Tag-Plan für den Start
Ein Team, das Rechnungen ohne abgestimmte Tag-Liste kontiert, hat bald drei Namen für dieselbe Sache. Diese Seite gibt einem Dienstleistungsunternehmen als eine Tabelle einen fertigen ersten Satz von Tag-Gruppen und Tags, damit alle von derselben Basis aus starten. Benennen Sie die Tags passend zu Ihrem Unternehmen um und streichen Sie die Zeilen, die Sie nicht brauchen. Warum die Gruppen so geschnitten sind, erklärt Tags für die Budgetierung wählen.
Drei Regeln, die Sie zuerst vereinbaren
- Jede Rechnung erhält mindestens ein Tag. Legen Sie unter Tagging-Kategorien pro Tag-Gruppe eine Tagging-Kategorie an und schalten Sie Erforderlich für Kostenart ein. Eine Rechnung mit leerem erforderlichem Feld wird als unvollständig markiert, was das Speichern nie blockiert, sodass niemand daran gehindert wird, eine Rechnung vor dem Kontieren abzulegen. Eine Tagging-Kategorie ist ein Feld an Kostenrechnungen und markiert daher nur diese. Eine Verkaufsrechnung prüfen Sie über die Zeile Ohne Tag der Aufschlüsselung Kunden.
- Ein Projekt-Tag wird nur einmal mit seinem Projekt verknüpft. Legen Sie beim Anlegen des Tags Verknüpftes Projekt fest. Wenn Sie danach bei einer Einkaufsrechnung das Projekt wählen, wird das Tag ausgefüllt, und wenn Sie das Tag wählen, wird das Projekt ausgefüllt, sodass sich niemand merken muss, was zusammengehört. Führen Sie pro Projekt ein Tag: Nennen zwei Tags dasselbe Projekt, füllt die Wahl dieses Projekts keines von beiden aus.
- Die Kategorien Ihres Steuerberaters kommen als zweite Gruppe hinzu. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach der Liste der Kostenkategorien, nach denen er bucht, und legen Sie sie als eigene Tag-Gruppe neben Kostenart an. Ihre eigene Aufschlüsselung und die des Steuerberaters bleiben dann getrennt, und ein Dokument zählt in jeder in voller Höhe. Wenn Sie an Ihren Steuerberater exportieren, füllen Sie bei jedem dieser Tags Sachkonto aus.
Der Plan
| Tag-Gruppe | Tag | Was hineingehört | Beispielrechnung | Projekt oder Budget |
|---|---|---|---|---|
| Kostenart | Bankgebühren | Kontogebühren, Kartengebühren und Überweisungsentgelte | Die monatliche Kontogebühr der Bank, oft eine Zahlung ohne Rechnung | Nur Aufschlüsselung |
| Kostenart | Büro | Miete, Nebenkosten, Reinigung und Büromaterial | Die monatliche Mietrechnung für das Büro | Nur Aufschlüsselung |
| Kostenart | Software und Abonnements | Tools und Dienste, die das ganze Unternehmen nutzt | Die monatliche Rechnung für Ihre Buchhaltungssoftware | Nur Aufschlüsselung |
| Kostenart | Steuern | Die Steuerzahlungen, die Ihr Steuerberater als Kosten zählt | Eine Einkommensteuerzahlung ans Finanzamt, eine Zahlung ohne Rechnung | Nur Aufschlüsselung |
| Kostenart | Eigenes Marketing | Werbung, Veranstaltungen und Materialien, die für Ihr eigenes Unternehmen werben | Eine Rechnung für Online-Werbung für Ihre Leistungen | Budget: ein Budget Marketing, das Rechnungen mit diesem Tag einbezieht |
| Kunden | Ein Tag pro Kunde, etwa Kunde A | Jede für den Kunden ausgestellte Verkaufsrechnung und Kosten, die nur für diesen Kunden eingekauft wurden | Die monatliche Retainer-Rechnung an Kunde A | Nur Aufschlüsselung |
| Projekte | Ein Tag pro Projekt, etwa Website Kunde A | Die Kosten und Einnahmen eines Kundenauftrags | Die Rechnung eines Freelancers für den Bau der Website von Kunde A | Projekt: Verknüpftes Projekt am Tag festlegen |
| Weiterberechnung | Weiterzuberechnen | Kosten, die Sie zuerst bezahlen und an einen Kunden weiterberechnen | Eine Hotelrechnung für eine Reise für Kunde B, die Kunde B berechnet werden soll | Nur Aufschlüsselung; zusätzlich das Kunden-Tag und das Projekt-Tag vergeben |
