Welche Finanzansicht verwenden

Flowtly Redaktionsteam4 min

Sobald ein Budget aus Ihren Verträgen geplant ist, zeigen zwei Stellen in Flowtly Geld für dieselbe Arbeit: die Budget-Zusammenfassung und das Finance Dashboard. Sie sind nicht zwei Versionen einer Zahl. Sie beantworten unterschiedliche Fragen, und ein Betrag, der in einer der beiden zu fehlen scheint, ist meist in der anderen vorhanden, nur anders datiert.

Wozu jede dient

Budget-Zusammenfassung — liegt dieses Budget im Plan? Sie umfasst ein Budget und stellt dem Geplanten gegenüber, was tatsächlich geschehen ist, Periode für Periode. Nutzen Sie sie für die Frage „sind wir da, wo wir bis jetzt sein wollten“.

Finance Dashboard — wo ist das Geld des Unternehmens? Es umfasst die gesamte Organisation und verfolgt die Liquidität: was vertraglich vereinbart wurde, was dagegen fakturiert wurde und was tatsächlich bei der Bank ein- oder ausgegangen ist. Nutzen Sie es für die Frage „was wurde zugesagt und was ist ausgeglichen“.

Warum die zwei Planwerte voneinander abweichen

Das ist der Unterschied, der es wert ist, verstanden zu werden, denn er ist derjenige, der wie ein Fehler aussieht.

Ein aus Verträgen geplantes Budget entnimmt seinen Plan den Zahlungsplanpositionen dieser Verträge — den datierten Raten — und nicht der Vertragssumme. Jede Rate zählt in der Periode, in die ihr eigenes Datum fällt.

Der Wert Vertraglich vereinbart im Finance Dashboard ist die volle Summe der unterzeichneten Zusagen, ohne zeitliche Verteilung.

Ein heute unterzeichneter Vertrag mit Raten im Oktober und November erscheint im Dashboard daher sofort mit seinem vollen Wert, während das Budget ihn im Oktober und November verortet. Vergleicht man die beiden Werte heute, sieht der Unterschied wie verschwundenes Geld aus. Es ist nicht verschwunden: es ist später eingeplant.

Bis heute oder für das ganze Jahr

Aus demselben Grund kann der Plan eines Budgets berechtigt als zwei verschiedene Zahlen erscheinen, und welche Sie sehen, hängt davon ab, wo Sie hinsehen.

Wo Welcher Planwert
Kopfkacheln der Budget-Zusammenfassung der Plan bis heute — nur bereits begonnene Perioden — mit dem Jahresplan daneben benannt
Kacheln der Budgetliste, das Dashboard-Widget, der Budgetbereich eines Projekts der Plan für das ganze Jahr

Keiner von beiden ist falsch. Vergleichen Sie einen Ist-Wert bis heute mit einem Plan bis heute und eine Jahreszusage mit einem Jahresplan. Über die beiden hinweg zu vergleichen erzeugt eine Lücke, die es gar nicht gibt.

Was in ein Budget einfließt

Ein Budget stützt sich auf das, was Sie es einbeziehen lassen: Projekte, Verträge mit Zahlungsplänen, Gehalts- und Personalkosten, Erträge aus erfassten Stunden und getaggte Rechnungen. Für Projekte und für Verträge legen Sie außerdem fest, wie das Budget entscheidet, welche davon zu ihm gehören — eine Liste, die Sie auswählen, oder alle mit einer optionalen Ausschlussliste. Siehe Budgetkonfiguration.

Tags verbinden eine Budgetposition mit den Verträgen und Rechnungen, die sie belasten; deshalb sind die Aufschlüsselungstabellen nach Tag geordnet. Projekte entscheiden, welche Arbeit im Umfang liegt. Verträge liefern über ihre Zahlungspläne den Plan selbst, wenn das Budget aus ihnen geplant wird.

Was wann zu verwenden ist

Sie wollen wissen Verwenden
Liegt dieses Budget in diesem Monat oder in diesem Jahr im Plan? Budget-Zusammenfassung
Warum liegt eine Periode über oder unter Plan? Budget-Zusammenfassung, dann die Periode öffnen, um die Positionen hinter dem Wert zu sehen
Was hat das Unternehmen insgesamt zugesagt? Finance Dashboard
Wurde das Fakturierte tatsächlich bezahlt? Finance Dashboard
Welche Tags oder Projekte verbrauchen das Budget? Budget-GuV

Beziehungskarte

Verweist aufVerbrauchtAbgeleitet ausTeil vonPlan vs. Ist
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
invoice berechnet an counterparty. invoice besteuert mit tax-group. cost belastet budget. cost geschuldet an counterparty. bank-transaction abgeglichen mit invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract plant payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract vereinbart mit counterparty. contract verknüpft mit budget. contract bestellt purchase-order-line. contract geändert durch contract-amendment. contract führt auf contract-clause. purchase-order-line bepreist position. purchase-order-line geschätzt gegen time-entry. budget raises budget-alert. budget deckt ab project. counterparty standardmäßig budget. counterparty standardmäßig project. invoice abgerechnet aus project. set-off-declaration verrechnet invoice. set-off-declaration erklärt gegenüber counterparty. project verknüpft mit budget. tenant-turnover gemeldet von counterparty. tenant-turnover Fläche aus contract. utilities-statement calculated for contract. lead wird zu counterparty. deal verkauft an counterparty.berechnet anbesteuert mitbelastetgeschuldet anabgeglichen mitimportsplantinvoiced asvereinbart mitverknüpft mitbestelltgeändert durchführt aufbepreistgeschätzt gegenraisesdeckt abstandardmäßigstandardmäßigabgerechnet ausverrechneterklärt gegenüberverknüpft mitgemeldet vonFläche auscalculated forwird zuverkauft anRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.RechnungGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerSSteuergruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.SteuergruppeKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionVVertrag — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.VertragZZahlungsplanposition — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.ZahlungsplanpositionBBestellposition — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.BestellpositionVVertragsnachtrag — What a contract's value, area, per-period amount and dates are from a given date. It states the whole picture rather than the change, and the contract keeps its as-agreed values.VertragsnachtragRRechnungsklausel — A rule a contract states about how its invoices are raised, such as which exchange rate converts the amount, quoted in the contract's own words. It informs the invoice; it is never applied automatically.RechnungsklauselPPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionZZeiteintrag — What actually happened — work time logged against a project.ZeiteintragBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektAAufrechnungserklärung — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.AufrechnungserklärungMMieterumsatz — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.MieterumsatzUUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementIInteressent — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.InteressentDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal

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