Ist-Daten — Detailansichten

Jede Zahl auf der Registerkarte Ist-Werte ist eine Gesamtsumme, und eine Gesamtsumme ist das Einzige, das man nicht aufschlüsseln kann, indem man sie ansieht. Zwei Zellen in der Zeile einer Person öffnen sich in die dahinterstehenden Projekte.

Sie beantworten verschiedene Fragen auf verschiedenen Ebenen, und es lohnt sich zu wissen, welche man öffnet:

• Eine Wochenzelle — woraus bestand diese Woche?
• Die Geld-Zelle — was hat der gesamte auf dem Bildschirm angezeigte Zeitraum verdient, gekostet und hinterlassen?

Beide teilen auf dieselbe Weise auf: nach den auf jedes Projekt gebuchten Stunden. Da sie dieselbe Grundlage haben, widersprechen sich die beiden nie.

Eine Woche öffnen

Wählen Sie eine beliebige Wochenzelle in der Zeile einer Person aus — oder drücken Sie Enter oder Leertaste, wenn sie den Fokus hat — und ein Panel öffnet sich mit Wo die Stunden hingegangen sind und listet jedes Projekt auf, auf das die Stunden dieser Woche gebucht wurden.

Jede Zeile trägt die Farbe des Projekts, seine Stunden und einen Balken, der seinen Anteil an der Woche zeigt. Die Zeilen sind nach der größten Stundenzahl geordnet, und das Panel endet mit der Wochensumme.

Der Anteil wird gegen die tatsächlich in dieser Woche gebuchten Stunden gemessen, nicht gegen die Vertragswoche der Person. Dieses Panel geht um Zusammensetzung, nicht um Auslastung: Es beantwortet die Frage wofür wurde die Zeit aufgewendet, und ein Balken, der die Hälfte davon füllt, bedeutet die Hälfte der gebuchten Zeit, unabhängig davon, was der Plan sagte.

Hier wird nichts abgeleitet. Das Panel reduziert die bereits vorhandenen einzelnen Zeiteinträge nach oben in eine Zeile pro Projekt, sodass eine Woche nie auf Projekte aufgeteilt wird, um eine Zahl erscheinen zu lassen. Eine Woche ohne gebuchte Stunden sagt dies namentlich, anstatt sich leer zu öffnen.

Die Farben stimmen mit denen überein, die die Zeile bereits verwendet, sodass ein Projekt auf dem Raster nie auf eine Weise und nach einem Klick auf eine andere Weise dargestellt wird.

Das Anzeigen der gebuchten Zeit einer Person erfordert die Berechtigung dazu. Wo Sie diese nicht haben, sagt das Panel, dass die Woche nicht aufgeschlüsselt werden kann, anstatt eine leere anzuzeigen.

Die Geldansicht öffnen

In der Geld-Ansicht öffnen sich Umsatz und Marge einer Person in eine Tabelle mit dem Titel Wie diese Zahl zustande kam, die den gesamten auf dem Bildschirm angezeigten Zeitraum abdeckt. Es gibt eine Zeile pro Projekt und je eine Spalte für:

• Stunden — was in diesem Zeitraum auf das Projekt gebucht wurde.
• Anteil — diese Stunden als Prozentsatz der gebuchten Stunden der Person.
• Umsatz — was das Projekt verdient hat.
• Kosten (zugeordnet) — der Anteil des Projekts an den Kosten der Person.
• Marge — Umsatz abzüglich der zugeordneten Kosten, mit einem Prozentsatz, wenn es Umsatz gibt, gegen den man einen berechnen kann.

Die Zeilen summieren sich zur Gesamtsumme, aus der das Panel geöffnet wurde, und die Gesamtsumme wird unten wiederholt, damit Sie sehen können, dass sie das tun.

Gemessen und zugeordnet

Die beiden Geldspalten haben nicht denselben Status, und das Panel sagt dies, anstatt Sie annehmen zu lassen.

