Resourcing

Resourcing beantwortet eine Frage, die die Zeiterfassung nicht beantworten kann: nicht wohin sind die Stunden geflossen, sondern wer erledigt die Arbeit, die bereits verkauft ist. Es zeigt die geplante Kapazität Woche für Woche, sodass Lücken und Doppelbuchungen sichtbar werden, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.

Während Zeiterfassung festhält, was bereits geschehen ist, blickt Resourcing nach vorn. Es plant Zusagen; es berichtet nicht über sie.

Zwei Sichten auf denselben Plan

Dieselben Buchungen lassen sich von beiden Enden aus lesen, und die Tabs über dem Raster wechseln zwischen ihnen:

Projekte - nach Arbeit geordnet. Ist das Verkaufte abgedeckt, und wo ist die Lücke? Hier werden Buchungen erstellt und bestätigt.
Personen - nach Team geordnet. Wie ausgelastet ist jeder, wer hat Luft und wer ist über seine Woche hinaus gebucht? Jede Person mit einem Vertrag hat eine Zeile, ob etwas auf sie gebucht ist oder nicht - außer wer von der Projektzuweisung ausgenommen ist; diese Person fehlt in der Liste.

Ein dritter Tab, Anfragen, ist der Ort, an dem Besetzung vorgeschlagen und genehmigt statt direkt gebucht wird - wie man eine Anfrage liest und bearbeitet, steht auf der Seite „Besetzungsanfragen stellen und genehmigen". Ein vierter Tab, Ist-Werte, blickt in die andere Richtung: Er stellt den Plan den tatsächlich in der Zeiterfassung gemeldeten Stunden gegenüber, sodass du siehst, ob der Plan gehalten hat.

Der Tab Projekte selbst hat zwei Ansichten. Kapazität ist das unten beschriebene Abdeckungsraster. Zuweisungen listet eine Zeile pro Person und Rolle auf, mit ihren Stunden Tag für Tag oder Woche für Woche über einen frei gewählten Zeitraum.

Was die Projektansicht zeigt

Das Raster ist nach Arbeit statt nach Personen geordnet. Jedes Projekt klappt sich in die Rollen auf, die es braucht, und jede Rolle klappt sich in die Personen auf, die darauf gebucht sind:

Projekt - eine Zusammenfassung, wie gut das gesamte Projekt abgedeckt ist.
Rolle - eine Aufgabe, die in diesem Projekt zu erledigen ist, entnommen deiner Liste der Positionen. Eine Rolle kann besetzt, teilweise besetzt, überbesetzt oder ganz offen sein. Wie viele Personen eine Rolle braucht, legst du in ihrem Bedarf fest, unabhängig davon, ob schon jemand darauf ist.
Person - eine einzelne Buchung, sichtbar, wenn eine Rolle aufgeklappt ist.

Jede Spalte ist eine Woche, und jede Zelle ist ein kleiner Balken, der zeigt, wie viel vom Bedarf dieser Woche gedeckt ist. Kapazität nach Projekt erklärt, wie diese Balken zu lesen sind und woher die Prozentwerte kommen.

Wähle eine beliebige Zelle, und ein Panel öffnet sich, das genau diese Zahl erklärt - die Rollen hinter dem Durchschnitt eines Projekts, die Personen hinter der Abdeckung einer Rolle oder alles andere, worauf eine Person in dieser Woche gebucht ist. Siehe Die Detailansicht einer Zelle.

Am unteren Rand der Projektansicht liegt die Bank - die Personen, die im angezeigten Zeitraum noch Luft haben. Ziehe jemanden von der Bank auf eine Rolle, in die Spalte, in der du die Person brauchst, um eine Buchung zu skizzieren, ohne sich festzulegen. Auf diese Weise erstellte Buchungen bleiben umkehrbar: Ein Entwurf kann bestätigt und eine Bestätigung rückgängig gemacht werden. Siehe Die Bank und Entwurfsbuchungen.

Oder direkt planen, ohne Besetzungsanfrage

Das Ziehen von der Bank beginnt bei einer Lücke: Im Projekt muss es eine Rolle geben, auf die man jemanden ablegen kann. Oft weißt du bereits, wer in ein Projekt kommt und an welchen Tagen, und das ist der andere Weg hinein.

