Die Bank und Entwurfsbuchungen

Eine Lücke im Plan zu finden ist nur die halbe Arbeit; die andere Hälfte besteht darin zu wissen, wer sie füllen kann. Die Bank hält diese Antwort jederzeit auf dem Bildschirm, sodass das Füllen einer Lücke nicht bedeutet, die Seite zu verlassen und den Überblick zu verlieren.

Die Bank

Die Bank ist ein Streifen, der am unteren Rand der Resourcing-Seite angeheftet ist. Er bleibt stehen, während das Raster scrollt, und listet alle auf, die im aktuell angezeigten Zeitraum noch Kapazität haben — die Verfügbarsten zuerst, damit die Personen, mit denen es sich lohnt zuerst zu sprechen, zuerst erscheinen.

Jede Person erscheint als Chip, der zeigt, wie viel ihrer Zeit nicht gebunden ist, zum Beispiel 60% frei Ø. Die Zahl neben der Überschrift — 8 frei — gibt an, wie viele Personen überhaupt Kapazität haben. Vollständig gebuchte Personen werden vollständig ausgelassen: Sie sind nicht verfügbar und werden daher nicht angeboten.

Ändern Sie den Zeitraum, und die Bank ändert sich mit ihm. Jemand, der im September frei ist, steht nicht auf der Bank, während Sie sich den Juli ansehen.

Verwenden Sie den Pfeil bei der Bank-Überschrift, um den Streifen zu reduzieren, wenn Sie die volle Höhe für das Raster benötigen, und um ihn danach wieder zu öffnen.

Lesen Sie den Prozentsatz als Durchschnitt über den Zeitraum. 40% frei Ø bedeutet, dass gemittelt über jede Woche des angezeigten Zeitraums 40% der Zeit dieser Person nicht gebunden ist — nicht, dass 40% in jeder dieser Wochen frei sind. Jemand, der sieben von neun Wochen voll gebucht und in den letzten zwei untätig ist, liest sich als ungefähr 22% frei; jemand, der überhaupt keine Buchungen hat, als 100%. Die Zahl bewegt sich mit dem tatsächlich Gebuchten, sodass zwei Personen wirklich vergleichbar sind, und der Streifen ist nach derselben Zahl sortiert, die die Chips anzeigen.

Ein Durchschnitt ist dennoch kein Bild von Woche zu Woche. Eine Person, die durchschnittlich 40% frei ist, könnte jede Woche halb frei oder zwei von fünf Wochen vollständig frei sein — und das sind unterschiedliche Antworten auf kann sie diese Aufgabe übernehmen. Klappen Sie die Rolle auf und prüfen Sie die einzelnen Wochen, bevor Sie eine Buchung über mehrere davon verlängern.

Der Prozentsatz ist ein Anteil am eigenen Vertrag dieser Person. Ein Teilzeitbeschäftigter mit drei Tagen pro Woche, der keine Buchungen hat, liest sich als 100% frei, nicht als Bruchteil einer Vollzeitwoche. So stimmt die Bank mit dem überein, was der Rest von Flowtly über dieselbe Person sagt, und ein Teilzeitbeschäftigter mit echter Verfügbarkeit erscheint nicht als fast voll.

Wenn die Wochendetails hinter einer Person nicht verfügbar sind, fällt der Chip auf deren beste Woche zurück und sagt dies auch — das Label nennt, welchen der beiden Werte Sie gerade sehen, sodass ein Durchschnitt nie mit dem besten Fall verwechselt wird.

Vollständig gebucht ist ein Hinweis, keine Sperre. Sobald jemand nirgendwo im Zeitraum mehr Platz hat, wird er als nicht verfügbar gelesen und fällt vom Streifen. Das ist die Seite, die auf wer kann das komfortabel übernehmen antwortet — sie sagt nicht, dass die Person überhaupt nicht gebucht werden kann.

