Zeit erfassen und den Monat freigeben

Bevor du beginnst

Das brauchst du

• Ein aktives Projekt mit einem Kunden, in dessen Team Sie sind.
• Um die Stunden anderer zu sehen: die Berechtigung Arbeitszeit-Betrachter, Arbeitszeitmanager oder Projektleiter, vergeben unter Einstellungen → Personen → Berechtigungsgruppen.
• Um den Monat freizugeben: die Position Account-Manager im Team dieses Projekts.

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   Einen Eintrag von Hand erfassen

   Wählen Sie im Menü unter Arbeitsbereich die Option Arbeitszeit. Die Seite öffnet sich mit einem Monatskalender Ihrer Stunden. Klicken Sie auf einen Tag, um den Seitenbereich zu öffnen: Ein leerer Tag öffnet sich auf Neuen Zeiteintrag hinzufügen, ein Tag mit Stunden auf Zeiteinträge, wo Neue Zeiterfassung einen weiteren Eintrag hinzufügt. Wählen Sie das Projekt, geben Sie die Dauer unter Zeit protokollieren ein, zum Beispiel 1:30, und schreiben Sie eine Beschreibung. Klicken Sie auf Zeiteintrag hinzufügen, um ihn zu speichern.

   Tipps

   • Die Liste Projekt zeigt die aktiven Projekte, in deren Team Sie sind. Sind Sie noch in keinem Projektteam, listet sie alle aktiven Projekte.
   • Legt Ihre Organisation ein Minimum fest, zeigt der Zähler unter Beschreibung, wie viele Zeichen Ihnen noch fehlen. Eine Aufgabennummer im Format XX-Y, etwa PRI-1, erfüllt die Regel ebenfalls. Administratoren mit der Berechtigung Arbeitszeitmanager legen das Minimum unter Einstellungen → Personen → Stundenzettel in Mindestlänge der Beschreibung für Arbeitszeit fest.
   • Um einen Eintrag zu korrigieren, klicken Sie erneut auf den Tag und verwenden Sie das Bearbeiten- oder Löschsymbol daneben. Ihre eigenen Einträge können Sie ändern. Ein Arbeitszeitmanager oder ein Administrator kann die Einträge aller ändern.

   • Arbeitszeit öffnen
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   Oder den Projekt-Timer laufen lassen

   Öffnen Sie Ihr Dashboard und suchen Sie das Widget Projekt-Timer. Wählen Sie ein Projekt und klicken Sie auf Starten. Schreiben Sie eine Beschreibung, während die Uhr läuft. Stoppen und speichern beendet den Timer und speichert die gemessene Zeit als Eintrag an dem Tag, an dem Sie begonnen haben. Speichern und fortsetzen speichert, was Sie bisher haben, und beginnt erneut bei null zu zählen.

   Tipps

   • Pause hält die Uhr an, ohne etwas zu speichern. Fortsetzen läuft weiter, und Eintrag speichern speichert die pausierte Zeit.
   • Stoppen und speichern bleibt deaktiviert, bis die Beschreibung das Minimum Ihrer Organisation erfüllt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltfläche, um „Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um diese Aktion zu aktivieren.“ zu sehen.
   • Zurücksetzen verwirft die gemessene Zeit nach Ihrer Bestätigung, und sie lässt sich nicht wiederherstellen. Verwenden Sie Stoppen und speichern, um sie zu behalten.

   • Dashboard öffnen
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   Prüfen, ob das Team seinen Monat ausgefüllt hat

   Führungskräfte prüfen den Monat auf derselben Seite Arbeitszeit. Mit der Berechtigung Arbeitszeit-Betrachter, Arbeitszeitmanager oder Projektleiter zeigt die Filterleiste zusätzlich einen Personenfilter mit der Einstellung Alle Teammitglieder, eine Schaltfläche Nur ich und einen Projektfilter. Sind mehrere Personen in der Ansicht, zeigt die Zusammenfassung unter dem Kalender Team-Abdeckung, Vollständig erfasst und Tage nachzufassen. Tage, die im Kalender mit Nicht erfasst markiert sind, sind die Lücken, denen Sie nachgehen sollten. Für ein Raster Person für Person wechseln Sie mit dem Zweispalten-Symbol rechts in der Filterleiste zur Manageransicht.

