Die Software, die deine Mandanten bereits nutzen — und du bekommst saubere Daten

Verträge Verträge in Flowtly definieren die finanziellen Bedingungen Ihrer Geschäftsbeziehungen — sie verknüpfen ein Budget mit einer strukturierten Reihe von Zahlungsplanpositionen. Jeder Vertrag legt fest, wann Zahlungen fällig sind, in welcher Höhe und in welche Richtung (Lieferantenrechnung oder Kundenabrechnung), sodass Sie jederzeit volle Transparenz über zugesagte Zahlungsströme haben. Schlüsselkonzepte Zahlungsplanpositionen — einzelne Positionen mit Betrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsrichtung (Lieferant oder Kunde) Budgetverknüpfung — ein Vertrag ist immer mit einem Budget verbunden, das als finanzieller Rahmen für das Engagement dient Richtung — Lieferantenverträge erfassen Kosten, die Sie schulden; Kundenverträge erfassen Einnahmen, die Sie erwarten Automatische Zahlungsplanerstellung — Verträge können auf Basis eines definierten Intervalls automatisch wiederkehrende Zahlungsplanpositionen generieren Dokumentenanhänge — fügen Sie unterzeichnete Vertragsdateien, Nachträge oder unterstützende Dokumente direkt an den Vertragsdatensatz an Zahlungsbedingungen — wie lange der Vertragspartner Zeit zur Zahlung hat, ab welchem Datum die Frist läuft und ob die Zahlung im Voraus oder im Nachhinein fällig ist Automatisches Auslesen — laden Sie einen unterzeichneten Vertrag hoch, und Flowtly liest Parteien, Termine, Zahlungsbedingungen und Preise daraus. Sie können das Auslesen jederzeit über die Vertragsdokumente erneut starten, etwa nach einem korrigierten Scan Sätze und Gesamtwert — manche Verträge nennen überhaupt keinen Gesamtwert. Ein Mietvertrag mit Preis je m² nennt einen Satz, eine Fläche und eine Laufzeit; die Summe steht nirgends. Flowtly speichert den Satz genau so, wie der Vertrag ihn ausweist, und lässt den Gesamtwert leer, statt eine Zahl zu erfinden. Geben Sie die Laufzeit ein, schlägt Flowtly einen berechneten Gesamtwert vor, den Sie übernehmen können Zahlungsbedingungen Ein Vertrag enthält drei Angaben darüber, wann seine Rechnungen fällig werden, und Flowtly speichert jeden dieser Werte separat, anstatt sie in einer einzigen Zahl zusammenzufassen: Zahlungsfrist (Tage) — die Anzahl der zulässigen Tage. Gerechnet ab — das Datum, ab dem die Frist läuft: Rechnungszustellung , Rechnungsausstellung , Periodenbeginn oder Ein Ereignis . Zustellung und Ausstellung werden bewusst getrennt gehalten, da es sich um tatsächlich unterschiedliche Daten handelt und viele Verträge die erstere binden. Zahlung — ob der Betrag im Voraus oder im Nachhinein fällig ist. Ein leeres Fristfeld bedeutet, dass der Vertrag dazu schweigt. Das ist eine andere Aussage als eine Frist von null Tagen und wieder eine andere als Zahlung im Nachhinein — daher werden die Felder leer gelassen statt mit Standardwerten befüllt, und das Öffnen eines Vertrags schreibt niemals eine Bedingung hinein, die das Dokument nicht tatsächlich enthält. Diese Felder erscheinen sowohl im Vertrag selbst als auch auf dem Bildschirm, auf dem ein hochgeladener Vertrag überprüft wird, sodass aus dem Dokument gelesene Bedingungen an derselben Stelle geprüft und korrigiert werden können, an der sie gefunden wurden. Vertragsunterlagen Vertrags- und Anlagendateien werden dem Vertragsdatensatz beigefügt und darin aufgeführt. Ein Dokument kann direkt in der Vorschau geöffnet werden — die Datei öffnet sich in einem Viewer, ohne den Vertrag zu verlassen — was in der Regel ausreicht, um zu bestätigen, was unterzeichnet wurde. Alles, was der Viewer nicht darstellen kann, wird stattdessen zum Download angeboten. Neben der Vorschau bleibt eine separate Herunterladen -Aktion vorhanden, da das Herausziehen der unterzeichneten Datei aus Flowtly und das Lesen darin zwei unterschiedliche Aufgaben sind. Anwendungsbeispiele Festpreis-Projektabrechnung: Erstellen Sie einen Kundenvertrag mit monatlichen Zahlungsmeilensteinen, die mit einem Projektbudget verknüpft sind, damit Sie stets wissen, was abgerechnet wurde und was noch aussteht. Lieferanten-Retainer: Richten Sie einen Lieferantenvertrag mit wiederkehrenden monatlichen Positionen für eine Softwarelizenz oder ein Beratungshonorar ein — Flowtly generiert die Positionen und meldet überfällige Zahlungen. Subunternehmer-Zahlungen: Verknüpfen Sie einen Lieferantenvertrag mit einem Projektbudget, um die Kosten des Subunternehmers gegenüber der geplanten Ausgabe zu verfolgen. Einen Begriff prüfen, bevor eine Zahlung angemahnt wird: Lesen Sie die Frist und wovon sie gezählt wird direkt im Vertrag ab, anstatt das unterzeichnete Dokument zum Auffinden der Klausel erneut zu öffnen. Bestätigung des Unterzeichneten: Schauen Sie sich die angehängte Vertragsdatei direkt an, um ein Detail zu prüfen, ohne sie zuerst herunterzuladen. Verwandte Seiten Budgets Wiederkehrende Zahlungen Finanz-Dashboard Kostenkontrolle App-Routen Verträge öffnen /contracts

