Transaktionsanhänge

Flowtly Redaktionsteam3 min

Der Tab Transaktionsanhänge in Flowtly ist der zentrale Bereich zum Speichern und Verwalten von Dateien im Zusammenhang mit Finanztransaktionen. Diese Funktion gewährleistet die korrekte Verknüpfung aller Zahlungsbelege, Rechnungen und unterstützenden Dokumente, was Transparenz und Compliance im Finanzmanagement sicherstellt. Darüber hinaus ermöglicht diese Funktionalität Benutzern, Dokumente und Dateien transaktionsunabhängig zu verwalten.

Dieser Tab bietet eine strukturierte Übersicht über alle hochgeladenen Anhänge im Zusammenhang mit Transaktionen. Die Hauptfunktionen umfassen:

  • Anzeigen aller Transaktionsanhänge an einem Ort.
  • Identifizieren und Verwalten von nicht verknüpften (ausstehenden) Anhängen.
  • Manuelles Hochladen neuer Anhänge.
  • Bearbeiten und Löschen bestehender Anhänge.

Alle Anhänge werden chronologisch nach Datum sortiert. Unter jedem Datum werden alle Transaktionen angezeigt, die an diesem Tag erfasst wurden. Jeder Anhang wird mit den folgenden Details angezeigt:

  • Dateiname – Name des hochgeladenen Anhangs (z. B. Rechnung, Beleg).
  • Auftragnehmername – Der Name des mit der Transaktion verbundenen Auftragnehmers, sichtbar unter dem Dateinamen.
  • Betrag – Der Transaktionsbetrag als Referenz.
  • Zugehöriger Monat/Empfangsdatum – Zeigt den Finanzmonat an, in dem die Transaktion verarbeitet oder erfasst wurde.
  • Anhang – Die dem Eintrag zugeordnete Datei.
  • Option Anzeigen – Ermöglicht die Vorschau der angehängten Datei.
  • Optionen Bearbeiten & Löschen – Ermöglicht die Änderung oder Entfernung von Anhängen.

Anhänge hinzufügen und verwalten

Um einen neuen Anhang hochzuladen:

  • Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche „Anhang hinzufügen“.
  • Geben Sie den Namen ein.
  • Wählen Sie den zugehörigen Auftragnehmer aus der Liste der bereits erstellten Auftragnehmer aus.
  • Geben Sie den Betrag des Anhangs ein.
  • Wählen Sie die Währung aus.
  • Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus und laden Sie sie hoch.
  • Geben Sie das Datum des Anhangseingangs ein.
  • Geben Sie den zugehörigen Monat des Anhangs ein.
  • Klicken Sie auf „Speichern“, um den Vorgang abzuschließen.

Ausstehende Anhänge verwalten

Ausstehende Anhänge sind Dateien, die in Flowtly hochgeladen wurden, aber noch keiner Transaktion zugewiesen sind. Dazu können gehören:

  • Rechnungen, die hochgeladen wurden, bevor die zugehörige Transaktion erfasst wurde.
  • Dokumente, die manuell hinzugefügt wurden, aber mit der passenden Transaktion verknüpft werden müssen.
  • Dateien, die vor ihrer Zuweisung überprüft werden müssen.

Um die finanzielle Genauigkeit zu gewährleisten, sollten diese Anhänge ihren jeweiligen Transaktionen zugeordnet werden.

Anwendungsbeispiele

  • Verknüpfung einer Lieferantenrechnung (PDF) direkt mit einer spezifischen Zahlungstransaktion für Audit- und Aufzeichnungszwecke.
  • Hochladen eines Fotos eines physischen Belegs für eine Mitarbeiterausgabe, das später der entsprechenden Banktransaktion zugeordnet wird.
  • Zentralisierung aller Vertragsvereinbarungen und Zahlungspläne, um einfachen Zugang und Compliance zu gewährleisten.
  • Verwalten nicht verknüpfter Dokumente (z. B. frühzeitig erhaltene Rechnungen), bis die zugehörige Finanztransaktion im System erfasst ist.

Beziehungskarte

Verweist aufVerbrauchtTeil vonAbgeleitet aus
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
invoice berechnet an counterparty. invoice besteuert mit tax-group. cost belastet budget. cost geschuldet an counterparty. bank-transaction abgeglichen mit invoice. contract plant payment-schedule-line. contract verknüpft mit budget. budget deckt ab project. invoice abgerechnet aus project. project verknüpft mit budget. lead wird zu counterparty. deal verkauft an counterparty.berechnet anbesteuert mitbelastetgeschuldet anabgeglichen mitplantverknüpft mitdeckt ababgerechnet ausverknüpft mitwird zuverkauft anRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.RechnungGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerSSteuergruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.SteuergruppeKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionVVertrag — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.VertragZZahlungsplanposition — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.ZahlungsplanpositionPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektIInteressent — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.InteressentDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal