Besetzungsanfragen stellen und genehmigen

Flowtly Redaktionsteam4 min

Der Tab Anfragen ist der Ort, an dem Besetzung nicht mehr im Chat, sondern aktenkundig entschieden wird. Eine Projektleitung beantragt eine Person für eine Rolle; jemand mit Genehmigungsrecht bestätigt oder lehnt ab. Der Haken, der das Ganze nur zu einem langsameren Chat gemacht hätte – herauszufinden, ob die Person schon zu ausgelastet ist –, wird für die genehmigende Person erledigt, bevor sie die Anfrage öffnet.

Während Projekte der Ort ist, an dem Buchungen direkt angelegt und bestätigt werden, ist Anfragen der leichtere Weg für alle, die Besetzung vorschlagen, aber nicht festlegen können.

Was eine Anfrage ist

Eine Anfrage ist keine eigene Art von Datensatz. Sie ist eine gewöhnliche Buchung, die erbeten, aber noch nicht vereinbart wurde – dieselbe Person, Rolle, derselbe Anteil und dieselben Daten, die Sie bestätigen würden, in einem ausstehenden Zustand gehalten, bis jemand sie genehmigt. Die Genehmigung macht daraus eine bestätigte Buchung; nichts wird neu eingegeben.

Weil eine Anfrage nur ein Vorschlag ist, zählt sie nie zur geplanten Kapazität von irgendjemandem. Sie füllt keine Lücke im Raster Projekte und bringt niemanden im Raster Personen über seine Woche hinaus, bis sie genehmigt ist.

Wer was tun kann

  • Anfragen – alle, die Buchungen vorschlagen können. Sie wählen die Person, die Rolle, den Anteil und den Zeitraum und können eine kurze Notiz mit der Begründung hinzufügen. Das Projektfeld bietet nur Hauptprojekte an, weil Personen auf dem Hauptprojekt und nicht auf seinen Teilprojekten zugeordnet werden.
  • Genehmigen oder ablehnen – nur wer Besetzungen genehmigen darf. Das ist dieselbe Berechtigung, mit der sich überall sonst in der Ressourcenplanung eine Buchung bestätigen lässt; die Personen, die Besetzung ohnehin freigeben, sind also auch die, die über Anfragen entscheiden.
  • Nur lesen – wer die Rolle Ressourcenplanungs-Betrachter hat, sieht jede Anfrage, ihren Verlauf und bei einer abgelehnten den angegebenen Grund, kann aber nicht anfragen, genehmigen oder ablehnen. Siehe Ressourcenplanung für alles, was die Rolle umfasst.

Eine Anfrage lesen

Jede ausstehende Anfrage ist eine Karte, die zeigt, wer angefragt wurde, von wem und wie lange das her ist, dazu Projekt, Rolle, Zeitraum, Wochenanteil und eine Notiz, die die anfragende Person angehängt hat. Darunter ein Balken für jede betroffene Woche und eine Zeile, die sagt, was eine Genehmigung bedeuten würde:

  • Kein Konflikt – eine grüne Zeile bestätigt, dass die Person im gesamten Zeitraum freie Kapazität hat.
  • Konflikte – eine rote Zeile nennt die Folge in klaren Worten – zum Beispiel „Mit dieser Genehmigung ist Anna überlastet – bis zu 118 % in 3 der angefragten Wochen." – und, wo ein kleinerer Anteil das Problem lösen würde, bietet eine zweite Zeile ihn an: „Stattdessen mit 25 % genehmigen, damit jede Woche bei höchstens 100 % bleibt."

Urlaub im angefragten Zeitraum. Hat die Person im angefragten Zeitraum genehmigten Urlaub, sagt das eine Warnung über den Aktionen der Karte und nennt entweder den ganzen Zeitraum oder die Zahl der betroffenen Arbeitstage. Sie warnt, blockiert aber nicht: Genehmigen und die Genehmigung mit niedrigerem Anteil bleiben verfügbar, sodass die genehmigende Person entscheidet, ob die Buchung noch sinnvoll ist. Wer nur Lesezugriff hat, sieht die Warnung ebenfalls.

Der Sinn ist, dass die genehmigende Person entscheidet und die Zahlen nicht selbst neu herleiten muss. Einen Konflikt, den Flowtly sehen kann, zeigt es auch.

Auf eine Anfrage reagieren

An jeder Karte stehen bis zu drei Aktionen:

  • Genehmigen macht aus der ausstehenden Anfrage eine bestätigte Buchung mit dem angefragten Anteil. Würde die Genehmigung dennoch jemanden über die Kapazität bringen, heißt diese Schaltfläche stattdessen Wie angefragt genehmigen, sodass ihre Wahl eine bewusste Ausnahme und kein Standardklick ist.
  • Mit niedrigerem Anteil genehmigen (nur bei einem Konflikt mit sauberer Lösung angezeigt) bestätigt stattdessen den vorgeschlagenen Prozentsatz, sodass niemand überbucht wird.
  • Ablehnen entfernt die Anfrage vollständig. Nutzen Sie es, wenn die Antwort Nein lautet; die anfragende Person kann etwas anderes vorschlagen.

Die Genehmigung unterliegt derselben Überbuchungssperre wie jede andere bestätigte Buchung; eine Genehmigung, die jemanden über die zulässige Obergrenze brächte, wird also genauso abgelehnt wie eine direkte Buchung.

Wenn sich die Buchung geändert hat, nachdem Sie die Liste geöffnet haben, überschreibt die Genehmigung diese Änderung nicht. Die Karte meldet, dass jemand anderes die Zuteilung geändert hat, nachdem Sie sie geöffnet haben, und dass Ihre Änderung nicht gespeichert wurde, und die Liste lädt mit den aktuellen Werten neu. Sehen Sie sich die Anfrage noch einmal an und genehmigen Sie sie, sobald diese angezeigt werden.

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