Stellenangebot teilen und Gespräche buchen

Flowtly Redaktionsteam9 min

Ein Stellenangebot in der Rekrutierung kann für Personen außerhalb Ihrer Organisation geöffnet werden. Flowtly gibt Ihnen einen Link; Sie senden ihn dorthin, wo Kandidaten die Stelle finden sollen. Wer diesen Link öffnet, sieht die Position, bewirbt sich mit seinen Angaben und seinem Lebenslauf und landet in der Spalte Beworben des Stellenangebots — ohne Flowtly-Konto und ohne eingeladen worden zu sein.

Bei Vorstellungsgesprächen funktioniert es genauso. Sie bieten eine Reihe von Terminen an, Flowtly macht daraus einen Buchungslink, und der Kandidat wählt einen Termin aus. Die beiden Schritte unterscheiden sich darin, wer den Link verschickt. Den Link zum Stellenangebot geben Sie selbst weiter — Flowtly versendet ihn an niemanden, Sie teilen ihn also dort, wo Bewerber ihn finden sollen. Den Buchungslink für das Gespräch sendet Flowtly dem Kandidaten per E-Mail, sobald Sie ihn erstellen, es sei denn, Sie entscheiden sich, den Link selbst zu senden; sobald der Kandidat einen Termin gebucht hat, sendet Flowtly eine Bestätigung per E-Mail an den Kandidaten und eine Benachrichtigung an den Interviewer.

Ein Stellenangebot veröffentlichen

Stellenangebote finden Sie unter Rekrutierung auf dem Tab Rekrutierungen, und Neue Anfrage öffnet das Formular für ein neues. Zum Erstellen oder Bearbeiten ist die Rolle HR-Manager erforderlich.

Ein Stellenangebot ist Entwurf, Ausstehend oder Archiviert, und das Menü auf seiner Kachel verschiebt es zwischen diesen Zuständen: Rekrutierung veröffentlichen, solange es ein Entwurf ist, Zurück auf Entwurf setzen, solange es aktiv ist, und Rekrutierung archivieren jederzeit.

Diese Zustände ordnen Ihre eigenen Listen. Sie machen die Stelle nicht öffentlich — das tut der Link. Ein Stellenangebot ist für jeden erreichbar, der seinen Link hat, in welchem Zustand es sich auch befindet, auch als Entwurf. Betrachten Sie das Teilen des Links daher als den Moment, in dem die Stelle nach außen geht, und geben Sie ihn erst weiter, wenn das Angebot so klingt, wie ein Fremder es lesen soll.

Öffnen Sie das Stellenangebot und wählen Sie Stellenangebot veröffentlichen. Stellenangebot teilen öffnet sich mit der Erklärung "Teilen Sie diesen Link, damit Bewerber sich ohne Anmeldung bewerben können." und einem schreibgeschützten Freigabelink, den Sie mit der Schaltfläche daneben kopieren.

Der Link bleibt für die gesamte Lebensdauer des Stellenangebots derselbe, sodass er an mehreren Stellen gleichzeitig stehen kann — in einer Nachricht an eine einzelne Person, in einem Beitrag auf einem Jobportal, auf einer Seite Ihrer eigenen Website. Flowtly verschickt ihn nirgends.

Was ein Kandidat sieht

Die Seite besteht aus zwei Hälften. Links steht die Stelle: das Logo und der Name Ihrer Organisation, die Position als Überschrift, der Standort — oder k. A., wenn das Stellenangebot keinen enthält — dann Stellenbeschreibung mit der von Ihnen verfassten Beschreibung, Anforderungen als beschriftete Tags unter der Anforderungsgruppe, zu der sie jeweils gehören, und der Gehaltsrahmen.

Rechts steht Für diese Stelle bewerben mit der Zeile "Senden Sie Ihre Daten, dann werden Sie als Bewerber erfasst."

  • Mit LinkedIn bewerben füllt Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und LinkedIn-Profil aus dem LinkedIn-Konto des Kandidaten aus. Es ist eine Abkürzung, keine Voraussetzung; das Formular kann stattdessen auch von Hand ausgefüllt werden.
  • Vorname, Nachname und E-Mail sind Pflichtfelder. Telefonnummer, Standort, Position, Geburtsdatum, LinkedIn, Erwartungen und Notizen sind optional, und alles, was der Kandidat ausfüllt, landet in seinem Kandidatenprofil.
  • Lebenslauf (optional) und Anschreiben (optional) nehmen jeweils eine PDF-, JPG- oder PNG-Datei von bis zu 64 MB entgegen. Beide zusammen müssen unter 70 MB bleiben, und das Formular weist darauf hin, wenn sie es nicht tun.
  • Bewerbung senden schließt den Vorgang ab. Die Seite antwortet mit Bewerbung gesendet — "Danke für Ihre Bewerbung. Wir melden uns, wenn es passt." Nehmen Sie das wörtlich: Der nächste Kontakt geht von Ihnen aus.

