Auftragnehmer

Die Auftragnehmer-Ansicht in Flowtly stellt eine zentrale Liste aller externen Anbieter, Subunternehmer und Dienstleister bereit, mit denen Ihr Unternehmen zusammenarbeitet. Diese Ansicht ermöglicht es, Auftragnehmerinformationen nachzuverfolgen, Ausgaben zu kategorisieren und finanzielle Beziehungen effizient zu verwalten. Laden Sie Transaktionen hoch, die Auftragnehmern zugeordnet sind, und fügen Sie relevante Dokumente bei, um reibungslose Abläufe und finanzielle Klarheit zu gewährleisten.

Auftragnehmer in Flowtly sollten in Auftragnehmer-Gruppen organisiert werden, um verschiedene Arten von Anbietern und Subunternehmern zu klassifizieren. Diese Gruppen können in den Organisationseinstellungen unter der Kachel „Auftragnehmer-Gruppen“ verwaltet werden.

Jeder Auftragnehmer sollte basierend auf der Art der erbrachten Dienstleistungen einer bestimmten Gruppe zugeordnet werden.

So verwalten Sie Auftragnehmer-Gruppen:

1. Navigieren Sie zu den Organisationseinstellungen.
2. Wählen Sie die Kachel Auftragnehmer-Gruppen aus.
3. Klicken Sie auf „Auftragnehmer-Gruppe hinzufügen“, um eine neue Kategorie zu erstellen.
4. Geben Sie den Gruppennamen ein und wählen Sie den entsprechenden Typ aus.
5. Speichern Sie die Gruppe, damit sie für die Klassifizierung von Auftragnehmern zur Verfügung steht.

Typen von Auftragnehmer-Gruppen:

• Standard – Reguläre Subunternehmer, die Dienstleistungen erbringen.
• Einkommen – Auftragnehmer im Zusammenhang mit umsatzgenerierenden Aktivitäten.
• Dividende – Auftragnehmer im Zusammenhang mit Dividendenzahlungen.
• Intern – Interne Kostenverteilungen.

Nach der Erstellung kann eine Auftragnehmer-Gruppe bei Bedarf bearbeitet werden.

Auftragnehmer-Ansicht

Wählen Sie den Menüpunkt Auftragnehmer aus dem Hauptmenü, um eine Liste aller bestehenden Auftragnehmer zu sehen, die nach ihrem Status organisiert sind. Diese Ansicht ermöglicht es, Auftragnehmerinformationen nachzuverfolgen, Ausgaben zu kategorisieren und finanzielle Beziehungen effizient zu verwalten.

Jeder Auftragnehmer-Eintrag beinhaltet:

• Name – Der registrierte Name des Auftragnehmers.
• Gruppe – Die Kategorie, unter die der Auftragnehmer fällt (nur bereits erstellte Auftragnehmer-Gruppen stehen zur Auswahl).
• Beschreibung – Zusätzliche Details zum Auftragnehmer (falls hinzugefügt).
• Bearbeiten-Schaltfläche – Ermöglicht das Aktualisieren der Auftragnehmerdetails.