Jemand kann dennoch über eine volle Woche hinausgehen, und manchmal ist das die richtige Entscheidung. Da Entwürfe nicht als Deckung gezählt werden, können zwei Entwürfe für dieselbe Person jeweils einzeln erschwinglich aussehen; es ist das Bestätigen, das sich addiert, und das Raster markiert jeden über 100% in Rot, sodass die Kosten sichtbar und nicht verborgen sind.

Was nicht passieren wird, ist, dass Flowtly es vorschlägt. Eine Person ohne Platz wird nie auf der Bank angeboten, und das Ziehen von jemandem auf eine Rolle bucht nie mehr als die Zeit, die sie tatsächlich frei haben — also ist das Überschreiten einer vollen Woche immer eine Entscheidung, die Sie getroffen haben, keine Empfehlung der Seite.

Es gibt ein hartes Limit bei 125%. Das Bestätigen einer Buchung, die jemanden darüber bringen würde, wird direkt abgelehnt, und die Meldung sagt, wie weit sie darüber hinausgegangen wäre.

Wenn niemand Platz hat, sagt der Streifen das klar: Alle sind in diesem Zeitfenster vollständig gebucht.

Eine Buchung skizzieren

Ziehen Sie eine Person von der Bank auf eine Stelle im Raster und lassen Sie sie auf die Spalte fallen, in der sie gebucht werden soll. Stellen werden hervorgehoben, während Sie ziehen, sodass klar ist, wo ein Chip landen kann.

Das Ablegen erstellt eine Entwurfs-Buchung:

Sie umfasst die Spalte, auf die Sie abgelegt haben — eine Woche in der Monatsansicht, eine Zweiwochenperiode in der 90-Tage-Ansicht, wo jede Spalte zwei Wochen ist. (Die letzte Spalte eines 90-Tage-Zeitraums ist manchmal eine einzelne Woche, und ein Ablegen dort bucht nur diese Woche.)
Sie ist auf die freie Kapazität des Chips begrenzt und nie über 100%, sodass das Ablegen selbst niemanden überbuchen kann.

Um einen längeren Abschnitt zu buchen, legen Sie einmal ab und verlängern Sie dann den Entwurf mit den unten beschriebenen Griffen.

Wenn eine Buchung nicht erstellt werden kann, sagt die Seite warum, und der Entwurf wird wieder entfernt. Die beiden Gründe werden unterschieden, nicht geraten: Ablehnung, weil das Ablegen jemanden über seine Kapazität buchen würde, klingt anders als Ablehnung wegen fehlender Berechtigung, und die Meldung nennt welche es war.

Ziehen ist derzeit die einzige Möglichkeit, eine Buchung von dieser Seite aus zu erstellen.

Was ein Entwurf ist

Ein Entwurf ist ein Vorschlag. Er wird gespeichert und Ihre Kollegen können ihn sehen, aber er ist keine Deckung.

Entwürfe erscheinen als gestrichelter Umriss über der Zelle, und das Label liest 40% Entwurf. Entscheidend ist, dass Entwurfsbuchungen aus jeder Deckungszahl im Raster ausgeschlossen sind: Rollenprozentsätze, Projektdurchschnitte und Überkapazitätswarnungen zählen nur bestätigte Buchungen. Das macht Entwürfe sicher zum Experimentieren — das Skizzieren von drei Besetzungsoptionen lässt das Projekt nicht dreifach besetzt aussehen.

Die praktische Konsequenz ist es wert, sie zu kennen: Eine Rolle mit nur Entwurfsbuchungen liest sich noch immer als unbesetzt. Das ist kein Fehler. Noch nichts ist verbindlich.

Einen Entwurf bestätigen

Klappen Sie die Rolle auf, um die ihr zugeordneten Personen zu sehen. Die Zeile einer Entwurfsperson trägt eine Bestätigen-Schaltfläche; durch Auswählen wird der Entwurf dieser Person für diese Stelle in eine echte Buchung umgewandelt. Ab diesem Moment zählt sie überall als Deckung, und der gestrichelte Umriss wird zu einem soliden Balken.

