Eingehende Rechnungen in Flowtly verarbeiten

Bevor du beginnst

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   Eingehende Rechnungen öffnen und ein Dokument hinzufügen

   Gehe zu Finanzen & Business → Eingehende Rechnungen. Wenn E-Invoicing (KSeF) für deine Organisation aktiviert ist, werden Lieferantenrechnungen automatisch aus dem nationalen E-Invoicing-System abgerufen – klicke auf „E-Invoicing prüfen” oben rechts, um eine sofortige Synchronisierung auszulösen. Wenn E-Invoicing nicht eingerichtet ist, ziehe eine PDF- oder Bilddatei in den Upload-Bereich oder klicke auf „Zum Hochladen klicken” (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, max. 3 MB).

   Tipps

   • Wende dich an deinen Flowtly-Admin, wenn du den Button „E-Invoicing prüfen” nicht siehst – E-Invoicing muss zuerst für deine Organisation aktiviert werden.
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   Auf eine Rechnung klicken, um das Prüfpanel zu öffnen

   Die Liste zeigt Name, Bearbeitungsstatus (den Fortschrittskreis), Betrag, verknüpfte Transaktion, Abrechnungsperiode und Eingangsdatum jeder Rechnung. Rechnungen mit einem roten 0%-Kreis haben ausstehende KI-Vorschläge zur Prüfung. Klicke auf eine Zeile, um das Detailpanel zu öffnen. Oben im Panel siehst du „Notiz für die Buchhaltung” – klicke auf „Hinzufügen”, um eine Nachricht zu schreiben, die dein Buchhalter neben der Rechnung sieht, oder um Kontext bereitzustellen, den Flowtlys KI für künftige Vorschläge nutzt. Bevor du die KI-Vorschläge durcharbeitest, klicke auf das Augensymbol in der unteren Aktionsleiste, um das Originaldokument in der Vorschau anzuzeigen und dessen Details zu prüfen.

   Tipps

   • Arbeite Rechnungen nach Eingangsdatum (Standard) durch, damit ältere Dokumente die monatliche Frist nicht verpassen.
   • Halte die Buchhaltungsnotiz kurz, aber konkret – zum Beispiel „Erstattungsfähige Reise, Kundenbesuch Q1”. Flowtlys KI liest diese Notiz auch, um künftige Vorschläge für ähnliche Rechnungen zu verbessern.
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   Den Abrechnungsmonat akzeptieren oder korrigieren

   Unter „Abrechnungsmonat festlegen” zeigt Flowtly den per OCR aus der Rechnung extrahierten Monat, den Konfidenzwert und den Grund. Klicke auf „Akzeptieren”, wenn der Monat korrekt ist. Klicke auf „Korrigieren”, um einen anderen Monat aus dem Datumsauswähler zu wählen. Klicke auf „Ablehnen”, um den Vorschlag zu verwerfen und den Monat später manuell festzulegen.

   Tipps

   • Der Abrechnungsmonat ist das wichtigste Feld – dein Buchhalter akzeptiert die Rechnung beim Monatsabschluss nicht ohne ihn.
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   Den Betrag akzeptieren oder korrigieren

   Unter „Betrag festlegen” zeigt Flowtly den per OCR extrahierten Bruttowert, Nettobetrag und die Währung zusammen mit dem Konfidenzwert. Klicke auf „Akzeptieren”, wenn die Zahlen korrekt sind, oder auf „Korrigieren”, um die richtigen Werte manuell einzugeben. Du kannst auch direkt in die Felder „Bruttowert” und „Nettobetrag” oben im Panel tippen und neben jedem Feld auf „Speichern” klicken.

   Tipps

   • Wenn die OCR-Konfidenz unter 60 % liegt, prüfe das Originaldokument sorgfältig, bevor du akzeptierst.
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   Die Gegenseite zuweisen

   Unter „Lieferant erstellen” (oder „Gegenseite festlegen”, wenn eine Übereinstimmung gefunden wurde) zeigt Flowtly, was es aus der Rechnung gelesen hat. Wenn ein passender Lieferant in deinen Daten existiert, akzeptiere den Vorschlag. Falls nicht, kannst du entweder einen bestehenden Lieferanten aus der Dropdown-Liste „Bestehenden Lieferanten auswählen” wählen oder einen neuen anlegen – das Formular ist mit per OCR extrahiertem Namen, Steuernummer, Adresse und Gegenseitengruppe vorausgefüllt. Klicke auf „Anwenden”, um zu bestätigen.

   Tipps

   • Ein hier neu angelegter Lieferant wird dauerhaft gespeichert, sodass künftige Rechnungen desselben Unternehmens automatisch abgeglichen werden.
   • Im Panel kann auch ein Kostengruppen-Vorschlag erscheinen. Akzeptieren oder zuweisen wie bei den anderen – das stellt sicher, dass die Rechnung für das Reporting korrekt kategorisiert ist.
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   Alle akzeptieren und 100 % Vollständigkeit bestätigen

   Sobald du die einzelnen Vorschläge geprüft hast, klicke unten im Panel auf „Alle akzeptieren”, um alle noch ausstehenden Elemente mit einem Klick zu bestätigen. Der Statuskreis wird bei 100 % solid grün, und die Listzeile zeigt jetzt Betrag, Abrechnungsperiode und verknüpfte Transaktionsnummer. Die Rechnung ist für deinen Buchhalter bereit.

   Tipps

   • Wenn ein Vorschlag falsch ist, behandle ihn einzeln mit „Korrigieren” oder „Ablehnen”, bevor du auf „Alle akzeptieren” klickst – „Alle akzeptieren” bestätigt alle noch ausstehenden Vorschläge so wie sie sind.