Umsatz wird gemessen. Jede Person hat für jedes Projekt einen eigenen Stundensatz, sodass das, was ein Projekt verdient hat, eine echte Zahl für dieses Projekt ist, kein Anteil einer größeren.

Kosten werden zugeordnet. Ein Kostensatz gehört zu einer Person, nicht zu einer Person bei einem bestimmten Projekt — es gibt keine gemessenen Kosten pro Projekt zu berichten. Deshalb werden die Kosten des Zeitraums auf die Projekte im Verhältnis zu den in diesem Zeitraum auf jedes Projekt gebuchten Stunden aufgeteilt, und jede Kosten- und Margenzahl in diesen Zeilen ergibt sich aus dieser Aufteilung.

Die Konsequenz ist der Grund, warum die Unterscheidung überhaupt getroffen wird: Eine zugeordnete Zahl beschreibt, wie gemeinsame Kosten aufgeteilt wurden, nicht was ein Projekt tatsächlich gekostet hat. Sie ist sinnvoll für den Vergleich von Projekten untereinander und zum Auffinden desjenigen, das am wenigsten sein Gewicht trägt. Außerhalb von Flowtly als tatsächliche Kosten oder tatsächliche Marge eines Projekts zitiert, wäre sie falsch. Das Panel wiederholt dies neben den Zahlen.

Die Aufteilung nach Stunden statt nach Umsatz ist absichtlich. Die Kosten proportional zum Umsatz der einzelnen Projekte aufzuteilen, würde konstruktionsbedingt den Margenprozentwert jedes Projekts gegen denselben Wert treiben — was genau das verbergen würde, was das Panel geöffnet wird, um zu finden.

Die Zeilen addieren sich immer

Aus der einen Verpflichtung des Panels — eine Gesamtsumme zu erklären statt sie neu zu formulieren — folgen einige Regeln:

• Interne und nicht fakturierbare Arbeit bleibt drin. Sie verdient nichts und zeigt einen Gedankenstrich statt einer Null in der Umsatzspalte, aber sie nimmt ihren Anteil der Kosten auf. Aufgewendete Zeit kostet Geld, unabhängig davon, ob jemand dafür abgerechnet wird, und das Entfernen der Zeile würde dazu führen, dass die Zeilen sich nicht mehr zur Gesamtsumme summieren.
• Ein Projekt ohne gebuchte Stunden trägt keine Kosten. Es hat keinen Anteil an den Stunden, also keinen Anteil an den Kosten.
• Die angezeigten Zahlen sind gerundet und summieren sich dennoch. Die Rundung wird so verteilt, dass die Spaltensumme genau der angezeigten Gesamtsumme entspricht, statt um eine Einheit abzuweichen.
• Kosten, die niemandem gehören, werden genannt, nicht verschluckt. Wenn der Zeitraum Kosten enthält, aber keine Stunden gebucht wurden, auf die sie angewendet werden könnten, nennt das Panel den Betrag, den es nicht zuordnen konnte.

Wo ein Teil der Stunden keinen Stundensatz hat, wird die Umsatzzahl als zu niedrig markiert und nicht als vollständig präsentiert — dieselbe Ehrlichkeitsregel, die die Gesamtsummen über dem Raster befolgen.

Anwendungsbeispiele

• Öffnen Sie eine Woche, die ihren Plan unterschritten hat, und stellen Sie fest, dass die fehlende Zeit in ein anderes Projekt geflossen ist.
• Finden Sie heraus, welches der vier Projekte, an denen eine Person in diesem Quartal gearbeitet hat, am wenigsten im Verhältnis zur aufgewendeten Zeit verdient hat.
• Prüfen Sie den Stundenanteil eines Projekts, bevor Sie seine Marge lesen, um zu wissen, wie viel des Kostenbetrags zugeordnet ist.
• Bestätigen Sie, dass der Periodenumsatz einer Person wirklich die Summe der darunter liegenden Projekte ist, bevor Sie ihn zitieren.
• Erkennen Sie einen Zeitraum, in dem Kosten nicht zugeordnet werden konnten, weil nichts dagegen gebucht wurde.