten, der nur für einen Kunden arbeitet, Standard-Rechnungs-Tags aus. Die Tags werden seinen Eingangsrechnungen beim Abgleich hinzugefügt oder als Vorschläge angeboten, wenn Ihre Organisation das automatische Hinzufügen abgeschaltet hat. Siehe Geschäftspartner.

Flowtly verknüpft einen Kunden nicht von selbst mit einem Tag. Legen Sie das Tag an, wenn Sie den Kunden gewinnen.

Projekte

Legen Sie eine Gruppe wie Projekte an. Wählen Sie dann:

Option A: ein Tag pro Projekt. Am besten, wenn es wenige Projekte gibt, die über Monate laufen.
Option B: ein Tag pro Projektart, etwa Retainer, Kampagne und Einmalauftrag. Am besten, wenn es viele kurze Projekte gibt und Sie die Art der Arbeit vergleichen möchten statt jedes einzelne Projekt.

Legen Sie für Option A bei jedem Tag Verknüpftes Projekt fest. Wenn Sie dann bei einer Einkaufsrechnung das Tag wählen, wird das Projekt ausgefüllt, und wenn Sie das Projekt wählen, wird das Tag ausgefüllt. Beides bleibt bearbeitbar. Die Verknüpfung wird von Hand gesetzt, Tag für Tag.

Kosten- und Einnahmenart

Das ist die Management-Sicht: wofür das Geld ausgegeben wurde und woher die Einnahmen kamen. Optionen:

Option A: eine kurze Startliste. Für ein Dienstleistungsunternehmen zum Beispiel: Mediaeinkauf, Freelancer und Auftragnehmer, Gehälter, Tools und Abonnements, Büro, Reisen und eigenes Marketing. Für Einnahmen ein Tag pro Leistungsbereich.
Option B: dem Kontenplan Ihres Steuerberaters folgen. Verwenden Sie die Kontennamen, nach denen Ihr Steuerberater ohnehin berichtet, damit Budget und Buchhaltung dieselbe Sprache sprechen. Füllen Sie bei jedem Tag Sachkonto aus, wenn Sie an Ihren Steuerberater exportieren.
Option C: mit fünf beginnen und später aufteilen. Beginnen Sie mit fünf groben Tags und teilen Sie eines auf, wenn es zu groß wird, um es zu erklären. Ein Tag lässt sich leichter aufteilen, als zwei Tags zusammenzuführen, die Mitarbeitende unterschiedlich verwendet haben.

Wenn Kosten und Einnahmen eine Gruppe teilen, beginnen Sie jeden Tag-Namen mit dem, was es ist, etwa Kosten · Büro oder Einnahmen · Retainer, und stellen Sie Rechnungsrichtung auf Nur Eingangsrechnungen (Einkauf) oder Nur Ausgangsrechnungen (Verkauf). Jede Rechnung bietet dann nur die Tags an, die zu ihr passen.

Tagging-Kategorien: ein Feld pro Frage

Eine Tag-Gruppe bestimmt, wie die GuV aufgeschlüsselt wird. Eine Kategorie bestimmt, was Mitarbeitende sehen, wenn sie eine Eingangsrechnung kontieren. Tagging-Kategorien, geöffnet am Ende von Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Rechnungs-Tag-Gruppen, machen aus einer oder mehreren Tag-Gruppen ein beschriftetes Feld auf der Rechnung, das jedes Tag dieser Gruppen anbietet.

Erforderlich markiert das Feld als auszufüllen. Ein leeres erforderliches Feld senkt die Vollständigkeit der Rechnung und hebt den Abschnitt hervor, blockiert aber nie das Speichern, sodass eine Rechnung auch vor dem Kontieren abgelegt werden kann.
Ist Mehrere Werte ausgeschaltet, ist das Feld eine Einzelauswahl. Schalten Sie es ein, wenn eine Ausgabe auf mehrere Tags aufgeteilt werden muss.
Die Reihenfolge der Kategorien ist die Reihenfolge der Felder auf der Rechnung.

