Zählerstände importieren (Zähler)

Die Ansicht Zähler ermöglicht es Ihnen, alle Zählerstände eines ganzen Monats in einem einzigen Schritt in Flowtly zu übertragen, anstatt jeden Zählerstand für jedes Objekt manuell einzugeben. Sie laden die Tabellendatei hoch, die Ihr Facility-Team bereits exportiert (Strom, Wasser, Gas), bestätigen, welchem Zähler jede Zeile zugehört, und Flowtly speichert die Zählerstände — die dann automatisch in Ihre Kostenzuordnung einfließen.

Der Import ist aus einer Excel-Datei (dem Wartungsexport) oder aus einem Foto oder Dokument möglich — einem Zählerfoto, einer Ablesungsübersicht oder sogar einer Energierechnung (als Bild oder PDF).

Wo Sie die Funktion finden: Betrieb → Objekte → Zähler. Wenn die Zähler-Ansicht nicht sichtbar ist, muss ein Administrator die Verbrauchszähler in den Objekteinstellungen der Organisation aktivieren.

Vor dem Start

• Halten Sie den Monatsexport als .xlsx-Datei bereit. Jedes Objekt erscheint als Kopfzeile der Form -> [FA-2] Gebäudename, und jeder Zähler darunter ist eine eigene Zeile (Gerätename, aktueller Zählerstand, Änderung seit dem letzten Ablesen, Einheit, Ablesedatum).
• Sie benötigen eine Rolle, die das Verwalten von Objektzählern erlaubt.

Import aus einer Excel-Datei

1. Klicken Sie auf der Seite Zähler auf Zählerstände importieren.
2. Lassen Sie die Option Excel ausgewählt.
3. Klicken Sie auf .xlsx-Datei auswählen und wählen Sie Ihren Export. Der Dateiname wird angezeigt, sobald die Datei geladen ist.
4. Klicken Sie auf Vorschau. Flowtly liest jede Zeile aus und öffnet den Prüfschritt.

Der Prüfschritt

Flowtly importiert niemals blind — Sie bestätigen jeden Zählerstand zuerst. Für jede Zeile sehen Sie:

• Die Zählerauswahl, die mit dem besten Treffer von Flowtly vorausgefüllt ist. Zähler, die Sie zuvor bereits zugeordnet haben (oder deren Code mit dem Export übereinstimmt), werden automatisch ausgefüllt. Wenn der Vorschlag nicht stimmt, öffnen Sie die Auswahl und suchen nach dem richtigen Zähler.
• Den Wert, den Sie bearbeiten können, falls der Export einen Tippfehler enthält.
• Ein Auswahlkästchen zum Einschließen — deaktivieren Sie jede Zeile, die Sie nicht importieren möchten.

Ein Hinweisband am oberen Rand zeigt Ihnen, wie viele Zeilen noch keinen zugeordneten Zähler haben. Diese Zeilen werden erst importiert, wenn Sie einen Zähler dafür ausgewählt haben — es lohnt sich also, den Hinweis zu bereinigen, bevor Sie den Import abschließen.

Tipp: Ihre Zählerzuordnungen werden gespeichert. Beim nächsten Import werden Zeilen, die Sie einmal zugeordnet haben, automatisch vorgeschlagen — der erste Import ist also der einzige, bei dem Sie wirkliche Zuordnungsarbeit leisten müssen.

5. Wenn die Tabelle korrekt aussieht, klicken Sie auf Importieren.

Flowtly speichert die Zählerstände und zeigt einen kurzen Bericht: wie viele erstellt wurden, wie viele übersprungen wurden (ein Zählerstand für diesen Zähler und dieses Datum existierte bereits, oder dieselbe Kombination aus Zähler und Datum erschien zweimal in der Datei) sowie alle Zeilen, die nicht zugeordnet werden konnten.

Import aus einem Foto oder Dokument

Die Option Foto liest Zählerwerte aus nahezu jedem Dokument — nicht nur aus einer sauber formatierten Tabelle. Sie können hochladen:

• ein Foto eines einzelnen Zählers — ein digitales/LCD-Display oder ein analoges Zifferblatt;
• eine Ablesungsübersicht oder -tabelle in beliebigem Layout oder in beliebiger Sprache (es muss sich nicht um den Wartungsexport im Format [FA-x] handeln);
• eine Energierechnung oder Verbrauchsrechnung (Bild oder PDF), aus der Flowtly den aktuellen Zählerstand aus dem Text ausliest.

1. Klicken Sie auf Zählerstände importieren und wählen Sie dann Foto.
2. Wählen Sie ein Foto oder Dokument — machen Sie ein Bild, oder wählen Sie ein Bild oder PDF von Ihrem Gerät aus.
3. Flowtly liest alle erkennbaren Zählerstände aus und zeigt sie im gleichen Prüfschritt an.
4. Bestätigen Sie den Zähler für jede Zeile (wählen Sie ihn aus, wenn er nicht automatisch ausgefüllt wurde), prüfen Sie den Wert und klicken Sie dann auf Importieren.

