Ein Projekt mit Team, Phasen und Budget anlegen

Bevor du beginnst

Das brauchst du

• Die Berechtigung Projektmanager sowie Budgetmanager und Zugriff auf Projektfinanzen für den Budgetschritt.
• Der Kunde ist bereits in Flowtly angelegt, und Sie kennen die Personen, die am Projekt arbeiten werden, mit ihren Stundensätzen.
• Die geplanten Phasen mit ihren Daten und die Budgetpositionen, die Sie abrechnen und ausgeben wollen.

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   Projekte öffnen und ein neues Projekt beginnen

   Öffnen Sie im Menü Projekte. Klicken Sie in der Kopfzeile der Seite auf Projekt hinzufügen. Der Dialog Neues Projekt erstellen öffnet sich auf dem Tab Leer, den dieses Tutorial verwendet. Die Schaltfläche wird nur Personen mit der Berechtigung Projektmanager oder Administratoren angezeigt.

   Tipps

   • Aus einer Vorlage ist der zweite Tab im selben Dialog. Nutzen Sie ihn, wenn Ihre Organisation eine fertige Projektstruktur vorhält.
   • Wenn Sie Projekt hinzufügen nicht sehen, können Sie Projekte ansehen, aber nicht anlegen. Bitten Sie einen Administrator um die Berechtigung Projektmanager.

   • Projekte öffnen
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   Kunde, Typ und Daten ausfüllen

   Geben Sie den Name ein. Flowtly schlägt beim Tippen daraus eine Referenz vor, die Sie überschreiben oder leer lassen können. Wählen Sie den Kunde aus der Liste. Wählen Sie unter Abrechnung den Typ: Festpreis, Zeit und Material, Nicht abrechenbar oder Intern, und optional eine Währung. Legen Sie unter Zeitplan Datum von und Datum bis fest. Klicken Sie auf Projekt erstellen, und Flowtly öffnet die neue Projektseite.

   Tipps

   • Name und Typ sind die einzigen Pflichtfelder. Klicken Sie auf Projekt erstellen, während etwas fehlt, zeigt die Fußzeile des Dialogs, wie viele Felder noch korrigiert werden müssen.
   • Existiert der Kunde noch nicht, wählen Sie in der Kundenliste Kunden hinzufügen. Der neue Kunde wird für Sie eingetragen. Zum Anlegen eines Kunden brauchen Sie die Berechtigung Kundenmanager, und das Feld Kunde selbst wird Personen mit Kundenmanager oder Inkasso-Manager angezeigt.
   • Lassen Sie Kunde bei einem internen Projekt leer. Sie können den Kunden später festlegen oder ändern.
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   Das Team hinzufügen

   Klicken Sie in der Kopfzeile der Projektseite auf Mitglieder. Rechts öffnet sich der Bereich Mitglieder. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen und wählen Sie dann eine oder mehrere Personen in der Liste Teammitglied. Wählen Sie eine Rolle: Projektleitung, Account-Manager, Teammitglied oder Betrachter. Die Rolle gilt für alle ausgewählten Personen. Klicken Sie auf Teammitglied hinzufügen.

   Tipps

   • Angeboten werden nur Rollen, die keine der ausgewählten Personen auf diesem Projekt bereits innehat. Bleibt für alle keine Rolle übrig, entfernen Sie jemanden aus der Auswahl.
   • Wenn Ihre Organisation Vereinbarungen nutzt, wird eine Person ohne aktuelle Vereinbarung zwar aufgeführt, kann aber nicht ausgewählt werden. Ihre Zeile nennt den Grund.
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   Den Projektsatz jedes Mitglieds festlegen

   Der Bereich Mitglieder zeigt eine Spalte Satz für jede Person, die direkt zu diesem Projekt hinzugefügt wurde. Ein Strich bedeutet, dass noch kein Satz festgelegt ist. Klicken Sie auf den Satzwert, um Abrechnungssätze für diese Person zu öffnen, und klicken Sie dann auf Satz hinzufügen. Geben Sie den Satz ein, der pro Stunde in der neben dem Feld angezeigten Währung gilt. Wählen Sie bei Bedarf die Mitarbeiterposition, legen Sie Datum von und optional Datum bis fest und klicken Sie auf Satz hinzufügen.

   Tipps

   • Wenn sich ein Satz ändert, verwenden Sie Satz verlängern, statt ihn zu überschreiben. Der alte Satz bleibt für den Zeitraum, den er abgedeckt hat, im Verlauf.
   • Die Mitarbeiterposition wird auf der Rechnung als Standard angezeigt.
   • Zum Hinzufügen von Sätzen brauchen Sie die Berechtigung Projektmanager. Wer die Berechtigung Projektleiter hat, kann Sätze sehen, aber nicht ändern.
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   Die Arbeit in Phasen gliedern

   Öffnen Sie den Tab Phasen und klicken Sie auf Projektphase hinzufügen. Geben Sie den Name der Phase ein. Der Typ entspricht zunächst dem Typ des Projekts, und Datum von und Datum bis entsprechen zunächst den Daten des Projekts. Ändern Sie sie nach Bedarf und klicken Sie dann auf Speichern. Jede Phase erscheint in der Liste im Tab Phasen mit ihrem Typ, ihren Daten und ihrem Status.

   Tipps

   • Eine Phase kann nur innerhalb der Projektdaten geplant werden. Tage außerhalb davon werden in den Datumsauswahlen nicht angeboten.
   • Personen auf dem übergeordneten Projekt erscheinen auch im Bereich Mitglieder jeder Phase. Ihr Satz wird auf dem übergeordneten Projekt festgelegt, nicht auf der Phase.
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   Das Anfangsbudget erfassen

   Öffnen Sie den Tab Projektfinanzen. Er öffnet sich auf Anfangsbudget. Klicken Sie auf Anfangsbudget erstellen und dann auf Position hinzufügen. Die neue Zeile öffnet sich direkt zur Bearbeitung: Geben Sie ihren Name ein, unter Verrechnet den Betrag, den Sie in Rechnung stellen wollen, und unter Kosten den Betrag, den sie voraussichtlich kostet, und wählen Sie einen Tag, wenn Sie Tags verwenden. Speichern Sie die Zeile mit dem Häkchen. Geplante Summe über der Tabelle addiert alle Zeilen.

   Tipps

   • Zum Anlegen und Bearbeiten des Anfangsbudgets brauchen Sie die Berechtigung Budgetmanager. Ohne sie können Sie das Budget sehen, aber nicht anlegen oder ändern.
   • Liegt das Budget bereits in einer Tabellenkalkulation vor, verwenden Sie Tabelle importieren, statt jede Zeile einzutippen.
   • Der Abschnitt Budget im Tab Übersicht ist etwas anderes. Seine Schaltfläche Neu hinzufügen verknüpft das Projekt mit einem bestehenden Budget aus dem Budget-Modul.