Legen Sie für die erste Einrichtung eine Kategorie pro Tag-Gruppe an: Kunde, Projekt, Kostenart. Schalten Sie Erforderlich für die Kostenart-Kategorie von Anfang an ein: Es stoppt nichts, zeigt aber auf einen Blick, welche Rechnungen noch kontiert werden müssen. Die einzelnen Schritte beschreibt Rechnungs-Tag-Gruppen.

Typische Fehler

Nicht zusammengehörige Tags als Ebenen verschachteln. Ebenen addieren sich in der GuV nicht: Jedes Tag ist eine eigene Zeile, auf welcher Ebene es auch steht. Wenn Sie Buchhaltung unter Verwaltung unter eine Gruppe setzen, erhalten Sie daher nebeneinanderstehende Zeilen, nicht eine Summe und ihre Teile. Wenn zwei Dinge unterschiedliche Fragen beantworten, geben Sie ihnen unterschiedliche Gruppen.
Eine Gruppe für zwei Fragen. Eine Gruppe, die sowohl Kunden als auch Kostenarten enthält, zwingt entweder dazu, bei jeder Rechnung das eine oder das andere zu wählen, oder teilt jede Rechnung auf die beiden Tags auf, und beide Aufschlüsselungen werden falsch.
Eine Gruppe, die nach einem Team statt nach einer Frage benannt ist. Geschäftsführung sagt, wem die Liste gehört, nicht, was sie beantwortet. Benennen Sie die Gruppe nach der Frage, etwa Kostenart, damit alle gleich taggen.
Kategorien auslassen. Ohne sie müssen die Personen, die Rechnungen kontieren, wissen, welche Gruppen es gibt, und aus jeder selbst auswählen. Ein erforderliches Feld pro Frage lässt sich leichter richtig ausfüllen.

Ein durchgespieltes Beispiel

Eine kleine Agentur mit drei Kunden, vier Projekten und einer Person, die Rechnungen kontiert, richtet Folgendes ein:

Kunden: Kunde A, Kunde B, Kunde C, mit eingeschaltetem Auch für Geschäftspartner und dem Tag jedes Kunden an dessen Geschäftspartner und an jeder für ihn ausgestellten Verkaufsrechnung.
Projekte: ein Tag pro Projekt, jeweils mit gesetztem Verknüpftes Projekt: Retainer Kunde A, Frühjahrskampagne Kunde B, Website Kunde B, Launch Kunde C.
Kosten- und Einnahmenart: acht Tags. Kosten · Mediaeinkauf, Kosten · Freelancer, Kosten · Tools und Abonnements, Kosten · Büro und Kosten · Eigenes Marketing, nur für Eingangsrechnungen; Einnahmen · Retainer, Einnahmen · Kampagnen und Einnahmen · Produktion, nur für Ausgangsrechnungen.
Drei Kategorien: Kunde, Projekt und Kostenart, jeweils über eine eigene Gruppe, wobei Kostenart erforderlich ist.

In der P&L nach Tags des Budgets zeigt die Auswahl von Kunden unter Tag-Gruppe Einnahmen und Kosten pro Kunde. Gemeinkosten wie die Büromiete tragen kein Kunden-Tag und erscheinen daher in der Zeile Ohne Tag, sodass die Agentur sieht, wie viel Overhead keinem Kunden berechnet wird. Die Auswahl von Projekte zeigt dasselbe Geld pro Projekt, und die Auswahl von Kosten- und Einnahmenart zeigt, wofür das Geld ausgegeben wurde. Jede Ansicht ergibt dieselbe Gesamtsumme des Budgets.

Anwendungsbeispiele

Ein Office-Manager richtet die Budgetierung zum ersten Mal ein und legt drei Tag-Gruppen an, eine pro Frage, bevor jemand eine Rechnung kontiert.
Ein Gründer möchte wissen, welche Kunden profitabel sind, und das Team geht davon ab, nur Verkaufsrechnungen zu taggen, und taggt auch die Kosten, die für jeden Kunden eingekauft werden.
Eine Finanzleiterin bildet den Kontenplan des Steuerberaters in der Kostenart-Gruppe ab, sodass Budget und Monatsbericht dieselben Namen verwenden.
Ein Administrator sieht in der Kundenaufschlüsselung eine große Zeile Ohne Tag und schaltet Erforderlich für die Kategorie Kunde ein.