Ein Kandidat, der die Seite mit einer unvollständigen Adresse aufruft, erhält den Hinweis "Dieser Link zur Stellenanzeige ist unvollständig." und wird um einen neuen gebeten. Kopieren Sie den Link daher vollständig, statt ihn abzutippen oder durch eine Nachricht auf mehrere Zeilen umbrechen zu lassen.

Die Bewerbung in Ihrem Stellenangebot

Bewerbungen treffen auf dem Tab Kandidaten des Stellenangebots ein, der aus drei Spalten besteht — Beworben, Best ausgewählt und Abgelehnt -, die jeweils anzeigen, wie viele Bewerber sie enthalten und wofür sie da sind. Ziehen Sie eine Karte zwischen den Spalten, während der Prozess voranschreitet. Eine öffentliche Bewerbung beginnt in Beworben und enthält alles, was der Kandidat eingereicht hat; Lebenslauf und Anschreiben liegen in seinem Profil.

Kandidaten, die Sie aus Ihrer eigenen Suche von Hand hinzugefügt haben, stehen in denselben Spalten, sodass ein Stellenangebot beide Wege vereint.

Gesprächstermine anbieten

Die Uhr-Schaltfläche auf der Karte eines Kandidaten öffnet Zeitfenster vorschlagen. Bis Sie ein Datum wählen, steht dort Für diesen Tag sind keine Zeitfenster verfügbar, weil es noch keinen Tag gibt, für den Termine erstellt werden könnten. Wählen Sie eine Dauer des Zeitfensters — 15, 30, 45 oder 60 Minuten — und unter Datum auswählen ein Datum, und Verfügbare Zeitfenster füllt sich mit jedem Zeitfenster dieser Länge zwischen 09:00 und 17:00 Uhr an diesem Datum. Wählen Sie so viele aus, wie Sie anbieten möchten.

Die Termine ergeben sich allein aus diesem Zeitraum und der Dauer des Zeitfensters, sodass jedes Datum dieselben Startzeiten anbietet. Wenn Sie einen bereits angebotenen Termin erneut anbieten, wird er ein zweites Mal hinzugefügt, statt den ersten zu ersetzen, und ein Kandidat würde ihn dann doppelt sehen — bieten Sie daher jeden Termin nur einmal an.

Die Termine werden Ihnen als Interviewer zugeordnet, über Ihr eigenes Mitarbeiterprofil. Ein Konto ohne Mitarbeiterprofil hat nichts anzubieten und sagt das auch: "Ihr Konto hat kein Mitarbeiterprofil, daher gibt es keine Gesprächszeitfenster zum Anbieten."

Da die Termine Ihnen gehören und nicht einem einzelnen Kandidaten, wird jeder noch offene Termin, den Sie vorhalten, jedem Kandidaten angezeigt, dem Sie einen Buchungslink senden, und ein Termin verschwindet aus all diesen Listen, sobald einer von ihnen ihn nimmt. Bieten Sie an, was Sie wirklich abdecken können, und fügen Sie jederzeit weitere hinzu — Kandidaten mit einem gültigen Link sehen die Ergänzungen, wenn sie ihn das nächste Mal öffnen.

Die Link-Schaltfläche auf der Karte öffnet Buchungslink senden. Sie erfordert die Rolle HR-Manager; zum Vorschlagen von Terminen genügt der Zugriff auf Kandidaten, sodass bei manchen Konten die Uhr erscheint, die Link-Schaltfläche aber nicht.

Wählen Sie unter Link gültig für, wie lange der Link gelten soll — 24 Stunden, 3 Tage, 7 Tage oder 30 Tage, wobei 3 Tage vorausgewählt sind. Dreißig Tage sind das Längste, was Flowtly ausstellt.

Link erstellen erzeugt den Buchungslink selbst, eine Schaltfläche Link kopieren sowie Datum und Uhrzeit des Ablaufs. Fertig schließt den Dialog.

