Den Monat in Flowtly abschließen

Bevor du beginnst

Das brauchst du

• Administratorzugriff oder die Finanzberechtigungen für Rechnungen, Eingangsrechnungen, Transaktionen und Buchhaltung.
• Ein abgelaufener Monat, in dem die Stunden Ihres Teams auf ihre Projekte erfasst sind.
• Der Account-Manager jedes Kundenprojekts, verfügbar, um den Monat freizugeben.

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   Prüfen, ob der Monat jedes Kundenprojekts freigegeben ist

   Öffnen Sie im Menü Projekte. Die Liste hat eine Spalte Freigabe, und die Auswahl Freigabemonat neben den Filtern bestimmt den angezeigten Monat. Sie beginnt mit dem Vormonat, also dem Monat, der normalerweise abgeschlossen wird. Jedes Kundenprojekt zeigt Nicht begonnen, In Prüfung, Freigegeben oder Wieder geöffnet, und ein Projekt ohne Kunden zeigt Nicht zutreffend. Nur Freigegeben teilt der Finanzabteilung mit, dass der Monat abgerechnet werden darf. Klicken Sie daher auf jeden anderen Status, um die Prüfung dieses Projekts zu öffnen.

   Tipps

   • Der Account-Manager des Projekts gibt frei, nicht ein Administrator. Er klickt auf Prüfung starten, passt bei Bedarf Zeilen mit einer Begründung an, klickt dann auf die Schaltfläche Freigeben mit dem Monatsnamen und bestätigt.
   • Um einen freigegebenen Monat zu korrigieren, öffnet ein Administrator ihn und klickt auf Wieder öffnen. Der zuvor freigegebene Bericht bleibt als Nachweis dessen, was genehmigt wurde, und der Monat muss erneut freigegeben werden.
   • Bei einem freigegebenen Monat zeigt Freigegebenen Bericht öffnen den Bericht genau so, wie er freigegeben wurde.

   • Projekte öffnen
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   Bestätigen, dass die Ausgangsrechnungen des Monats versendet wurden

   Gehen Sie zu Vertrieb → Rechnungen. Öffnen Sie den Filter Verkaufszeitraum und wählen Sie Letzter Monat. Öffnen Sie dann den Filter Status und setzen Sie Häkchen bei entwurf und Wird gesendet..., um zu sehen, was noch offen ist. Ein Entwurf wurde noch nicht ausgestellt. Wird gesendet... bedeutet, dass die Rechnung ausgestellt ist, Flowtly sie aber noch nicht als zugestellt erfasst hat. Erledigen Sie jede Zeile, bis der Monat nur noch Rechnungen mit dem Status gesendet zeigt.

   Tipps

   • Hat eine Rechnung den Kunden außerhalb von Flowtly erreicht, verwenden Sie Als versendet markieren in ihrem Menü. Flowtly bietet das nur für eine Rechnung an, die ausgestellt und noch nicht als versendet erfasst ist.
   • Bei E-Rechnungen kann eine ausgestellte Rechnung Wird verarbeitet zeigen, solange ihre E-Rechnung noch bearbeitet wird.

   • Rechnungen öffnen
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   Die Eingangsrechnungen des Monats bearbeiten

   Gehen Sie zu Einkauf → Lieferantenrechnungen. Ist E-Rechnung für Ihre Organisation aktiviert, klicken Sie zuerst auf E-Rechnungen prüfen, um neue Rechnungen von KSeF anzufordern. Stellen Sie den Filter Zeitraum auf Vorheriger Monat. Er filtert nach dem Monat, dem eine Rechnung zugeordnet ist. Öffnen Sie jede Rechnung, die noch bearbeitet werden muss, und schließen Sie sie ab, damit für den Monat nichts halb erledigt bleibt.