Person hinzufügen bucht jemanden direkt auf ein Projekt. Es muss keine Besetzungsanfrage vorausgehen, das Projekt braucht noch keine Rollen, und eine Rolle ist optional - etwas, das man festhält, wenn es nützlich ist, keine Voraussetzung. Dann trägst du Stunden an den Tagen deiner Wahl ein: Die Tage müssen nicht lückenlos aufeinanderfolgen, Dienstag und Mittwoch dieser Woche und vier Tage nächster Woche sind also ein Plan, und die ausgelassenen Tage bleiben leer, statt für dich aufgefüllt zu werden. Eine Änderung betrifft nur die Person und die Tage, die du geändert hast; der Rest des Projekts und der Rest der Woche dieser Person bleibt, wie er war. Die Bank und Entwurfsbuchungen führt durch die Auswahl und den Tageseditor.

Sobald ein Plan besteht, verschiebt Buchungen verschieben … in der Zelle einer Person ihn um ganze Wochen. Jeder Tag behält seinen Wochentag und seine Stunden, und die Lücken wandern mit, statt sich zu schließen. Siehe Die Detailansicht einer Zelle.

Keiner der beiden Wege ersetzt den anderen. Den Bedarf einer Rolle festzulegen und eine Besetzungsanfrage zu genehmigen funktioniert genau wie bisher, und die Tabs Anfragen und Ist-Werte sind unverändert - eine Organisation, die über Rollen und Anfragen plant, kann einfach dabei bleiben. Der direkte Weg ist für Projekte, bei denen die Antwort schon bekannt ist, und beide erzeugen dieselbe Art von Buchung: einen Entwurf, bis ein Genehmiger ihn bestätigt.

Den Zeitraum wählen

Die Zeitraumsteuerung und die Filter teilen sich ein Band über dem Raster, mit dem Zeitraum an der Spitze. Ein Zeitraum ist nur eine weitere Möglichkeit, denselben Plan einzugrenzen, und steht deshalb bei den anderen statt in einer eigenen Kopfleiste.

Der Zoom benennt, wie viel Zeit auf dem Bildschirm ist, und ist in der Ansicht Projekte und Personen gleich: 1 Woche, 9 Wochen und 13 Wochen.
- 1 Woche zeigt eine Woche, Montag bis Sonntag, Tag für Tag.
- 9 Wochen zeigt neun Wochen, eine Spalte pro Woche.
- 13 Wochen zeigt dreizehn Wochen in sieben Zweiwochenspalten.
Der Wechsel zwischen Projekte und Personen behält Zoom und Daten. Eine Woche, die in der einen Ansicht tageweise geöffnet ist, ist in der anderen dieselbe Woche, tageweise. Siehe Kapazität nach Person.
Zurück und Weiter verschieben das Fenster auf jeder Zoomstufe um eine Woche. Das ist Absicht: Ein Plan lässt sich leichter lesen, wenn er gleitet, statt zu springen.
Heute kehrt zur aktuellen Woche zurück, und Springen zu setzt den Beginn auf den ersten Montag eines gewählten Monats, ohne die Länge des Zeitraums zu ändern.

Die Überschrift über dem Raster nennt immer den genauen angezeigten Zeitraum, zum Beispiel 20. Jul. - 20. Sep. 2026. Beim ersten Öffnen springt Resourcing einmalig zum frühesten Zeitraum mit Buchungen, wenn um heute herum nichts gebucht ist, damit die Seite nie auf einem leeren Raster öffnet. Danach bleibt die Ansicht dort, wo du sie hingestellt hast.

Das Raster eingrenzen

Zwei Filter-Pillen sitzen im selben Band, hinter der Zeitraumsteuerung.

Rollen bietet Alle Rollen und Nur offene Rollen. Nur offene Rollen behält die Projekte, die irgendwo im angezeigten Zeitraum eine Vakanz haben - der schnellste Weg, einen vollen Plan in eine kurze Einstellungs- oder Umbesetzungsliste zu verwandeln. In der Ansicht Personen bleiben nur die Zeilen offener Rollen: Alle Personen verschwinden, denn eine Personenzeile ist per Definition besetzt.

Projekt grenzt die Ansicht Projekte auf ein Projekt ein und listet jedes Projekt des Zeitraums mit Namen auf. Der Filter wirkt zusammen mit dem Rollenfilter, statt ihn zu ersetzen, sodass Nur offene Rollen plus ein Projekt die Vakanzen dieses Projekts ergibt.

Jede aktive Auswahl fügt unter dem Band einen Chip hinzu. Das Entfernen eines Chips löscht nur seinen eigenen Filter, und Alle löschen entfernt sie gemeinsam. Bleibt durch die Filter nichts auf dem Bildschirm, erscheint eine kurze Zeile Keine Ergebnisse mit einem Link zum Zurücksetzen der Filter, statt des Zustands „hier ist noch nichts" - es gibt Daten, sie sind nur ausgeblendet.