Stundensätze Stundensätze Stundensätze sind ein wesentlicher Bestandteil der zeitbasierten Rechnungsstellung in Flowtly. Jeder Mitarbeiter kann einen festgelegten Stundensatz für verschiedene Projekte haben, wobei diese individuell angepasst oder verlängert werden können. Dies ermöglicht es dem System, Rechnungen basierend auf erfassten Stunden und dem Gültigkeitszeitraum für jeden Stundensatz präzise zu berechnen und zu erstellen. Ein Mitarbeiter kann mehrere Stundensätze für dasselbe Projekt haben, aber die Gültigkeitszeiträume dieser Stundensätze dürfen sich nicht überschneiden. Neue Stundensätze können nur für aktive Projekte hinzugefügt werden, denen ein Kunde zugewiesen ist. Stundensätze sind an Projekte gekoppelt, denen ein Kunde zugewiesen ist, um sicherzustellen, dass alle projektbezogenen Kosten in den Finanzberichten korrekt ausgewiesen werden. Wichtige Punkte zu Stundensätzen in Flowtly Stundensätze definieren den Verrechnungssatz pro Stunde für die Leistung eines Mitarbeiters in einem bestimmten Projekt. Diese Stundensätze sind essenziell für die Erstellung von Rechnungen basierend auf den von Mitarbeitern erfassten Stunden. Ein Stundensatz kann für jedes Projekt festgelegt werden, dem ein Mitarbeiter zugewiesen ist (vorausgesetzt, diesem Projekt ist ein Kunde zugeordnet). Die Währung des Stundensatzes richtet sich nach der Währung, die für den mit dem Projekt verknüpften Kunden hinterlegt ist. Stundensätze können hinzugefügt, verlängert oder bearbeitet werden, um eine präzise Nachverfolgung zu gewährleisten. Stundensätze verwalten Es gibt drei Hauptaktionen, die Sie in Flowtly mit Stundensätzen durchführen können: Neuen Stundensatz hinzufügen Wenn ein Mitarbeiter zum ersten Mal einem Projekt hinzugefügt wird und noch kein Stundensatz zugewiesen ist, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Stundensatz hinzufügen" . Wählen Sie das Projekt aus (es werden nur Projekte angezeigt, denen ein Kunde zugewiesen ist). Geben Sie die Position des Mitarbeiters an (diese Position wird auf den Rechnungen aufgeführt). Geben Sie den Stundensatz ein (dieser wird in der Währung des Kunden festgelegt). Wählen Sie das Startdatum aus (standardmäßig wird das aktuelle Datum vorausgefüllt). Wählen Sie ein Enddatum aus (optional). Klicken Sie auf „Stundensatz hinzufügen" , um zu speichern. Bestehenden Stundensatz bearbeiten Wenn ein Stundensatz aktualisiert werden muss (z. B. wegen einer Positionsänderung oder einer Verlängerung des Enddatums): Suchen Sie den Stundensatz unter dem Projekt, das Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf das Bearbeiten -Symbol (Bleistiftsymbol) neben dem Stundensatz. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor. Klicken Sie auf „Speichern" , um die Änderungen zu bestätigen. Manager haben auch die Möglichkeit, bereits bestehende Stundensätze zu entfernen, indem sie für jeden Stundensatz auf die Schaltfläche „Papierkorb" klicken. Hinweis: Änderungen an bestehenden Stundensätzen wirken sich ab dem aktualisierten Datum auf die Rechnungsberechnung aus. Stundensatz eines Mitarbeiters verlängern Die Funktion „Verlängern" wird verwendet, wenn sich der Stundensatz eines Mitarbeiters zu einem späteren Zeitpunkt ändert. Anstatt einen bestehenden Stundensatz zu überschreiben, ermöglicht die Funktion 'Verlängern' die lückenlose Nachverfolgung historischer Änderungen an den Stundensätzen. Klicken Sie auf „Verlängern" neben dem relevanten Projekt. Rolle und Stundensatz sind zur besseren Übersicht mit den aktuellen Werten vorausgefüllt. Passen Sie den Stundensatz auf den neuen Wert an. Das Startdatum ist mit dem morgigen Datum vorausgefüllt, kann aber bei Bedarf bearbeitet werden. Geben Sie das Enddatum an, falls