   Tipps

   • Nach dem Klick zeigt die Schaltfläche Anfrage gesendet. Sie ist ausgeblendet, wenn E-Rechnung für Ihre Organisation nicht aktiviert ist.
   • Sind Rechnungsgenehmigungen aktiviert, öffnen Sie Ausstehende Genehmigungen unter Lieferantenrechnungen, um zu sehen, was noch auf eine genehmigende Person wartet. Wartet auf mich zeigt die Rechnungen, die auf Sie warten.
   • Unbezahlt im selben Menü listet die Lieferantenrechnungen, die noch nicht bezahlt sind. Das funktioniert auch, wenn Rechnungsgenehmigungen ausgeschaltet sind.

   • Lieferantenrechnungen öffnen
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   Die Transaktionen mit Handlungsbedarf bereinigen

   Öffnen Sie im Menü Aktionscenter und wählen Sie Transaktionsbereinigung. Das Feld Transaktionen mit Handlungsbedarf zeigt, wie vielen Banktransaktionen Daten fehlen. Fehlende Begründung umfasst Transaktionen, hinter denen nichts steht, etwa ein angehängtes Dokument oder eine Notiz. Fehlendes Budget umfasst Transaktionen, die keinem Budget zugeordnet sind. Öffnen Sie den Filter Datum und wählen Sie Letzter Monat, und vervollständigen Sie dann jede Transaktion, bis die Zahl auf null sinkt.

   Tipps

   • Fehlende Begründung und Fehlendes Budget sind beim Öffnen der Seite beide angehakt. Entfernen Sie ein Häkchen, um das andere allein abzuarbeiten.
   • Jedes Kontrollkästchen zeigt seine eigene Zahl in Klammern, sodass Sie vor dem Start sehen, welche Art von Lücke größer ist.

   • Transaktionsbereinigung öffnen
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   Den noch unbezahlten Rechnungen nachgehen

   Gehen Sie zu Vertrieb → Rechnungen → Zahlungserinnerungen. Der Tab Ausstehend listet Erinnerungen für überfällige, unbezahlte Rechnungen, eine Zeile pro Rechnung, und nichts geht an einen Kunden, bevor Sie es genehmigen. Setzen Sie Häkchen bei den zu sendenden Erinnerungen und klicken Sie auf Ausgewählte genehmigen & senden, oder auf Ausgewählte verwerfen für jene, die nicht hinausgehen sollen. Öffnen Sie dann den Tab Ohne Mahnung. Er listet überfällige Rechnungen, die versendet wurden, aber nicht in der Erinnerungswarteschlange sind.

   Tipps

   • Bleibt der Tab Ausstehend leer, prüfen Sie, ob Zahlungserinnerungen für unbezahlte Rechnungen senden unter Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Zahlungserinnerungen eingeschaltet ist.
   • Bietet eine Zeile unter Ohne Mahnung Rechnung senden an, wurde die Rechnung nie per E-Mail an den Kunden gesendet. Eine Zeile ohne diese Aktion wurde bereits versendet, senden Sie sie also nicht erneut.

   • Zahlungserinnerungen öffnen
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   Den Monat an Ihre Buchhaltung übergeben

   Öffnen Sie Buchhaltung → Buchhaltung und wählen Sie den Tab Exportieren. Gehen Sie mit der Monatsnavigation oben zurück zu dem Monat, den Sie abschließen. Diesen Monat springt zum aktuellen Monat zurück. Jede Zeile, etwa Rechnungen und Kosten, hat ihre eigene Schaltfläche Exportieren mit den Formaten, die Ihre Buchhaltungssoftware importiert. Öffnen Sie dann den Tab Fragen, der jede Frage mit dem Status Open oder Answered listet, und beantworten Sie die, die auf Sie warten.

   Tipps

   • Zeigt ein Optima-Export „Prüfen Sie diese Dokumente vor dem Import in Optima“, listet er die Dokumente auf, die korrigiert werden müssen. Korrigieren Sie sie und exportieren Sie den Monat erneut.
   • Öffnen Sie eine Frage, um in ihrem Verlauf zu antworten, und klicken Sie auf Mark resolved, sobald sie geklärt ist.
   • Kontoauszüge / MT940, Kosten und Rechnungen behalten beim Wechsel den gewählten Monat bei, sodass Sie prüfen können, was in den Export eingeht.

   • Tab Exportieren öffnen