Beim Erstellen des Links wird er außerdem per E-Mail an den Kandidaten gesendet, und zwar an die Adresse in seinem Kandidatenprofil. Die E-Mail nennt die Position und Ihre Organisation, enthält eine Schaltfläche, die die Buchungsseite öffnet, teilt dem Kandidaten mit, dass der Link nur für ihn bestimmt ist, und gibt an, wann er nicht mehr funktioniert — in UTC und mit der Kennzeichnung "UTC". Sofern Sie sich nicht entscheiden, den Link selbst zu senden, erhält der Kandidat ihn über diese E-Mail. Wenn Sie ihn selbst senden, versendet Flowtly keine E-Mail, und der Kandidat erhält den Link nur von Ihnen; dasselbe gilt für einen Kandidaten, dessen Profil keine E-Mail-Adresse enthält.

Wenn Sie den Link selbst weitergeben, kopieren Sie ihn vollständig. Er enthält sowohl den Einladungscode als auch den Arbeitsbereich, zu dem die Einladung gehört, und ein Kandidat, der nur einen Teil davon erhält, bekommt die Meldung, dass dem Link ein Teil seiner Adresse fehlt.

Auch dieser Link erfordert kein Konto. Er öffnet sich mit Wählen Sie einen Termin für Ihr Vorstellungsgespräch, nennt, wen der Kandidat treffen wird, und zeigt darunter die Termine, die Sie offen gelassen haben. Die Auswahl eines Termins bestätigt sofort: Ihr Vorstellungsgespräch ist gebucht.

Die Buchungsseite zeigt die Zeiten in der Zeitzone des Geräts des Kandidaten an, ohne die Zeitzone zu nennen. Die von Flowtly versendeten E-Mails nennen die Zeiten dagegen in UTC, sodass ein Kandidat in einer anderen Zeitzone beides abgleichen kann.

Ein Buchungslink gilt für eine einzige Buchung. Sobald er verwendet wurde — oder abgelaufen ist -, antwortet er mit "Diese Einladung kann nicht mehr verwendet werden" und bittet den Kandidaten um eine neue Einladung; eine Terminverschiebung bedeutet also, einen neuen Link zu erstellen. Greifen zwei Kandidaten nach demselben Termin, sieht der Unterlegene "Dieser Termin wurde gerade vergeben", behält eine gültige Einladung und wählt erneut aus den verbleibenden Terminen. Ein Kandidat, der ankommt, wenn nichts frei ist, erhält die Meldung "Derzeit sind keine Termine frei" und die Bitte, sich an die Person zu wenden, die den Link gesendet hat.

Was Flowtly nach einer Buchung per E-Mail sendet

Wenn der Kandidat einen Termin bucht, sendet Flowtly zwei E-Mails:

  • An den Kandidaten eine Bestätigung mit der Position, Ihrer Organisation und dem gebuchten Termin sowie dem Hinweis, sich direkt an Ihre Organisation zu wenden, falls er ihn ändern muss.
  • An den Interviewer — den Mitarbeiter, dessen Termine angeboten wurden und der das Gespräch führt — eine Benachrichtigung mit dem Namen des Kandidaten, der Position und dem gebuchten Termin sowie dem Hinweis, dass der Termin in Flowtly nun als gebucht markiert ist.

Beide nennen den gebuchten Termin in UTC, mit der Kennzeichnung "UTC". Die Benachrichtigung an den Interviewer geht an die E-Mail-Adresse in seinem Mitarbeiterprofil; ein Interviewer ohne E-Mail-Adresse dort wird nicht benachrichtigt, und der Kandidat erhält seine Bestätigung dennoch.

Jede E-Mail wird in der Oberflächensprache Ihrer Organisation versendet. Keine enthält eine Kalendereinladung, und Flowtly trägt das Gespräch in keinen externen Kalender ein. Tragen Sie den gebuchten Termin daher selbst in Ihren Kalender ein.

Beispiel-Anwendungsfälle

  • Ein Stellenangebot für eine Rolle öffnen, seinen Link kopieren und auf einem Jobportal veröffentlichen, damit Bewerber es ohne Konto erreichen.
  • Denselben Link an eine Person senden, die Sie direkt angesprochen haben, und ihre Bewerbung neben den übrigen in der Spalte Beworben lesen.
  • Mit einer Bewerbung einen Lebenslauf und ein Anschreiben einholen, statt sie danach anzufordern.
  • Vier halbstündige Gesprächstermine an einem Nachmittag anbieten und den Kandidaten den passenden auswählen lassen.
  • Flowtly einen Buchungslink direkt an den Kandidaten senden lassen und den gebuchten Termin per E-Mail erhalten, sobald er einen gewählt hat.
  • Einen Buchungslink mit 24 Stunden Gültigkeit ausstellen, wenn ein Gespräch schnell feststehen soll, oder mit 30 Tagen, wenn der Kandidat abwesend ist.
  • Einen zweiten Buchungslink für einen Kandidaten erstellen, der ein bereits gebuchtes Gespräch verschieben muss.