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Mitarbeiter in Flowtly anlegen

Fügen Sie neue Teammitglieder hinzu, vergeben Sie Berechtigungen und aktivieren Sie Verträge, damit sie sofort mit Flowtly arbeiten können.

HR & PersonalEinsteiger10 Minuten

Bevor du beginnst

Jeder Mitarbeitende benötigt ein Flowtly-Profil, bevor Zeit erfasst oder Aufgaben zugewiesen werden können. Dieses Tutorial führt durch den gesamten Ablauf vom Kontakt bis zur Vertragsaktivierung.

Sie legen den Datensatz an, senden die Einladung, testen den Aktivierungslink und schließen die Vereinbarung ab, damit die Person im Tab Active erscheint.

Schritt für Schritt

Führe den Ablauf vollständig aus

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    Mitarbeiterdatensatz anlegen

    Öffnen Sie Employees, klicken Sie auf „Add employee“ und tragen Sie Vorname, Nachname, Flowtly-E-Mail sowie optional Kontaktmail und Telefon ein. Speichern Sie, sobald der Button aktiv ist.

    Tipps

    • Nutzen Sie die Firmenadresse für den Login und die Kontaktmail für persönliche Kommunikation.
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    Berechtigungen vergeben

    Öffnen Sie im Profil den Tab Permissions, klicken Sie auf Edit, wählen Sie das passende Zugriffslevel (z. B. Admin) und speichern Sie.

    Tipps

    • Admin-Rechte nur an Personen vergeben, die Einstellungen oder Abrechnung verwalten.
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    Einladung senden

    Gehen Sie zurück zur Employees-Liste, klicken Sie auf das Umschlag-Symbol neben der Person, prüfen Sie das Einladungspopup und senden Sie die Nachricht.

    Tipps

    • Über dasselbe Symbol können Sie eine Einladung erneut verschicken, falls die Mail verloren geht.
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    Aktivierungslink abschließen

    Öffnen Sie die Einladung in einem privaten Fenster, füllen Sie das Registrierungsformular aus, setzen Sie das Passwort und bestätigen Sie den Link. Danach wieder im Admin-Konto anmelden.

    Tipps

    • Nutzen Sie den Incognito-Modus, damit Ihre Admin-Sitzung bestehen bleibt.
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    Profil prüfen und Agreements öffnen

    Bis eine Vereinbarung existiert, bleibt die Person als Inactive markiert. Öffnen Sie das Profil und wechseln Sie zum Tab Agreements.

    Tipps

    • Vereinbarungen halten HR und Payroll synchron – erstellen Sie sie direkt nach dem Invite.
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    Vertragsdetails hinzufügen

    Klicken Sie auf „Add agreement“, wählen Sie Typ, Position, Variante (z. B. Employment contract), Startdatum und Gehalt und speichern Sie.

    Tipps

    • Das Startdatum steuert Payroll und Zugriffe – prüfen Sie es sorgfältig.
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    Mitarbeiterstatus prüfen

    Nach dem Speichern erscheint eine Erfolgsnachricht und der Mitarbeitende wandert in den Tab Active mit dem EC-Badge für Employment contract.

    Tipps

    • Das EC-Badge zeigt sofort, wer einsatzbereit für Planung und Payroll ist.

Ressourcen

Geschafft!

Der Mitarbeiter verfügt nun über ein aktives Konto mit passenden Rechten und Vertrag – ideal für Planung, Zeiterfassung und Payroll.