Bestätigen funktioniert immer für eine Person und eine Stelle gleichzeitig. Es gibt kein Alle-bestätigen.

Bestätigen erfordert die Rolle Resourcing-Genehmiger, was eine engere Berechtigung ist als die, die das Erstellen des Entwurfs ermöglicht. Vorschlagen und Verpflichten wurden bewusst getrennt: Jeder mit der Rolle Resourcing-Manager kann eine Buchung skizzieren, aber das Umwandeln in eine Verpflichtung, auf die das Unternehmen zählt, ist eine Entscheidung, die ausgewiesenen Genehmigern vorbehalten ist. Administratoren haben beide.

Ohne diese Rolle ist die Bestätigen-Schaltfläche noch immer in der Zeile sichtbar, aber ausgegraut, und beim Darüberfahren erklärt sich, warum: Das Bestätigen eines Entwurfs erfordert die Rolle Resourcing-Genehmiger. Bitten Sie einen Administrator, diese zu vergeben. Sie bleibt absichtlich sichtbar — ein Planer sollte sehen können, dass dieser Schritt existiert und Genehmigung erfordert, anstatt den fehlenden Button zu finden und zu schlussfolgern, dass die Funktion kaputt ist. Vorschlagen und Verpflichten legt dar, welche Rolle was abdeckt.

Eine Bestätigung rückgängig machen

Die Zeile einer bestätigten Person trägt eine Bestätigung aufheben-Schaltfläche, das Spiegelbild von Bestätigen: Es verwandelt ihre Buchung für diese Stelle zurück in einen Entwurf. Die Verpflichtung wird freigegeben, der Balken kehrt zu einem gestrichelten Umriss zurück, und die Zeit hört auf, als Deckung zu zählen — so ist eine zu früh gemachte Bestätigung nicht etwas, mit dem Sie leben müssen. Die Änderung wird gespeichert und überlebt das Neuladen der Seite.

Das Aufheben einer Bestätigung kann nie eine Überbuchung verursachen, da es immer nur gebundene Zeit entfernt.

Das Aufheben einer Bestätigung erfordert ebenfalls die Rolle Resourcing-Genehmiger, nicht nur das Bestätigen. Die Freigabe einer Verpflichtung ist genauso folgenreich wie das Eingehen einer, und es ist der erste der beiden Schritte, die zu einer Löschung einer bestätigten Buchung führen — also werden beide Enden der Verpflichtung von derselben Berechtigung gehalten.

Wie bei Bestätigen bleibt die Bestätigung aufheben-Schaltfläche ohne diese Rolle sichtbar und ausgegraut, und beim Darüberfahren wird erklärt, dass das Umwandeln einer bestätigten Zuteilung zurück in einen Entwurf die Rolle Resourcing-Genehmiger erfordert.

Einen Entwurf löschen

Die Zeile einer Entwurfsperson trägt eine kleine Papierkorb-Schaltfläche neben Bestätigen. Sie entfernt diesen Entwurf vollständig aus dem Plan — der Vorschlag verschwindet aus dem Raster, anstatt als Vorschlag zu verbleiben, den niemand umzusetzen beabsichtigt.

Da dies die eine Aktion auf der Seite ist, die nicht rückgängig gemacht werden kann, fragt sie zuerst und nennt die Person, deren Entwurf verschwinden soll. Nichts wird entfernt, bis Sie bestätigen.

Nur Entwürfe können gelöscht werden. Eine bestätigte Buchung hat keine Papierkorb-Schaltfläche, und die Änderung würde auch abgelehnt, wenn sie versucht würde. Das ist beabsichtigt: Bestätigte Zeit ist eine Verpflichtung, auf die jemand zählt, sodass das Löschen zwei bewusste Schritte erfordert, nicht einen Klick. Erst Bestätigung aufheben, dann löschen. Dieser zusätzliche Schritt existiert, damit verbindliche Arbeit nie durch einen einzigen Fehlklick verschwindet.

Das Löschen eines Entwurfs beeinflusst nie die Deckungszahlen von jemandem, da Entwürfe von Anfang an nicht als Deckung gezählt wurden.