zutreffend. Klicken Sie auf „Stundensatz verlängern" , um die Änderung zu übernehmen. Hinweis: Das Verlängern von Stundensätzen stellt sicher, dass Manager volle Transparenz über die Anpassungen der Stundensätze im Laufe der Zeit haben. Die Änderungshistorie der Stundensätze ist in der Übersicht 'Stundensatzentwicklung' einsehbar. Wie Stundensätze die Rechnungsstellung beeinflussen (wenn das Rechnungsmodul aktiv ist) Flowtly berechnet Rechnungsbeträge automatisch basierend auf erfassten Stunden und zugewiesenen Stundensätzen. Mengen entsprechen der exakt erfassten Zeit Die in Rechnung gestellte Menge entspricht der exakt für das Projekt erfassten Zeit – kein Auf- oder Abrunden auf die nächste Viertelstunde. 15 Stunden und 46 Minuten erfasster Arbeit werden als 15.77 Stunden abgerechnet. Mengen wie 7.43 sind daher auf einer aus Projektstunden generierten Rechnung normal und werden exakt wie angezeigt mit dem Stundensatz multipliziert. Jeder erfasste Tag muss durch einen Stundensatz abgedeckt sein Ein Stundensatz gilt nur innerhalb seines eigenen Datumsbereichs, ab dem Startdatum aufwärts. Für einen Tag, der vor diesem Datum liegt, bietet der Stundensatz keine Deckung – eine häufige Situation, wenn ein Stundensatz hinzugefügt oder rückwirkend angepasst wird, nachdem die Arbeit bereits erfasst wurde. Wenn einem Mitarbeiter ein oder mehrere Stundensätze für ein Projekt zugewiesen sind, aber keiner davon einen erfassten Tag abdeckt, wird die Rechnung nicht erstellt. Verlängern Sie einen bestehenden Stundensatz oder fügen Sie einen neuen hinzu, sodass sein Datumsbereich bis zur erfassten Zeit zurückreicht, und erstellen Sie die Rechnung dann erneut. Die Ansicht Management der Zeiterfassung zeigt diese Lücken beim Überprüfen der erfassten Zeit an. Ein Projekt, bei dem der Mitarbeiter überhaupt keinen Stundensatz hat, verhält sich anders: Die Stunden werden trotzdem auf der Rechnung aufgeführt, zum Preis von null. Die Position ist sichtbar und kann vor dem Versand der Rechnung bemerkt und hinterfragt werden. Kein Tag darf durch zwei Stundensätze abgedeckt sein Die Datumsbereiche der Stundensätze eines Mitarbeiters für ein Projekt dürfen sich nicht überschneiden. Wenn zwei von ihnen denselben erfassten Tag abdecken, hat diese Zeit zwei Preise und es gibt keine Möglichkeit, zwischen ihnen zu wählen – die Rechnung wird nicht erstellt. Der Konflikt wird mit der Person, dem Projekt, dem Datum sowie beiden kollidierenden Stundensätzen und ihren Werten gemeldet, sodass klar ist, welches Paar korrigiert werden muss. Geben Sie dem früheren Stundensatz ein Enddatum , das vor dem Startdatum des späteren Stundensatzes liegt – die Aktion Verlängern erledigt dies – oder entfernen Sie denjenigen der beiden, der nicht zutrifft, und erstellen Sie die Rechnung dann erneut. Das Hinzufügen eines Stundensatzes, ohne den zu schließen, den er ersetzt, ist die übliche Ursache für eine Überschneidung. Wenn einem Mitarbeiter ein Stundensatz zugewiesen ist und Zeiten für ein bestimmtes Projekt erfasst wurden, kann der Manager eine Rechnung direkt von der Seite „Arbeitszeitbericht" innerhalb des Bereichs „Projekte" erstellen. Für weitere Details besuchen Sie den Artikel Projektliste . Anwendungsbeispiele Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters für ein Kundenprojekt: Weisen Sie der Rolle des Mitarbeiters im Projekt einen spezifischen Stundensatz zu, um sicherzustellen, dass seine Arbeitszeit ab dem ersten Tag korrekt abgerechnet wird. Mitarbeiterbeförderung oder Rollenwechsel: Aktualisieren Sie den Stundensatz eines Mitarbeiters, um seine neuen Verantwortlichkeiten oder seine gestiegene Erfahrung in einem laufenden Projekt widerzuspiegeln. Verwenden Sie dabei die Funktion „Stundensatz verlängern", um die historische Genauigkeit zu gewährleisten. Verlängerung eines Projektvertrags: Verlängern Sie das Enddatum für einen bestehenden Stundensatz, wenn ein Projekt verlängert wird, um die Kontinuität der Abrechnung basierend auf den vereinbarten Stundensätzen zu gewährleisten. Erstellung von Kundenrechnungen: Durch genau definierte und aktive Stundensätze werden abrechenbare Beträge für erbrachte Dienstleistungen, basierend auf den für Projekte erfassten Stunden, automatisch berechnet. Verwandte Seiten Buchhaltung Mitarbeitervereinbarungen App-Routen Mitarbeiter anzeigen