Wer es nutzen kann

Resourcing erfordert das Modul Resourcing in deinem Abonnement und eine der Resourcing-Rollen - Resourcing manager, Resourcing approver oder Resourcing viewer, unten beschrieben. Personen ohne das Modul und eine Rolle sehen den Eintrag im Menü nicht.

Personen und Projekte haben schreibgeschützte Telefonkarten. Personenkarten zeigen geplante Stunden, Kapazität, freie Stunden und separat vorgeschlagene Stunden. Projektkarten zeigen bestätigte Abdeckung, deklarierten Bedarf, offenen Bedarf und separat vorgeschlagene Stunden. Lange Namen werden umgebrochen, und die Summen beschreiben die jeweiligen Karten.

Daten, Zeitraumsteuerung und geteilte Links bleiben verfügbar. Filter zurücksetzen entfernt Rollen-, Projekt- und Kapazitätsfilter und behält den Zeitraum. Schlägt der Download der Zuteilungen fehl oder ist er unvollständig, werden die Kapazitätssummen zurückgehalten, damit ein Teilplan nicht vollständig wirkt.

Das Ändern von Buchungen und der Ablauf der Anfragen brauchen einen größeren Bildschirm. Ist-Werte behält sein Telefonlayout zum Lesen der geleisteten Arbeit. Siehe Ist-Werte — Plan vs. Gemeldet.

Vorschlagen und Festlegen sind getrennte Berechtigungen

Die Planung ist in zwei Berechtigungen aufgeteilt, weil eine Option zu skizzieren und das Unternehmen darauf festzulegen unterschiedliche Entscheidungen sind - und damit Vorschlagen und Genehmigen einer Buchung verschiedene Personen sein können:

Resourcing manager - schlägt vor. Erstellt Entwürfe, sowohl durch Ziehen von der Bank als auch durch direktes Hinzufügen einer Person zu einem Projekt, verlängert und verkürzt sie, ändert, wie viel von der Zeit einer Person sie beanspruchen, verschiebt Entwürfe in andere Wochen, löscht Entwürfe und importiert Zuteilungen. Das ist die alltägliche Planungsrolle.
Resourcing approver - legt fest. Alles, was ein Resourcing manager kann, plus das Bestätigen eines Entwurfs zu zählender Abdeckung, das erneute Aufheben der Bestätigung, das Ändern oder Verschieben eines bereits bestätigten Tages und das Festlegen des Bedarfs einer Rolle - so entsteht überhaupt erst eine offene Rolle in einem Projekt.

Approver ist eine Ergänzung und kein Tausch, daher kann ein Approver weiterhin planen. Administratoren haben beides und sind nicht betroffen.

Die Rolle Approver muss von Hand zugewiesen werden. Sie ist bewusst standardmäßig in keiner Berechtigungsgruppe enthalten - würde sie automatisch jedem erteilt, der planen darf, gäbe es die Trennung nicht. In einer neuen Organisation ist das ein Einrichtungsschritt, den man früh erledigen sollte: Solange sie niemand hat, kann dort niemand eine Buchung bestätigen oder festlegen, was eine Rolle braucht. Weise sie unter Berechtigungen zu.

Wenn deine Organisation Resourcing schon genutzt hat, ändert sich für dich nichts. Das Bestätigen gehörte früher zur Rolle Resourcing manager und ist jetzt die eigene Rolle Approver - aber alle, die zuvor bestätigen konnten, haben sie erhalten, sodass die Personen, die deine Projekte besetzen, genau wie bisher weiterarbeiten. Die Trennung ist verfügbar, nicht aufgezwungen: Ein Administrator kann einem Planer die Rolle Approver gezielt entziehen, wenn Vorschlagen und Festlegen verschiedene Personen sein sollen.

Wenn Bestätigen und Bestätigung aufheben ausgegraut sind oder der Bedarf einer Rolle sich nicht speichern lässt, brauchst du die Rolle Resourcing approver - bitte die Person, die dein Flowtly-Konto verwaltet, sie zu erteilen.

Diese Bedienelemente bleiben sichtbar, statt zu verschwinden, und sagen beim Darüberfahren, was sie brauchen. Einen Schritt ausgegraut mit Begründung vorzufinden ist eine Frage, auf die man reagieren kann; ihn fehlen zu sehen, wirkt wie ein Fehler.

Nur-Lese-Zugriff: die Rolle Resourcing viewer

Nicht jeder, der den Besetzungsplan sehen muss, sollte ihn ändern können. Ein Delivery Lead, der ein Projekt verfolgt, ein Abteilungsleiter, der prüft, wer wo eingeteilt ist, oder ein Vertriebsleiter, der fragt, ob ein Starttermin realistisch ist, kann Resourcing viewer statt einer Planungsrolle erhalten.

