Ihre Daten in Flowtly übernehmen

Bevor du beginnst

Das brauchst du

• Ihre MT940-Kontoauszugsdateien aus dem Online-Banking sowie Kunden-, Rechnungs-, Vertrags- oder Ressourcenexporte aus Ihrem bisherigen System.
• Die Flowtly-Berechtigung, Transaktionen zu verwalten und jede Art von Datensatz, die Sie importieren möchten.
• Ein KI-Assistent, der per MCP mit Ihrer Flowtly-Organisation verbunden ist.

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   Ihre Bankkonten mit ihren Nummern hinzufügen

   Öffnen Sie im Seitenmenü Transaktionen und klicken Sie auf Konto hinzufügen. Füllen Sie im Dialog Neues Konto erstellen Kontoname, Währung und Typ aus, geben Sie die Kontonummer ein und klicken Sie auf Erstellen. Der Kontoauszug-Upload hat keine Kontoauswahl. Fügen Sie daher jedes Konto mit seiner Kontonummer hinzu, bevor Sie seine Kontoauszüge hochladen. Wiederholen Sie das für jedes Konto, in das Sie Historie importieren möchten.

   Tipps

   • Konten vom Typ Standard und USt-Konto brauchen eine Kontonummer. Konten vom Typ Bar und Manuell nicht.
   • Währung und Typ lassen sich nicht mehr ändern, sobald das Konto sie hat. Prüfen Sie daher beides, bevor Sie auf Erstellen klicken.

   • Transaktionen in Flowtly öffnen
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   Ihre Kontoauszüge hochladen

   Exportieren Sie Ihre Kontoauszüge aus dem Online-Banking im MT940-Format. Klicken Sie auf der Seite Transaktionen auf Datei auswählen, wählen Sie eine oder mehrere Dateien und klicken Sie auf Hochladen. Flowtly teilt Ihnen mit, wie viele Transaktionen importiert wurden und wie viele bereits im System waren. Die Zuordnung von Auftragnehmern und Dokumenten läuft anschließend im Hintergrund weiter.

   Tipps

   • Flowtly akzeptiert MT940-Dateien mit der Endung .sta, .txt, .mt940 oder .940. Ein CSV-, XML- oder PDF-Export Ihrer Bank lässt sich nicht importieren.
   • Sich überschneidende Kontoauszüge sind unbedenklich. Eine Buchung, die Flowtly bereits hat, wird nicht ein zweites Mal hinzugefügt.
   • Wird eine Datei abgelehnt, öffnen Sie Buchhaltung, dann den Tab Kontoauszüge / MT940, und sehen Sie unter Abgelehnte Uploads nach dem Grund.

   • Kontoauszüge / MT940 in Flowtly öffnen
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   Ihren KI-Assistenten verbinden

   Kunden, Rechnungen, Verträge und Ressourcen werden über Flowtly MCP importiert, mit einem KI-Assistenten, den Sie mit Ihrer Organisation verbinden. Wenn Sie noch keinen verbunden haben, folgen Sie zuerst dem Tutorial Unternehmensverwaltung mit Claude. Die Verbindung meldet sich in Ihrem Namen an, sodass ein Import nur das tun kann, was Ihre eigenen Flowtly-Berechtigungen erlauben. Fragen Sie den Assistenten, bevor Sie etwas importieren, mit welcher Flowtly-Organisation er verbunden ist.

   Tipps

   • Wird ein Import mangels Zugriff abgelehnt, bitten Sie einen Administrator um die Berechtigung, diese Art von Datensatz zu verwalten, etwa Kunden oder Rechnungen.
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   Ihre Kunden importieren, zuerst als Probelauf

   Geben Sie dem Assistenten Ihre Kundenliste aus dem bisherigen System und bitten Sie ihn, die Kunden mit clients_import als Probelauf zu importieren. Ein Probelauf schreibt nichts. Er meldet Zeile für Zeile, welche Kunden angelegt, aktualisiert oder übersprungen würden. Jeder Kunde braucht die Referenz, die Ihr altes System für ihn verwendet hat, einen Namen, ein Land und eine Währung. Wenn die Zahlen stimmen, bitten Sie den Assistenten, denselben Stapel tatsächlich auszuführen.

   Tipps

   • Kunden werden anhand dieser Referenz aus dem alten System abgeglichen. Eine erneute Ausführung desselben Stapels ändert nichts, und ein Aufruf nimmt bis zu 500 Kunden auf.
   • Ein Ansprechpartner wird nur angelegt, wenn die Zeile eine Kontakt-E-Mail enthält. Eine Steuernummer braucht außerdem ihren Typ und ihr Land.
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   Ihre Rechnungshistorie übernehmen

   Bitten Sie den Assistenten, für bereits ausgestellte Ausgangsrechnungen invoices_import zu verwenden. Es behält die ursprüngliche Rechnungsnummer bei. Es erstellt kein PDF, sendet keine E-Mail an den Kunden und übermittelt nichts an KSeF. Geben Sie ihm für Lieferantenrechnungen Ihr Einkaufsregister und bitten Sie um incomingInvoices_import. Bitten Sie bei beidem zuerst um einen Probelauf und lesen Sie die Zahlen, bevor etwas geschrieben wird.

   Tipps

   • Der Import einer bereits vorhandenen Rechnungsnummer meldet die vorhandene Rechnung, statt eine zweite anzulegen. Eine erneute Ausführung ist daher unbedenklich, wenn Importe nacheinander laufen.
   • In Polen kann ein Administrator bei verbundenem KSeF in den Rechnungseinstellungen außerdem Verkaufsrechnungen aus KSeF abrufen einschalten und unter Abrufen ab den Monat wählen.

   • Rechnungseinstellungen in Flowtly öffnen
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   Verträge und Ressourcen hinzufügen und dann das Ergebnis prüfen

   Bitten Sie den Assistenten, Ihre Verträge mit contracts_import zu importieren. Sie werden anhand der Vereinbarungsnummer abgeglichen und können auf die Kunden verweisen, die Sie in Schritt 4 importiert haben. Wenn Sie Immobilien oder Ausrüstung verwalten, importieren Sie diese mit assets_import. Sie werden anhand des Ressourcencodes abgeglichen. Öffnen Sie dann Kunden und Rechnungen in Flowtly und prüfen Sie stichprobenartig einige Datensätze gegen Ihr altes System.

   Tipps

   • Ein Vertragsstapel, der dieselbe Vereinbarungsnummer zweimal enthält, wird vollständig abgelehnt. Beheben Sie Duplikate daher zuerst in der Quelle.
   • Führen Sie jeden Stapel vor dem Schreiben als Probelauf aus. Ein Aufruf nimmt bis zu 500 Verträge oder 1000 Ressourcen auf.

   • Kunden in Flowtly öffnen