| Buchhaltungskategorien | Ein Tag pro Kategorie, nach der Ihr Steuerberater bucht, etwa Miete | Dieselben Kosten wie in Kostenart, so aufgeteilt, wie Ihr Steuerberater sie aufteilt | Die Büromietrechnung, hier mit Miete getaggt und in Kostenart mit Büro | Nur Aufschlüsselung; Sachkonto ausfüllen |
| Keine | Ohne Tag | Überweisungen zwischen Ihren eigenen Konten | Geld vom Hauptkonto auf Ihr Umsatzsteuerkonto verschieben | Weder noch |
Um den Plan in einem Schritt zu laden, legen Sie ihn in einer Tabelle an, mit einer Zeile pro Tag und den Spalten group, tag und description, und nutzen Sie Importieren unter Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Rechnungs-Tag-Gruppen. Lassen Sie die letzte Zeile weg, die kein Tag ist, und ersetzen Sie jede Zeile Ein Tag pro … durch Ihre echten Kunden, Projekte und Kategorien. Tragen Sie den Text aus Was hineingehört in description ein: Er wird zur Beschreibung des Tags, die den Personen angezeigt wird, die das Tag auswählen. Wenn der Name eines Tags keine lateinischen Buchstaben oder Ziffern enthält, fügen Sie eine Spalte label mit einem kurzen Label dafür hinzu: ohne sie wird die Zeile als fehlerhaft gemeldet, und aus der Datei kann nichts übernommen werden, bis sie korrigiert ist. Der Import zeigt, was er ändern würde, bevor etwas gespeichert wird. Ein Import löscht nie etwas, deshalb bleiben bereits vorhandene Tags unverändert.
Was die letzte Spalte bedeutet
- Nur Aufschlüsselung. Das Tag ist eine Zeile in der Ansicht P&L nach Tags jedes Budgets, in dem das Dokument zählt, sobald Sie seine Tag-Gruppe wählen. Ein Dokument ohne Tag aus dieser Gruppe landet in der Zeile Ohne Tag, eine große Zeile Ohne Tag zeigt also, wo die erste Regel noch nicht befolgt wird.
- Projekt. Verknüpftes Projekt bindet das Tag an ein Projekt, wie die zweite Regel beschreibt. Das Projekt trägt die Kosten in jedes Budget, das das Projekt umfasst.
- Budget. Wenn Sie das Budget Marketing anlegen, haken Sie im Schritt, der fragt, was das Budget einbezieht, Getaggte eingehende Rechnungen an und wählen Sie das Tag Eigenes Marketing. Jede erhaltene Rechnung mit diesem Tag zählt dann in diesem Budget. Siehe Budgetkonfiguration.
Eine Zahlung ohne Rechnung, etwa eine Bankgebühr oder eine Steuerzahlung, wird an der Zahlung selbst getaggt, in ihrem Seitenbereich unter Transaktionen.
Überweisungen zwischen Ihren eigenen Konten erhalten kein Tag. Sie sind keine Kosten. Flowtly erkennt eine Überweisung als eigene, wenn die Kontonummer der Gegenseite in der Bankbeschreibung zu einem anderen Bankkonto passt, das Sie in Flowtly angelegt haben, und kennzeichnet sie nicht als ohne Budget. Markieren Sie einen Geschäftspartner, dessen Zahlungen nie zu einem Budget gehören, als Budgetneutral. Siehe Transaktionsmanagement und Geschäftspartner.
Anwendungsbeispiele
- Eine neue Office-Managerin und der Gründer einigen sich auf die Tabelle, bevor jemand eine Rechnung kontiert, und importieren sie in einem Schritt.
- Ein Team, das darüber stritt, ob eine Hotelrechnung Reisen oder Kunde B ist, taggt sie mit Weiterzuberechnen, Kunde B und dem Projekt und hört auf zu streiten.
- Ein Steuerberater schickt die Liste der Kategorien, nach denen er bucht, und der Administrator fügt sie als zweite Tag-Gruppe hinzu, mit einem Sachkonto an jedem Tag.
- Ein Administrator sieht in der Aufschlüsselung nach Kostenart eine große Zeile Ohne Tag und schaltet Erforderlich für die Kategorie Kostenart ein.