Den Monat an Ihre Buchhaltung exportieren

Bevor du beginnst

Das brauchst du

• Rechnungen und Kosten des Monats sind in Flowtly erfasst.
• Die Berechtigung Buchhaltungs-Betrachter oder ein Administrator, der sie vergeben kann.
• Für Optima-Nutzer in Polen: die beiden Optima-Datenbankkennungen von Ihrem Buchhaltungsbüro.

1. 1

   Tab Exportieren öffnen und den Monat wählen

   Gehen Sie im Seitenmenü zu Finanzen & Geschäft → Buchhaltung → Buchhaltung und öffnen Sie den Tab Exportieren. Der Monat wird oben angezeigt. Wechseln Sie mit den Pfeilen zu dem Monat, den Sie abschließen, oder klicken Sie auf Diesen Monat, um zurückzuspringen. Vor dem 15. öffnet die Seite den Vormonat, also in der Regel den Monat, den Sie übergeben.

   Tipps

   • Der Monat ist Teil der Adresse, zum Beispiel accountancy/exports/2026-09, sodass Sie einen Monat als Lesezeichen speichern können.
   • Buchhaltung sehen Sie nur, wenn Sie die Berechtigung Buchhaltungs-Betrachter haben.

   • Tab Exportieren öffnen
2. 2

   Rechnungen und Kosten als CSV oder XLSX herunterladen

   Die Tabelle hat eine Zeile pro Dokumenttyp. Wählen Sie in der Zeile Rechnungen in der Formatliste CSV oder XLSX und klicken Sie auf Exportieren. Gehen Sie in der Zeile Kosten genauso vor. Jede Datei umfasst den oben angezeigten Monat und funktioniert für jedes Buchhaltungsbüro und jede Tabellenkalkulation.

   Tipps

   • Flowtly merkt sich das Format, das Sie für jede Zeile gewählt haben, in diesem Browser, sodass es nächsten Monat bereits ausgewählt ist.
   • Braucht die Lohnabrechnung auch die Abwesenheiten? Die Zeile „Urlaub das Teammitglied“ exportiert die Abwesenheiten des Monats auf dieselbe Weise als CSV oder XLSX.
3. 3

   Polnische Buchhaltungssoftware: das Format Ihrer Buchhaltung wählen

   Dieser Schritt gilt für Buchhaltungsbüros in Polen. Die Formatliste in den Zeilen Rechnungen und Kosten bietet außerdem Optima XML, WAPRO.pl XML, WAPRO Kaper XML, WAPRO Fakir TXT (ZIP) und enova365 XML. Fragen Sie Ihre Buchhaltung, welches Programm sie nutzt, wählen Sie dieses Format und klicken Sie auf Exportieren.

   Tipps

   • Optima XML in den Zeilen Rechnungen und Kosten ist eine JPK_V7M-Umsatzsteuererklärung, die Optima beim Finanzamt einreicht, statt sie zu importieren. Ein Büro, das Ihre Dokumente in Optima einliest, braucht stattdessen die Register für verteilte Arbeit (Schritt 5).
4. 4

   Optima in Polen: die beiden Datenbankkennungen einmalig festlegen

   Die Optima-Datei für verteilte Arbeit ist an genau eine Optima-Datenbank adressiert und braucht daher zwei Kennungen. Öffnen Sie Einstellungen, dann Rechnungseinstellungen unter Finanzen & Geschäft, und suchen Sie den Abschnitt Optima-Export. Tragen Sie Quelldatenbank (BAZA_ZRD_ID) ein, das ist Ihre, und Zieldatenbank (BAZA_DOC_ID), die zu Ihrem Buchhaltungsbüro gehört. Klicken Sie auf Speichern.

   Tipps

   • Ihr Buchhaltungsbüro nennt Ihnen beide. Jede ist höchstens 5 Zeichen lang.
   • Solange nicht beide festgelegt sind, verweigern der Optima-Dokumentexport und das Archiv die Ausführung, statt eine Datei an die falsche Datenbank zu adressieren.
   • Rechnungseinstellungen sind nur für Administratoren sichtbar.

   • Rechnungseinstellungen öffnen
5. 5

   Optima in Polen: Register und Dokumente exportieren

   Zurück im Tab Exportieren legt die Zeile mit den Optima-Registern (verteilte Arbeit) beide Umsatzsteuerregister in eine Datei. Wählen Sie XML nur für die Register oder XML + Dokumente, um die Quelldokumente jeder Rechnung in die Datei aufzunehmen. Die Zeile Optima-Dokumentenarchiv liefert Ihnen ein ZIP mit den Registern und allen zugehörigen Dokumenten. Eine darin enthaltene MANIFEST.txt listet auf, was das Archiv enthält und was nicht.

   Tipps

   • XML + Dokumente macht die Datei deutlich größer. Wählen Sie es nur, wenn die importierende Person auch die Dokumente braucht.
   • Erscheint nach dem Download ein Bereich mit dem Titel „Prüfen Sie diese Dokumente vor dem Import in Optima“, korrigieren Sie die aufgeführten Dokumente, zum Beispiel eine fehlende Steuernummer des Geschäftspartners, und exportieren Sie erneut.
6. 6

   Ihrer Buchhaltung einen eigenen Zugang geben

   Statt jeden Monat Dateien zu senden, können Sie Ihre Buchhaltung die Dateien selbst herunterladen lassen. Öffnen Sie Personen, öffnen Sie das Profil Ihrer Buchhaltung und wechseln Sie zum Tab Berechtigungen. Klicken Sie auf Bearbeiten und setzen Sie in Berechtigungen ändern unter Buchhaltung das Häkchen bei Buchhaltungs-Betrachter. Klicken Sie auf Änderungen speichern. Ihre Buchhaltung sieht nun Buchhaltung in ihrem Menü, einschließlich des Tabs Exportieren.

   Tipps

   • Buchhaltungs-Betrachter gewährt Lesezugriff auf Buchhaltungsberichte und Zusammenfassungen.
   • Für eine interne Buchhaltungskraft, die auch Rechnungen, Kosten und Banking verwaltet, setzt die Rollenvorlage Buchhaltungsmanager auf einmal eine größere Gruppe von Berechtigungen. Die Wahl einer Vorlage ersetzt die gesamte Auswahl.
   • Ihre Buchhaltungskraft muss zuerst Benutzer in Ihrer Organisation sein. Ist sie noch nicht unter Personen, laden Sie sie ein.