Ein Resourcing viewer kann sehen:

den Plan in den Ansichten Projekte und Personen, einschließlich des tageweisen Öffnens einer Woche;
den Tab Anfragen, mit dem Verlauf jeder Anfrage und der angegebenen Begründung, wann immer eine abgelehnt wurde.

Ein Resourcing viewer kann nicht:

etwas ändern - eine Buchung anlegen, verschieben, verlängern, bestätigen, ablehnen oder löschen, eine Anfrage genehmigen oder ablehnen oder festlegen, was eine Rolle braucht. Diese Bedienelemente werden einem Viewer schlicht nicht angezeigt, statt ausgegraut zu sein, weil es pro Zeile nichts gibt, worum ein Viewer bitten könnte;
die Bank sehen - die Liste, wer frei ist - weil das ein Planungswerkzeug ist;
Ist-Werte sehen und damit auch keine Umsatz-, Kosten- oder Margenzahl.

Resourcing viewer wird Person für Person erteilt und ist standardmäßig in keiner Berechtigungsgruppe enthalten. Weise ihn unter Berechtigungen zu. Administratoren haben ihn bereits.

Die Resourcing-Rolle bestimmt, was du auf der Seite tun kannst, nicht, wessen Zeilen du sehen kannst. Ein Viewer braucht, genau wie ein Manager, auch die üblichen Berechtigungen zum Anzeigen von Personen und Projekten, um das ganze Raster zu sehen.

Für alle, die bereits planen, ändert sich nichts: Die Rollen Resourcing manager und Resourcing approver behalten den oben beschriebenen vollen Zugriff.

Was aufgezeichnet wird

Jede Änderung, die eine Person an einer Buchung vornimmt, wird aufgezeichnet - wer sie vorgenommen hat und wann - beim Erstellen, Bestätigen, Aufheben der Bestätigung, Ändern der Daten oder des Prozentwerts und beim Löschen. Diese Aufzeichnung wird unbefristet aufbewahrt.

Buchungen, die aus einem importierten Plan stammen, sind die Ausnahme. Sie werden aus diesem Plan gespiegelt, statt hier verfasst zu werden, und bei jeder erneuten Anwendung neu gespiegelt, sodass der eigene Bericht des Imports ihre Aufzeichnung ist.

Am wichtigsten ist das beim Löschen. Das Entfernen eines Entwurfs ist endgültig: Die Buchung selbst ist weg, nicht nur ausgeblendet, und die Aufzeichnung der Änderung ist die einzige verbleibende Spur, dass es sie je gab.

Die Aufzeichnung lässt sich nicht von der Seite Resourcing aus durchsuchen. Wenn du klären musst, wer eine Buchung geändert hat, frage deinen Flowtly-Administrator.

Anwendungsbeispiele

Festlegen, dass ein Projekt ab September zwei Entwickler braucht, und zusehen, wie die Lücke im Plan erscheint, bis sie gefüllt ist.
Die unterbesetzten Projekte des nächsten Monats erkennen, bevor es der Kunde tut, und sie von der Bank aus füllen.
Die Rollen finden, die im ganzen Quartal noch offen sind, und daraus ein Recruiting-Briefing machen.
Prüfen, ob ein vorgeschlagener neuer Auftrag überhaupt besetzt werden kann, bevor man sich auf einen Starttermin festlegt.
Eine Person erkennen, die über zwei Projekte hinweg über die volle Kapazität hinaus gebucht ist, solange noch Zeit zum Umverteilen bleibt.
In die Ansicht Personen wechseln, um zu sehen, wer nächsten Monat Luft hat, ohne irgendwo eine Bankliste zu führen.
In der Ansicht Personen prüfen, dass eine Teilzeitkraft nicht gebucht ist, als würde sie eine volle Woche arbeiten.
Eine Projektzelle mit 50 % öffnen und in einer Zeile erfahren, ob das zwei halb besetzte Rollen oder eine unbesetzte sind.
Eine Konfliktwoche in Tage aufklappen, um zu sehen, an welchen Tagen Urlaub und Buchung tatsächlich kollidieren.
Mehrere Besetzungsoptionen als Entwürfe skizzieren, im Raster vergleichen und nur die bestätigen, die funktioniert.
Die Person, der man es schon versprochen hat, für ein paar Tage auf ein Projekt setzen, ohne zuvor eine Rolle festzulegen, die sie füllen soll.
Einen geplanten Abschnitt um zwei Wochen nach hinten schieben, wenn ein Kunde den Starttermin verlegt, unter Beibehaltung derselben Wochentage und derselben Lücken.