Einen neuen Auftragnehmer hinzufügen

So fügen Sie einen neuen Auftragnehmer hinzu:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Auftragnehmer hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke der Seite.
• Geben Sie die Details des Auftragnehmers ein, wie zum Beispiel:
  • Name (Erforderlich) – Der offizielle Name des Auftragnehmers oder Anbieters.
  • TIN (Steueridentifikationsnummer) – Wird für Steuer- und Compliance-Zwecke verwendet.
  • Match Regex – Ein Muster, das verwendet wird, um Transaktionen, die diesem Auftragnehmer zugeordnet sind, automatisch abzugleichen.
  • Status (Erforderlich) – Gibt an, ob der Auftragnehmer aktiv oder inaktiv ist.
  • Zyklisch – Wenn aktiviert, kennzeichnet dies wiederkehrende Zahlungen (z.B. monatliche Abonnements, Gehälter).
  • Festbetrag – Kennzeichnet diesen Auftragnehmer für feste wiederkehrende Zahlungen anstelle von variablen Beträgen.
  • Anhang erforderlich – Wenn ausgewählt, müssen Transaktionen, die diesem Auftragnehmer zugeordnet sind, mit Belegen versehen werden (z.B. Rechnungen, Quittungen).
  • Nicht in Diagramm aufnehmen – Schließt Transaktionen dieses Auftragnehmers für Berichtszwecke aus Kostendiagrammen aus.
  • Verantwortlicher Mitarbeiter – Verknüpft einen Auftragnehmer mit einem bestimmten internen Mitarbeiter, der für die Verwaltung der Beziehung verantwortlich ist.
  • Auftragnehmer-Gruppe (Erforderlich) – Kategorisiert den Auftragnehmer unter einer vordefinierten Gruppe.
  • Steuerbetrag – Legt einen anwendbaren Steuersatz für die Zahlungen dieses Auftragnehmers fest.
  • Zahlungsziel – Das standardmäßige Zahlungsziel für diesen Auftragnehmer.
  • Budget – Ordnet Auftragnehmerausgaben einem spezifischen, zuvor erstellten Budget zu Überwachungszwecken zu (nur vorhanden, wenn das Budget-Modul aktiv ist).
  • Beschreibung – Zusätzliche Details zum Auftragnehmer (z.B. Vertragsbedingungen, Sonderkonditionen).
• Speichern Sie den Auftragnehmer, um ihn für zukünftige Transaktionen verfügbar zu machen.

Nach der Erstellung erscheint der Auftragnehmer in der Liste Aktiv oder Inaktiv, abhängig vom bei der Erstellung gewählten Status.

Kostendiagramm

Zusätzlich können Sie Kostendiagramme einsehen, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche neben dem Titelbereich oben auf der Seite klicken. Die Kostendiagramme-Ansicht in Flowtly stellt eine visuelle Aufschlüsselung der Ausgaben über verschiedene Auftragnehmer-Gruppen hinweg im Zeitverlauf dar. Diese Funktion unterstützt Finanzteams dabei, Ausgabenmuster zu analysieren, Kostentrends nachzuverfolgen und datenbasierte Finanzentscheidungen zu treffen. Der obere Bereich der Ansicht enthält ein gestapeltes Flächendiagramm, das die gesamten Auftragnehmer-Ausgaben im Zeitverlauf darstellt.

Wichtige Erkenntnisse umfassen:

Gesamtausgaben-Trends – Die Höhe des Diagramms zeigt die Gesamtausgaben pro Periode an. Kategoriebasierte Ausgabenverteilung – Verschiedchiedene Farben stellen unterschiedliche Auftragnehmer-Gruppen dar und erleichtern das Erkennen, wo die meisten Kosten anfallen. Monatliche Kostenschwankungen – Spitzen und Tiefpunkte verdeutlichen Ausgabenfluktuationen und helfen bei der Nachverfolgung saisonaler Trends oder unerwarteter Kostenanstiege.

Wenn Sie mit der Maus über das Diagramm fahren, sehen Benutzer die genauen Werte für jede Auftragnehmer-Kategorie in einem bestimmten Monat.

Unterhalb des Diagramms schlüsselt eine detaillierte Tabelle die Kosten pro Auftragnehmer-Gruppe über mehrere Monate auf. Jede Zeile steht für eine spezifische Auftragnehmer-Kategorie, und die Spalten zeigen die monatlichen Ausgaben an.

Spalte Auftragnehmer-Gruppe – Listet verschiedene Gruppen von Auftragnehmern auf (z.B. B2B, Extern, IT-Ausrüstung, Bildung). Spalten monatliche Kosten – Zeigt die pro Monat für jede Auftragnehmer-Gruppe erfassten Ausgaben an. Negative oder Nullwerte – Können Rückerstattungen, Korrekturen oder das Fehlen von erfassten Transaktionen für diese Kategorie anzeigen.

Auftragnehmer bearbeiten

Manager können auch bestehende Auftragnehmer bearbeiten. Die Bearbeitungsansicht bietet nicht nur den Bearbeitungsmodus, sondern ermöglicht auch das Anzeigen/Anhängen von Dokumenten sowie das Einsehen aller diesem Auftragnehmer zugeordneten Transaktionen. Um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Bearbeiten (Bleistiftsymbol) für den spezifischen Auftragnehmer in der Liste.

