Budgetwarnungen

Flowtly prüft Ihre Budgets für Sie und meldet sich, wenn eines vom Plan abweicht, sodass Sie die Budgetseite nicht öffnen müssen, um das herauszufinden. Sie werden benachrichtigt, wenn die Ausgaben dem Plan vorauslaufen oder wenn die Marge, die ein Budget liefern sollte, nicht mehr vorhanden ist.

Warnungen kommen als Benachrichtigungen: im Glockenmenü oben im Arbeitsbereich und als Push-Benachrichtigung auf den Geräten, auf denen Sie sie erlaubt haben.

Wann Warnungen gesendet werden

Flowtly bewertet jedes Budget einmal täglich, am Morgen. Ein Budget wird über seinen eigenen Planungszeitraum geprüft, und der geprüfte Zeitraum ist der aktuell laufende, sodass ein Problem gemeldet wird, solange Sie noch handeln können, und nicht erst nach Ende des Zeitraums. Der gerade beendete Zeitraum wird ebenfalls geprüft, weil späte Rechnungen und Kategorisierungen seine Zahlen noch eine Weile verändern.

Jedes Budget löst pro Bedingung und Tag höchstens eine Benachrichtigung aus. Wenn sich nichts geändert hat, wird nichts gesendet.

Was eine Warnung auslöst

Drei Bedingungen erzeugen eine Benachrichtigung.

• Ausgaben über Plan. Die auf das Budget gebuchten Kosten übersteigen die für den Zeitraum geplanten um mehr als 10 %. Ab mehr als 30 % über Plan wird die Warnung als kritisch markiert.
• Marge unter Ziel. Bei einem abgeschlossenen Zeitraum liegt die tatsächlich erzielte Marge des Budgets mindestens 5 Prozentpunkte unter der geplanten Marge. Eine Abweichung von 15 Punkten oder mehr ist kritisch.
• Marge gefährdet. Beim noch laufenden Zeitraum übersteigen die bisher erfassten Kosten die geplanten Kosten bereits um mindestens 5 % der geplanten Einnahmen. Mit anderen Worten: Selbst wenn jede geplante Rechnung vollständig bezahlt wird, liegt die Marge schon so weit unter Plan. Eine Abweichung von 15 Punkten oder mehr ist kritisch.

Ein Budget ohne Plan für den Zeitraum löst nichts aus, ebenso wenig ein Budget, das nur eine Seite der Bücher plant, wenn die Prüfung beide braucht. Später als geplant eingehende Einnahmen sind für sich genommen keine Warnung: Ein Monat mit zu geringem Rückfluss zeigt sich über die Margenprüfungen, nicht als separate Benachrichtigung.

Jede Benachrichtigung nennt das Budget und den Zeitraum, zeigt den Istwert im Vergleich zum Planwert und die Größe der Abweichung und bietet einen einfachen nächsten Schritt an. Sie verlinkt direkt auf das Budget, sodass Sie die Details dahinter sehen können. Sie nennt nie eine Ursache und ändert nie ein Budget, einen Plan oder eine Zuweisung.

Wer eine Warnung erhält

Ein Budget kann eine eigene Liste von Warnungsempfängern haben. Ist diese Liste gesetzt, werden nur diese Personen benachrichtigt.

Ist sie nicht gesetzt, geht die Warnung an alle in der Organisation, die Budgets verwalten können. Ein Administrator oder Eigentümer qualifiziert sich, weil diese Rollen die Budgetverwaltung einschließen.

Die Empfänger werden beim Senden der Warnung erneut geprüft. Wer keinen Zugriff mehr auf dieses Budget hat oder die Organisation verlassen hat, wird übersprungen.

Wiederholungen und Verwerfen

Dieselbe Warnung wird nicht Tag für Tag erneut gesendet. Sobald eine Bedingung gemeldet wurde, hören Sie erst wieder davon, wenn sie spürbar schlimmer wird: wenn sie von einer Warnung auf kritisch eskaliert oder wenn sie sich um mindestens weitere 10 Punkte über den zuletzt mitgeteilten Wert hinaus verschlechtert.

Kehrt ein Budget in den Plan zurück, wird nichts gesendet, um das anzukündigen. Die Bedingung wird einfach geschlossen, und wenn sie später wiederkehrt, wird sie erneut als neue Warnung gemeldet.

Wenn Sie eine Warnung verwerfen, bleibt sie für Sie verworfen. Sie werden nicht erneut darüber benachrichtigt, es sei denn, sie eskaliert auf kritisch, was eine neue Information und keine Wiederholung ist.

Warnungen ausschalten

Es gibt zwei Wege, Benachrichtigungen zu Budgetwarnungen zu stoppen.

• Pro Budget. Proaktive Warnungen können für ein einzelnes Budget von jemandem ausgeschaltet werden, der Budgets verwalten kann. Sie sind standardmäßig für jedes Budget mit Plan eingeschaltet.
• Ruhezeit für die gesamte Organisation. Solange sich die Organisation in ihrer Benachrichtigungsruhezeit befindet, wird nichts gesendet. Eine Warnung, die während der Ruhezeit auftrat, wird bei der ersten Prüfung nach Ende des Zeitfensters zugestellt, sie wird also verzögert, nicht verloren.

Das Stummschalten über die Benachrichtigungseinstellungen betrifft nur die Zustellung. Die Warnung erscheint weiterhin in der Benachrichtigungsliste der App, und die Bedingung bleibt auf dem Budget selbst sichtbar.

Wenn die Zahlen unvollständig sein können

Budgetwarnungen sind nur so aktuell wie die Daten dahinter. Jede Warnung nennt das Datum, bis zu dem die Zahlen aktuell sind.

Eine Warnung weist darauf hin, dass die Zahlen unvollständig sein können, wenn Bank- oder Importdaten in letzter Zeit nicht eingetroffen sind, wenn der Zeitraum Transaktionen enthält, die keinem Budget zugeordnet sind (die Anzahl wird genannt), oder wenn überhaupt keine Bank- oder Importdaten eingetroffen sind. Eine Warnung mit einem dieser Hinweise wird nie als kritisch markiert: Ein unvollständiges Bild wird als Warnung gemeldet, weil der endgültige Wert durchaus besser sein kann, als er aussieht.

Wenn das häufig vorkommt, prüfen Sie die Bankverbindung und ordnen Sie die offenen Transaktionen einem Budget zu. Die Warnungen werden genauer, sobald die zugrunde liegenden Daten vollständig sind.

Anwendungsbeispiele

• Erfahren, dass ein Kundenprojekt seinen Kostenplan überschritten hat, solange der Monat noch läuft, statt erst beim Abschluss der Bücher.
• Bemerken, dass ein Retainer die dagegen erbrachte Arbeit nicht mehr deckt, vor dem nächsten Verlängerungsgespräch.
• Die Budgetwarnungen einer Abteilung an die Abteilungsleitung leiten statt an alle Budgetverwalter der Organisation.
• Ein eng geplantes Kampagnenbudget im Blick behalten, ohne es jeden Tag zu öffnen.