Ihre Bank verbinden und Transaktionen importieren

Bevor du beginnst

Das brauchst du

• Die Berechtigung Bankenmanager, um Banken und Konten hinzuzufügen, und Transaktionsmanager, um Kontoauszugsdateien hochzuladen.
• Der Name und SWIFT-Code Ihrer Bank sowie Kontonummer und Währung jedes Kontos.
• Zugang zu Ihrem Online-Banking, um die Kontomatik-Verbindung zu bestätigen oder einen MT940-Kontoauszug zu exportieren.

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   Die Seite Banken öffnen

   Gehen Sie zu Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Banken. Die Seite Banken listet jede Bank mit ihren Konten darunter. In einem neuen Arbeitsbereich steht dort Es wurde noch keine Bank hinzugefügt, und es werden zwei Schaltflächen angeboten: Bank manuell hinzufügen und Mit Kontomatik verbinden. Wählen Sie die Verbindung, wenn Transaktionen von selbst eingehen sollen, oder fügen Sie die Bank von Hand hinzu, wenn Sie Kontoauszugsdateien hochladen werden.

   Tipps

   • Für die Seite Banken brauchen Sie die Berechtigung Bankenmanager. Ohne sie erscheint die Kachel Banken nicht in Einstellungen.
   • Mit Kontomatik verbinden erscheint nur, wenn Transaktionen für Ihre Organisation aktiviert sind. Sehen Sie nur Bank manuell hinzufügen, nutzen Sie den Weg über die Kontoauszugsdatei in diesem Tutorial.

   • Banken öffnen
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   Ihre Bank über Kontomatik verbinden

   Klicken Sie auf Mit Kontomatik verbinden. Die Seite Konten mit Kontomatik verbinden öffnet sich, mit dem eigenen Fenster von Kontomatik neben der Beschreibung. Wählen Sie in diesem Fenster Ihre Bank, melden Sie sich dann an und bestätigen Sie den Zugriff so, wie Ihre Bank es verlangt. Wenn Sie fertig sind, speichert Flowtly die Verbindung und fordert Ihre Transaktionen der letzten drei Monate an.

   Tipps

   • Direkt nach dem Verbinden lautet der Status Gespeichert, noch nicht bestätigt. Das ist normal. Sie müssen sich nicht erneut verbinden.
   • Das Fenster von Kontomatik öffnet sich in der Sprache, die Sie in Flowtly verwenden.
   • Lautet der Status später Bankverbindung muss neu hergestellt werden, klicken Sie auf Bank erneut verbinden und bestätigen Sie den Zugriff erneut.

   • Mit Kontomatik verbinden
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   Oder die Bank von Hand hinzufügen

   Wenn Sie Kontoauszugsdateien importieren werden, klicken Sie auf Bank manuell hinzufügen. Geben Sie im Dialog Bank hinzufügen den Bankname und die SWIFT-Nummer ein und klicken Sie dann auf Bank hinzufügen. Die Bank erscheint in der Liste. Sie enthält noch keine Transaktionen, denn Transaktionen gehören zu einem Konto.

   Tipps

   • Der SWIFT-Code muss 8 oder 11 Zeichen lang sein. Flowtly weist Sie am Feld darauf hin, wenn das nicht der Fall ist.
   • Derselbe Dialog hat eine Schaltfläche Verbinden. Sie führt Sie zu Mit Kontomatik verbinden, falls Sie es sich anders überlegen.
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   Das Bankkonto hinzufügen

   Klicken Sie in der Zeile der Bank auf Konto hinzufügen. Der Dialog Neues Konto erstellen für öffnet sich mit dem Namen der Bank. Geben Sie den Kontoname ein und wählen Sie dann Währung und Typ: Standard, USt-Konto, Bar oder Manuell. Füllen Sie bei Standard und USt-Konto das Präfix und die Kontonummer aus. Konten vom Typ Bar und Manuell brauchen keines von beiden. Setzen Sie das Häkchen bei Als Standardkonto festlegen, wenn dies Ihr Hauptkonto ist, und klicken Sie dann auf Erstellen.

   Tipps

   • Währung und Typ lassen sich nach dem Speichern des Kontos nicht mehr ändern. Prüfen Sie beides, bevor Sie auf Erstellen klicken.
   • Das Präfix besteht aus zwei Zeichen. Entsprechen sie einem Währungscode, füllt Flowtly die Währung für Sie aus, zum Beispiel füllt PL die Währung PLN aus.
   • Sie können auch auf der Seite Transaktionen auf Konto hinzufügen klicken. Dieser Dialog enthält zusätzlich ein Feld Bank, in dem Sie die Bank auswählen.
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   Eine Kontoauszugsdatei hochladen

   Gehen Sie zu Finanzen & Geschäft → Banking & Verträge → Transaktionen. Klicken Sie in der Kopfzeile der Seite auf Datei auswählen und wählen Sie den MT940-Kontoauszug, den Sie aus Ihrem Online-Banking exportiert haben. Flowtly akzeptiert .sta-, .txt-, .mt940- und .940-Dateien, und Sie können mehrere gleichzeitig auswählen. Klicken Sie auf Hochladen. Eine Meldung teilt Ihnen mit, wie viele Transaktionen importiert wurden und wie viele bereits im System waren.

   Tipps

   • Beim Hochladen wählen Sie kein Konto aus. Fügen Sie daher jedes Konto, in das Sie importieren, mit seiner Kontonummer hinzu, bevor Sie seine Kontoauszüge hochladen.
   • Einen Kontoauszug hochzuladen, der sich mit einem früheren überschneidet, ist unbedenklich. Transaktionen, die bereits im System sind, werden nicht erneut hinzugefügt.
   • Nach dem Hochladen ordnet Flowtly im Hintergrund weiter Auftragnehmer und Dokumente zu. Ein Hinweis neben der Schaltfläche wird angezeigt, solange das läuft.

   • Transaktionen öffnen
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   Das Konto öffnen und Ihre Transaktionen sehen

   Die Seite Transaktionen listet Ihre Konten mit Bank, Name, Typ und Bankkontonummer. Klicken Sie auf die Zeile eines Kontos, um seine Transaktionsliste zu öffnen. Der Seitentitel wechselt zum Kontonamen, und die importierten Transaktionen stehen in der Liste. Klicken Sie bei einer über Kontomatik verbundenen Bank auf Neueste Daten abrufen, um neue Transaktionen sofort abzurufen.

   Tipps

   • Meldet eine Warnung Nicht registriertes eigenes Konto gefunden, erwähnen Ihre Transaktionen ein eigenes Konto, das Flowtly nicht kennt. Klicken Sie auf Registrieren, um es mit bereits ausgefüllter Nummer hinzuzufügen, oder auf Nicht unser Konto, um die Warnung zu verwerfen.
   • Bewegen Sie auf der Seite eines Kontos den Mauszeiger über Neueste Daten abrufen, um zu sehen, wann die Daten zuletzt aktualisiert wurden.