Übersichts-Tab

Im Tab Übersicht können Sie alle Informationen einsehen und aktualisieren, die während der Erstellung des Auftragnehmers angegeben wurden.

Dokumente-Tab

Der Tab Dokumente im Profil des Auftragnehmers ermöglicht es Benutzern:

• Lieferantenverträge, Vereinbarungen, NDAs und andere relevante Dateien hochzuladen und zu speichern.
• Ablaufdaten für Vertragsverlängerungen zu überwachen.
• Dokumente bei Bedarf anzuzeigen, herunterzuladen und zu löschen.
• Eine organisierte und sichere Dokumentation für Compliance- und Prüfungszwecke aufrechtzuerhalten.

Jeder Dokumenteintrag enthält die folgenden Spalten:

Typ – Gibt die Kategorie des Dokuments an (z.B. Lieferantenvertrag, NDA). Anmerkungen – Zusätzliche Bemerkungen zum Dokument. Ablaufdatum – Ein Feld zur Überwachung der Vertragsgültigkeit (Das Ablaufdatum kann nur gesetzt werden, wenn dies für einen spezifischen Dokumenttyp in den Organisationseinstellungen als zulässig gekennzeichnet ist). Angehängte Datei – Ermöglicht es Benutzern, das hochgeladene Dokument herunterzuladen oder in der Vorschau anzuzeigen. Bearbeitungs- & Löschoptionen – Ermöglicht die Änderung oder Entfernung von Dokumenten.

So fügen Sie ein neues Auftragnehmer-Dokument hinzu:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke.
• Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
• Dokumenttyp – Wählen Sie aus bereits erstellten Dokumenttypen aus oder fügen Sie einen neuen hinzu (durch Klicken auf die Schaltfläche „+“ neben dem Feld „Dokumenttyp“ werden Sie zur Seite in den Organisationseinstellungen weitergeleitet. Dort können Sie einen neuen Dokumenttyp hinzufügen und ihn der Auftragnehmer-Entität zuordnen, damit er in der Liste der Auftragnehmer-Dokumente sichtbar ist. (Diese Schaltfläche ist nur für Benutzer mit der Rolle des Dokumentenmanagers sichtbar).)
• Angehängte Datei – Laden Sie den relevanten Vertrag oder das Dokument hoch.
• Anmerkungen – Geben Sie zusätzliche Details zum Dokument an (optional).
• Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um das Dokument im Profil des Auftragnehmers zu speichern.

Verwaltung und Überwachung von Auftragnehmer-Dokumenten:

• Anzeigen & Herunterladen – Klicken Sie auf das Augensymbol, um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen, oder auf das Download-Symbol, um eine lokale Kopie zu speichern.
• Dokumentdetails bearbeiten – Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, um Dokumentnotizen oder das Ablaufdatum zu aktualisieren.
• Dokumente löschen – Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um veraltete oder falsche Dateien zu entfernen.

Transaktionen-Tab

Im Tab Transaktionen können Sie Diagramme und alle Transaktionen einsehen, die dem spezifischen Auftragnehmer zugeordnet sind. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Transaktionsmanagement.

Anwendungsbeispiele

• Effizientes Lieferantenmanagement: Zentralisieren Sie alle Details externer Anbieter, Subunternehmer und Dienstleister zentral an einem Ort für einfachen Zugriff und Verwaltung.
• Kostenkategorisierung und -analyse: Gruppieren Sie Auftragnehmer nach Typ (z.B. Standard, Einkommen, Dividende), um Ausgaben genau zu kategorisieren und Ausgabenmuster über einen bestimmten Zeitraum hinweg mithilfe von Kostendiagrammen zu analysieren.
• Optimierte Finanzabläufe: Verwalten und überwachen Sie Zahlungsfristen und wiederkehrende Zahlungen. Stellen Sie durch die Anforderung von Anhängen für spezifische Auftragnehmer-Transaktionen eine ordnungsgemäße Dokumentation sicher.
• Compliance- und Revisionsbereitschaft: Speichern und verwalten Sie alle auftragnehmerbezogenen Dokumente wie Verträge und NDAs direkt in Flowtly, um einen organisierten und sicheren Prüfpfad zu gewährleisten.