Ihr Unternehmen in Flowtly einrichten

Legen Sie Formate, Standardwährung, Rechnungsdaten, das Rechnungsnamenformat und Berechtigungsgruppen fest, bevor Sie Ihr Team einladen.

Erste SchritteEinsteiger10 MinutenTag 1 von 30

Themen:Erste Schritte

Bevor du beginnst

Ihre Organisation existiert. Bevor Sie jemanden einladen, legen Sie die Angaben fest, die alle Personen und alle Rechnungen gemeinsam nutzen: Sprache und Formate, die Standardwährung, die Rechnungsdaten und Steuernummer Ihres Unternehmens, die Benennung von Rechnungen und die Berechtigungsgruppen, denen Personen beitreten.

All das befindet sich unter Einstellungen und wird Feld für Feld gespeichert, sodass Sie unterbrechen und später weitermachen können. Die Seiten für Organisation und Rechnungsstellung öffnen sich nur für Administratoren.

Das hast du am Ende

Ihre Organisation hat ihre Formate, Standardwährung, Rechnungsdaten, ihr Rechnungsnamenformat und ihre Berechtigungsgruppen eingerichtet und ist bereit für Ihr Team.

Das brauchst du

  • Administratorzugriff auf die Organisation.
  • Der rechtliche Name, die Adresse, die Steuer-Identifikationsnummer und die Telefonnummer Ihres Unternehmens, so wie sie auf Rechnungen erscheinen sollen.
  • Die Hauptwährung, in der Sie abrechnen, und eine grobe Vorstellung von den Rollen, die Personen haben werden.

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Schritt für Schritt

Führe den Ablauf vollständig aus

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    Einstellungen öffnen

    Öffnen Sie im Seitenmenü Einstellungen. Die Seite trägt den Namen Ihrer Organisation und gruppiert ihre Kacheln in Tabs: Arbeitsbereich, Personen, Finanzen & Geschäft, Erweitert und Administration. Jede Kachel öffnet eine Einstellungsseite. Sie sehen nur die Tabs und Kacheln, die Ihre Berechtigungen erlauben, ein Administrator sieht alle.

    Tipps

    • Einstellungen öffnet sich auf dem ersten Tab, den Ihre Rolle sehen kann.
    • Attributregeln im Tab Erweitert enthält Standardpreise für Attribute. Sie können das liegen lassen, bis Sie Attribute zu bepreisen haben.
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    Sprache, Formate und Währung wählen

    Klicken Sie im Tab Administration auf Organisation. Die Seite Organisationseinstellungen öffnet sich. Legen Sie unter Lokalisierung & Formate UI-Sprache, Datumsformat, Betragsformat und Standardwährung des Unternehmens fest. Wenn Sie einen Wert ändern, erscheint dafür eine Schaltfläche Speichern. Klicken Sie darauf, um diese eine Einstellung zu speichern, und eine Erfolgsmeldung bestätigt sie.

    Tipps

    • Standardwährung des Unternehmens listet nur die Währungen, die Ihrer Organisation hinzugefügt wurden. Fehlt Ihre, öffnen Sie Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Währungen, klicken Sie auf Währung hinzufügen und wählen Sie sie aus.
    • Diese Einstellungen gelten für den gesamten Arbeitsbereich. Wählen Sie also die Formate, die der Großteil Ihres Teams erwartet.
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    Unternehmensprofil und Arbeitswoche ausfüllen

    Bleiben Sie in Organisationseinstellungen. Tragen Sie unter Organisationsprofil den Kurzname der Firma ein und fügen Sie Ihr Logo unter Logo-URL der Organisation hinzu, entweder per Klick auf Hochladen oder durch Eingabe der Bildadresse. Wählen Sie unter Geschäftskalender Ihre Arbeitstage des Unternehmens und legen Sie das Startdatum des Unternehmens fest.

    Tipps

    • Ist die Logo-Adresse keine gültige Webadresse, zeigt das Feld einen Fehler und seine Schaltfläche Speichern bleibt verborgen.
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    Rechnungsdaten und Steuernummer eingeben

    Gehen Sie zurück zu Einstellungen, öffnen Sie den Tab Finanzen & Geschäft und klicken Sie auf Rechnungseinstellungen. Die Karte Rechnungsdaten enthält die Verkäuferangaben, die Ihre Kunden auf Ihren Rechnungen sehen. Füllen Sie Steuer-Identifikationsnummer des Unternehmens, Rechnungsname der Organisation, Rechnungsstraße der Organisation, Rechnungs-Postleitzahl der Organisation, Rechnungsstadt der Organisation, Abrechnungsland der Organisation und Rechnungstelefonnummer der Organisation aus. Speichern Sie jedes Feld, sobald Sie es ausgefüllt haben.

    Tipps

    • Legen Sie Abrechnungsland der Organisation frühzeitig fest. Die Liste Standard-MwSt.-Satz weiter unten auf dieser Seite richtet sich danach.
    • Verwenden Sie den rechtlichen Namen und die Adresse genau so, wie sie auf einer Rechnung erscheinen müssen.
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    Rechnungsnamenformat und Standard-MwSt. festlegen

    Suchen Sie auf derselben Seite Rechnungsformat & Zahlungsbedingungen. Geben Sie das Rechnungsnamenformat ein, dem Ihre Rechnungen folgen sollen, und klicken Sie auf Speichern. Wählen Sie dann unter Rechnungsvorgaben einen Standard-MwSt.-Satz für neue Rechnungen. Die Änderung wird gespeichert, sobald Sie ihn wählen.

    Tipps

    • Stimmen Sie das Rechnungsnamenformat mit Ihrer Buchhaltung ab, bevor Sie die erste Rechnung ausstellen.
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    Berechtigungsgruppen erstellen

    Öffnen Sie Einstellungen → Personen → Berechtigungsgruppen. Eine Berechtigungsgruppe ist ein wiederverwendbares Bündel von Berechtigungen, das Sie Personen zuweisen. Solange Sie keine Gruppen haben, bietet die Seite Schnellstart mit einer Vorlage an. Klicken Sie auf eine Vorlage, um Berechtigungsgruppe erstellen mit ausgefülltem Namen, Beschreibung und Berechtigungen zu öffnen, passen Sie diese an und klicken Sie dann auf Gruppe erstellen. Um eine eigene Gruppe von Grund auf zu erstellen, klicken Sie oben auf der Seite auf Gruppe erstellen.

    Tipps

    • Das Bearbeiten einer Gruppe ändert sofort, was ihre Mitglieder tun können, und zwar für jedes Mitglied.
    • Die Vorlage Unternehmensinhaber ist ein vollständiger Administrator. Behalten Sie sie den Personen vor, die Einstellungen und Abrechnung verwalten.
    • Sobald Sie Gruppen haben, erscheinen die übrigen Vorlagen unter Weitere Vorlage hinzufügen.

Geschafft!

Ihr Unternehmen ist eingerichtet. Fügen Sie als Nächstes Ihr erstes Teammitglied hinzu und weisen Sie ihm eine der Berechtigungsgruppen zu, die Sie gerade erstellt haben.

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