Hinweis: Überprüfen Sie die Werte stets vor dem Import — Lichtverhältnisse, Zählerarten und Dokumentlayouts können variieren, sodass die automatische Erkennung ein Ausgangspunkt ist, keine Garantie. Es wird nichts gespeichert, bis Sie auf Importieren klicken — Sie können daher bedenkenlos jedes Dokument ausprobieren.

Wie die Zuordnung funktioniert

Wenn Sie auf Vorschau klicken, versucht Flowtly in dieser Reihenfolge, für jede Zeile einen Zähler vorzuschlagen:

1. Eine früher von Ihnen bestätigte Zuordnung — sobald Sie eine Exportzeile einem Zähler zuordnen, wird diese Auswahl beim nächsten Mal wiederverwendet.
2. Das Referenzkennzeichen des Zählers — wenn Ihre Zähler bereits mit dem Bezeichner des Exports versehen sind (Objektkopf + Zählername), werden sie sofort zugeordnet.
3. Objektcode + Zählername — für Organisationen, deren Objekte den im Export verwendeten [FA-x]-Code tragen.

Wenn keine dieser Möglichkeiten übereinstimmt, erscheint die Zeile ohne Zuordnung und Sie wählen den Zähler selbst aus. Diese Auswahl wird dann für die Zukunft gespeichert.

Ein Referenzkennzeichen identifiziert einen Zähler nur dann eindeutig, wenn genau ein aktiver Zähler es trägt. Wenn dasselbe Kennzeichen von zwei oder mehr aktiven Zählern gehalten wird, kann Flowtly nicht feststellen, welchem die Zeile gehört — deshalb lässt es die Zeile unzugeordnet statt sich für einen zu entscheiden, und die Zeile wird im Hinweisband der Zeilen ohne zugeordneten Zähler gezählt. Wählen Sie den richtigen Zähler im Auswahlfeld aus und diese Wahl wird gespeichert, obwohl es sich lohnt, die Kennzeichen selbst zu korrigieren, damit spätere Importe ohne Hilfe übereinstimmen.

Ein deaktivierter Zähler blockiert nie eine Übereinstimmung. Wenn ein Kennzeichen von einem aktiven Zähler und einem oder mehreren nicht mehr genutzten geteilt wird, ist der aktive Zähler die Übereinstimmung.

Externe IDs eindeutig halten

Die Externe ID eines Zählers ist das Referenzkennzeichen, das für die Zuordnung verwendet wird, und jede gehört zu einem einzigen aktiven Zähler innerhalb einer Organisation. Wenn Sie eine Externe ID auf einem neuen Zähler eingeben oder bei einem bestehenden ändern, während ein anderer aktiver Zähler diesen Wert bereits hat, lehnt Flowtly die Änderung ab und nennt den Zähler, der ihn bereits verwendet — so können Sie die Zählerstände gegen diesen Zähler erfassen, anstatt einen zweiten für dasselbe Gerät zu erstellen.

Zähler, die nicht aktiv sind, sind ausgenommen. Das Deaktivieren des Kontrollkästchens Zähler ist aktiv bei einem nicht mehr genutzten Zähler gibt dessen Externe ID frei — der Zähler, der ein physisches Gerät ersetzt, kann dasselbe Kennzeichen tragen und weiterhin dieselben Zeilen Ihres Exports zuordnen. Ein Zähler ohne Externe ID ist ebenfalls nicht betroffen — der Wert muss nur dann eindeutig sein, wenn er gesetzt ist.

Schutz vor Duplikaten

Sie können einen Import problemlos erneut ausführen. Flowtly überspringt jeden Zählerstand, der für denselben Zähler und dasselbe Datum bereits vorhanden ist, und überspringt auch wiederholt auftretende Zeilen innerhalb einer einzigen Datei — so entstehen durch einen doppelten Import desselben Monats keine Duplikate.

Einzelnen Zähler prüfen

Klicken Sie auf eine beliebige Zeile in der Zähler-Liste, um das Detailpanel dieses Zählers zu öffnen. Es zeigt:

• eine Zusammenfassung — den letzten Zählerstand, den Verbrauch im letzten Zeitraum und den Gesamtverbrauch über den Zeitraum;
• ein Verbrauchsdiagramm — ein Balken pro Zeitraum, sodass Sie den Verbrauchstrend von Monat zu Monat erkennen können;
• die vollständige Ablesehistorie (schreibgeschützt) — jeder Zählerstand mit Datum, Wert, Periodenverbrauch, Typ und Quelle.

Dies ist der schnellste Weg, um einen auffälligen Zählerstand zu erkennen oder den Trend eines Zählers zu prüfen, ohne die Zähler-Seite zu verlassen.

Was als nächstes passiert

Importierte Zählerstände erscheinen in der Zählerliste und in der Zählerhistorie jedes Objekts und fließen in die bestehende Verbrauchskostenzuordnung ein (Verbrauch × Preis, aufgeteilt auf Mieter anhand der Zählerkaskade des Objekts). Es ist kein weiterer Schritt erforderlich.