   Tipps

   • Ein Arbeitszeitmanager kann Stunden für eine andere Person erfassen. Das Eintragsformular beginnt dann mit einem Feld Teammitglied.
   • Arbeitszeit hat keine Genehmigungsschaltfläche für einen einzelnen Stundenzettel. Die Genehmigung ist die monatliche Projektfreigabe in den nächsten Schritten.

   • Arbeitszeit öffnen
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   Den Monat in der Spalte Freigabe öffnen

   Wählen Sie im Menü Projekte. Sind Sie bei mindestens einem Projekt Account-Manager, haben Sie Zugriff auf Rechnungen oder sind Sie Administrator, hat die Liste eine Spalte Freigabe. Sie zeigt einen Monat pro Projekt: Nicht begonnen, In Prüfung, Freigegeben, Wieder geöffnet oder Nicht zutreffend bei einem Projekt ohne Kunden. Wählen Sie den Monat unter Freigabemonat, der mit dem Vormonat beginnt. Klicken Sie auf den Status eines Projekts, um seine Prüfung zu öffnen.

   Tipps

   • Nur der Account-Manager des Projekts kann freigeben. Das ist eine Position im Projektteam, keine Rolle in der Organisation. Ein Administrator kann nicht stellvertretend freigeben.
   • Der gewählte Monat wird in der Seitenadresse gespeichert, sodass ein geteilter Link denselben Monat öffnet.
   • Ein Projekt ohne Kunden hat nichts abzurechnen und keinen Monat freizugeben. Seine Stunden werden trotzdem wie gewohnt erfasst und gezählt.

   • Projekte öffnen
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   Die Prüfung starten und Zeilen anpassen

   Klicken Sie auf der Prüfungsseite auf Prüfung starten. Flowtly erstellt einen Entwurf des Kundenberichts dieses Monats für das Projekt. Sein Kopfbereich zählt Ihre Anpassungen und zeigt die erfasste Summe neben der angepassten Summe. Wählen Sie bei einem Eintrag Bearbeiten, um die Stunden im Bericht oder die Beschreibung im Bericht zu ändern, oder Ausschließen, um ihn aus dem Bericht herauszunehmen. Füllen Sie den Grund für die Anpassung aus, der Pflicht ist, und klicken Sie auf Anpassung speichern.

   Tipps

   • Während Sie prüfen, ist der Entwurf nur für Sie sichtbar. Die Finanzabteilung verlässt sich auf den Status in der Spalte Freigabe, bis Sie freigeben.
   • Der Bereich Abwesenheiten in diesem Monat listet die Abwesenheiten jedes Teammitglieds in Arbeitstagen und Stunden. Abwesenheiten werden zur Einordnung angezeigt und nie abgezogen. Ändern Sie einen abgerechneten Wert daher mit einer Anpassung und einer Begründung.
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   Den Monat freigeben

   Wenn der Entwurf stimmt, klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben unter dem Entwurf. Sie nennt den Monat, zum Beispiel September 2026 freigeben. Bestätigen Sie mit Freigeben. Damit wird der Monatsbericht abgeschlossen und seine Anpassungen werden gesperrt, und die Finanzabteilung wird benachrichtigt und darf abrechnen. Zurück in der Projektliste zeigt die Spalte Freigabe den Status Freigegeben mit dem Datum und Ihrem Namen.

   Tipps

   • Freigegebenen Bericht öffnen auf der Prüfungsseite öffnet den Bericht so, wie er freigegeben wurde.
   • Um einen freigegebenen Monat zu ändern, klickt ein Administrator auf Wieder öffnen und bestätigt. Der Monat zeigt Wieder geöffnet, der frühere freigegebene Bericht bleibt als Nachweis dessen, was genehmigt wurde, und der Account-Manager prüft und gibt erneut frei.

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