Transaktionen sauber und gut kategorisiert halten

Bevor du beginnst

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   Das Transaktionsmodul öffnen

   Gehe zu Finanzen & Business → Transaktionen. Die Liste gruppiert Bankaktivitäten nach Monat, mit Transaktionsnummer und Gegenseiten-Name auf der linken Seite. Die Spalte „Status” zeigt für jeden Eintrag einen farbigen Fortschrittskreis: solid grün (100 %) bedeutet, alle erforderlichen Daten sind vorhanden; teilweise Kreise in Orange oder Grau zeigen fehlende Felder an.

   Tipps

   • Transaktionen werden nach Bankkonto gruppiert. Nutze den Breadcrumb oben, um zwischen Konten zu wechseln, wenn deine Organisation mehr als eines hat.
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   Eine Transaktion öffnen und die Pflichtfelder ausfüllen

   Klicke auf eine Zeile, um das Detailpanel auf der rechten Seite zu öffnen. Der Umschalter „Lieferant/Kunde” oben wählt die Transaktionsrichtung – „Lieferant” für ausgehende Zahlungen, „Kunde” für Einnahmen. Zwei Felder sind für den Monatsabschluss erforderlich: Gegenseite (an wen oder von wem die Zahlung geht) und verbundener Monat (die Abrechnungsperiode, der sie angehört). Beide ausfüllen und sie werden sofort gespeichert.

   Tipps

   • Der verbundene Monat muss nicht zwingend mit dem Transaktionsdatum übereinstimmen – setze ihn auf die Periode, die dein Buchhalter für diese Ausgabe einbeziehen soll.
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   KI-Lieferantenvorschläge prüfen

   Wenn Flowtly einen Zahlungsempfänger ohne bestehende Gegenseiten-Übereinstimmung erkennt, öffnet es ein Vorschlagspanel mit einer „Lieferant erstellen”-Karte. Die Karte zeigt den extrahierten Namen, seinen Konfidenzwert und den Grund. Klicke auf „Akzeptieren”, um den Lieferanten zu erstellen und ihn in einem Schritt mit der Transaktion zu verknüpfen. Klicke auf „Korrigieren”, um den Namen vor der Erstellung anzupassen. Klicke auf „Ablehnen”, um den Vorschlag zu verwerfen und die Gegenseite manuell festzulegen.

   Tipps

   • Aus Vorschlägen erstellte Lieferanten werden dauerhaft gespeichert – künftige Transaktionen desselben Zahlungsempfängers werden automatisch abgeglichen, ohne manuellen Eingriff.
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   Die Gegenseite anreichern

   Um die Einstellungen einer Gegenseite zu bearbeiten, klicke auf den Link „Gegenseiten” im Detailpanel-Header, um den Bearbeitungsdialog zu öffnen. Hier kannst du eine Gegenseitengruppe zuweisen (z. B. „Intern” oder eine Kostenkategorie), „Anhang erforderlich” aktivieren, um durchzusetzen, dass für diesen Zahlungsempfänger immer ein Dokument verknüpft sein muss, und ein „Standard-Bezugsprojekt” festlegen, damit jede neue Transaktion von ihnen vorab zugewiesen wird. Klicke auf „Per KI anreichern”, damit Flowtly öffentliche Unternehmensdaten wie Steuernummer, eingetragene Adresse und Bankkonten automatisch abruft.

   Tipps

   • Ein Standard-Bezugsprojekt festzulegen ist besonders nützlich für wiederkehrende Lieferanten wie Miete oder SaaS-Abonnements – es entfernt jeden Monat einen manuellen Schritt.
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   Eine Rechnung an die Transaktion anhängen

   Nutze die Schaltfläche „Wartende Dateien anhängen”, um eine Rechnung zu verknüpfen, die bereits in Flowtlys Liste eingehender Rechnungen ist – das Panel zeigt alle noch nicht verknüpften Rechnungen mit Betrag, Eingangsdatum und Gegenseite, sodass du die richtige auswählen und auf „Anhängen” klicken kannst. Wenn das Dokument noch nicht in Flowtly ist, nutze stattdessen „Anhang hinzufügen”, um eine PDF-, PNG-, JPG-, JPEG- oder GIF-Datei (max. 3 MB) direkt von deinem Computer hochzuladen.

   Tipps

   • „Wartende Dateien anhängen” ist der schnellste Weg – es verwendet ein Dokument, das du bereits in „Eingehende Rechnungen” verarbeitet hast, damit du keine Uploads duplizierst.
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   Die Transaktion einem Budget zuweisen

   Klicke auf „Budget zuweisen” in der Aktionsleiste oben im Detailpanel. Wähle die Budgetzeile aus dem Dropdown, bestätige den Betrag (vorausgefüllt mit dem Transaktionswert) und nutze den Prozentschieberegler, wenn du nur einen Teil zuweisen möchtest. Klicke auf „Zuweisen”. Du kannst dieselbe Transaktion mehreren Budgetzeilen zuweisen, indem du den Ablauf wiederholst.

   Tipps

   • Die Zuweisung zu einem Budget hält deine Ausgabenberichte genau und lässt dich auf einen Blick sehen, wie viel von jeder Budgetzeile verbraucht wurde.
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   Einem Projekt zuordnen

   Klicke auf „Projekt zuordnen”, um die Transaktion für die Kostenverfolgung mit einem Projekt zu verknüpfen. Die Registerkarte „Manuell” lässt dich ein bestimmtes Projekt auswählen, Betrag und Prozentsatz festlegen und eine optionale Notiz hinzufügen. Die Registerkarte „Nach Attribut aufteilen” verteilt die Kosten automatisch auf Projekte basierend auf gemeinsamen Attributen. Klicke auf „Zuweisen”, um zu speichern.

   Tipps

   • Nutze das Notizfeld, um Teilzuweisungen zu erklären – zum Beispiel „50 % abrechenbar für Kunden, 50 % intern” – damit dein Finanzteam beim Review der Projekt-GuV den Kontext hat.
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   Zahlungseingang bei Kundentransaktionen erfassen

   Wenn eine Banküberweisung von einem Kunden eingeht, öffne die Transaktion und schalte den Umschalter auf „Kunde”. Das Detailpanel zeigt ein Feld „Unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen” mit allen deinen ausgehenden Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden. Wähle die passende Rechnung aus dem Dropdown. Flowtly erfasst die Zahlung gegen diese Rechnung und aktualisiert ihren Status automatisch auf „Bezahlt”, sobald der vollständige Rechnungsbetrag abgeglichen ist.

   Tipps

   • Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen in einer Überweisung bezahlt, kannst du die Transaktion mit mehreren Rechnungen verknüpfen, indem du sie einzeln auswählst – Flowtly verfolgt den verbleibenden Saldo auf jeder Rechnung.