Das Löschen eines Entwurfs erfordert nicht die Genehmiger-Rolle — das Erstellen eines Entwurfs und das Zurückziehen desselben sind beide Vorschlagen, und ein Vorschlag, den Sie machen können, ist einer, den Sie zurückziehen können.

Die Entfernung ist dauerhaft. Die Buchung wird nicht archiviert oder ausgeblendet; sie ist weg und wird nirgendwo im Plan wieder auftauchen. Flowtly führt eine Aufzeichnung der Löschung — wer sie entfernt hat und wann — aber diese Aufzeichnung ist die einzige verbleibende Spur und ist nicht etwas, das Sie von dieser Seite aus einsehen können. Wenn es wichtig ist, wer einen Entwurf entfernt hat, fragen Sie Ihren Flowtly-Administrator.

Die Länge eines Entwurfs anpassen

Die beiden kleinen Steuerelemente in der Zeile eines Entwurfs verlängern oder verkürzen ihn um jeweils eine Woche, vom Ende aus. So wächst eine Buchung über die einzelne Spalte hinaus, in die sie abgelegt wurde.

Das Startdatum kann hier nicht verschoben werden. Um eine Buchung später zu starten, legen Sie die Person auf die Spalte ab, bei der sie beginnen soll, anstatt früher abzulegen und von vorne zu kürzen.

Das Ändern der Länge oder des Prozentsatzes eines Entwurfs ist Vorschlagen, kein Verpflichten, daher reicht die Rolle Resourcing-Manager — die Genehmiger-Rolle ist für beides nicht erforderlich.

Was Flowtly aufzeichnet

Jede Änderung, die eine Person an einer Buchung vornimmt, wird aufgezeichnet, zusammen mit wer es getan hat und wann: Erstellen, Bestätigen, Bestätigung aufheben, Ändern der Daten oder des Prozentsatzes und Löschen. Die Aufzeichnung wird auf unbestimmte Zeit aufbewahrt.

Buchungen, die aus einem importierten Plan kommen, sind die Ausnahme, einschließlich Änderungen, die hier daran vorgenommen werden. Sie werden aus diesem Plan gespiegelt und nicht auf dieser Seite erstellt, und bei jeder erneuten Anwendung erneut gespiegelt, sodass der eigene Bericht des Imports ihre Aufzeichnung ist.

Es gibt keine Verlaufsansicht auf der Resourcing-Seite, sodass dies nichts ist, das Sie während der Planung einsehen können. Es existiert, damit eine später gestellte Frage — wer hat diese Person zugeordnet, wer hat diese Buchung freigegeben, wer hat den Entwurf entfernt, der hier war — eine Antwort hat.

Anwendungsbeispiele

Finden Sie die offene Stelle im Projekt des nächsten Monats und besetzen Sie sie von der Bank aus, ohne die Seite zu verlassen.
Skizzieren Sie zwei Möglichkeiten, dieselbe Stelle als Entwürfe zu besetzen, vergleichen Sie das Raster und bestätigen Sie die bessere.
Prüfen Sie, wer wirklich frei ist, bevor Sie dem Startdatum eines neuen Auftrags zustimmen.
Vergleichen Sie die Chips zweier Personen, um zu sehen, welche von ihnen über das Fenster hinweg verfügbarer ist, anstatt welche zufällig eine einzelne ruhige Woche hat.
Buchen Sie jemanden für die einzelne Woche, in der das Projekt zu kurz ist, anstatt für das gesamte Quartal.
Verlängern Sie einen Entwurf Woche für Woche, bis er den Abschnitt abdeckt, den das Projekt tatsächlich benötigt, dann bestätigen Sie ihn.
Geben Sie eine zu früh bestätigte Buchung frei, sodass die Person wieder als verfügbar angezeigt wird, während sich die Pläne ändern.
Nutzen Sie die Bank-Zahl als wöchentliche Lektüre darüber, wie viel ungebundene Kapazität das Team trägt.